konsultointi

touko 13 2022

Ovatko yrityksesi kriittisten IT -toimintojen hups-nappulat kunnossa?

Tämän blogin olen alunperin julkaissut 5 vuotta sitten, mutta asia on joka vuosi yhtä ajantasainen, joten nostan tämän viime aikojen asioilla päivitettynä uudelleen listan kärkeen.

Yritystoiminnassa yhä useampi asia tapahtuu nykyään internetin välityksellä. Taloushallinto, toiminnanohjaus, tiedostojen tallennus, työajanseuranta, jopa puhelinvaihde toimivat jo yleensä verkon välityksellä. Puhumattakaan lukuisista eri tarpeisiin tehtävistä nettihauista – puhelinnumeroitakaan ei enää haeta luettelosta vaan netistä. Sähköposti on useimmille välttämätön työkalu. Asiakkaalle ei oikein enää kelpaa selitys palvelinviasta, jos tarjouspyyntöihin ei vastata.

Mr Murphy on joskus kirjoittanut sellaisen luonnonlain, että jos kriittinen IT -palvelu joskus kaatuu tai verkkoyhteydet menevät poikki, se tapahtuu silloin kun IT-tuki on lomalla. Kesälomakausi on siis mitä otollisinta aikaa IT -ongelmille ja kaikenlaisille huijauksille. Korona-aikana meillä tapahtui melkoinen digiloikka, mikä valitettavasti johti myös kaikenlaisten tietohuijausten lisääntymiseen. Venäjän masinoimat toimet ovat sitten vielä ihan oma lukunsa. Näiden lisäksi vielä erityisesti loma-aikoina lisääntyvät toimitusjohtaja- ja muut rahahuijaukset. Ehkä teillä on jo selätetty joitain ongelmia, huijauksia tai hyökkäyksiä? Opittiinko niistä jotain?

Kaikkeen ei voi varautua, mutta paljon voi tehdä. Tietääkö yrityksesi kesälomalla yksin pakertava, kaikkien lomat tuuraava peruskäyttäjä mikä operaattori vastaa mistäkin toiminnosta ja mistä löytyy kunkin operaattorin yhteystiedot ongelmatapauksia varten? Mistä tuen puhelinnumerot löytyvät kun netti on nurin? Entä mitä kaikkea ennen helpdeskiin soittamista pitäisi tai voisi kokeilla, jotta saa ongelman lähteen haarukoitua – onko ongelma omalla koneella, oman yrityksen sisäverkossa, nettiyhteydessä vai ulkoisen toimijan palvelussa?

Onko yrityksessä määritelty toimeksianto- ja hyväksymiskäytännöt toimitusjohtaja ja -muita maksuhuijauksia varten? Laskuja on ilmeisen helppo kaapata järjestelmistä ja muuttaa niihin vääriä tilinumeroita. Onko teillä sovitut tarkistuskäytännöt? Entä ketkä kaikki saavat antaa maksutoimeksiantoja ja millä viestintävälineillä?

IT ei ole pelkästään IT -osaston asia

Perusasiat kuuluvat kaikille, koska kaikki niitä työssään tarvitsevat. Mistä löytyy backup tai muu keino hätätilanteessa ohittaa ongelma, kuka siihen pääsee käsiksi ja miten sitä käytetään? Koska backupin sisältö on viimeksi tarkistettu? Entä yksinkertaisin ja yleisin – tosin yleensä myös lyhytaikaisin – ongelma, oman yrityksen nettiyhteys ei jostain syystä toimi. Osataanko hätätilanteessa käyttää lähes kaikkien puhelimissa olevia mobiilitukiasemia? Osaavatko työntekijät tunnistaa huijausviestejä, mitkä asiat pitäisi varmentaa ja miten? Ja ennen kaikkea, onko näitä toimintoja oikeasti harjoiteltu?

