N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

Blogi

Pettymyksistä toivoon ja muutoksiin 2026

Vuosi 2025 oli täynnä toivoa ja pettymystä, kirjoitti Rakennuslehti. Tätä nyt on riittänyt, viimeiset viisi vuotta ovat olleet melkoista selviytymistä ja odotusta paremmasta. Pandemia, raaka-aine- ja energiapula, ennätyskorkea inflaatio ja nyt viimeiset kaksi vuotta taantumaa, lomautuksia, irtisanomisia, muutosneuvotteluja ja valtion säästöohjelma, jolle ei näy loppua.
Tulevana vuonna 2026 on varmasti muutoksia edessä, kukaan ei vain vielä tiedä minkälaisia. Toivottavasti edes osa menneiden vuosien ongelmasolmuista aukeaisi. Monet varmasti toivovat, että palattaisiin ”vanhaan normaaliin”, vaikka se tuskin on mahdollista. Kaikkien näiden isojen myllerrysten alla ja rinnalla tapahtuu koko ajan hitaita, mutta vaikutukseltaan isoja muutoksia. Sodat, diktaattorit ja tekoäly muuttavat koko maailmanjärjestystä. Myös vihreä siirtymä etenee, vaikka siitä näin trumpilaisella aikakaudella ei samalla tavalla puhutakaan.

Tekoäly hämärtää faktoja

Muutoksissa on sekä hyviä että huonoja. Tekoäly helpottaa monia rutiinitöitä, mutta samalla sen käytön helppous vaikuttaa myös Suomen keskustelukulttuuriin. Nopeat helpot kommentit ja trolli -tekoälyagentit ja puppugeneraattorit hämärtävät faktoja ja lisäävät polarisoitumista, mikä muuttaa hitaasti koko yhteiskuntaa. Trollaaminen on entistä helpompaa. Medialukutaito ja lukuhalu yleensäkin heikkenee keskittymiskyvyn heikkenemisen myötä. Faktojen rinnalla on entistä helpompi esittää ”vaihtoehtoisia totuuksia” ja tekoälyn avulla ne leviävät silmänräpäyksessä. Virheellisen, vääristellyn tiedon ja osatotuuksien levittäminen on äärettömän helppoa. Pienistä asioista saadaan aikaan valtavia kohuja ja syviä jakolinjoja. Ja se mikä tapahtuu globaalilla tasolla, tapahtuu myös Suomessa ja myös pienemmässä mittakaavassa yritysten sisällä.

Päätöksenteon pitäisi perustua faktoihin

Välillä ihmettelen, onko enää uteliaisuutta muiden ihmisten mielipiteille ja oikeille faktoille. Edes Suomen eduskunnassa ei enää päästä yksimielisyyteen niinkin tärkeästä asiasta kuin että mikä on työttömyysaste tällä hetkellä. Mittaustapoja ja selittäviä tekijöitä pystytään keksimään niin paljon, että jokainen voi vapaasti valita omia tarkoitusperiä tukevan totuutensa. Kaikenlainen mittaaminen on tärkeää myös yritysten johtamisjärjestelmissä. Mittaustapoja useimmille asioille on toki monia, mutta todellista muutosta ei voida seurata, jos mittareita ”kalibroidaan” kulloisenkin tarpeen mukaan. Järkevän päätöksenteon – niin kansallisella kuin yritystasollakin – pitäisi kuitenkin perustua faktoihin. Varmistattehan ainakin yritystasolla, että seurattavien mittarien perusteet sovitaan yhdessä ja myös muutokset huomiodaan läpinäkyvästi.

Etätyöt haaste sisäiselle viestinnälle

Näen yrityksissä isoja, selkeästi tuottavuutta haittaavia riitoja vain siksi, että oletetaan, eikä viitsitä kysyä. Oletetaan, että työkaveri sanoi, teki tai jätti jotain tekemättä vain minua kiusatakseen. Aika harvoin olen tosiasiassa sellaista kuitenkaan nähnyt. En tiedä vaikuttaako tähän myös lisääntynyt etätyö ja erilaiset työajat. Kun keskustellaan näppäimistön välityksellä Teamsin, Släckin tai muun sähköisen kanavan kautta, epävirallinen juttelu jää pois ja väärin ymmärtäminen on äärettömän helppoa. Jopa tahallaan tai vain laiskuuttaan. Luottamus hyvään tarkoitukseen ja halu ymmärtää ja myös auttaa muita ymmärtämään omaa viestintää katoaa ihmisiltä liian helposti. Yritysten sisäinen viestintä muistuttaa välillä sosiaalisen median mölinää, vailla pyrkimystä yhteiseen hyvään lopputulokseen. Pahimmassa tapauksessa tämä viestintätapa karkaa asiakasviestintään asti. Näistä pelisäännöistä kannattaisi yrityksissä keskustella.

Ideointi kaipaisi sosiaalisuutta

Etätöiden viestintä- ja ymmärrysongelmien lisäksi olen konsulttina huomannut, että kaikenlainen yrityksen kehittäminen on tosi hankalaa, jos ei päästä vapaamuotoisesti juttelemaan, heittelemään ehdotuksia ja nopeasti yhdessä argumentoimaan tai jatkojalostamaan esille heitettäviä ideoita. Etäpalaveri on astetta parempi kuin kirjallinen viestintä, mutta kuitenkin ihan eri tasoa ideoinnissa kuin tapaamiset kasvokkain. Yhteinen ymmärrys saavutetaan fyysisissä tapaamisissa huomattavasti nopeammin, mikä nopeuttaa asioiden etenemistä. Sitä paitsi yksin toimistolla tai kotona istuskeleminen ilman oikeita sosiaalisia suhteita ja kahvipöytäkeskusteluja on äärettömän tylsää ja rajoittunutta. Muistatteko vielä, miten kivalta tuntuivatkaan ensimmäiset live -tapaamiset koronasulun jälkeen? Vaikka nyt käydään kiivaita keskusteluja työpaikalle menemisen ”pakosta”, uskoisin, että tässäkin vielä järki voittaa. Kumpaakin tarvitaan, sekä rauhallista työskentely-ympäristöä että työpaikan sosiaalista kanssakäymistä.

Muutoksia myös työkavereihin

Myös työkavereiden muutos ensi ja tulevina vuosina tulee olemaan väistämätöntä. Suomi eläköityy vauhdilla. Tarvitsemme töihin uusia nuoria ihmisiä ja väistämättä myös monikulttuurista työvoimaa. Riippumatta siitä tuleeko uusi nuori työntekijä vaikkapa Joensuun ammattikorkeakoulusta vai Bangladeshista, hänen ajatusmaailmansa, ymmärryksensä työnteosta ja vanhassa yrityksessä itsestään selvänä pidetyistä asioista tulee olemaan huomattavan erilainen kuin vanhojen työntekijöiden. Mitä kauemmin vanhat työntekijät ovat samaa työtä tehneet, sitä isompi riski uusien työntekijöiden perehdyttämiseen liittyy. Kaikkien olisi tärkeää huomioida, että itsestäänselvyyksiä ei enää ole. Ja myös, että uusia, eri tavalla toimivia ja ajattelevia ihmisiä todella tarvitaan. Kaikenlaiseen simputukseen, työpaikkakiusaamiseen, eristämiseen ja kaikenlaiseen työyhteisön kehittymisen estämiseen liittyviin asioihin täytyy olla nollatoleranssi ja puuttua heti. Tunnettu kansanedustaja kommentoi hiljattain, että loukkaantujille pitää antaa ”siedätyshoitoa siedätyskynnyksen nostamiseksi”. Toivottavasti kukaan ei oikeasti ota tällaista kommentointia tosissaan. Toivon, että hyvä, kohtelias käytös ja muiden huomioiminen tulevat nopeasti uudelleen muotiin, niin työelämässä kuin muuallakin. Hyvän kaveruuden hymypoika ja -tyttöpatsaat sopisivat työpaikoillekin.

Uusiin työntekijöihin liittyy myös valtava muutosmahdollisuus. Yrityksen toimitusjohtajaa pitäisi vaihtaa 5-7 vuoden välein, jotta vanhojen päätösten kyseenalaistaminen sallisi muutoksen ja kehittymisen. Myös uudet työntekijät tai työtehtävien muutokset voivat tuoda yritykseen huomattavan muutosenergiapotentiaalin ja uusia näkökulmia. Itsestään selviä asioita pitää voida kyseenalaistaa. Annattehan uusille ihmisille mahdollisuuden.

Uutta energialainsäädäntöä

Vaikka vastuullisuuteen ja vihreään siirtymään liittyvää byrokratiaa on EU -tasolla päätetty keventää, uutta lainsäädäntöä tulee voimaan myös tulevana vuonna. Mm. yli 2700 Mwh energiaa kuluttavat yritykset joutuvat tekemään ilmoituksen Energiavirastolle ja laatimaan säännölliset energiakatselmukset ensi syksystä alkaen. Isot energiankäyttäjät pakotetaan laatimaan sertifioitu energiatehokkuusjärjestelmä. Tämä pakottaa kaikkia yrityksiä nyt vähintään seuraamaan oman energiankulutuksensa tasoa. Samalla myös vihreän siirtymän mahdollisuuksia tulee kaiken kokoisille yrityksille nopealla tahdilla liittyen sekä energiatehokkuuteen että energian varastointiin. Muutoksissa kannattaa olla mukana mahdollisimman ajoissa, koska kaikki energian ja materiaalien säästö on paitsi ilmastoteko, myös säästöä kustannuksissa.

Kyberturvallisuuden pelisäännöt

Tekoäly tuo omat haasteensa myös kyberturvallisuuteen. Häirintä ja hakkerointi helpottuvat nopeammin kuin niiltä suojautuminen. Jos yrityksessä ei ole vielä laadittu ja koulutettu koko henkilöstön yleisiä tietoturvallisuusohjeita, nyt olisi korkea aika. Tietoturvallisuus ei kuulu IT -osastolle vaan johdolle, koska suurin tietoturvauhka on edelleen ihmisten käyttäytyminen, ei tekniset ratkaisut. Varsinkin mobiililaitteiden käyttö ja etätyö kaipaavat ohjeistusta ja opastusta. Muistakaa kuitenkin varmistaa ennen kun laaditte uusia ohjeita, että niitä myös käytännössä pystytään ja osataan noudattaa ja tarvittaessa myös valvoa.

Standardit

ISO -johtamisjärjestelmien standarditkin ovat muuttumassa. Uudet ISO 9001 ja 14001 päivitysversiot julkaistaan ensi vuoden aikana. Olemassa olevaa järjestelmää ja varsinkin sen ylläpidettävyyttä on muutenkin hyvä aika ajoin tarkastella kriittisesti. Uudet vaatimukset, vinkit ja käytännön ohjeita ylläpitotyöhön saa konsultilta.

Hyvää uutta vuotta 2026!

Toivotaan, että tulevan vuoden mukanaan tuomat muutokset tuovat positiivisia mahdollisuuksia meille kaikille.

Toivotan kaikille oikein hyvää, turvallista, kohteliasta, empaattista, hauskaa ja tehokasta uutta vuotta 2026!

P.S Jos kaipaat tulostettavaa tai työpöydälle tallennettavaa, viikkonumeroilla varustettua kalenteria vuodelle 2026, voit ladata sellaisen täältä.

 Tanja Lahti

ISO 14001 -sertifiointi

ISO 14001 -sertifiointi: Kattava opas prosessista, hyödyistä ja vaatimuksista

 

ISO 14001 on kansainvälinen standardi ympäristöjärjestelmille. Se ei ole vain sertifikaatti, vaan strateginen johtamisen työkalu, joka auttaa organisaatiota tunnistamaan ja hallitsemaan ympäristövaikutuksiaan, parantamaan suorituskykyään ja saavuttamaan liiketoiminnallisia etuja, kuten kustannussäästöjä ja parempaa riskienhallintaa.

 

Monelle yritysjohtajalle ympäristöasiat näyttäytyvät usein monimutkaisena vyyhtenä vaatimuksia, raportointia ja potentiaalisia kustannuksia. Ne tuntuvat olevan erillinen osa-alue, joka on hoidettava pois päiväjärjestyksestä, jotta voidaan keskittyä ”oikeaan” liiketoimintaan. Mutta mitä jos ajattelisitkin asiaa toisin? Entä jos järjestelmällinen ote ympäristöasioihin ei olisikaan kuluerä, vaan yksi parhaista tavoista tehostaa toimintaa, hallita riskejä ja rakentaa kestävää kilpailuetua?

 

Juuri tähän ajatukseen perustuu maailman tunnetuin ympäristöjohtamisen standardi, ISO 14001. Se tarjoaa selkeän ja testatun viitekehyksen, jonka avulla ympäristönäkökulmat voidaan integroida osaksi päivittäistä liiketoimintaa ja strategista päätöksentekoa – tavalla, joka tuottaa aitoa arvoa. Se ei sanele, miten yrityksesi tulee toimia, vaan antaa työkalut oman toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Pureudumme nyt siihen, mitä ISO 14001 käytännössä tarkoittaa, miten sen avulla voidaan saavuttaa konkreettisia hyötyjä ja miten sen vaatimukset muutetaan toimivaksi osaksi yrityksesi arkea.

Miksi ympäristöjärjestelmä on enemmän kuin pelkkä sertifikaatti seinällä?

 

Se on strateginen työkalu, ei pakollinen paha

 

Monesti kuulee ajateltavan, että ISO 14001 on vain yksi lisävaatimus muiden joukossa – byrokraattinen velvoite, joka on hoidettava, jotta tietyt asiakkaat tai sidosryhmät ovat tyytyväisiä. Tämä on kuitenkin kapea ja vanhanaikainen näkemys. Todellisuudessa hyvin rakennettu ympäristöjärjestelmä on yksi tehokkaimmista työkaluista johdon käsissä. Se tuo systemaattisen lähestymistavan toimintaan, joka on aiemmin saattanut olla hajanaista ja reaktiivista. Se pakottaa tunnistamaan liiketoiminnan kannalta olennaiset ympäristöriskit, mutta mikä tärkeintä, se auttaa näkemään myös mahdollisuudet: mistä syntyy säästöjä, miten prosesseja voidaan tehostaa ja miten vastuullisuus voi kääntyä kilpailueduksi.

 

Miten ISO 14001 liittyy yrityksesi ydinliiketoimintaan?

 

Ympäristöjohtaminen ei ole erillinen saareke, jota hoitaa yksi henkilö toimiston nurkassa. Parhaimmillaan se on täysin integroitu yrityksen strategiaan ja päivittäisiin prosesseihin. Ajattele sitä kuten taloushallintoa: et johda yritystäsi ilman selkeää kuvaa tuloista, menoista ja kassavirrasta. Vastaavasti ISO 14001 tarjoaa järjestelmän, joka tuottaa luotettavaa tietoa toimintasi ympäristövaikutuksista. Tämä tieto auttaa tekemään parempia päätöksiä niin tuotannossa, logistiikassa, hankinnoissa kuin tuotekehityksessäkin. Kun ymmärrät, mistä materiaalivirrat, energiankulutus ja päästöt syntyvät, voit alkaa johtaa niitä tehokkaasti – ja se näkyy suoraan myös viivan alla.

 

Muutakin kuin vain vihreä leima: ISO 14001:n konkreettiset hyödyt

 

Vaikka sertifikaatti seinällä voi parantaa yrityskuvaa, sen todellinen arvo piilee syvemmällä. Kun ympäristöjärjestelmä rakennetaan aidosti liiketoimintaa tukevaksi, se alkaa tuottaa mitattavia tuloksia, jotka näkyvät myös taloudellisissa mittareissa. Kyse on järjestelmällisestä toiminnan parantamisesta, ei vain ulkokuoren kiillottamisesta.

