Yritystoiminta on usein vähän kaaosta…
Idea siitä mitä haluttaisiin tehdä hautautuu helposti rutiinien suorittamiseen. Yritystoiminnassa sekä hyvät asiat että ongelmat helposti hukkuvat yleiseen kaaokseen, päivittäistoimintojen pieniin ongelmiin ja niistä aiheutuvien tulipalojen sammuttamiseen.
Isoa kuvaa on vaikea hahmottaa, jos päivittäistoiminta tai raportointi on kovin monimutkaista ja sekavaa. Vuosia vanha raportointijärjestelmä voi sekin kaivata päivittämistä. Yrityksen parhaiden ominaisuuksien ja tärkeimpien kehityskohteiden hahmottamista helpottaa turhien toimintojen karsiminen, yksinkertaisten toimintojen automatisoiminen, toimintojen kuvaaminen ja henkilökunnan vastuumäärittelyjen kirkastaminen.
…mutta miksi?
Usein ongelman syy ei ole siellä missä sen ensivaikutelman perusteella luullaan olevan. Yrityksen yksittäiset toiminnot sujuvat mallikkaasti, mutta yksittäisen tehokkaan toimintayksikön vaikutus muuhun organisaatioon voi silti olla haitallinen. Ongelman syiden selvittäminen ja ratkaiseminen vaatii usein koko toimintoketjun laajempaa tarkastelua.
Avoin keskustelukulttuuri auttaa useiden ongelmien ratkaisuun, mutta joskus hyvinkin toimivassa työyhteisössä sen aloittamiseen tarvitaan ulkopuolista ravistelua. Varsinkin toimintatapojen muutos menee helposti normaalin mukavuusalueen ulkopuolelle ja aloittaminen lykkääntyy. Työntekijät kuvittelevat, että johto haluaa asioiden sujuvan juuri niin kuin ne sujuvat, riippumatta siitä onko johto kaikesta edes tietoinen.
Johdon puuttuminen ongelmiin voi olla vaikeaa…
Ylin johto ei aina näe tai ehdi ratkoa yksiköiden välisiä ongelmia. Yksiköiltä itseltään voi löytyä ratkaisu, mutta toimintamahdollisuudet ja aloitekyky puuttua muiden yksikköjen toimintaan puuttuvat. Ikävässä työyhteisössä syntyy keskinäistä sättimistä ja ylilyöntejä. Mukavassa työyhteisössä ongelmat haudataan maton alle. Sekä ikävän että mukavan yhteisön voi muuttaa toimivaksi tiimiksi, mutta se vaatii johdolta herkkää korvaa, kaikkien työntekijöiden kuuntelemista ja oikeudenmukaisia ratkaisuja.
Luottamuksellinen ilmapiiri syntyy vain tekemisen kautta. Ikävätkin asiat tuodaan esille, jos henkilökunta voi luottaa siihen, että ne käsitellään asiallisesti ja että niiden käsittely johtaa kaikille parempaan lopputulokseen.
…miten siis aloitetaan?
Sotkuista kalaverkkoa ei voi aloittaa selvittämään keskeltä. Kun aloitat avaamalla pieniä helppoja solmuja yksi kerrallaan, tulee iso solmu kaikille paremmin näkyviin. Samalla keräät luottamusta sen ison solmun ratkaisemiseen.
Yksinkertaista asioita. Automatisoi rutiineja. Piirrä kartta siitä minkälaisia te haluatte olla ja mitä teillä nyt tehdään sen hyväksi. Ja mitä ehkä tehdään turhaa. Varmista että vastuut ja valtuudet on määritelty toisiaan vastaavasti. Älä pyydä lisää raportteja. Varmista, että raportit jotka saat, ovat toiminnan kannalta tärkeimmät ja suuruusluokkatasolla ehdottoman oikein. Jotta pystyt nopeasti reagoimaan muutoksiin, sopeuta yhtiön toiminnot ja taloushallinto siten, että yhtiön oikea tulos- ja kassatilanne ovat jatkuvasti tiedossa. Vähennä hallinnon byrokratiaa, älä lisää sitä. Enemmän byrokratiaa tarkoittaa turhien kulujen lisäksi väistämättä myös epätarkempaa raportointia.
Saanko auttaa?
Tanja Lahti, puh. 040 5533784, email tanja.lahti@nconsult.fi