Tapaturmia varten yrityksissä pitäisi olla ensiapukaappi, jonka sisällön ajanmukaisuuden määritelty vastuuhenkilö tarkistaa ja kuittaa säännöllisesti. Samalla tavalla tarvittaisiin kriittisiä IT -toimintoja varten IT -ensiapukaappi. Toiminnasta riippuen siellä pitäisi ainakin olla kartta yrityksen IT -toiminnoista; yrityksen omien järjestelmien vastuuhenkilöt ja admin -oikeudet omaavien henkilöiden tiedot, vastuulliset operaattorit eri toiminnoille, ajantasaiset operaattorien helpdeskien yhteystiedot (myös puhelinnumero kun se sähköposti ei toimi), kartta mahdollisista sisäverkon laitteista, sekä lyhyet hätäohjeet esim modeemin ja tukiasemien uudelleen käynnistämiseen. Ohjeet ja yhteystiedot tulisi päivittää säännöllisesti – aivan kuten ensiapukaappikin. Päivityksen yhteydessä olisi myös sopiva hetki tarkistaa ja kuitata tarkistetuksi omat backup -tiedostot.

Koska teidän (IT) – ensiapukaappinne sisältö on viimeksi päivitetty?

Saanko auttaa?

Tietoturvallista, pian alkavaa kesää!

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

helmi 09 2021

Mitä hyötyä on laatujärjestelmästä?

Ensinnäkin, inhoan sanaa laatujärjestelmä. Puhun mieluummin toiminta- tai johtamisjärjestelmästä. Laatukäsite lähtee puhtaasti asiakastyytyväisyydestä. ISO9001:2015 kuitenkin sisältää jo sellaisenaan paljon laajemman toimintaympäristön kuin vain asiakkaat. Monille yrityksen toiminnan osa-alueille on omat nimensä, standardinsa ja johtamisoppinsa. Yrityksen toiminnassa kaikkien osa-alueiden täytyy kuitenkin olla vähintään kohtuullisesti balanssissa, jotta se voi täyttää tavoitteensa ja saada asiakkaat tyytyväisenä ostamaan. Esimerkiksi ympäristö-, vastuullisuus-, työturva- tai tietoturva-asioita käsitellään usein laatujärjestelmästä erillisinä. Kunnon moka millä tahansa osa-alueella kuitenkin karkottaa asiakkaat varmasti, riippumatta tuotteen tai palvelun laadusta.

Mitä toimintajärjestelmä on?

Toimintajärjestelmä on johtamisen työkalu. Toimintajärjestelmän tekeminen lähtee yleensä johdon kanssa jutustelusta, missä käydään läpi mitkä asiat ovat yrityksen johdolle tärkeitä ja mitä tavoitellaan. Ja mitä vaatimuksia, odotuksia tai riskejä yrityksen toimintaan tulee asiakkailta, henkilöstöltä, toimittajilta, viranomaisilta, rahoittajilta, omistajilta tai muilta yrityksen toimintaa mahdollistavilta ja/tai rajoittavilta tahoilta. Kun lähdetään kohta kohdalta perkaamaan sitä, missä jo ollaan hyviä, tulee esiin ajatuksia mitä ehkä voitaisiin kuitenkin tehdä paremminkin tai mitä riskejä nykytoimintaan liittyy ja miten niitä voitaisiin pienentää. Sieltä saadaan tavoitteita (plan), joita lähdetään pilkkomaan pienemmiksi, konkreettisiksi osa -alueiksi ja tehtäviksi. Ja sitten, kuten eräs asiakkaani sanoi, laitetaan vaan asiat jonoon ja ruvetaan tekemään (do). Kun vielä mietitään millä tavalla systemaattisesti tarkistetaan, tuleeko päätetyt asiat tehtyä ja auttavatko ne tavoitteissa eli tehdäänkö oikeita asioita (check) ja korjataan tarvittaessa (act), on järjestelmän toimintaympyrä valmis. Ja sama säännönmukaisesti alusta uudelleen.