 

Kustannussäästöt tehostamisen kautta

 

Tämä on usein ensimmäinen ja konkreettisin hyöty. ISO 14001 -prosessi pakottaa yrityksen tarkastelemaan omaa toimintaansa kriittisesti: mihin energiaa kuluu, missä syntyy jätettä ja miten raaka-aineita käytetään? Tämän analyysin pohjalta löytyy lähes aina tehostamisen paikkoja. Pienentynyt energiankulutus, vähentynyt materiaalihävikki ja optimoitu jätehuolto eivät ole ainoastaan ympäristötekoja, vaan ne ovat suoria säästöjä, jotka parantavat yrityksen kannattavuutta.

 

Riskienhallinta ja maineen suojaaminen

 

Mitä tapahtuisi, jos tuotannossa sattuisi päästö- tai kemikaalivahinko? Mitkä ovat lainsäädännön vaatimukset, jotka meidän on täytettävä nyt ja tulevaisuudessa? Toimiva ympäristöjärjestelmä auttaa tunnistamaan nämä riskit etukäteen ja luomaan toimintamallit niiden hallitsemiseksi. Se on kuin vakuutus, joka suojaa yllättäviltä kustannuksilta, viranomaissanktioilta ja mainehaitoilta. Proaktiivinen riskienhallinta on aina edullisempaa kuin kriisien sammuttelu.

 

Uudet liiketoimintamahdollisuudet ja kilpailuetu

 

Yhä useammin ISO 14001 -sertifikaatti ei ole enää vain ”hyvä lisä”, vaan pääsylippu neuvottelupöytään. Monet suuret yritykset ja julkiset toimijat vaativat sen alihankkijoiltaan ja kumppaneiltaan. Sertifiointi viestii luotettavuudesta, vastuullisuudesta ja järjestelmällisestä laadusta. Se voi avata ovia uusiin asiakkuuksiin ja markkinoille, joihin ilman sitä olisi vaikea päästä. Vastuullisuus ei ole enää vain markkinointilause, vaan yhä useammin kova liiketoiminnallinen vaatimus.

 

Miten ISO 14001 -sertifikaatti hankitaan? Matka suunnittelusta auditointiin

 

Sertifiointiprosessi voi kuulostaa raskaalta, mutta kun sen pilkkoo selkeisiin vaiheisiin, se muuttuu hallittavaksi projektiksi. Kyse on ennen kaikkea järjestelmällisestä etenemisestä, jossa jokainen askel rakentuu edellisen päälle. Tärkeintä ei ole nopeus, vaan se, että järjestelmästä tulee aidosti oma ja toimiva.

 

Nykytilan arviointi: Rehellinen katse peiliin

 

Kaikki alkaa nykytilan kartoituksesta. Tämä on eräänlainen inventaario, jossa selvitetään, mitä ympäristöasioiden hallintaan liittyviä käytäntöjä yrityksessä jo on – usein enemmän kuin aluksi ajatellaankaan. Onko teillä jo jätelajitteluohjeet? Seurataanko energiankulutusta? Onko kemikaaliluettelot ajan tasalla? Tässä vaiheessa tunnistetaan olemassa olevat vahvuudet ja ne osa-alueet, joissa toiminta ei vielä vastaa ISO 14001 -standardin vaatimuksia. Tämä ”kuiluanalyysi” luo pohjan koko projektille.

 

Projektin suunnittelu: Aseta tavoitteet ja varaa resurssit

 

Kun tiedetään, mistä lähdetään ja mitä puuttuu, on aika tehdä suunnitelma. Kuten mikä tahansa onnistunut liiketoimintaprojekti, myös ympäristöjärjestelmän rakentaminen vaatii selkeät tavoitteet, realistisen aikataulun, budjetin ja nimetyn projektivastaavan. Kuka johtaa projektia? Ketä tarvitaan mukaan eri osastoilta? On olennaista, että johto on sitoutunut hankkeeseen ja varmistaa tarvittavat resurssit, olipa kyse sitten ajasta tai rahasta.

 

Järjestelmän rakentaminen ja jalkautus

 

Tämä on projektin käytännön toteutusvaihe. Tässä kohtaa luodaan ja dokumentoidaan tarvittavat prosessit, ohjeet ja toimintamallit. Tavoitteena ei ole tuottaa paksua manuaalia, joka jää hyllyyn pölyttymään, vaan selkeitä ja käytännönläheisiä työkaluja arjen työhön. Keskeinen osa tätä vaihetta on henkilöstön osallistaminen ja kouluttaminen. Jotta järjestelmä toimisi, jokaisen organisaatiossa on ymmärrettävä oma roolinsa ja vastuunsa ympäristötavoitteiden saavuttamisessa.

 

Sisäinen auditointi ja valmistautuminen

 

Ennen ulkopuolisen sertifioijan kutsumista paikalle on syytä pitää kenraaliharjoitus. Sisäisessä auditoinnissa tarkastetaan, toimiiko rakennettu järjestelmä käytännössä ja vastaako se standardin vaatimuksia. Se on erinomainen tilaisuus löytää ja korjata mahdolliset puutteet rauhassa. Myös johdon katselmus on tärkeä osa tätä vaihetta: siinä johto arvioi järjestelmän toimivuutta ja sen tuloksia suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Kun nämä on tehty, yritys on valmis varsinaiseen sertifiointiauditointiin.

 

Kenelle ISO 14001 sopii – ja milloin se ei ole vaivan arvoista?

 

Vaikka ISO 14001 on universaali standardi, on rehellistä todeta, ettei se ole kaikille yrityksille oikea ratkaisu jokaiseen tilanteeseen. Kuten minkä tahansa strategisen työkalun kohdalla, sen arvo riippuu täysin organisaation tavoitteista, resursseista ja ennen kaikkea todellisesta sitoutumisesta. On tärkeämpää ymmärtää oma lähtökohta kuin rynnätä sertifiointiin pelkän trendin vuoksi.

 

Sopii yllättävän monelle – kunhan tahtotila on oikea

 

Yksi yleisimmistä harhaluuloista on, että ISO 14001 olisi vain suurten teollisuusyritysten tai tuotantolaitosten heiniä. Tämä ei pidä paikkaansa. Standardi on suunniteltu skaalautuvaksi, mikä tarkoittaa, että sen periaatteet soveltuvat yhtä lailla viiden hengen asiantuntijaorganisaatioon kuin sadan hengen konepajaan. Keskeistä ei ole toimiala tai henkilöstön määrä, vaan yrityksen tahtotila.

 

Standardi on erinomainen työkalu, kun:

 

  • Yritys haluaa systematisoida toimintaansa. Jos ympäristöasiat ovat nyt hajallaan ja niitä hoidetaan satunnaisesti, järjestelmä tuo kaivattua rakennetta ja selkeyttä.
  • Asiakkaat tai sidosryhmät sitä vaativat. Yhä useammin sertifikaatti on edellytys tarjouskilpailuissa ja hankintaketjuissa menestymiselle.
  • Halutaan ennakoida riskejä. Johto ymmärtää, että ympäristölainsäädännön, energian hinnan tai maineriskien hallinta vaatii proaktiivista otetta.
  • Toiminnassa nähdään selkeitä tehostamisen paikkoja. Jos on tunne, että materiaalia, energiaa tai resursseja menee hukkaan, järjestelmä auttaa tunnistamaan ja poistamaan näitä tehottomuuksia.

 

Milloin kannattaa vielä harkita?

 

Toisaalta on tilanteita, joissa sertifiointiprojektin aloittaminen ei välttämättä ole järkevää. Tämä ei tarkoita, etteikö ympäristöasioilla olisi väliä, vaan että ajoitus tai resurssit eivät ole kohdallaan onnistuneelle toteutukselle.

 

On hyvä pysähtyä miettimään, jos:

 

  • Johdon sitoutuminen puuttuu. Jos ylin johto näkee projektin vain pakollisena kuluna tai markkinointitemppuna eikä ole valmis osoittamaan sille aikaa ja resursseja, tuloksena on todennäköisesti vain mappeja hyllyssä – ei toimivaa järjestelmää.
  • Yrityksen perusprosessit ovat täysin sekaisin. Ympäristöjärjestelmä rakennetaan olemassa olevien prosessien päälle. Jos yrityksen ”perustukset” ovat hatarat, on parempi laittaa ensin ne kuntoon.
  • Resurssit ovat äärimmäisen tiukalla. Vaikka järjestelmä tuo pitkällä aikavälillä säästöjä, sen rakentaminen vaatii alkuun investoinnin sekä aikaa että rahaa. Jos yritys kamppailee selviytymisestä, voi olla viisaampaa keskittyä ensin akuuteimpien haasteiden ratkaisuun.

 

Tärkeintä on muistaa, että tavoitteena on luoda työkalu, joka *auttaa* liiketoimintaa, ei rasite, joka vaikeuttaa sitä.

Johdon konsultti: Muutoksen arkkitehti ja strateginen kumppani

Johdon konsultti on kokenut kumppani, joka auttaa organisaatioita navigoimaan monimutkaisuuden läpi. Hän ei ainoastaan tarjoa ulkopuolista näkemystä, vaan muuntaa strategiset tavoitteet käytännön toiminnaksi, tunnistaa sokeat pisteet ja rakentaa kestäviä rakenteita kasvulle. Kyse on pragmaattisesta tuesta, jossa asiantuntemus yhdistyy ihmislähtöiseen muutoksen hallintaan. Oletko koskaan miettinyt, miksi kirkkaimmallakin strategialla on taipumus hämärtyä arjen kiireessä? Moni johtaja löytää itsensä tilanteesta, jossa suunta on selvä, mutta vauhti tyssää näkymättömiin esteisiin – prosesseihin, jotka eivät enää palvele tarkoitustaan, tai tiimiin, joka on väsynyt jatkuvaan muutokseen.

Nconsultilla uskomme, että todellinen muutos ei tapahdu pelkästään excel-taulukoissa, vaan siellä, missä ihmiset ja prosessit kohtaavat. Kokenut johdon konsultti toimii oppaana, joka ei ainoastaan osoita tietä, vaan kulkee sen rinnallasi, varmistaen että jokainen askel vie kohti tavoitetta. Ammattimainen laatujärjestelmän rakentaminen on usein perusta, jolle tämä kasvu rakennetaan.

Tunnista organisaatiosi sokeat pisteet ulkopuolisin silmin

Kun työskentelee päivittäin saman organisaation sisällä, syntyy väistämättä tietynlaista kotiokeutta. Ongelmista tulee osa normaalia arkea, ja tehottomat toimintatavat alkavat tuntua välttämättömiltä pahoilta. Me kutsumme tätä usein sisäiseksi sokeudeksi – emme näe metsää puilta, koska olemme liian lähellä runkoa. Ulkopuolinen johdon konsultti tuo mukanaan tuoreet silmät. Hän ei ole sidottu organisaation sisäiseen politiikkaan tai historiasta kumpuaviin ”näin on aina tehty” -perusteluihin. Tämä mahdollistaa sellaisten kysymysten esittämisen, joita kukaan muu ei uskalla tai huomaa kysyä.

Sokeiden pisteiden tunnistaminen ei ole kritiikkiä johtoa kohtaan. Se on välttämätön osa organisaation kehityskaarta. Ajattele konsulttia ikään kuin ammattivalmentajana: huippu-urheilijallakin on valmentaja, ei siksi ettei hän osaisi lajiaan, vaan siksi, että valmentaja näkee suorituksen kulman, jota urheilija itse ei voi havaita. Usein toiminnan selkeyttäminen alkaa sertifioiduista raameista, kuten ISO 9001 -laatujärjestelmä, joka auttaa tunnistamaan prosessien pullonkaulat ja resurssien hukkakäytön.

Eroon jatkuvasta tulipalojen sammuttamisesta – Kohti kestäviä ratkaisuja

Monessa yrityksessä arki kuluu näennäisjoustavuuden parissa. Tämä tarkoittaa tilaa, jossa reagoidaan jatkuvasti kiireellisiin ongelmiin, mutta ei koskaan ehditä pureutua niiden juurisyihin. Se on uuvuttavaa, ja se syö organisaation kyvyn innovoida. Johdon konsultti auttaa siirtymään oireiden hoidosta järjestelmätason korjauksiin. Jos tiimi on jatkuvasti ylikuormittunut, syynä ei useinkaan ole työn määrä sinänsä, vaan epäselvät vastuut tai puutteellinen priorisointi. Me emme tarjoa laastaria, vaan katsomme, miksi haava syntyy kerta toisensa jälkeen.

Todellinen ketteryys ei ole suunnitelman puutetta, vaan niin vahvaa rakenteellista perustaa, että organisaatio tietää tarkalleen, milloin ja miten poiketa reitiltä. Kestävyys huomioidaan nykyään myös ympäristönäkökulmasta, ja ISO 14001 -ympäristöjärjestelmä on monelle yritykselle keskeinen työkalu matkalla kohti ennakoivaa ja kestävää prosessia.

Miksi sisäinen muutos vaatii usein ulkopuolista näkemystä?

Muutos on aina inhimillinen haaste. Kun organisaatiota yritetään uudistaa sisältäpäin, törmätään usein vastustukseen, joka kumpuaa epävarmuudesta tai pelosta. Sisäiset muutosagentit voivat kokea painetta suojella ihmissuhteita tai välttää konflikteja, mikä vesittää muutoksen tehoa. Tässä kohtaa johdon konsultti tuo pöytään neutraliteetin. Me voimme toimia puskurina ja tulkkina johdon ja operatiivisen tason välillä. Emme katso pelkkiä prosesseja, vaan huomioimme ihmiset niiden takana.

Muutos ei ole pelkkä projekti, se on psykologinen matka. Ulkopuolinen asiantuntija auttaa reflektiivisten kysymysten herättämisessä, pelkojen reframingissa ja psykologisen turvallisuuden rakentamisessa. Erityisen tärkeää tämä on työturvallisuuden saralla, jossa ISO 45001 -työterveys- ja turvallisuusjärjestelmä varmistaa, että ihmisistä huolehditaan järjestelmällisesti.

Operatiivisesta suorittamisesta strategiseen johtamiseen

Johtajan tärkein tehtävä on katsoa eteenpäin, ei vain selviytyä tästä päivästä. Kuitenkin liian moni hukkuu operatiiviseen suorittamiseen. Se on kuin yrittäisi ohjata valtamerilaivaa konehuoneesta käsin – näet, että moottorit käyvät, mutta et tiedä, olemmeko törmäämässä jäävuoreen. Johdon konsultti vapauttaa johtoryhmän aikaa ja energiaa siihen, mikä on todella merkityksellistä. Rakentamalla toimivat rakenteet ja selkeät mittarit, konsultti antaa johdolle mahdollisuuden nousta takaisin komentosillalle.

Päätöksenteko on usein hidasta ja tuskallista, jos pohjatieto on pirstaleista tai jos päätöksentekijöillä ei ole selkeää mandaattia. Konsultti tuo mukanaan strukturoidun tavan analysoida vaihtoehtoja ja punnita riskejä. Me emme tule kertomaan, mitä sinun pitäisi tehdä. Me tulemme tarjoamaan puitteet ja datan, joiden avulla voit tehdä parhaan mahdollisen päätöksen. Tämä poistaa epävarmuutta ja nopeuttaa reagointikykyä markkinoiden muuttuessa.

