Usean asiakkaan kanssa olen huomannut, että ero ns. pysyvän ohjeistuksen ja palaverien ym. päätösten muistiinpanojen ja tehtävien välillä on hämärä. Ohjeet ja palaverimuistiot ovat molemmat tarpeellista toimintajärjestelmän dokumentointia, mutta niillä on ihan eri tarkoitus.
Palaverimuistiot
Toimintatavoista ja niiden muutoksista sovitaan usein palavereissa ja niistä saatetaan kirjoittaa palaverin muistioon tai pöytäkirjaan (hyvä), mutta sitten asia jää siihen. Hyvä että on dokumentoitu – mielellään toki myös pienet perustelut miksi. Ja palaveripöytäkirjan jakelu tietysti kaikille, joita asia koskee, jotta nekin, jotka eivät ole läsnä saavat tiedon.
Muutosten toimeenpano
Ensimmäinen hyöty standardoidun johtamisjärjestelmän vaatimuksista on, että päätökset tulee dokumentoitua, muistetaan mitä päätettiin. Seuraava vaatimus on päätösten toimeenpanon seuranta. Päätöksiä tehdään ja tehtäviä nakitetaan henkilöille, mutta jollakin tavalla pitää lisäksi seurata, että sovitut tehtävät myös etenevät. Joillakin organisaatioilla on tähän tarkoitukseen käytössä erinäisiä Todo -listoja, joihin sovitut tehtävät siirretään. Jos palaverien aikajänne ei ole hirmuisen pitkä, yksinkertainen tapa on aina seuraavan palaverin alkaessa käydä läpi edellisen pöytäkirjan sovittujen tehtävien status ja kuljettaa keskeneräisiä asioita pöytäkirjalta seuraavalle.
Kaikki ovat tietoisia mitä on sovittu ja asia on dokumentoitu ja toteutuksen seurantakin järjestetty, kaikki hyvin?
Viestintä ja seuranta
Asia tulee uudelleen vastaan, kun puolen vuoden tai vuoden kuluttua yritykseen rekrytoidaan uusi henkilö, tai nykyisen henkilön toimenkuva muuttuu. Miten varmistetaan, että myös he saavat varmasti ajantasaisen tiedon? Asiat on dokumentoitu muistiolla, pöytäkirjalla ja/ tai tehtävälistalla, mutta miten pitkän ajan vanhoja muistioita pitäisi vaatia lukemaan perehdytyksen yhteydessä?
Kun mistä tahansa asiasta sovitaan palaverissa, palaverimuistio tai pöytäkirja todentaa mitä, kuka ja mielellään vielä miksi on jotain päätetty. Päätösten toteuttaminen tarkoittaa, että jollekin henkilölle ja ryhmälle annetaan tehtävä, joka sekin olisi hyvä kirjata seurantaa varten jonnekin muistiin. Päätöksistä pitää viestiä kaikille, joita se koskee, niillekin, jotka eivät olleet mukana palaverissa. Ja myös seurata, johtaako muutos kaavailtuun lopputulokseen.
Pysyvä ohjeistus
Jos päätöksen ja sen toimeenpanon ja viestinnän seurauksena syntyy uusi toimintatapa, pitää vielä varmistaa, että myös puolen vuoden tai vuoden kuluttua rekrytoitava uusi työntekijä osaa noudattaa tätä toimintatapaa -eli siirtää päätökset ja tehdyt muutokset ns. pysyvään ohjeistukseen. Eli prosessikuvaukselle, menettelyohjeelle tai työohjeelle.
Kankeaa vai sittenkin systemaattista ja tehokasta?
Muistio – tehtävälista – muutoksen seuranta – pysyvä ohjeistus; kuullostaa byrokraattiselta ja kankealta. Vähintään se viimeinen osa, eli muutos ns. pysyvään ohjeistukseen jää helposti tekemättä kun ”kaikki” ovat jo asiasta tietoisia. Mutta mieti miten paljon aikaa säästyy, kun asiat sovitaan vain yhteen kertaan ja sovitut asiat löytyvät vielä myöhemminkin. Ja dokumentaatio on ajan tasalla kun aletaan perehdyttää uutta työntekijää. Ja tietysti silloinkin kun ISO -järjestelmän auditointi lähestyy.
Kaipaatko apua? Ole yhteydessä: Yhteystiedot
Kirjoittanut Tanja Lahti, Liiketoimintakonsultti, MBa, CMC
-
artikkelikuva stilisoitu tekoälyllä