Järjestelmän toimintaa tukemaan kirjoitetaan ja piirretään tarvittavalla tarkkuudella kuvaus siitä, miten yrityksessä toimitaan. Usein ajatellaan erheellisesti, että tämä kuvaus on se laatujärjestelmä. Kirjalliset kuvaukset kuitenkin ovat vain osoituksena toimintatavoista ulkopuolisille ja apuna yrityksen omille työntekijöille ja johdolle. Kirjallisia kuvauksia laadittaessa ja päivitettäessä tulee usein esiin asioita ja toimintatapoja, jotka eivät vastaa sitä mitä halutaan ja joita pitää korjata. Tai asioita, joita tehdään kahteen kertaan, ei tehdä ollenkaan, tai ei tiedetä, kuka tekee. Aina sitä miten toimitaan ei kehtaa kirjoittaa ja näyttää ulkopuolisille. Silloinkin mietitään miten toimintaa ehkä pitäisi muuttaa. Varsinkin uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja mistä tahansa syystä aiheutuvissa muiden tuurauksissa kirjallisista kuvauksista ja ohjeista on erityistä hyötyä.

Mitä hyötyä toimintajärjestelmästä on?

Kunnollinen toimintajärjestelmä kasvattaa yrityksen arvoa, koska se vähentää yrityksen henkilöriippuvuutta, erityisesti yrittäjävetoisessa yrityksessä. Tämä on aihe, joka vaatii ihan oman blogitekstinsä.

Järjestelmän muita mahdollisia hyötyjä on lukuisia, mutta tärkeimmiksi asioiksi itse nostaisin suunnitelmallisuuden, järjestelmällisyyden ja tavoitehakuisuuden lisääntymisen. Mietitään ja suunnitellaan mitä tehdään ja varaudutaan systemaattisesti mahdollisiin tätä toimintaa uhkaaviin merkittäviin riskeihin.

Yrityksessä kuin yrityksessä henkilöriski on yksi merkittävä riskitekijä. Avainhenkilön äkillinen sairastuminen tai työpaikanvaihdos voi halvaannuttaa yrityksen toimintaa, elleivät varamiesjärjestelmä ja kriittisten toimintojen ohjeistukset ja valtuutukset ole kunnossa. Ohjeistusten ja tehtävänkuvausten tekeminen ja ylläpitäminen ja tiedon jakaminen ovat siksi oleelliset osat järjestelmää.

Mitä enemmän henkilöstö osallistuu toimintojen kuvaamiseen, sitä paremmin ihmiset alkavat ymmärtää sekä omaa että työkaveriensa tekemistä. Ja sitä mielekkäämpää kaikesta tekemisestä tulee. Avoimuus ja luottamus lisääntyvät. Kun tiedetään kuka mitäkin tekee, osataan paremmin myös jakaa tietoa.

Suunnitelmallisesti toimiva yritys, joka systemaattisesti miettii edellä kuvattuja asioita ja jossa on vakiintuneet toimintatavat muutosten tekemiseen ja niistä viestimiseen, sopeutuu mihin tahansa kriisiin helpommin kuin valmistautumaton yritys. Edelleen liian usein kuulee sanottavan, että asiat eivät suju kun ”oli huonoa tuuria” ja sattui jotain ikävää. Harvemmin olen kuitenkaan kuullut kenenkään sanovan, että pystymme palvelemaan asiakkaitamme, jos ”on hyvää tuuria”.

Miten toimintajärjestelmän hyötyä sitten mitataan?

Oikeasti, ei mitenkään. Muutosten vaikutusten absoluuttinen mittaaminen tarkoittaisi, että verrataan tilannetta, kun jokin toiminto on tehty siihen, että ei olisi tehty. Käytännössä vain jompikumpi vaihtoehto on tapahtunut ja kaikkien muiden nykytilanteeseen johtaneiden seikkojen eliminointi on mahdotonta. Onko saatu lisää myyntiä jonkun toimintajärjestelmän aikaan saaman asian tuloksena, vai olisiko nykyistä myyntiä menetetty, jos järjestelmää ei olisi ollut? Onko kate parantunut toimintajärjestelmän takia, tai olisiko se huonontunut ilman? Epäsuoria laatukustannuksia, kuten palautukset, myöhästymiset, virheelliset toimitukset ja hyvitykset on vaikea mitata ja mittaaminen maksaa usein enemmän kuin tiedosta saatava hyöty. Määrien muutosta voidaan mitata ja usein mitataankin, mutta harvemmin euroja. Miten muutetaan henkilöstön tyytyväisyys tai parantunut tiedonkulku suoraan euroiksi? Riskienhallinta on kannattamatonta niin kauan, kunnes riski toteutuu. Kannattaako pitää laastaria kaapissa, jos ei vaikka ikinä loukkaakaan? Toimintajärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat esiin muutos- ja kriisitilanteissa, isoissa ja pienissä. Toimintajärjestelmä on nimensä mukaisesti osa yrityksen toimintaa. Jos se ei sitä ole, sitä ei kannata ylläpitää.