Pohdittavaksi: Onko organisaatiosi valmis seuraavaan askeleeseen?

Mieti hetki seuraavia kysymyksiä: Tietävätkö kaikki työntekijänne, miten heidän päivittäinen työnsä linkittyy yrityksen strategiaan? Kuluuko aikasi enemmän eilisen ongelmien selvittämiseen kuin huomisen mahdollisuuksien rakentamiseen? Milloin viimeksi joku on haastanut nykyiset toimintatapanne rakentavasti ja tarjonnut paremman vaihtoehdon? Jos nämä kysymykset herättivät tarpeen selkeydelle, ehkä on aika kutsua pragmaattinen kumppani avuksi. Johdon konsultti ei ole vain neuvonantaja – hän on kumppani menestyksessäsi.

Ympäristöjärjestelmä: Strateginen työkalu tarjouskilpailujen voittamiseen

Nykyaikainen ympäristöjärjestelmä ei ole vain ekoteko, vaan liiketoiminnan perusedellytys. Se toimii uskottavuuden takeena tarjouskilpailuissa, tehostaa resurssien käyttöä ja auttaa yrityksiä vastaamaan kiristyviin vastuullisuusvaatimuksiin. Tässä artikkelissa tarkastelemme, miten sertifioitu järjestelmä muutetaan konkreettiseksi kilpailueduksi ja voitettujen sopimusten moottoriksi. Oletteko koskaan huomanneet, kuinka tarjousasiakirjan ”Ympäristövastuu”-kohta tuntuu usein vain pakolliselta rastilta ruutuun, kunnes se yllättäen ratkaiseekin koko pelin? Maailma muuttuu, ja niin muuttuvat myös ostamisen kriteerit. Nykyään se, miten yrityksenne hallitsee ympäristövaikutuksiaan, on usein yhtä kriittinen tekijä kuin hinta tai laatu. Ammattimainen laatujärjestelmän rakentaminen luo pohjan tälle kehitykselle.

Miksi ympäristösertifikaatti on välttämätön tarjouskilpailuissa?

Moni yritysjohtaja ajattelee edelleen, että ympäristösertifikaatti on lähinnä ”mukava lisä” markkinoinnissa. Todellisuus on kuitenkin toinen. Erityisesti julkisissa hankinnoissa ja suurten teollisuusyritysten alihankintaketjuissa sertifioitu ISO 14001 -ympäristöjärjestelmä on usein karsiva tekijä. Ilman sitä te ette välttämättä pääse edes neuvottelupöytään. Ajattele järjestelmää pääsylippuna: aivan kuten kuljettajalta vaaditaan ajokortti, vaativat suuret tilaajat toimittajiltaan todistettua kykyä hallita riskejä. Sertifikaatti kertoo tilaajalle yhdellä vilkaisulla, että olette hoitaneet kotiläksynne.

Kyse on luottamuksesta. Tilaaja haluaa varmistua, ettei heidän brändinsä vaarannu toimittajan huolimattomuuden vuoksi. Sertifioitu järjestelmä on kolmannen osapuolen vahvistus sille, että yrityksenne ei vain puhu vihreitä, vaan myös toimii niiden mukaisesti. Usein tämä kokonaisuus täydentyy, kun hallinnassa on myös ISO 9001 -laatujärjestelmä, joka varmistaa toiminnan tasalaatuisuuden kaikilla osa-alueilla.

Vahvista yrityksesi kilpailukykyä ja uskottavuutta

Kun markkinoilla on kaksi teknisesti ja taloudellisesti tasavertaista toimijaa, vaakakuppi kallistuu lähes poikkeuksetta sille puolelle, joka pystyy osoittamaan paremman hallinnan ympäristövaikutuksistaan. Tämä ei johdu vain idealismista, vaan ammattimaisesta riskienhallinnasta. Sertifioitu järjestelmä minimoi ympäristövahinkojen riskit, kasvattaa brändin arvoa ja mahdollistaa dataan perustuvan päätöksenteon. Uskottava vastuullisuus houkuttelee paitsi asiakkaita, myös parhaita osaajia, jotka arvostavat merkityksellistä työtä ja turvallista työympäristöä, jota ISO 45001 -työterveys- ja turvallisuusjärjestelmä osaltaan tukee.

Ympäristöjärjestelmä tehostaa toimintaa ja säästää kustannuksia

Moni pelkää, että ympäristöjärjestelmä on vain uusi kerros byrokratiaa ja kuluja. Me Nconsultilla näemme asian päinvastoin: se on työkalu hukka-aineiden ja tehottomuuden karsimiseen. Kun tarkastellaan prosesseja ympäristölasien läpi, paljastuu usein piileviä säästökohteita. Mittaamatonta on mahdotonta johtaa, ja sertifioinnin myötä saavutetut tulokset, kuten energiankulutuksen ja jätemäärien lasku, puhuvat puolestaan. Kun vähennätte materiaalihukkaa, optimoitte kuljetusreittejä tai tehostatte energian käyttöä, säästätte suoraan rahaa. Ympäristöystävällisyys on usein synonyymi taloudelliselle järkevyydelle.

Näin muutat vihreät arvot voitetuiksi sopimuksiksi

Se, että teillä on järjestelmä, on vasta alkua. Ratkaisevaa on, miten osaatte kertoa siitä tilaajalle. Älkää vain liittäkö sertifikaattia PDF-tiedostona tarjouksen perään, vaan tehkää siitä osa myyntiargumentaatiotanne. Käännä tekniset tavoitteet asiakashyödyksi, käytä konkreettisia esimerkkejä datan muodossa ja ole proaktiivinen ehdottamalla ympäristöystävällisempiä vaihtoehtoja jo tarjousvaiheessa. Aito kilpailuetu ei synny paperista seinällä, vaan siitä varmuudesta ja laadusta, jonka hiottu järjestelmä tuo jokapäiväiseen tekemiseen.

Asiantuntijan avulla kohti sertifioitua järjestelmää

Monelle pk-yritykselle kynnys aloittaa järjestelmän rakentaminen tuntuu korkealta. Me Nconsultilla poistamme monimutkaisuuden ja suodatamme byrokratian pois niin, että jäljelle jää vain yritystänne aidosti palveleva toimintamalli. Emme rakenna järjestelmää hyllyyn pölyttymään, vaan osaksi arkeanne – sellaiseksi, joka on helppo ylläpitää ja joka tuottaa mitattavaa hyötyä. Prosessi etenee nykytilan analyysistä räätälöidyn kehityssuunnitelman kautta käytännön toteutukseen ja auditointivalmiuteen, varmistaen sertifioinnin läpimenon.

Syyllistytkö mikromanageeraamiseen, johtaja?

”Tee se itse – muut mokaavat kuitenkin”. Tällaisen huoneentaulun sain alaiseltani joskus kauan sitten ”oikeissa” töissä ollessani. Fiksu alainen, osasi ja uskalsi antaa palautetta esimiehelleen, vaikkakin näin kettuillen. Ehkä opin jotain, ehkä en…

Mikromanageeraaminen on kasvun ja hyvinvoinnin hidaste

Tällaisia kaiken osaavia ja kaikkitietäviä esimiehiä on valitettavasti yritykset pullollaan, edelleenkin. Mikromanageeraaminen on valitettava tosiasia varsinkin pienemmissä ja varsinkin perheyrityksissä. Mikromanageeraaminen on myös merkittävä este sekä työhyvinvoinnille että yritysten kehittymiselle. Yksi tärkeimpiä työhyvinvoinnin lähteitä on kokemus työn mielekkyydestä. Mikromanageeraajan alaisena työskentely harvoin tuntuu mielekkäältä.

Useat johtajat kyllä haluaisivat delegoida…

Jotta yrityksen asioista (=yrittäjän omasta omaisuudesta) voisi pitää huolta, pitää huolehtia vähän kaikesta. Useimpien juttelemieni yritysjohtajien hartaana toiveena on, että voisi edes vähän hellittää omaa työpanostaan ja organisaatio silti toimisi toivotulla tavalla. Ja useimmilla näistä johtajista ei ole minkäänlaista visiota siitä, minkälaisilla toimenpiteillä tähän tavoitteeseen voitaisiin päästä.

…mutta delegointitavoite ei toteudu

Tuo tavoite ei nimittäin tapahdu ikinä itsestään, ihan riippumatta miten fiksua väkeä palkkaat. Kukaan ei osaa asioita heti, eikä kukaan ikinä tee asioita juuri samalla tavalla kuin sinä teet. Silti lopputulos voi olla yhtä hyvä tai jopa parempi. Oppimista harvoin tapahtuu, jos vanha johtaja mikromanageeraa vieressä. Ne, jotka sietävät jatkuvaa mikromanageeraamista, eivät opi. Ne, jotka eivät siedä, ehkä oppivat, mutta eivät jää.

Mikromanagerointi muutostilanteissa

Isoissa ja nopeissa muutostilanteissa voi joskus olla hyvä, että johtaja aluksi seuraa ja ehkä jopa hoitaakin joitain asioita hyvinkin detaljitasolla, jotta mahdolliset korjausliikkeet saadaan nopeasti päätettyä ja vietyä kaikkiin vaikuttaviin prosesseihin. Muutosprojekteissa pitäisi kuitenkin aina olla alun lisäksi selkeä loppu – hetki jolloin muutoksesta tulee ’business as usual’, eikä sen enää pidä kuulua johtajan mikromanageeraamisen piiriin.

Miten aloittaa delegoinnin esteiden purkaminen

Jotta johtajana voisit oikeasti delegoida asioita, niiden pitää ensin olla jotenkin siirrettävässä muodossa. Jos kaikki tiedot ovat vain omassa päässäsi, uuden henkilön oppimisprosessi onnistuu vain vierihoitona. Lisäksi sinulla pitäisi olla edes suurusluokkatasoinen raportointi, jotta pystyt seuraamaan tehdäänkö delegoimasi asiat tarkoituksenmukaisella tavalla, vai meneekö delegoidut asiat ihan metsään. Ei mikromanageeraamalla, vaan tuloksia seuraamalla.

Jos haluat delegoida töitäsi, aloita siis oman toimintasi siivoamisesta. Mieti mitkä asiat ovat oikeasti niin tärkeitä että ne kuuluvat sinulle. Mitä mahdollisia rutiiniluonteisia tehtäviä olet jättänyt hoitaaksesi joko siksi että ne vain ovat kivoja tai siksi että niitä nyt vain ei kukaan muu tee ja opettaminen tuntuisi työläältä? Ala kirjoittaa ylös edes karkealla tasolla mitä teet ja tallettaa tietojasi sellaisella tavalla, että muutkin ne löytävät. Ja erityisesti, kerro muille mitä teet ja miksi. Muista, että samaan maaliin voi päästä eri polkuja pitkin.

Tarvitseko ulkopuolista apua? Ota yhteyttä niin jutellaan tarkemmin teidän tilanteestanne!

Yrityksen sertifiointi: Strategisen muutoksen ja luottamuksen rakentaminen

Yrityksen sertifiointi on prosessi, jossa ulkopuolinen, riippumaton taho todentaa organisaation toimintatapojen vastaavan kansainvälisiä tai toimialakohtaisia standardeja. Se ei ole vain passiivinen laatuleima, vaan dynaaminen johtamisen työkalu, joka selkeyttää prosesseja, vähentää hukkaa ja rakentaa ansaittua luottamusta sidosryhmien välille. Nconsultin näkökulmasta sertifiointi on ennen kaikkea muutoksen johtamisen hanke, joka vaatii ihmislähtöistä otetta ja selkeää viestintää onnistuakseen. Ammattimainen laatujärjestelmän rakentaminen on investointi, joka maksaa itsensä takaisin selkeytenä ja tehokkuutena.

Moni johtaja mieltää sertifioinnin raskaaksi paperisodaksi, joka hidastaa arkea. Mutta entä jos kääntäisimme asetelman päälaelleen? Entä jos sertifiointi onkin se kirkastava linssi, joka auttaa näkemään organisaation pullonkaulat ja antaa työntekijöille selkeät pelisäännöt, joiden puitteissa he voivat todella loistaa?

Mitä yrityksen sertifiointi tarkoittaa muutoksen johtamisen kannalta?

Kun puhumme yrityksen sertifioinnista, puhumme väistämättä muutoksesta. Se on kuin päivittäisi organisaation käyttöjärjestelmän. Vanhat, kenties vakiintuneet mutta tehottomat tavat toimia korvataan rakenteellisella ja mitattavalla mallilla. Muutoksen johtamisen näkökulmasta tämä on kriittinen vaihe. Sertifiointi ei ole itsetarkoitus, vaan se on raamit sille, miten me teemme työmme paremmin. Erityisesti ISO 9001 -laatujärjestelmä tarjoaa maailmanlaajuisesti tunnetun standardin, jonka avulla yritys voi todentaa kykynsä tuottaa laadukkaita palveluita ja tuotteita.

Me Nconsultilla uskomme, että sertifikaatti ilman todellista kulttuurin muutosta on vain kallis pala paperia seinällä. Jotta sertifiointi tuottaisi arvoa, se vaatii käytännönläheistä opastusta – ei kaukaa huudeltuja ohjeita, vaan vierellä kulkemista ja asioiden yksinkertaistamista. Sertifiointi on organisaation lupaus itselleen: ”Me emme vain sano olevamme hyviä, vaan meillä on järjestelmä, joka varmistaa laatumme joka päivä.”

Asiakasluottamuksen vahvistaminen sertifioinnin avulla

Maailmassa, joka on täynnä melua ja lupauksia, yrityksen sertifiointi toimii universaalina kielenä. Se viestii asiakkaalle, että prosessinne ovat hallinnassa ja riskit on minimoitu. Kyse ei ole vain ”hyvästä fiiliksestä”, vaan todennettavasta faktasta. Tilastot osoittavat, että jopa 85 % hankintapäättäjistä painottaa sertifiointeja toimittajavalinnassa, ja sertifioidut yritykset nähdään usein kolme kertaa luotettavampina kumppaneina.

Asiakkaat eivät osta sertifikaattia; he ostavat mielenrauhaa. Kun pystytte osoittamaan, että noudatatte kansainvälisiä standardeja, poistatte yhden suuren esteen kaupankäynnin tieltä. Tämä pätee myös ympäristöasioihin, joissa ISO 14001 -ympäristöjärjestelmä on noussut keskeiseksi uskottavuuden mittariksi. Se on merkki siitä, että olette sitoutuneet pitkäjänteisyyteen pikavoittojen sijaan.

Henkilöstön sitouttaminen ja sisäisen luottamuksen rakentaminen

Tämä on kohta, jossa monet projektit kompastuvat. Henkilöstö saattaa kokea sertifioinnin kahlitsevana. Me Nconsultilla kutsumme tätä näennäisvapaudeksi – tilaa, jossa selkeiden sääntöjen puute aiheuttaa todellisuudessa vain sähläämistä ja epävarmuutta. Muutos ei tapahdu ohjekirjoissa, vaan ihmisten välisissä keskusteluissa ja yhteisessä ymmärryksessä siitä, miksi työtä tehdään tietyllä tavalla.

Sitouttaminen vaatii empatiaa. Kun sertifiointiprosessi viedään läpi oikein, se itse asiassa vähentää kognitiivista kuormaa. Erityisesti työturvallisuuteen keskittyvä ISO 45001 -työterveys- ja turvallisuusjärjestelmä on erinomainen työkalu sisäisen luottamuksen rakentamiseen, sillä se osoittaa yrityksen välittävän työntekijöidensä hyvinvoinnista ja turvallisesta arjesta.

