Laatujärjestelmätyöhön olennaisesti kuuluva jatkuva parantaminen on välillä raskasta. Se edellyttää, että jatkuvasti etsitään puutteita tai virheitä, joita voidaan parantaa. Jos taas virheet ja puutteet lakaistaan maton alle, ei ikinä opita mitään. Yksi auditoija sanoi kerran, että ”elämä on niin lyhyt, ettei kaikkia virheitä kannata tehdä itse”. Omista ja muiden virheistä pitäisi siis voida ottaa opiksi.
Virheitä ei ole helppo nostaa esiin, koska asiaan osallisia ei – tietenkään – saisi syyllistää. Jollakin asteella epäkohtiin puuttuminen on kuitenkin aina aiemmin tehtyjen ratkaisujen – joskus omienkin, mutta usein jonkun muun tekemien ratkaisujen kommentointia ja arviointia. Jatkuva parantaminen onkin jatkuvaa luovimista. Miten tuot puutteet esille ja kannustat parantamiseen siten, että fokus pysyy asiassa eikä ihmisissä ja että asianosaiset pysyvät motivoituneina eivätkä mene takalukkoon tai vedä hernettä nenäänsä.
Mutta jos jatkuvasti pitää parantaa, missä välissä ehditään kehua jo saavutetusta?
Kirjasin hiljattain laatujärjestelmän sisäisen auditoinnin raporttiin kommentin, että vaikka laatujärjestelmä lähteekin jatkuvan parantamisen filosofiasta, muutosten jälkeen olisi hyvä jättää aikaa myös uusien toimintatapojen ja muuttuneen organisaation vakiinnuttamiselle. Sillä myös vakiinnuttaminen on parantamista. Siksi välillä pitäisi voida todeta, että tämä riittää tänään. Raportti sai hyvin ilahtuneen vastaanoton sekä asiakkaalla, että yllätyksekseni myös ulkoisessa auditoinnissa. Muutosten vaikutusta kun ei voi mitata, jos koko ajan muutetaan. Siksi välillä pitää jättää aikaa tehtyjen muutosten vakiinnuttamiseen. Samalla on tilaisuus myös käydä läpi jo saavutettuja steppejä ja kehua.
Muutosten hallintaan liittyvät tarkastelupointit, kuukausikatsaukset, vuositapaamiset ym. tärkeitä, missä palautetaan mieliin mitä jo on saatu aikaan. Positiivinen vire lähtee onnistumisen kautta.
Tärkeänä pointtina vakiinnuttamisessa on mielestäni myös se, että jatkuvasti muuttuvassa maailmassa yrityksen pitää säilyttää reagointivalmius asiakkailta, kilpailijoilta tai muilta sidosryhmiltä tuleviin yllättäviin muutostarpeisiin. Jos organisaatio hukkuu omiin kehityshankkeisiinsa, se ei ehdi seuraamaan mitä ympärillä tapahtuu, kun mahdollinen uusi kilpailija vetelee penkan kautta ohi uusilla konsepteillaan.
Muutos vaatii myös aikaa opiskelulle ja turvallisuuden tunteen saavuttamiselle
Jatkuva muutos on myös ainakin osalle henkilöstöä henkisesti raskasta. Toiset mukautuvat muutoksiin huomattavasti nopeammin kuin toiset. Myös hitaammat omaksujat pitäisi saada pysymään mukana. Nopeat omaksujat pitäisi voida kouluttaa hitaampien mentoreiksi siten, että kaikilla työntekijöillä olisi muutoksista huolimatta olla turvallinen olo työssään, tieto ja varmuus siitä, että apua on saatavilla ja apua saa pyytää, jos ei osaa.
Paranna siis vähän jatkuvasti, mutta muista jättää ihmisille riittävästi aikaa omaksua uudet tavat, mitata miten tehdyt muutokset vaikuttavat ja ihan vaan hoitaa arkirutiinit.
Ja muista kehua.
Haluatko lukea lisää laatujärjestelmään liittyvistä asioista? Lue myös aiemmat blogit:
https://nconsult.fi/sahkoposti-tallennuspaikkana/
https://nconsult.fi/onko-yrityksesi-kriittisten-toimintojen-hups-nappulat-kunnossa/
P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!