Miten toimintajärjestelmä rakennetaan ja otetaan käyttöön?

Paras lopputulos tulee itse tekemällä. Vinkkejä ja työkaluja kannattaa käyttää oman ajan säästämiseksi ja ottaa oppia muiden mokista. Jos tavoitteena on sertifiointi ja varsinkin jos sille on annettu aikataulu, konsultin käyttö auttaa viemään projektin eteenpäin. Itse tekemiseenkin löytyy apua.

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

joulu 29 2020

Riskien vuosi 2020

”Sei immer ein gutes Vorbild”,

eli ”ole aina hyvänä esimerkkinä”, sanoi perheeni opettaja-äiti, kun olin lukion jälkeen Frankfurtissa Au Pairina ja meinasin ylittää suojatien päin punaista valoa, perheen lapset vierellä. Konsultin työssäni ja erityisesti tänä vuonna tuo ohje on usein tullut mieleen. Työturvallisuus-, laatu- ja liikkeenjohdon konsulttina yritän elää niin kuin opetan. Aina ei onnistu. Maskit, turvavälit, käsien desinfiointi, kaikki mahdolliset muut asiakkaiden työturva- ja liiketoimintariskit ja miten niitä voisi hallita. Tiedot pilvessä, että voi työskennellä missä vaan, mutta tietoturvasta huolehtien ja kaikkea koko ajan päivittäen. Itselleni onnistuin tekemään niin hyvän spämmi-lähetysturvan, että se blokkasi sähköiset joulukorttini. Ilmastostakin pitäisi vielä jaksaa huolehtia.

Aina vaan huonoja uutisia?

Uutisista tulee koko ajan niin masentavaa tavaraa, että kun salilla (Maikkarin oma sali, ei ketään muita yhtä aikaa, desinfioin kaiken mihin koskin) kuuntelin Hesarin luettuja uutisia, oli pakko lopettaa kuunteleminen, kun tuli kerta kaikkiaan paha olo. En varmasti ole ainoa, jota tämä kertakaikkinen kunnollisuus ja pelkät huonot uutiset todella jo tökkii. Luulen, että joku päivä, ihan vaan kapinoidakseni, laitan biojätepussin sekajätteeseen tai jotain vastaavaa. Onneksi pimein päivä meni jo ja rokotuksetkin ovat alkaneet. Tätä tylsyyttä ei ehkä sittenkään jatku loputtomiin ja ensi kesänä voidaan välillä ehkä keskittyä johonkin muuhunkin kuin riskien hallintaan.

Jakautuneisuuden vuosi

Yrityksissä on tänä vuonna tapahtunut muutoksia ja syvää kahtiajakautumista. Osa varsinkin palveluyrityksistä on kärsinyt vakavia tappioita. Samaan aikaan kuitenkin monet alat tekevät nyt ennätysmyyntiä. Työntekijöissä jako on mennyt kolmeen, kovin eri tavalla tämän vuoden kokeneeseen ryhmään; tietotyöläiset, jotka ovat etätöissä (tylsää), muut, joiden on oltava läsnä (raskasta ja ehkä pelottavaa) ja pahimpana ryhmänä ne, joiden työt korona vei kokonaan. Saman alankin sisällä voi olla kaikkia näitä ryhmiä. Todella vaikea on nyt kohdistaa tukitoimenpiteitä niin, että ne kohdistuisivat oikein, mutta että niitä ei voisi käyttää väärin.