Sertifiointi osana jatkuvan parantamisen kulttuuria

Lopulta yrityksen sertifiointi on vain työkalu suurempaa tavoitetta varten: jatkuvan parantamisen kulttuurin luomiseksi. Se pakottaa meidät katsomaan peiliin säännöllisesti ja kysymään: ”Voimmeko tehdä tämän vielä hieman fiksummin?” Matka kohti sertifiointia vaatii selkeää viestintää, välitavoitteiden juhlistamista ja aitoa johdon sitoutumista. Tärkeintä on muistaa, että sertifiointi on matka, ei määränpää.

Jos organisaatiosi pohtii sertifiointia, älkää katsoko vain vaatimuslistaa. Katsokaa mahdollisuutta selkeyttää toimintaanne ja rakentaa silta nykyhetken ja tavoitetilan välille. Me Nconsultilla olemme valmiita auttamaan teitä muuttamaan tämän ”pakollisen pahan” kilpailueduksi.

Joustava yritys vai täysin tuuliajolla?

Joustavuus vai johtamisjärjestelmä…

Aina välillä tarjotessani konsulttipalveluja johtamisjärjestelmän rakentamiseen, kuulen yritysjohtajilta kommentteja siitä, miten yrityksen toiminta on niin ”joustavaa”, ettei tätä ”joustavuutta” voida pilata yhtenäisellä ja dokumentoidulla johtamisjärjestelmällä.

…vai vain lisähaasteita…

Todellinen joustavuus asiakaspalvelussa on aito ja hyvä myyntiargumentti. Kuitenkin yrityksen on vaikeaa toimia aidon joustavasti säilyttäen kannattavuuden, hyvän asiakaslaadun ja henkilöstön tyytyväisyyden, elleivät sen johtamisen prosessit ole kunnossa. Valitettavan usein henkilöstö joustaa äärirajoilleen, kunnes yhtäkkiä ei enää joustakaan. Usein joustamisen tarve vielä kasaantuu vain muutamille tunnollisille perälaudan varmistajille ilman, että yrityksen johto sitä tiedostaa niin kauan, kun kaikki sujuu näennäisen hyvin.

… vai sittenkin johtamisjärjestelmä?

Jotta yritys voi oikeasti toimia joustavasti, pitää sen prosessien olla hyvin tunnistettuja ja harjoiteltuja, riskit ja eri toimintojen väliset riippuvuudet hallittuja ja vastuut selkeitä. Ulkoiset kelin muutokset ja reittimuutokset edellyttävät huomattavasti parempaa ennakkovalmistelua ja osaamista kuin vakio kelissä alun perin suunnitellulla reitillä kulkeminen. Kun lähdetään veneellä rannasta, miehistön pitäisi olla hyvin harjoitellut tehtävänsä, tehtävänjako ja tuuraukset selviä, varusteet kunnossa, riskeihin varauduttu monenlaisilla varmistus- ja pelastautumisvälineillä ja niiden käyttöä harjoiteltu. Jokainen tunnistaa miten oma tekeminen vaikuttaa muiden tekemiseen. Kippari seuraa jatkuvasti ympäristön muutoksia ja niiden vaikutusta veneen kulkuun ja miehistön tehtäviin ja antaa tarvittaessa muutoskäskyjä.

Näennäisjoustavuus

Valitettavan usein ”joustavuutta” käytetään tekosyynä siihen, ettei vastuita ja pelisääntöjä tarvitse sopia, muutoksia ennakoida ja niihin varautua. ”Joustava” toiminta ilman pelisääntöjä on suomeksi sanottuna sähläystä.  ”Joustavuus” yhdessä toiminnossa aiheuttaa aina muutoksia myös muualla ja usein myös ylimääräistä työtä, sähläystä ja virheitä. Yhden vapaus on aina pois jonkun toisen vapaudesta. Lopputuloksena on hallitsematon työkuorma, kiristynyt ilmapiiri ja iso riski virheisiin. Ja usein niitä burn outin rajamailla keikkuvia ”perälaudan varmistajia”.

Onko teidän yrityksenne aidosti joustava vai näennäisjoustavuuden tuuliajolla? Tunnistatko yrityksesi perälaudan varmistajat? Onko tarpeen kartoittaa johtamisjärjestelmän nykytilanne?

Saanko auttaa?

Riskeistä mahdollisuuksiin

Kirjoitin viime vuodenvaihteen blogissani riskien hallinnasta ja varautumisesta. Siitähän nämä konsultoimani johtamisjärjestelmätkin lähtevät – riskiperusteinen lähestymistapa on kaikkien standardien a ja o. Nyt on ihan valtiovallalta tullut kootut ohjeet varautumiseen. Tärkeitä asioita tietysti, mutta…

Pitää etsiä myös mahdollisuuksia

…tuntuu, että riski- ja mörköajattelua tulee joka tuutista jo ihan liikaa. Yhdessä loppuvuoden auditoinnissa koin itse pienen herätyksen, kun auditoija huomautti, että laatujärjestelmässä mahdollisuudet pitää käsitellä täsmälleen samalla intensiteetillä kuin riskitkin. Loistava huomautus. Ja tämä huomautus ei siis mitenkään koskenut auditoitavan yrityksen toimintaa vaan minun rakentamani järjestelmän rakennetta, minkä olen vuosien saatossa oppinut muualta tulleista vaatimuksista.  Pieni huomautus, joka herätti kuitenkin syvemmin miettimään sekä omaa toimintaa että yleisesti yritysten tilaa Suomessa tällä hetkellä.

Pelkkä riskien välttäminen ei vie eteenpäin

Onneksi Suomessa on paljon yrityksiä, jotka jatkuvasti miettivät uusia mahdollisuuksia ja uskaltavat myös ottaa riskejä. Valitettavan paljon on myös toisenlaisia, kokonaan poteroituneita yrityksiä. Kaikkein laiskimmin toimintaansa kehittävät yritykset, joilla menee ”ihan hyvin”. Jo saavutetun menettämisen riski nähdään helposti isompana kuin uusien asioiden tuomat mahdollisuudet. Riskit pitää tietysti tunnistaa, ettei tehdä pölhöjä. Faktat tulee olla selvillä. Pelkällä jatkuvalla riskien välttämisellä mennään kuitenkin pikkuhiljaa taaksepäin.

Viimeisimmissä Suomen talousennusteissa kummasteltiin sitä, että kuluttajat Suomessa ovat enemmän alkaneet säästää pahan päivän varalle kuin kuluttaa, eikä talouskasvu siksi lähde liikkeelle. Eivätkä yritykset investoi. En ihmettele yhtään. Lähes kaikki julkinen viestintä ja uutisointi keskittyy tällä hetkellä taantuma- ja kriisiuutisiin. Riskeihin, ei mahdollisuuksiin. Kuitenkin kun miettii minkälaisista kriiseistä viimeiset neljä vuotta on selvitty, minusta pitää ihailla suomalaisten resilienssiä ja sopeutumiskykyä. Korona kohteli useita maita melko yhtäläisesti, mutta Venäjän sanktiot osuivat Suomeen paljon kovemmin kuin moniin muihin maihin. Pakon edessä täällä osataan edelleen toimia ja selviytyä.

Lisää positiivisuutta ja uskallusta

Toivoisin tulevalle vuodelle paljon enemmän positiivisten asioiden ja mahdollisuuksien miettimistä. Riskit ja valmiussuunnitelmat kyllä pysyvät takataskussa käytettäväksi tarvittaessa, mutta ne eivät saisi olla toiminnan ja varsinkin viestinnän ensisijaisina moottoreina. Aiemmassa blogissani (linkki) olen kirjoittanut höpöttelyn, nauramisen ja luppoaikojen tärkeydestä kaikenlaisen uuden kehittämisen edellytyksenä.  Luovuus tarvitsee löysää, myös työpaikoilla. Eikä mokaaminen ole niin vakavaa, vakavampaa on se jos ei yritä. ”Muutkin mokaa” olisi oikein hyvä tsemppibiisi tulevalle vuodelle.

Rentoa joulun aikaa ja positiivista ja uusien mahdollisuuksien täyttämää uutta vuotta 2025 teille kaikille!

Konsultilla on aina aikaa

Onko konsultti tekijä vai opettaja? Vai jotain siltä väliltä? Tähän kysymykseen törmään omassa työssäni vähän väliä. Asiakkaiden odotukset ainakin vaihtelevat laidasta laitaan.

Kun uusi asiakas tilaa konsultin, alkaa ensin yhteisymmärryksen etsiminen siitä, mitkä ovat tämän asiakkaan odotukset ja halu itse paneutua konsultoitavaan asiaan. Käytännössä tason näkee vasta kun aloitetaan työt. Siksi en koskaan voi myydä esim. johtamisjärjestelmän rakentamista urakkana muuta kuin aloituksen osalta. Avaimet-käteen sertifikaatin tarjoajiakin markkinoilla on, samoin konsultteja, jotka lupaavat laatia yritykselle johtamisjärjestelmän muutamassa päivässä. Jos konsultti yksikseen kirjoittelee omiaan, tuurilla voidaan näin saada jopa ensimmäinen sertifikaatti. Sellainen järjestelmä ei kuitenkaan palvele ketään, eikä sellaista pysty kukaan ylläpitämään.

Aloittaessani konsulttina reilut 10 vuotta sitten, pidin itsestään selvänä asiana, että konsultti perehtyy asiakkaan ongelmiin, potkaisee tarvittavat muutokset käyntiin aluksi vahvasti itse mukana tekien, mutta selvänä tavoitteena tekemisen rinnalla kouluttaa asiakkaan oma henkilökunta huolehtimaan muutoksesta johtuvista asioista jatkossa itse. Joskus kuitenkin törmään odotuksiin siitä, että konsultti tulee ratkaisemaan ongelmat ilman että yrityksessä kenenkään tarvitsisi tehdä tai muuttaa mitään. Ei toimi. Johtamisjärjestelmien rakentamisessa minulta kysytään aina milloin konsultilla olisi aikaa. Turvallisesti voin vastata, että konsultilla on aina aikaa, jos teillä itsellänne on.

Konsultin tärkein tehtävä on tehdä itsensä tarpeettomaksi. Useimmiten näin käykin, mutta hankaluuksia tulee silloin kun asiakas ei oikeasti halua oppia eikä muuttaa mitään omassa toiminnassaan. Laihdutuslääkäreiltä tuttu sanonta: ”jos mikään ei muutu, mikään ei muutu” pitää kutinsa myös yritystoiminnassa. Laihdutuslääkäristä, PT:stä tai yrityskonsultista ei ole hyötyä, jos ei ole itse valmis panostamaan asiaan ja muuttamaan jotain. Ammattilainen antaa hyviä työkaluja ja vinkkejä, auttaa ja ohjaa, mutta varsinainen työ täytyy valitettavasti tehdä itse.

Ja tämä oli todella surkea myyntipuhe 😉.

Vastuullisuustermeistä löytyy faktatietoakin

Taksonomia, CSRD, ESRS – mikä on pakollista, kenelle ja mistä löytyy se pakottava laki?

Näistä tulee nyt asiakkailta paljon kyselyjä. Keitä ne koskevat, miten niitä seurataan ja mikä on sanktio, jos niitä ei noudata. Asiaa ei helpota se, että markkinoilla on kuulemma vähemmän vastuullisia konsultteja, jotka kauppaavat PK -yrityksille vastuullisuusraportointikoulutuksia ja järjestelmiä ”pakollisina”. Luotettavaa faktatietoa on hankala löytää kaiken kohinan seasta.

Pakollista raportointi tulee lähivuosinakin olemaan vain isoille tai pörssilistatuille yrityksille. Yhdentekevää tämä ei toki ole pienemmillekään, koska isot yritykset raportoivat myös alihankintaketjuistaan ja raportointipyyntöjä tulee sitä kautta varmasti valumaan isommilta yrityksiltä myös heidän toimittajilleen. Se on kuitenkin eri asia kuin lain velvoittama pakollisuus.

Faktatietoa löytyy laista

Pakottavaa on direktiivi CSRD, jonka sisältö on siirretty Suomen kansalliseen kirjanpitolakiin, kts. Laki kirjanpitolain muuttamisesta 1249/2023. Alla on lyhennelmä siitä, ketä se koskee. Jos olet epävarma, kurkkaa Finlexiin. Lain lopusta löytyy voimaantulosäännös, jossa määritellään tyhjentävästi keitä laki missäkin vaiheessa koskee. Samasta laista löytyy tietysti myös faktatiedot mitä pitää tehdä, jos kuulut raportointivelvoitteen piiriin.

Lain valvonnasta on määrätty Suomen tilintarkastuslaissa, löytyy Finlexistä nimellä Laki tilintarkastuslain muuttamisesta 1250/2023.

Kenelle CSRD on pakollista?

CSRD on EU:n kestävyysraportointidirektiivi. Suomessa direktiiviä sovelletaan siis em. kirjanpitolain ja tilintarkastuslain säännöksillä. Laki on pakollinen asteittain:

2024 alkaen yleisen edun kannalta merkittävät yhteisöt ja sellaisten konsernien emoyhtiöt, jossa on vähintään 500 työntekijää

2025 alkaen kaikki yritykset, jolla 2 ehtoa seuraavista kolmesta täyttyy:

  • tase min. 20 milj. eur
  • liikevaihto min. 40 milj. eur
  • työntekijöitä min. 250 hlö

2026 alkaen pörssilistatut PK yritykset tietyin rajoituksin

2028 alkaen EU ulkopuoliset yritykset, joiden EU- liikevaihto min. 150 milj.

Lisäksi on velvoitteita muutenkin eritysraportoinnin kohteena oleville mm. finanssi- ja vakuutusyhtiöille.

Raportin laatimisen standardit ESRS

Jos pakollinen raportointivelvollisuus em. kriteereillä täytyy, raportointi tehdään ESRS – standardien (European sustainability reporting standards) mukaisesti. Toistaiseksi julkaistujen standardien 1 ja 2  tekstit löytyvät suomeksi EU:n lakikirjasta eli EUR-Lex- sivuilta https://eur-lex.europa.eu/homepage.html  hakusanoilla esrs1 ja esrs2. Ennen hakua valitse kieli. Sivun oikeassa yläkulmassa on kielivalinta -palkki, josta löytyy myös suomi.

Seuranta ja sanktiot

Direktiivin pakottavat säännökset on kirjattu Suomessa kirjanpitolakiin ja tilintarkastuslakiin, joten noudattamatta jättäminen on sanktioitu kuten muukin virheellisen tai puutteellisen kirjanpitotiedon antaminen.

Tilintarkastaja tarkastaa raportoinnin olemassaolon ja oikeellisuuden. Jos siinä on oleellisia puutteita tai virheitä, siitä tulee merkintä tilintarkastuskertomuksen yhteyteen tai rinnalle tulevaan kestävyysraportoinnin varmennuskertomukseen. Raportti toimitetaan PRH:lle muun tilinpäätösaineiston yhteydessä. Lisäksi sen oleelliset tiedot tulee lain mukaan julkaista yrityksen nettisivuilla. Tilintarkastajan negatiiviset merkinnät näkyvät yrityksen luottotiedoissa ja voivat vaikuttaa yrityksen luottokelpoisuuteen.

Miten direktiivi vaikuttaa pienempiin yrityksiin?