Protestoin keväällä Business Finlandin korona -riippumattomia tukipaketteja. Silloin näytti siltä, että vakavasti kärsiviä yrityksiä olisi enemmän ja rajalliset tuet olisi pitänyt kohdistaa tarkemmin niihin. Jälkikäteen tarkasteltuna jaetut, yleiset kehitysrahat yrityksille antoivat tietynlaista tulevaisuuden uskoa ja käynnistivät ihan hyviäkin kehitysprojekteja, joita ei muuten olisi kriisiaikana aloitettu. Toivon silti, että jaettujen kehitystukien jälkivalvonta toimii.

Korona on tuonut IT-maailmasta tuttuja, loistavia uusia työkaluja kaikkien käyttöön. Nyt olisi hyvä huolehtia, ettei muutos ole ollut liian nopeaa, ja ettei ihmisten käyttäytymisen takia uusissa työmenetelmissä turhaan oteta takapakkia.

Olen itse tänä vuonna…

käynyt etävierailuilla rakennustyömailla eri puolilla Suomea, kouluttanut Pasilasta Intiaan ja järjestänyt etäpalavereita yrityksissä, jotka olisivat vuosi sitten vannoneet, että hyvä juttu, mutta ei kyllä meillä. Sähköisten tenttien järjestäminenkin oli lopulta helppoa. Pikkuveljeni kaltaisille nörteille tällainen on ollut arkipäivää jo vaikka kuinka kauan, mutta tällaisille tavallisille tämän vuoden saavutukset ovat isoja.

Suomi on monissa asioissa nyt pärjännyt paljon paremmin kuin muu maailma. Kiitos tietysti kattavan dataverkoston, mutta myös suomalaisen yrityskulttuurin ja luottamuksen. Ihmiset voivat helposti jäädä etätöihin ja esimiehet voivat luottaa, että työt tulevat tehtyä ilman välitöntä valvontaa. Suullisiin sopimuksiin edelleen luotetaan, varmennuksia voidaan tehdä sähköisesti ja asiat sujuvat myös ilman leimoja ja fyysisiä allekirjoituksia. Toivottavasti tämä etumatka pystytään hyödyntämään lähitulevaisuudessa. Ja toivottavasti tämä luottamus voidaan säilyttää, eikä sitä käytetä hyväksi.

Etätapaamisista…

ei päästä kovin äkkiä eroon ja osa palavereista varmasti järjestetään koronan jälkeenkin etänä. Vaikka monet akuutit asiat saadaan hoidettua etänä, ihmisten kohtaamista ei silti korvaa mikään. Varsinkin tyhjälle ruudulle jutteleminen koulutustilaisuuksissa on ääliömäistä. Kun osallistujat ”fiksuuttaan” sulkevat kameransa ja mikrofoninsa, ei puhuja edes huomaa, vaikka yhteys katkeaisi. Voin vain kuvitella miltä meidän ryhmäliikuntaohjaajastamme tuntui keväällä huudella ”jaksaa, jaksaa” -tsemppihuutoja pelkälle kameralle. Laittakaa siis ihmiset ne kamerat päälle! Eläville kasvoille puhuminen on ihan eri asia kuin mustalle ruudulle. Varsinkin ryhmäpalavereissa välihuudahdukset eivät onnistu, mutta nyökkäilyt, peukut, pään pudistelut ja muut eleet toimivat oikein hyvin.

Myös yleisistä käyttäytymissäännöistä etäpalavereissa olisi hyvä keskustella, jos sääntöjä ei ole vielä sovittu. Etäpalaverit ovat yhtä luottamuksellisia kuin sähköpostit ja tavalliset puhelut. Oletuksena palaveriin osallistujien täytyy tietää kenen kanssa puhuvat. Jos tilassa on muita kuin palaveriin kutsuttuja kuulijoita, tulee käyttää kuulokkeita. Ja etäpalaverista myöhästyminen on yhtä epäkohteliasta kuin mistä tahansa palaverista. Yhteyden voi testata etukäteen ihan vastaavasti kuin fyysisessä palaverissa pitää etsiä parkkipaikka ennen palaverin alkua.

Kaikenlaiset tietoturvaloukkaukset…

ovat lisääntyneet etäilyn – ja yleensä digitalisaation myötä. Pienemmissä yrityksissä viimeksi tullut nuori IT-osaaja laitetaan vieläkin järjestelmän administraattoriksi – ja samalla yrityksen kaiken strategisen tiedon vartijaksi. Käyttöoikeushallinta pitäisi tehdä niin helpoksi, ettei siihen tarvittaisi IT-osastoa. Vähintäänkin johdon tulisi luoda sille säännöt ja osata ja ymmärtää niitä valvoa. Mitä enemmän tietoa jaetaan, sitä paremmin se tulisi suojata, varsinkin ihmisten ajattelemattomuudelta.

Käyttöoikeushallinnan lisäksi parhaita tietojen turvaamiskeinoja on edelleen salasanojen riittävä vaikeusaste ja vaihtaminen, käyttäjätunnuksista ja salasanoista huolehtiminen ja sähköpostin välttäminen luottamuksellisten tietojen välityksessä (ja tallennuksessa, sähköposti ei ensi vuonnakaan ole ainakaan yrityksen tietojen tallennuspaikka). Ja (salasanalla suojatun) koneen sulkeminen, kun et ole itse sen vieressä.

Nyt ehtisi vielä…

kaivaa viime kevään työlistat esiin ja tehdä kaikkea sitä mitä suunnitteli ”sitten kun on koronan takia aikaa”. Kohta se aurinko taas paistaa!

Oikein hyvää, hallittujen riskien

Uutta Vuotta 2021!

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Lataa tästä viikkonumerollinen vuosikalenteri 2021: Kalenteri_2021

joulu 18 2019

Konsultin ajatuksia vuodelle 2020

Viime vuodenvaihteen vuosikatsauksessa kiinnitin huomiota vuodelle 2019 ennakoituun kasvun taittumiseen ja kehotin käyttämään mahdollisesti vapautuvan ajan yrityksen kehityshankkeisiin ja kaikenlaiseen siivoamiseen. Ainakin minun asiakaskunnassani vuosi 2019 on kuitenkin ollut ennätyskiireinen, talousennustukset viime vuonna eivät toteutuneet. Onneksi myös kehitystöitä on silti ehditty tehdä ja minullakin on riittänyt töitä.

Edelleen erityisesti pankkien ekonomistit varoittelevat kasvun taittumisesta. Kuten yksi asiakkaani totesi, jatkuvaa kasvua ei nyt oikein kaivattaisikaan, kunhan ei tulisi mitään isoa notkahdusta. Jos tänä vuonna tehtiin kymmenen uutta ämpäriä, ei ensi vuonna välttämättä tarvitse tehdä 11, se kymmenenkin voisi riittää, tai ehkä jopa 9.

Lääkkeitä työvoimapulaan

Pula ammattitaitoisesta työvoimasta alkaa vaivata yhä useampia aloja. Nyt pitäisi olla aikaa kouluttaa ihmisiä sekä alojen sisällä että uusille aloille. Valitettava asia niille, jotka eivät tykkää uuden opettelemisesta; jatkuva oppiminen näyttäisi olevan uusi normaali. Eikä koskaan ole liian varhaista rekrytoida ja alkaa kouluttaa uutta väkeä eläköityvien tilalle. Ainakin kannattaisi huolehtia siitä, ettei henkilökunta ole niin tiukkaan mitoitettu, että työntekijät joutuvat tulemaan töihin sairaanakin, kun ei ole tuuraajia. Sellaistakin toimintaa valitettavasti näkee. Sitten ihmetellään kun ”kävi huono tuuri”, joku sairastui oikein kunnolla, eikä kukaan osaa tai ehdi edes rekrytoimaan, perehdyttämisestä puhumattakaan. Varamiesten ei tarvitse välttämättä olla omassa yrityksessä, kunhan heillä on tarvittava osaaminen ja myös valtuudet edes auttavasti hypätä remmiin hätätilanteessa.