Raportointivelvolliset yritykset pyytävät todennäköisesti kestävyystietoja toimittajiltaan. Siten osa raportointivaatimuksista tulee valumaan myös pienemmille yrityksille. Ainakin omia suoria ja ostetun energian vuosittaisia määriä ja sitä kautta niiden hiilidioksidipäästöjä kannattaa alkaa seurata. Jos nyt on hiljaista, niin kuin monilla aloilla on, kannattaa dataa ja raporttipohjia muutenkin alkaa kerätä ja valmistella.

Vapaaehtoinen taksonomia rahoitukseen

Taksonomia liittyy rahoitukseen ja on eri asia kuin pakollinen raportointidirektiivi. Tarkoituksena on ohjata investointeja vihreään siirtymään vähentämällä viherpesua ja tarjoamalla edullisempaa rahoitusta oikeasti vastuullisille investoinneille.

Taksonomialla määritellään rahoittajien avuksi kriteerit, joilla ne voivat luokitella investointeja kestävän kehityksen mukaisiksi investoinneiksi. Taksonomialuokitusta käytetään myös EU:n tukirahoja jaettaessa. Taksonomiassa määritellään tarkemmin eri ympäristötavoitteet:

  • ilmastonmuutoksen hillintä
  • ilmastonmuutokseen sopeutuminen
  • vesivarojen ja merten luonnonvarojen kestävä käyttö ja suojelu
  • siirtyminen kiertotalouteen
  • ympäristön pilaantumisen ehkäiseminen ja vähentäminen
  • biologisen monimuotoisuuden ja ekosysteemien suojelu ja ennallistaminen

Taksonomia-asetus löytyy suomeksi (ja kaikilla muillakin EU:n kielillä) EU:n lakikirjasta eli EUR-Lex  -sivuilta hakusanalla EU2020/852. Asetuksen lisäksi EU komissio antaa tarkemmat tekniset arviointikriteerit kullekin yllä mainitulle ympäristötavoitteelle. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/852/oj 

Jos em. lakifaktat eivät sytyttäneet ja haluat tai tarvitset lisätietoa, konsultti on toki käytettävissä, ole yhteydessä!

Osaatko sinä olla hyvä alainen?

Esimiestyöstä ja esimiesten vastuista puhutaan tosi paljon. Esimiesten pitäisi olla lähes superihmisiä, jotka sen lisäksi että huolehtivat yrityksen liiketoiminnan sujumisesta, huolehtivat alaistensa hyvinvoinnista ja pikkuhiljaa myös ilmastokriisistä, maapallon kestävyydestä ja muutamasta muusta pikku asiasta. Hyvä esimies tarvitsee hyviä alaisia.

Mietitkö koskaan, millaiset eväät sinun esimiehesi on saanut työhönsä? Tai millaista tukea hänen esimiehensä tähän työhön antaa – jos minkäänlaista? Jo laki asettaa esimiehille valtavasti vastuuta ja velvoitteita, toimialasta riippumatta ja lisää tuntuu tulevan koko ajan. Monet esimiestehtävissä toimivat eivät edes tiedä puoliakaan niistä velvoitteista, jotka heitä koskevat. Kaikkea ei voi tietää eikä kaikkea voi aina ajatella. Esimiehille tulee virheitä ja lapsuksia. Tärkeää olisi käsitellä virheet jotta niistä voitaisiin oppia.

Useimmiten olisi hyvä voida luottaa siihen, että esimies (-kään) ei tee virheitä tahallaan. On se sitten loukkaava puhe, alaisen dissaaminen, toiminnan kannalta tyhmä päätös, tärkeän tiedon kertomatta jättäminen tai mikä tahansa muu väärältä tuntuva asia. On toki myös ihmisiä, jotka tahallaan haluavat loukata toisia tai eivät kerta kaikkiaan piittaa. Useimmat meistä kuitenkin haluavat tehdä työnsä – myös sen esimiestyö – hyvin.  Kun esimiehesi mokaa, sanotko siitä hänelle ja annat myös hänelle mahdollisuuden korjata tai selittää miksi? Virheitä ei voi käsitellä, jos niistä ei puhuta. Myös esimies tarvitsee palautetta. Ihan liian usein isotkin asiat yrityksissä menevät metsään ja ihmisillä on paha olla siksi, että asioita ei sanota ääneen. Esimies ei ole superihminen.

Itse esimiestehtävissä toimiessani syyllistyin varmasti kaikkiin mahdollisiin virheisiin, erityisesti mikromanageeraamiseen ja ohi johtamiseen. Pahoina päivinä en varmasti tervehtinyt kaikkia työntekijöitä ystävällisesti tai kysellyt kuulumisia. Suorapuheisena olen töksäytellyt virheistä ja loukannut ihmisiä. Minulla on kuitenkin aina ollut se onni, että on ollut työntekijöitä, jotka ovat luottaneet ja tulleet sanomaan, että tarkoitus oli varmaan hyvä, mutta nyt ei mennyt ihan putkeen… Vain tiedostettuja virheitä voi korjata.

Hyvä esimies tarvitsee hyviä alaisia. Kokeile antaa palautetta esimiehellesi – hyvää tai huonoa. Erityisesti silloin, kun hän ei sitä tajua pyytää.

Tuurilla vai taidolla vuoteen 2024?

Minulta silloin tällöin kysytään, että pitääkö aina maalata piruja seinälle ja miettiä asioita negatiivisuuden kautta… ? Niin –  sitä riskien tunnistaminen käytännössä on, pahojen skenaarioiden miettimistä. Konsultoimani ISO -standardin mukaiset johtamisjärjestelmät pohjautuvat kaikki riskiperusteiseen lähestymistapaan. Tunnistetaan ensin riskejä ja mietitään sitten keinoja niiden hallitsemiseksi. Menestys ei ole sattumaa, vaan suunnitelmallisen ja pitkäjänteisen harjoittelun tulos. Hyvällä tuurilla voi toki päästä pitkälle, mutta yhtä hyvin voi olla, ettei pääsekään…

Riskien tunnistaminen vaatii mielikuvitusta

Presidentti Niinistö sanoi jokin aika sitten haastattelussa, että hän patisti työryhmää miettimään kaikkia mahdollisia ilkeyksiä mitä naapuri voisi tehdä ja todella käyttämään mielikuvitustaan. Jos ei mietitä minkälaisia pahoja lopputulemia voisi olla, ei pystytä myöskään varautumaan. Minusta tuo oli ihan hieno ohje. Ei se tarkoita, että pitäisi joka hetki elää peläten, että kaikki pahat lopputulemat toteutuvat, vaan mielestäni ihan päinvastoin. Kun tekee sen mitä voi, voi olla paljon rauhallisemmin mielin.

Viime päivinä hämmennystä on aiheuttanut tutkija Salonius -Pasternakin puheet reserviläisten kuntokuurista ja kotitalouksien varautumisesta. Tutkija käytti mielikuvitustaan. Ukrainan sodan ja siitä seuranneen sähkökriisin alkaessa suomalaiset oma-aloitteisesti hamstrasivat patteriradioita, taskulamppuja, joditabletteja ja kotivaraa. Natoon liittymisen ja jatkuviin sotauutisiin väsymisen jälkeen nuo alkavat vähän unohtua.

Miksi pahoja lopputulemia pitäisi kuvitella?

Minulle riskiperusteinen ajattelumaailma tuntuu jotenkin luontevalta. Ei mielestäni se, että miettii mitä kaikkea voisi sattua, tarkoita että ajattelisi että välttämättä tai todennäköisesti niin sattuisi. Mutta jos on varautunut tunnistettuihin riskeihin, voi paremmin käyttää paukkuja väistämättä eteen tulevien, tunnistamattomien riskien hallitsemiseen. Maailmaa ja elämää ei voi hallita, mutta jokainen voi silti tehdä oman osansa oman ja lähipiirin turvallisuuden ja normaalien toimintojen sujuvuuden parantamiseksi. Koskien yhtä lailla maanpuolustusta, jokapäiväistä kotielämää kuin yritystoimintaa.

Kyberturvallisuuskeskuksen johtajan mukaan jokaisen suomalaisen tärkein maanpuolustustehtävä on pitää omasta tietoturvastaan huolta – koskien sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä. Yhtä lailla mielestäni jokaisen velvollisuus on – omien mahdollisuuksiensa mukaan – varautua pitämään huolta itsestään ja lähipiiristään. Jos et itse voi olla auttaja, autat muita parhaiten huolehtimalla siitä, ettei sinusta itsestäsi tule autettava.

Korona, sähkökatkot, Kiinan toimitusvaikeudet ja Venäjän sanktiot ovat antaneet osviittaa siitä, miten valtavan monimutkainen ja riippuvainen toimitusketju elinympäristömme tänään on.  Kaikkien yritystoiminnan riskien tunnistaminen on siksi kutakuinkin mahdotonta. Silti on paljon asioita, joita voimme tehdä.

Varautuminen ja ennakointi on riskien hallintaa

Varautuminen ja ennakointi muistuvat mieleen aina silloin kun jotain sattuu omassa lähiympäristössä. Tapaturmaohjeistusta ja toimintatapojen muutoksia tehdään usein vasta sattuneiden onnettomuuksien tai vähintään läheltä piti – tilanteiden seurauksena. Tapaturmatutkinnassa on kuitenkin aina tunnistettavissa hetki, jolloin tapaturma olisi voitu estää tai vähintäänkin sen seurauksia lieventää. Sama asia koskee useimpia muitakin yritystoiminnan riskejä. Mitä riippuvaisempia olemme mistä tahansa yksittäisestä toimittajasta, asiakkaasta, ohjelmistosta, työntekijästä tai mistä tahansa olosuhteesta, sitä paremmin meidän tulisi varautua tälle toimijalle tai olosuhteelle mahdollisesti tapahtuviin riskeihin. Hyvällä tuurilla riskit eivät toteudu. Fiksumpaa olisi toimia taidolla eikä tuurilla.

Mistä me olemme riippuvaisia?

Olisiko teillä alkavana vuonna aikaa istua hetkeksi alas ja miettiä oman yrityksen ja oman toiminnan riskejä? Mistä tai kenestä olemme riippuvaisia? Mitkä asiat ovat meidän toiminnassamme kriittisiä, mikä niitä voisi uhata ja miten siinä tapauksessa pärjäisimme? Oli se sitten myrskyvaurio, tulipalo, pidempi sähkökatko, kyberhyökkäys, satamasaarto, avainasiakkaan tai toimittajan konkurssi tai vaikka avaintyöntekijän paha liukastuminen kadulla. Miten voimme ennakoida näitä riskejä? Mitä riskejä voimme ehkäistä tai ainakin pienentää riskin toteutumisen todennäköisyyttä? Mitä teemme, jos pahin kuitenkin sattuisi? Miten voimme vähentää seurausten vaikutuksia?

Riskienhallinnan harjoittelemisen voi aloittaa kotona tutustumalla osoitteeseen www.72tuntia.fi. Tehdään se mihin voidaan vaikuttaa ja opetellaan sopeutumaan niihin mihin ei voida. Kotona ja töissä. Ennakointi ei ole pessimismiä, vaan järkevää toimintaa. Laastaria kannattaa pitää kaapissa, vaikka sitä ei ikinä toivoisi tarvittavan. Merimies ei toivo myötätuulta vaan opettelee purjehtimaan.

Konsultti toivottaa kaikille oikein mukavaa ja rauhallista joulun aikaa ja turvallista ja menestyksekästä Uutta Vuotta 2024!

Tästä linkistä voit ladata 2024 kalenterin, vaikka työpöydän taustakuvaksi.

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja jaksaminen kehittämisen esteenä

Ensiksi pyydän anteeksi, että käytän tässä sanaa esimies eikä esihenkilö. Mielestäni esimies on suomen kieltä sukupuolesta riippumatta ja henkilö kuullostaa kamalan teennäiseltä.

Yritykset käyttävät nyt keskimäärin melko paljon aikaa työntekijöiden turvallisuuskoulutukseen koskien sekä fyysisiä että psykososiaalisia tekijöitä. Lähes lakisääteisesti jo opetetaan työntekijöille miten tehdä turvallisuusilmoituksia ja miten työn psykososiaalisia kuormitustekijöitä voisi välttää. Näistä koulutuksista iso osa menee hukkaan, jos esimiehet eivät osaa, uskalla tai ehdi (jaksa) tehdä esille tuleville asioille mitään. Sama asia koskee sekä turvallisuuteen että kaikkiin muihinkin yrityksen asioihin liittyviä ongelmia.

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen

Käytän tässä ehtimistä ja  jaksamista toistensa synonyyminä, koska toinen yleensä seuraa toista. Liian kiireinen kalenteri ei anna aikaa ikävien asioiden selvittämiseen ja kasaantuvat, selvittämättömät ikävät asiat kuormittavat jaksamista vielä lisää. Osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen – näistä kolmesta osaaminen on helpoin.

Osaaminen

Koulutuksissani esimiehet usein ihmettelevät miten saisivat työntekijät kertomaan epäkohdista tai tekemään turvallisuusilmoituksia. Vakiovastaukseni on, että kuunnelkaa niitä oikeasti ja tehkää – joskus vaikka miten pieniäkin toimenpiteitä niiden johdosta ja viestikää siitä mitä tehdään. Miksi raportoisin uudelleen ja uudelleen epäkohdista, jos tiedän ettei raporttini johda mihinkään. Toisaalta ei myöskään parannusten kanssa pitäisi jäädä odottamaan täydellisiä ratkaisuja, joita ei ehkä koskaan löydy. – Better done than perfect -. Palautteen antamisen suurin joko este tai kannuste on siinä, miten palaute otetaan vastaan. Yrityksissä on yleensä osaamista ja ideoita vaikka kuinka paljon, kunhan niitä uskalletaan kuunnella.

Uskaltaminen

Kehittäminen vaatii, että ongelmat tuodaan esiin. Jos ei ole tunnustettuja ongelmia, ei ole mitään mitä parantaa. Ongelmien esiin tuominen edellyttää, että esimiehet uskaltavat olla läsnä ja ottaa vastaan tietoa huonosti olevista asioista. Esimiehet usein olettavat, että heidän pitäisi osata vastata kaikkiin työntekijöiden kysymyksiin ja ratkaista ongelmat, eivätkä siksi uskalla olla läsnä ja ottaa palautetta vastaan. Tuskin kukaan työntekijä kuitenkaan olettaa, että esimies osaisi juuri hänen työtehtävänsä yhtä hyvin tai paremmin kuin hän. Miksi pitäisi? Osaaminen löytyy työn tekijöiltä itseltään tai sitä voidaan yhdessä hakea muualta. Esimiehen tehtävä on poistaa työnteon esteitä. Siksi tärkeimpiä esimiestehtäviä olisi hengailla työpaikalla ja uskaltaa kuunnella palautetta ongelmista.

Ehtiminen ja jaksaminen

Esimiesten ehtiminen on jo selkeästi haastavampi korjattava. Esimiesten jaksaminen on kovilla. Esimiehille tulee koko ajan enemmän sekalaisia hallinnollisia töitä ja osaamisvaatimuksia. Edelleen esimieheksi tullaan pääsääntöisesti ammattiosaamisen kautta. Usein vanhat työtehtävät ainakin osin seuraavat mukana joko töiden organisoinnin takia tai esimiehen omasta halusta tehdä hyvin hanskassa olevia ”kivoja” asioita. On toki tärkeää, että esimies kutakuinkin tietää mitä alaiset tekevät, mutta substanssin osaaminen ei esimiestyössä saisi olla ykkösenä. Ykkösenä pitäisi olla uskallus ja taito kuunnella työntekijöitä. Kun esimies haluaa näyttää tehokkaalta ja kahmii itselleen valtavan määrän ”omia” töitä, ei löydy aikaa olla läsnä ja kuunnella työntekijöiden ongelmia ja kehitysehdotuksia. Jos esimies vielä haluaa pitää langat käsissään ja ottaa osaa kaikkeen päätöksentekoon, on toiminta auttamatta tehotonta; väki odottaa esimiehen aikaa ja päätöksiä, eivätkä asiat etene. Ja esimies uupuu.

Yksi uupunut esimies uuvuttaa (ja turhauttaa) 10 alaistaan. Väitän, että koko Suomen tuottavuuden kannalta johtamisen kehittäminen olisi ihan avainasemassa.

Esimiehet, uskaltakaa olla läsnä, priorisoikaa työt oikein ja pitäkää huolta omasta jaksamisestanne!

Konsultin huoneentaulut vuodelle 2023

Mitä jäi mieleen vuodesta 2022? Sota, sähkö, ruokakaupan hinnat, korona-rajoitusten jälkeiset sairauslomasumat. Kiire ja väsyminen.

Kaikkiin asioihin emme voi vaikuttaa, mutta moniin silti voimme. Miten minä voisin olla parempi esimies, työkaveri, työntekijä? Miten minä ja muut jaksaisimme paremmin ensi vuonna? Minkälaiset huoneentaulut uudenvuoden lupauksiksi?

Puuttuminen on välittämistä

Puutu ennen kuin se kasvaa isoksi -huoneentaulu

Ensimmäiseksi on pakko nostaa ehkä pienin mutta tuorein huomio esimiestyöstä. Katsoin – erittäin poikkeuksellisesti – jalkapallon MM pronssi- ja kultaottelut. Jalkapallosta mitään ymmärtämättömänäkin ymmärsin ihailla finaalipelin tuomarin toimintaa. Vihellys, I see You – käsimerkit ja keltaiset kortit. Viipymättä, epäröimättä, välitön, oikeudenmukainen puuttuminen sovitun vastaiseen toimintaan. Ja miten pelaajat suhtautuivat tämän tuomarin toimintaan – ei juputettu, virheisiin ei jääty moselehtimaan, peli jatkui ja erityinen kunnioitus tuomaria kohtaan näkyi jopa tällaiselle puusilmälle. Tällä kaverilla olisi taatusti – niin halutessaan – loistava eläkeura esimiesvalmentajana.

Opettele säännöt (yrityksen oma ”sääntökirja” pitää toki olla sovittuna ja viestittynä), seuraa mitä kentällä tapahtuu ja puutu virheisiin oikeudenmukaisesti ja heti. Monta isoa ongelmaa vältettäisiin, jos yrityksissä esimiehet ja johtajat paremmin seuraisivat mitä kentällä oikeasti tapahtuu ja puuttuisivat pieniin ongelmiin heti, ennen kuin niistä tulee isoja. Ja ”pelaajat” kunnioittaisivat. Helpompi toki toteuttaa tätä toimintatapaa 120 minuuttia kerrallaan kuin järjestelmällisesti vuoden joka ikisenä työpäivänä, mutta huoneentauluna ja ohjenuorana se kannattaa silti pitää. Puuttuminen on välittämistä.

Tärkeille asioille aikaaJos se on tärkeää, laita se kalenteriin -huoneentaulu

Muita huoneentauluja: kalenterit. Vuodenvaihteessa aina päätän, että seuraavana vuonna kirjoitan ainakin kaikki ne blogitekstit, joiden aiheita olen erinäisinä yleisinä huomioina useilta asiakkailta kirjoittanut muistiin. Aina ne jäävät kirjoittamatta, koska en vuodenvaihdetta lukuun ottamatta ole laittanut tälle työlle määräpäivää ja varannut aikaa kalenteristani. Samasta syystä monet ei – akuutit tehtävät yleensä jäävät tekemättä. Opetus, jota laatujärjestelmäasiakkailleni hoen; jos koet jonkin asian tärkeäksi, laita sen tekemiselle aika kalenteriin, äläkä luista siitä. Standardin mukainen järjestelmällinen toimintatapa ei ole ollenkaan huono idea. Ja tulee myös mietittyä mikä on tärkeää.

Kahvittelu kunniaanKahvittelu kunniaan -huoneentaulu

Isoimpana ja tärkeimpänä huoneentauluna tulevalle vuodelle nostaisin kuitenkin kahvittelukulttuurin. Voitaisiinko yrityksiin palauttaa vanhan ajan inhimillistä, näennäistehotonta kahvittelukulttuuria vastakohtana työelämän nykyiselle näennäistehokkuudelle ja sen mukanaan tuomalle tylsyydelle ja lopulta tuottamattomuudelle. Enkä puhu nyt mistään lakisääteisistä kahvitauoista, missä ihmiset pläräävät kännykkäänsä, vaan ihan kunnon vanhanaikaisista paskanjauhantapalavereista, sekä yrityksen sisäisesti että sidosryhmien edustajien kanssa. Missä puhuttiin asiasta ja asian vierestä, mutta usein tärkeitä yhteisiä asioita ainakin sivuten ja hiljaista tietoa jakaen. Ennen vanhaan aina juotiin ensin kahvit ja mentiin sitten vasta asiaan. Siihen kahvin juomiseen kulminoitui eräänlainen tunnustelu- ja haisteluvaihe ennen varsinaista asiakeskustelua. Auttaa asioiden edistämistä myöhemmin ja erityisesti vähentää väärin ymmärtämistä.

Väitän, että työelämästä on useissa yrityksissä tullut näennäisen tehokasta ja siten tosi tylsää ja loppupeleissä huonosti tuottavaa. Ihminen tarvitsee löysää ollakseen tuottava. Lyhytjänteinen kustannustehokkuus pienentää tulevia tuottoja. Ihmiset palavat loppuun, jos heiltä vaatii liikaa.

”Vanhaan hyvään aikaan” kaikenlainen vieraanvaraisuus oli tärkeämpää kuin moni muu asia. Vieras oli aina kunnia -asia. Voi voi, kun minulla ei nyt ole teille mitään tarjottavaa, sanoi meidän mamma aina kun mentiin kylään.  Siis silloin kun tarjolla oli kahvin kanssa vain yhtä sorttia pullaa, pumpernikkeleitä ja kettukarkkeja. Maaseudulla pidettiin kaapissa aina erikseen vierasvaraa. Äidin ja äidinäidin peruja edelleen minäkin pidän toimistollani vieraskeksejä, joita sitten iltapäivän uneliaisuuteen itse popsin. Ei mitään järkeä tietenkään, koska toimistollani ei juuri koskaan käy ketään, eikä ainakaan ilmoittamatta.

Mieheni työpaikalla on poikkeuksellisesti pidetty kiinni vanhan ajan vieraanvaraisuudesta, joskus mielestäni jopa ihan överiksi. Kuitenkin ne vieraat, jotka siellä käyvät, yleensä erikseen kiittelevät sitä miten mukava sinne on tulla. Tämä tuntuu nykyään olevan todella harvinaista. Sama asia sekä työpaikoilla että yksityiselämässä – ihmiset ovat niin kauhean tehokkaita ja väsyneitä, etteivät jaksa nähdä vaivaa toistensa eteen. En tarkoita, että yrityksissä tai kodeissa pitäisi palata vanhan ajan övereihin (ja epäterveellisiin) viineritarjoiluihin, mutta voisi kuitenkin muistaa kaikissa kohtaamisissa kohdella ihmisiä – sekä työpaikan omia työntekijöitä että vieraita – kaikin tavoin ensisijaisesti ihmisenä. Huomioida inhimillisyys, kysellä kuulumisia ja huomioida myös inhimilliset tarpeet. Jutella ja kysellä enemmän, olettaa ja arvailla vähemmän. Valtavan monet isoksikin paisuvat ongelmat alkavat siitä, että ihmiset olettavat toistensa ajatukset ja tekemiset väärin.

Luovuus tarvitsee löysää

Sekä työelämässä että elämässä yleensäkin tarvittaisiin paljon enemmän pitkäjänteisyyttä. Tarvittaisiin luppoaikaa ihan normaalienkin työpäivien lomaan eikä niin, että työpäivät ovat pelkkää suorittamista ja viikonloput ja loma-ajat pitää sitten suorittaa palautumista. Meillä on jostain tullut t-paita tekstillä ”Get a life You don’t need vacation from”. Hyvä huoneentaulu sekin.

Luovuus tarvitsee löysää. Less is more – motto on vaan niin totta. Jos ollaan koko ajan kauhean tehokkaita, ei loppujen lopuksi välttämättä saada mitään järkevää aikaiseksi. Kaikki järkevimmät kehitysehdotukset ja ajatukset jäävät miettimättä ja vähintään toteuttamatta, kun on koko ajan kova kiire sammuttaa tulipaloja. Jos tulipesäkkeitä on koko ajan liian paljon, tarvitaan muutoksen käynnistämiseen toki ehkä jopa ulkopuolista apua – sekin tarve pitää ehtiä tunnistaa ja tunnustaa.

Huomioikaa inhimilliset tarpeet – oma työrauha tietysti sitä tehokasta työtä varten, mutta myös yhteiset tilat, keittiöt tai ruokapaikat. Tarjotkaa teidän luoksenne tuleville ihmisille (omat ja vieraat) edes sitä kahvia, tai mitä sitten onkin – ihmiset ovat nykyään niin allergisia tai nirsoja, ettei juuri mitään voi tarjota mutta kysykää edes. Jättäkää aikaa small talkille kaikissa palavereissa. Ja pitäkää ne kännykät pois kädestä, kun juttelette tässä ja nyt läsnä olevan ihmisen kanssa. Puhelimeen ei tarvitse aina vastata heti, jos et ole yrityksen päivystäjä tai oikeasti joku supertärkeä tilanne päällä. Älä myöskään odota sitä muilta.

Harvoissa töissä työnteko voi aina olla kivaa, mutta kaikissa töissä sen pitäisi voida olla kivaa edes välillä. Koska sinun työpaikallasi on viimeksi naurettu yhdessä? Välillä myös tuntuu, ettei saisi edes olla kivaa, tai ettei voi nauraa, kun muualla kärsitään ja soditaan. Jotta me jaksaisimme pitää huolta muista, meidän täytyy pitää huolta itsestämme. Tehdään muiden auttamiseksi se mitä voidaan, mutta muistetaan kuitenkin laittaa se happinaamari ensin omalle naamalle.

Tilastot huutavat taantumaa, kaikki kallistuu ja rajan takana tapahtuu hirveitä. Kaikkeen emme voi vaikuttaa, mutta monet asiat ovat kuitenkin kiinni siitä, mitä me itse yksilönä ja yksilöt ryhmänä teemme ja mihin uskomme. Minä uskon, että meille käy ihan hyvin. Tehdään se mitä voidaan. Energiatehokkuutta olisi pitänytkin parantaa ja turhaa kulutusta vähentää jo kauan sitten. Tehdään edes ne ja annetaan työrauha niille, jotka pystyvät tekemään jotain enemmän.

Huoneentaulut 2023Huoneentaulut

Konsultin terveiset ja huoneentaulut siis tulevalle vuodelle: puutu ennen kuin se kasvaa isoksi, kahvittelu kunniaan, ja jos se on tärkeää, laita se kalenteriin. Laita sinne kalenteriin tärkeinä asioina myös ne kahvitteluhetket tai jätä ainakin höpöttelylöysää palaverien ja työtehtävien väliin.

Konsulttina en todellakaan elä niin kuin opetan, mutta lupaan opetella näitä asioita ensi vuonna. Nyt menen huilaamaan yli kaikkien joulunpyhien. Höpötellään ensi vuonna!

Hyvää Uutta Vuotta 2023!

Luovempaa, rennompaa, löysempää, mukavampaa, turvallisempaa ja tuottavampaa uutta vuotta 2023!

Tulostettavan A4-kalenterin ensi vuodelle löydät tästä linkistä: Kalenteri 2023.

Ovatko yrityksesi kriittisten IT -toimintojen hups-nappulat kunnossa?

Tämän blogin olen alunperin julkaissut 5 vuotta sitten, mutta asia on joka vuosi yhtä ajantasainen, joten nostan tämän viime aikojen asioilla päivitettynä uudelleen listan kärkeen.

Yritystoiminnassa yhä useampi asia tapahtuu nykyään internetin välityksellä. Taloushallinto, toiminnanohjaus, tiedostojen tallennus, työajanseuranta, jopa puhelinvaihde toimivat jo yleensä verkon välityksellä. Puhumattakaan lukuisista eri tarpeisiin tehtävistä nettihauista – puhelinnumeroitakaan ei enää haeta luettelosta vaan netistä. Sähköposti on useimmille välttämätön työkalu. Asiakkaalle ei oikein enää kelpaa selitys palvelinviasta, jos tarjouspyyntöihin ei vastata.

Mr Murphy on joskus kirjoittanut sellaisen luonnonlain, että jos kriittinen IT -palvelu joskus kaatuu tai verkkoyhteydet menevät poikki, se tapahtuu silloin kun IT-tuki on lomalla. Kesälomakausi on siis mitä otollisinta aikaa IT -ongelmille ja kaikenlaisille huijauksille. Korona-aikana meillä tapahtui melkoinen digiloikka, mikä valitettavasti johti myös kaikenlaisten tietohuijausten lisääntymiseen. Venäjän masinoimat toimet ovat sitten vielä ihan oma lukunsa. Näiden lisäksi vielä erityisesti loma-aikoina lisääntyvät toimitusjohtaja- ja muut rahahuijaukset. Ehkä teillä on jo selätetty joitain ongelmia, huijauksia tai hyökkäyksiä? Opittiinko niistä jotain?

Kaikkeen ei voi varautua, mutta paljon voi tehdä. Tietääkö yrityksesi kesälomalla yksin pakertava, kaikkien lomat tuuraava peruskäyttäjä mikä operaattori vastaa mistäkin toiminnosta ja mistä löytyy kunkin operaattorin yhteystiedot ongelmatapauksia varten? Mistä tuen puhelinnumerot löytyvät kun netti on nurin? Entä mitä kaikkea ennen helpdeskiin soittamista pitäisi tai voisi kokeilla, jotta saa ongelman lähteen haarukoitua – onko ongelma omalla koneella, oman yrityksen sisäverkossa, nettiyhteydessä vai ulkoisen toimijan palvelussa?

Onko yrityksessä määritelty toimeksianto- ja hyväksymiskäytännöt toimitusjohtaja ja -muita maksuhuijauksia varten? Laskuja on ilmeisen helppo kaapata järjestelmistä ja muuttaa niihin vääriä tilinumeroita. Onko teillä sovitut tarkistuskäytännöt? Entä ketkä kaikki saavat antaa maksutoimeksiantoja ja millä viestintävälineillä?

IT ei ole pelkästään IT -osaston asia

Perusasiat kuuluvat kaikille, koska kaikki niitä työssään tarvitsevat. Mistä löytyy backup tai muu keino hätätilanteessa ohittaa ongelma, kuka siihen pääsee käsiksi ja miten sitä käytetään? Koska backupin sisältö on viimeksi tarkistettu? Entä yksinkertaisin ja yleisin – tosin yleensä myös lyhytaikaisin – ongelma, oman yrityksen nettiyhteys ei jostain syystä toimi. Osataanko hätätilanteessa käyttää lähes kaikkien puhelimissa olevia mobiilitukiasemia? Osaavatko työntekijät tunnistaa huijausviestejä, mitkä asiat pitäisi varmentaa ja miten? Ja ennen kaikkea, onko näitä toimintoja oikeasti harjoiteltu?