Autokal-ohjelman työajanseuranta mobiilissa

Digitaalisuuden kehitysaskeleet näkyvät vuonna 2020 konkreettisesti myös N Consultin omassa toiminnassa. Vuoden alussa julkaistaan vihdoin Autokal toiminnanohjausjärjestelmän mobiili työaikaseuranta -ominaisuus. Se on ollut jonkin asteisena suunnitelmana päässäni jo vuosia, mutta vasta tänä vuonna sekä tekniikka, käyttäjäkunta, toimintatavat että kehittäjät ovat olleet siinä pisteessä, että toiminto saatiin speksattua ja koodattua. Nyt saadaan vihdoin sekä tilauksiin liittyvät laskutettavat tunnit että työntekijän raportoiman työajan perusteella maksettavat tunnit rinnakkain palkanlaskennan tarkasteluun ja tarkastuksen jälkeen myös siirrettyä suoraan palkanlaskentaan. Kuulostaa pieneltä asialta, mutta 2 viikon välein iso määrä palkanlaskijoita käyttää tuntikausia aikaa eri tietolähteistä haettavien tietojen vertailuun, yhdistelemiseen, yhteen laskemiseen ja naputteluun. Yhden kerran olen tavannut sellaisenkin (nuoren, kokemattoman…) ihmisen, joka sanoi tykkäävänsä siitä työstä.

Vastuullisuus

Ympäristöasioista huolehtimisen ja raportoimisen velvoitteita ennustin myös jo tälle vuodelle. Tässä yritykset näyttävät jakautuvan todella kahteen kastiin. Osassa lajitellaan banaaninkuoria ja lasketaan kirjekuoria, toisissa pössytellään surutta valtavia määriä raskaita polttoaineita taivaalle ja heitetään kaikki jätteet ”roskikseen”. Vaikka YK:n ilmastokokouksen konkreettiset päätökset jäivätkin vähäisiksi, uskon silti, että ilmastoasiat ja myös muut vastuullisuuskysymykset pikkuhiljaa valuvat suuryrityksistä velvoiteketjuna alaspäin, kuten työturvallisuusasioille tapahtui. Ilmastoasioita luulisi edistävän se, että ilmastoystävällisyyden ja säästämisen välille voidaan useissa tapauksissa laittaa yhtäläisyysmerkki.

Uskon myös, että vastuullisuus- ja ympäristöasiat ovat seikkoja, joihin nuoret työnhakijat kiinnittävät huomioita. Parhaat uudet osaajat hakeutuvat töihin parhaisiin yrityksiin. Vastuullinen toiminta minun mielestäni tarkoittaa vastuullisuutta tulevaisuudesta ja tulevaisuuden pärjäämisestä, ihmiset ja ympäristö huomioiden. Vastuullinen johtaminen on myös jatkuvaa kompromissien tekemistä. Vastuu enemmistöstä täytyy usein ajaa yrityksessä yksilön oikeuksien ohi. Yksittäisen työntekijän oikeuksien takia ei saa polkea yhteisön oikeuksia. Siksi kiusaamisiin, tehtävien epäoikeudenmukaiseen jakautumiseen ja vastaaviin yhteisön yhtenäisyyttä vaarantaviin asioihin pitää puuttua nopeasti.

Mielenkiinnolla odotan myös sitä, jokohan vihdoin 2020 -luvulla tissikalenterit lähtisivät pois työpaikkojen seiniltä. Konsulttikäynneillä niitä näkee säännöllisesti. Eikö olisi jo aika?

Toivotan kaikille oikein hyvää ja rauhallista joulun aikaa ja paljon positiivista energiaa tulevan vuoden ja uuden vuosikymmenen uusiin haasteisiin!

Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

marras 21 2019

Jatkuva parantaminen on raskasta – kehu välillä

Laatujärjestelmätyöhön olennaisesti kuuluva jatkuva parantaminen on välillä raskasta. Se edellyttää, että jatkuvasti etsitään puutteita tai virheitä, joita voidaan parantaa. Jos taas virheet ja puutteet lakaistaan maton alle, ei ikinä opita mitään. Yksi auditoija sanoi kerran, että ”elämä on niin lyhyt, ettei kaikkia virheitä kannata tehdä itse”. Omista ja muiden virheistä pitäisi siis voida ottaa opiksi.