Tapaturmia varten yrityksissä pitäisi olla ensiapukaappi, jonka sisällön ajanmukaisuuden määritelty vastuuhenkilö tarkistaa ja kuittaa säännöllisesti. Samalla tavalla tarvittaisiin kriittisiä IT -toimintoja varten IT -ensiapukaappi. Toiminnasta riippuen siellä pitäisi ainakin olla kartta yrityksen IT -toiminnoista; yrityksen omien järjestelmien vastuuhenkilöt ja admin -oikeudet omaavien henkilöiden tiedot, vastuulliset operaattorit eri toiminnoille, ajantasaiset operaattorien helpdeskien yhteystiedot (myös puhelinnumero kun se sähköposti ei toimi), kartta mahdollisista sisäverkon laitteista, sekä lyhyet hätäohjeet esim modeemin ja tukiasemien uudelleen käynnistämiseen. Ohjeet ja yhteystiedot tulisi päivittää säännöllisesti – aivan kuten ensiapukaappikin. Päivityksen yhteydessä olisi myös sopiva hetki tarkistaa ja kuitata tarkistetuksi omat backup -tiedostot.

Koska teidän (IT) – ensiapukaappinne sisältö on viimeksi päivitetty?

Saanko auttaa?

Tietoturvallista, pian alkavaa kesää!

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Riskeistä vastuullisuuteen vuonna 2022?

Viime vuodenvaihteessa kirjoitin koronan aikana toteutuneista riskeistä ja niiden hallinnasta. Oletus oli tuolloin, että tilanne normalisoituu ”kesään mennessä”. Samaa toivotaan taas, toivottavasti tänä vuonna paremmalla menestyksellä. Nyt odotellaan muutaman päivän päästä olevaa joulua, edelleen epätietoisena siitä uskaltaako sukulaisia tavata vai ei. Tilanne muuttuu hurjan nopeasti, eikä lisääntyvä faktatieto vähennä tuskaa.

Kuvittelin vuosi sitten, että ennen koronaa alkaneet vihreä aalto ja vastuullisuuden korostaminen yritystoiminnassa kokisivat koronan takia isoa takapakkia. Hetkellisesti ilmasto- ja vastuullisuuskysymykset varmaan unohtuivatkin, mutta nopeasti tänä vuonna niihin on palattu entistä isommalla vaihteella. Viime vuonna vääristä jakoperusteista kritisoimani koronatuet ovat ainakin EU -tasolla laajalti kohdistumassa sekä vihreään teknologiaan että vastuullisuuteen ja tasa-arvoon. Hieno asia, jos yrityksiä voidaan kriisin avulla ohjata toimimaan uudella, kestävämmällä tavalla.

ESG -raportointi tulossa

Kestäviä arvoja painotetaan myös muuten kuin yritystuissa. Jouduin jokin aika sitten vastaamaan PK-yritys asiakaan puolesta rahoitusyhtiön esittämiin toiminnan vastuullisuutta koskeviin ns. ESG -riskejä (Environmental, Social and Governance) koskeviin kysymyksiin rahoituspäätöksen edellytyksenä. Joillakin aloilla kuulemma rahoituksen korkoprosentti on suoraan verrannollinen yrityksen vastuullisuusraportoinnin pisteytykseen. Mikä sen parempi ohjausväline kuin raha?

Vastuullisuuden mittaamisen ongelmia

Periaatteessa jokainen osaa varmasti jollakin tasolla määritellä minkälainen toiminta on vastuullista ja kestävää. Erään termin mukaan se tarkoittaa hyvän elämisen mahdollisuuksien säilyttämistä sekä nykyisille että tuleville sukupolville. Mutta kun vastuullisuudesta pitäisi laatia kaikille toimialoille sopiva yleismaailmallinen tai edes kansallinen mittari, mennään melko vaikeisiin asioihin. Vastuullisuuden ja ympäristöarvojen mittaaminen on mutkikasta. Yhtenä esimerkkinä syksyllä esiin tullut ”päästöjä vähentävien” LNG -laivojen supersaastuttavat metaanipäästöt. Absoluuttisten mittarien laatiminen vaatii laaja-alaista tietämystä.

Mittareita pitää osata tulkita

Ehdottoman hyvä asia on kannustaa ympäristöystävällisyyteen ja vastuullisuuteen ja jollakin tavalla niitä pitäisi pystyä myös seuraamaan. Mittarien ja niiden tulkinnan kanssa pitäisi kuitenkin olla varovainen. Miten pisteytetään laittomia ja alipalkattuja ukrainalaisia työntekijöitä epähygienisissä olosuhteissa majoittavat yritykset verrattuna esimerkiksi työntekijöihin kohdistuvaa ahdistelua läpi sormien katsoviin yrityksiin? Voidaanko jälkimmäiselle antaa vastuullisuussertifikaatti sillä perusteella, ettei yrityksessä aktiivisesti tehdä mitään laitonta? Tai sillä perusteella, että jossain muualla tehdään paljon pahempaa?

Vastuullisuuden eri osa-alueita

Vastuullisuusraportointi on isoissa yrityksissä jo arkipäivää ja tulee määrämuotoisena pakolliseksi näille EU:ssa 2023. Myös pienemmiltä yrityksiltä tullaan entistä enemmän kysymään vastuullisuuteen liittyviä kysymyksiä, esim. juuri ESG raportointiin liittyen. Mittaako yritys hiilijalanjälkeään ja onko määritelty siihen liittyviä tavoitteita? Onko ympäristönäkökohta huomioitu yrityksen tuotteen tai palvelun koko elinkaari huomioiden ja etsitäänkö parannuskohteita jatkuvasti ja aktiivisesti? Ovatko yrityksen hallinto ja raportointi läpinäkyviä? Ovatko työntekijöiden terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät toimintatavat ja tavoitteet selkeitä ja noudatetaanko ja seurataanko niitä?  Onko eettiset toimintatavat sovittu ja viestitty koko organisaatiossa? Näkyvätkö sovitut toimintatavat yrityksen johtamisessa ja hallinnossa? Seurataanko niiden noudattamista koko yrityksessä?

Vastuullisuuteen liittyvät asiakas- ja rahoittajavaatimukset tulevat varmasti jo tulevana vuonna lisääntymään ja niihin kannattaa pienempienkin yritysten varautua. Lähes kaikkia aloja koskettava työvoimapula on yksi vastuullisen toiminnan lisämotiivi yrityksille. Ihmisiä ja ympäristöä kunnioittava, ”kunnolla” toimiva yritys on hyvässä asemassa kilpailtaessa vähistä työvoimaresursseista. Toivon kuitenkin, että näissä asioissa mennään todellinen toiminta edellä, eikä aleta ensisijaisesti vaatia työläitä uusia mittareita ja sitä kautOnnellista uutta vuotta 2022ta vain kikkailemaan mittaamisella ja mittarien manipuloinnilla ilman että mikään oikeasti muuttuu.

Kiitokset tästä vuodesta!

Oikein hyvää, vastuullista ja

menestyksellistä uutta vuotta 2022!

Organisaatiokaavio – laatikkoleikkiä vai riskien hallintaa

Laatujärjestelmäkonsultoinnissa törmään jatkuvasti asiakkaiden kommentteihin organisaatiokaavion piirtämisen hyödyttömyydestä ja suorastaan haitallisuudesta. Varsinkin pienissä yrityksissä on tärkeää, että työntekijöillä on monipuolinen osaaminen yrityksen eri toiminnoista. On tärkeää, että kaikki ymmärtävät mitä kaikkea yrityksessä tehdään ja varsinkin miksi. Työntekijät sitoutuvat yrityksessä tehtäviin päätöksiin, kun ovat itse niitä tekemässä. Kaikki nämä toteutuvat hyvin ilman laatikoita. Laatikkoleikki ei ole kovin tarpeellinen silloin kun kaikki sujuu hyvin, asioista on aikaa keskustella ja ihmiset ovat keskenään kutakuinkin samaan mieltä.

Kuka vastaa, eli kenen pitäisi reagoida

Mutta mitä sitten kun näin ei ole? Kun asiat menevät pieleen, jonkun pitää reagoida. Hyvässä ja pahassa. Jos vastuita aletaan selvittää siinä vaiheessa, kun kriisi on päällä, ollaan auttamatta myöhässä. Jos vastuut ovat selvät, voidaan ongelman (ikävän asian) korjaaminen aloittaa heti kun se ilmenee. Kriisitilanteessa laatikkoleikki aina kuitenkin viimeistään alkaa. Aletaan etsiä syyllisiä ja miettiä vastuita, kyräillä kuka hoitaisi tai puuttuisi asiaan, sen sijaan että ryhdyttäisiin viipymättä toimenpiteisiin ongelman korjaamiseksi tai toiminnan sopeuttamiseksi. Akuutti ongelma voi ilmaantua monella eri tavalla. Se voi olla esimerkiksi hankala asiakaspalaute, työntekijän epäasiallinen käytös, tuotantokatkon aiheuttava laiterikko, somehyökkäys, IT järjestelmän toimimattomuus, äkillinen muutos asiakaskunnassa, toimittajissa, tavarakuljetuksissa tai vaikka pandemia, joka vaikuttaa vähän kaikkeen.

ISO 9001 ja 45001 vaatimukset

ISO 9001 standardin mukaan ylimmän johdon on varmistettava, että olennaisiin rooleihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään, viestitään ja ymmärretään organisaatiossa. Ei siis riitä, että laatikot piirretään, vaan ne pitää ymmärtää. Vastuiden ja valtuuksien pitää totta kai kulkea käsi kädessä. Työnjohdolle ei voida esim. delegoida vastuuta työturvallisuudesta, jos heillä ei ole siihen tarvittavaa valtuutta lakisääteisten suojavälineiden hankkimiseen tai jos työn tekemiseen ylempää organisaatiosta määrätty aika ei mahdollista työn suunnittelua ja turvallista suorittamista.

Vastuiden määrittely lisää myös työhyvinvointia

Riskienhallinnan lisäksi vastuiden oikeudenmukainen määrittäminen lisää työntekijöiden turvallisuuden tunnetta ja siten työhyvinvointia. Työn tekeminen on vähemmän stressaavaa, kun työntekijä tietää mitä häneltä odotetaan.

Ei pomottamiskulttuuria tai digi -delegointia

Vastuita ja valtuuksia ei tietenkään pidä käyttää väärin. Ylimmän johdon tehtävä on seurata ja huolehtia ettei näin käy. Pomottamiskulttuuri ei ole tätä päivää. Vastuu jostain asiasta ei myöskään tarkoita, että se asia pitäisi hoitaa yksin tai välttämättä edes itse, mutta kylläkin huolehtia, että asia tulee hoidettua. Varsinkin nyt pandemian etätyöaikana olen havainnut lisääntynyttä toimintatapaa delegoida työtehtäviä eteenpäin sähköpostilla ja kuitata asia sillä hoidetuksi, ilman edes vastaanottajan kuittausta. Jos tämä on tutun vastaanottajan kanssa sovittu ja hyväksytty toimintatapa, se voi olla ok. Oman yrityksen ulkopuolelle tällainen digi-delegointioikeus ei voi ulottua, ihan jo siitä syystä, että vieraan yrityksen sähköpostikäytännöt eivät ole tuttuja; lomavastaajien käyttö, roskapostisuodattimet ja yleisesti ottaen saapuvien viestien lukumäärä ja priorisointi.

Hätätilanteessa riko lasi

Hätätilanteessa käytä organisaatiokaaviotaHyvin toimivassa yhteisössä asioista keskustellaan, huomioidaan eri näkemyksiä mahdollisimman monipuolisesti, töitä ja osaamista jaetaan, työntekijöiden kuormitusta seurataan, työkaveria autetaan eikä kukaan käytä valtaoikeuksiaan pomottamiseen. Selkeät ja yksiselitteiset vastuut on kuitenkin hyvä olla määriteltynä, tiedostettuna ja mielellään myös harjoiteltuna. Hätätilanteessa lasin takaa pitäisi löytyä jotain käyttökelpoista; ajantasainen, tiedostettu ja harjoiteltu toimintamalli.

Mitä hyötyä on laatujärjestelmästä?

Ensinnäkin, inhoan sanaa laatujärjestelmä. Puhun mieluummin toiminta- tai johtamisjärjestelmästä. Laatukäsite lähtee puhtaasti asiakastyytyväisyydestä. ISO9001:2015 kuitenkin sisältää jo sellaisenaan paljon laajemman toimintaympäristön kuin vain asiakkaat. Monille yrityksen toiminnan osa-alueille on omat nimensä, standardinsa ja johtamisoppinsa. Yrityksen toiminnassa kaikkien osa-alueiden täytyy kuitenkin olla vähintään kohtuullisesti balanssissa, jotta se voi täyttää tavoitteensa ja saada asiakkaat tyytyväisenä ostamaan. Esimerkiksi ympäristö-, vastuullisuus-, työturva- tai tietoturva-asioita käsitellään usein laatujärjestelmästä erillisinä. Kunnon moka millä tahansa osa-alueella kuitenkin karkottaa asiakkaat varmasti, riippumatta tuotteen tai palvelun laadusta. ISO standardin mukaiset johtamisjärjestelmät laatu (ISO9001), ympäristö (ISO14001) ja työturva (ISO45001) perustuvatkin nykyversiossa jo kaikki samaan runkoon ja ovat monelta osin yhteneviä ja toisiaan tukevia.

Mitä toimintajärjestelmä on?

Toimintajärjestelmä on johtamisen työkalu. Toimintajärjestelmän tekeminen lähtee yleensä johdon kanssa jutustelusta, missä käydään läpi mitkä asiat ovat yrityksen johdolle tärkeitä ja mitä tavoitellaan. Ja mitä vaatimuksia, odotuksia tai riskejä yrityksen toimintaan tulee asiakkailta, henkilöstöltä, toimittajilta, viranomaisilta, rahoittajilta, omistajilta tai muilta yrityksen toimintaa mahdollistavilta ja/tai rajoittavilta tahoilta.  Kun lähdetään kohta kohdalta perkaamaan sitä, missä jo ollaan hyviä, tulee esiin ajatuksia mitä ehkä voitaisiin kuitenkin tehdä paremminkin tai mitä riskejä nykytoimintaan liittyy ja miten niitä voitaisiin pienentää. Sieltä saadaan tavoitteita (plan), joita lähdetään pilkkomaan pienemmiksi, konkreettisiksi osa -alueiksi ja tehtäviksi. Ja sitten, kuten eräs asiakkaani sanoi, laitetaan vaan asiat jonoon ja ruvetaan tekemään (do). Kun vielä mietitään millä tavalla systemaattisesti tarkistetaan, tuleeko päätetyt asiat tehtyä ja auttavatko ne tavoitteissa eli tehdäänkö oikeita asioita (check) ja korjataan tarvittaessa (act), on järjestelmän toimintaympyrä valmis. Ja sama säännönmukaisesti alusta uudelleen.

Järjestelmän toimintaa tukemaan kirjoitetaan ja piirretään tarvittavalla tarkkuudella kuvaus siitä, miten yrityksessä toimitaan. Usein ajatellaan erheellisesti, että tämä kuvaus on se laatujärjestelmä. Kirjalliset kuvaukset kuitenkin ovat vain osoituksena toimintatavoista ulkopuolisille ja apuna yrityksen omille työntekijöille ja johdolle.  Kirjallisia kuvauksia laadittaessa ja päivitettäessä tulee usein esiin asioita ja toimintatapoja, jotka eivät vastaa sitä mitä halutaan ja joita pitää korjata. Tai asioita, joita tehdään kahteen kertaan, ei tehdä ollenkaan, tai ei tiedetä, kuka tekee. Aina sitä miten toimitaan ei kehtaa kirjoittaa ja näyttää ulkopuolisille. Silloinkin mietitään miten toimintaa ehkä pitäisi muuttaa. Varsinkin uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja mistä tahansa syystä aiheutuvissa muiden tuurauksissa kirjallisista kuvauksista ja ohjeista on erityistä hyötyä.