Virheitä ei ole helppo nostaa esiin, koska asiaan osallisia ei – tietenkään – saisi syyllistää. Jollakin asteella epäkohtiin puuttuminen on kuitenkin aina aiemmin tehtyjen ratkaisujen – joskus omienkin, mutta usein jonkun muun tekemien ratkaisujen kommentointia ja arviointia. Jatkuva parantaminen onkin jatkuvaa luovimista. Miten tuot puutteet esille ja kannustat parantamiseen siten, että fokus pysyy asiassa eikä ihmisissä ja että asianosaiset pysyvät motivoituneina eivätkä mene takalukkoon tai vedä hernettä nenäänsä.

Mutta jos jatkuvasti pitää parantaa, missä välissä ehditään kehua jo saavutetusta?

Kirjasin hiljattain laatujärjestelmän sisäisen auditoinnin raporttiin kommentin, että vaikka laatujärjestelmä lähteekin jatkuvan parantamisen filosofiasta, muutosten jälkeen olisi hyvä jättää aikaa myös uusien toimintatapojen ja muuttuneen organisaation vakiinnuttamiselle. Sillä myös vakiinnuttaminen on parantamista. Siksi välillä pitäisi voida todeta, että tämä riittää tänään. Raportti sai hyvin ilahtuneen vastaanoton sekä asiakkaalla, että yllätyksekseni myös ulkoisessa auditoinnissa. Muutosten vaikutusta kun ei voi mitata, jos koko ajan muutetaan. Siksi välillä pitää jättää aikaa tehtyjen muutosten vakiinnuttamiseen. Samalla on tilaisuus myös käydä läpi jo saavutettuja steppejä ja kehua.

Muutosten hallintaan liittyvät tarkastelupointit, kuukausikatsaukset, vuositapaamiset ym. tärkeitä, missä palautetaan mieliin mitä jo on saatu aikaan. Positiivinen vire lähtee onnistumisen kautta.

Tärkeänä pointtina vakiinnuttamisessa on mielestäni myös se, että jatkuvasti muuttuvassa maailmassa yrityksen pitää säilyttää reagointivalmius asiakkailta, kilpailijoilta tai muilta sidosryhmiltä tuleviin yllättäviin muutostarpeisiin. Jos organisaatio hukkuu omiin kehityshankkeisiinsa, se ei ehdi seuraamaan mitä ympärillä tapahtuu, kun mahdollinen uusi kilpailija vetelee penkan kautta ohi uusilla konsepteillaan.

Muutos vaatii myös aikaa opiskelulle ja turvallisuuden tunteen saavuttamiselle

Jatkuva muutos on myös ainakin osalle henkilöstöä henkisesti raskasta. Toiset mukautuvat muutoksiin huomattavasti nopeammin kuin toiset. Myös hitaammat omaksujat pitäisi saada pysymään mukana. Nopeat omaksujat pitäisi voida kouluttaa hitaampien mentoreiksi siten, että kaikilla työntekijöillä olisi muutoksista huolimatta olla turvallinen olo työssään, tieto ja varmuus siitä, että apua on saatavilla ja apua saa pyytää, jos ei osaa.

Paranna siis vähän jatkuvasti, mutta muista jättää ihmisille riittävästi aikaa omaksua uudet tavat, mitata miten tehdyt muutokset vaikuttavat ja ihan vaan hoitaa arkirutiinit.

Ja muista kehua.

Haluatko lukea lisää laatujärjestelmään liittyvistä asioista? Lue myös aiemmat blogit:

https://nconsult.fi/sahkoposti-tallennuspaikkana/

https://nconsult.fi/onko-yrityksesi-kriittisten-toimintojen-hups-nappulat-kunnossa/

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Ovatko yrityksesi kriittisten IT -toimintojen hups-nappulat kunnossa?

IT ei ole pelkästään IT -osaston asia