Mitä hyötyä toimintajärjestelmästä on?

Kunnollinen toimintajärjestelmä kasvattaa yrityksen arvoa, koska se vähentää yrityksen henkilöriippuvuutta, erityisesti yrittäjävetoisessa yrityksessä. Tämä on aihe, joka vaatii ihan oman blogitekstinsä.

Järjestelmän muita mahdollisia hyötyjä on lukuisia, mutta tärkeimmiksi asioiksi itse nostaisin suunnitelmallisuuden, järjestelmällisyyden ja tavoitehakuisuuden lisääntymisen. Mietitään ja suunnitellaan mitä tehdään ja varaudutaan systemaattisesti mahdollisiin tätä toimintaa uhkaaviin merkittäviin riskeihin.

Yrityksessä kuin yrityksessä henkilöriski on yksi merkittävä riskitekijä. Avainhenkilön äkillinen sairastuminen tai työpaikanvaihdos voi halvaannuttaa yrityksen toimintaa, elleivät varamiesjärjestelmä ja kriittisten toimintojen ohjeistukset ja valtuutukset ole kunnossa. Ohjeistusten ja tehtävänkuvausten tekeminen ja ylläpitäminen ja tiedon jakaminen ovat siksi oleelliset osat järjestelmää.

Mitä enemmän henkilöstö osallistuu toimintojen kuvaamiseen, sitä paremmin ihmiset alkavat ymmärtää sekä omaa että työkaveriensa tekemistä. Ja sitä mielekkäämpää kaikesta tekemisestä tulee. Avoimuus ja luottamus lisääntyvät. Kun tiedetään kuka mitäkin tekee, osataan paremmin myös jakaa tietoa.

Suunnitelmallisesti toimiva yritys, joka systemaattisesti miettii edellä kuvattuja asioita ja jossa on vakiintuneet toimintatavat muutosten tekemiseen ja niistä viestimiseen, sopeutuu mihin tahansa kriisiin helpommin kuin valmistautumaton yritys. Edelleen liian usein kuulee sanottavan, että asiat eivät suju kun ”oli huonoa tuuria” ja sattui jotain ikävää. Harvemmin olen kuitenkaan kuullut kenenkään sanovan, että pystymme palvelemaan asiakkaitamme, jos ”on hyvää tuuria”.

Miten toimintajärjestelmän hyötyä sitten mitataan?

Oikeasti, ei mitenkään. Muutosten vaikutusten absoluuttinen mittaaminen tarkoittaisi, että verrataan tilannetta, kun jokin toiminto on tehty siihen, että ei olisi tehty. Käytännössä vain jompikumpi vaihtoehto on tapahtunut ja kaikkien muiden nykytilanteeseen johtaneiden seikkojen eliminointi on mahdotonta. Onko saatu lisää myyntiä jonkun toimintajärjestelmän aikaan saaman asian tuloksena, vai olisiko nykyistä myyntiä menetetty, jos järjestelmää ei olisi ollut? Onko kate parantunut toimintajärjestelmän takia, tai olisiko se huonontunut ilman? Epäsuoria laatukustannuksia, kuten palautukset, myöhästymiset, virheelliset toimitukset ja hyvitykset on vaikea mitata ja mittaaminen maksaa usein enemmän kuin tiedosta saatava hyöty. Määrien muutosta voidaan mitata ja usein mitataankin, mutta harvemmin euroja.  Miten muutetaan henkilöstön tyytyväisyys tai parantunut tiedonkulku suoraan euroiksi? Entä johdon ajankäyttö ja motivaatio – enemmän varmuutta tekemiseen ja aikaa liiketoiminnan kehittämiseen päivittäisen tulipalojen sammuttamisen sijaan. Toimintajärjestelmän käyttö koskettaa koko yrityksen toimintaa, mutta erityisesti johtamista. Yksittäiset muutokset voivat olla pieniä, mutta monta pientä muutosta yhdessä vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintavarmuuteen ja kannattavuuteen. Riskienhallinta on kannattamatonta niin kauan, kunnes riski toteutuu. Kannattaako pitää laastaria kaapissa, jos ei vaikka ikinä loukkaakaan? Toimintajärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat esiin muutos- ja kriisitilanteissa, isoissa ja pienissä. Toimintajärjestelmä on nimensä mukaisesti osa yrityksen toimintaa. Jos se ei sitä ole, sitä ei kannata ylläpitää.

Miten toimintajärjestelmä rakennetaan ja otetaan käyttöön?

Paras lopputulos tulee itse tekemällä. Vinkkejä ja työkaluja kannattaa käyttää oman ajan säästämiseksi ja ottaa oppia muiden mokista. Itse tekemiseen löytyy apua ja vinkkejä tästä linkistä. Itse tehdenkin voi rinnalla käyttää konsulttia sparraamiseen ja hankalimpien kohtien yli pääsemiseen. Jos tavoitteena on sertifiointi ja varsinkin jos sille on annettu aikataulu, konsultin käyttö auttaa viemään projektin eteenpäin.

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Riskien vuosi 2020

”Sei immer ein gutes Vorbild”,Riskien hallinta

eli ”ole aina hyvänä esimerkkinä”, sanoi perheeni opettaja-äiti, kun olin lukion jälkeen Frankfurtissa Au Pairina ja meinasin ylittää suojatien päin punaista valoa, perheen lapset vierellä. Konsultin työssäni ja erityisesti tänä vuonna tuo ohje on usein tullut mieleen. Työturvallisuus-, laatu- ja liikkeenjohdon konsulttina yritän elää niin kuin opetan. Aina ei onnistu. Maskit, turvavälit, käsien desinfiointi, kaikki mahdolliset muut asiakkaiden työturva- ja liiketoimintariskit ja miten niitä voisi hallita. Tiedot pilvessä, että voi työskennellä missä vaan, mutta tietoturvasta huolehtien ja kaikkea koko ajan päivittäen. Itselleni onnistuin tekemään niin hyvän spämmi-lähetysturvan, että se blokkasi sähköiset joulukorttini. Ilmastostakin pitäisi vielä jaksaa huolehtia.

Aina vaan huonoja uutisia?

Uutisista tulee koko ajan niin masentavaa tavaraa, että kun salilla (Maikkarin oma sali, ei ketään muita yhtä aikaa, desinfioin kaiken mihin koskin) kuuntelin Hesarin luettuja uutisia, oli pakko lopettaa kuunteleminen, kun tuli kerta kaikkiaan paha olo. En varmasti ole ainoa, jota tämä kertakaikkinen kunnollisuus ja pelkät huonot uutiset todella jo tökkii. Luulen, että joku päivä, ihan vaan kapinoidakseni, laitan biojätepussin sekajätteeseen tai jotain vastaavaa. Onneksi pimein päivä meni jo ja rokotuksetkin ovat alkaneet. Tätä tylsyyttä ei ehkä sittenkään jatku loputtomiin ja ensi kesänä voidaan välillä ehkä keskittyä johonkin muuhunkin kuin riskien hallintaan.

Jakautuneisuuden vuosi

Yrityksissä on tänä vuonna tapahtunut muutoksia ja syvää kahtiajakautumista. Osa varsinkin palveluyrityksistä on kärsinyt vakavia tappioita. Samaan aikaan kuitenkin monet alat tekevät nyt ennätysmyyntiä. Työntekijöissä jako on mennyt kolmeen, kovin eri tavalla tämän vuoden kokeneeseen ryhmään; tietotyöläiset, jotka ovat etätöissä (tylsää), muut, joiden on oltava läsnä (raskasta ja ehkä pelottavaa) ja pahimpana ryhmänä ne, joiden työt korona vei kokonaan. Saman alankin sisällä voi olla kaikkia näitä ryhmiä. Todella vaikea on nyt kohdistaa tukitoimenpiteitä niin, että ne kohdistuisivat oikein, mutta että niitä ei voisi käyttää väärin.

Protestoin keväällä Business Finlandin korona -riippumattomia tukipaketteja. Silloin näytti siltä, että vakavasti kärsiviä yrityksiä olisi enemmän ja rajalliset tuet olisi pitänyt kohdistaa tarkemmin niihin. Jälkikäteen tarkasteltuna jaetut, yleiset kehitysrahat yrityksille antoivat tietynlaista tulevaisuuden uskoa ja käynnistivät ihan hyviäkin kehitysprojekteja, joita ei muuten olisi kriisiaikana aloitettu. Toivon silti, että jaettujen kehitystukien jälkivalvonta toimii.

Korona on tuonut IT-maailmasta tuttuja, loistavia uusia työkaluja kaikkien käyttöön. Nyt olisi hyvä huolehtia, ettei muutos ole ollut liian nopeaa, ja ettei ihmisten käyttäytymisen takia uusissa työmenetelmissä turhaan oteta takapakkia.

Olen itse tänä vuonna…

käynyt etävierailuilla rakennustyömailla eri puolilla Suomea, kouluttanut Pasilasta Intiaan ja järjestänyt etäpalavereita yrityksissä, jotka olisivat vuosi sitten vannoneet, että hyvä juttu, mutta ei kyllä meillä. Sähköisten tenttien järjestäminenkin oli lopulta helppoa. Pikkuveljeni kaltaisille nörteille tällainen on ollut arkipäivää jo vaikka kuinka kauan, mutta tällaisille tavallisille tämän vuoden saavutukset ovat isoja.

Suomi on monissa asioissa nyt pärjännyt paljon paremmin kuin muu maailma. Kiitos tietysti kattavan dataverkoston, mutta myös suomalaisen yrityskulttuurin ja luottamuksen. Ihmiset voivat helposti jäädä etätöihin ja esimiehet voivat luottaa, että työt tulevat tehtyä ilman välitöntä valvontaa. Suullisiin sopimuksiin edelleen luotetaan, varmennuksia voidaan tehdä sähköisesti ja asiat sujuvat myös ilman leimoja ja fyysisiä allekirjoituksia. Toivottavasti tämä etumatka pystytään hyödyntämään lähitulevaisuudessa. Ja toivottavasti tämä luottamus voidaan säilyttää, eikä sitä käytetä hyväksi.

Etätapaamisista…

ei päästä kovin äkkiä eroon ja osa palavereista varmasti järjestetään koronan jälkeenkin etänä. Vaikka monet akuutit asiat saadaan hoidettua etänä, ihmisten kohtaamista ei silti korvaa mikään. Varsinkin tyhjälle ruudulle jutteleminen koulutustilaisuuksissa on ääliömäistä. Kun osallistujat ”fiksuuttaan” sulkevat kameransa ja mikrofoninsa, ei puhuja edes huomaa, vaikka yhteys katkeaisi. Voin vain kuvitella miltä meidän ryhmäliikuntaohjaajastamme tuntui keväällä huudella ”jaksaa, jaksaa” -tsemppihuutoja pelkälle kameralle. Laittakaa siis ihmiset ne kamerat päälle! Eläville kasvoille puhuminen on ihan eri asia kuin mustalle ruudulle. Varsinkin ryhmäpalavereissa välihuudahdukset eivät onnistu, mutta nyökkäilyt, peukut, pään pudistelut ja muut eleet toimivat oikein hyvin.

Myös yleisistä käyttäytymissäännöistä etäpalavereissa olisi hyvä keskustella, jos sääntöjä ei ole vielä sovittu. Etäpalaverit ovat yhtä luottamuksellisia kuin sähköpostit ja tavalliset puhelut. Oletuksena palaveriin osallistujien täytyy tietää kenen kanssa puhuvat. Jos tilassa on muita kuin palaveriin kutsuttuja kuulijoita, tulee käyttää kuulokkeita. Ja etäpalaverista myöhästyminen on yhtä epäkohteliasta kuin mistä tahansa palaverista. Yhteyden voi testata etukäteen ihan vastaavasti kuin fyysisessä palaverissa pitää etsiä parkkipaikka ennen palaverin alkua.

Kaikenlaiset tietoturvaloukkaukset…

ovat lisääntyneet etäilyn – ja yleensä digitalisaation myötä. Pienemmissä yrityksissä viimeksi tullut nuori IT-osaaja laitetaan vieläkin järjestelmän administraattoriksi – ja samalla yrityksen kaiken strategisen tiedon vartijaksi. Käyttöoikeushallinta pitäisi tehdä niin helpoksi, ettei siihen tarvittaisi IT-osastoa. Vähintäänkin johdon tulisi luoda sille säännöt ja osata ja ymmärtää niitä valvoa. Mitä enemmän tietoa jaetaan, sitä paremmin se tulisi suojata, varsinkin ihmisten ajattelemattomuudelta.

Käyttöoikeushallinnan lisäksi parhaita tietojen turvaamiskeinoja on edelleen salasanojen riittävä vaikeusaste ja vaihtaminen, käyttäjätunnuksista ja salasanoista huolehtiminen ja sähköpostin välttäminen luottamuksellisten tietojen välityksessä (ja tallennuksessa, sähköposti ei ensi vuonnakaan ole ainakaan yrityksen tietojen tallennuspaikka). Ja (salasanalla suojatun) koneen sulkeminen, kun et ole itse sen vieressä.

Nyt ehtisi vielä…

kaivaa viime kevään työlistat esiin ja tehdä kaikkea sitä mitä suunnitteli ”sitten kun on koronan takia aikaa”. Kohta se aurinko taas paistaa!

Oikein hyvää, hallittujen riskien

Uutta Vuotta 2021!

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Lataa tästä viikkonumerollinen vuosikalenteri 2021: Kalenteri_2021

Konsultin ajatuksia vuodelle 2020

Hyvää Joulua 2019

Viime vuodenvaihteen vuosikatsauksessa kiinnitin huomiota vuodelle 2019 ennakoituun kasvun taittumiseen ja kehotin käyttämään mahdollisesti vapautuvan ajan yrityksen kehityshankkeisiin ja kaikenlaiseen siivoamiseen. Ainakin minun asiakaskunnassani vuosi 2019 on kuitenkin ollut ennätyskiireinen, talousennustukset viime vuonna eivät toteutuneet. Onneksi myös kehitystöitä on silti ehditty tehdä ja minullakin on riittänyt töitä.

Edelleen erityisesti pankkien ekonomistit varoittelevat kasvun taittumisesta. Kuten yksi asiakkaani totesi, jatkuvaa kasvua ei nyt oikein kaivattaisikaan, kunhan ei tulisi mitään isoa notkahdusta. Jos tänä vuonna tehtiin kymmenen uutta ämpäriä, ei ensi vuonna välttämättä tarvitse tehdä 11, se kymmenenkin voisi riittää, tai ehkä jopa 9.

Lääkkeitä työvoimapulaan

Pula ammattitaitoisesta työvoimasta alkaa vaivata yhä useampia aloja. Nyt pitäisi olla aikaa kouluttaa ihmisiä sekä alojen sisällä että uusille aloille. Valitettava asia niille, jotka eivät tykkää uuden opettelemisesta; jatkuva oppiminen näyttäisi olevan uusi normaali. Eikä koskaan ole liian varhaista rekrytoida ja alkaa kouluttaa uutta väkeä eläköityvien tilalle. Ainakin kannattaisi huolehtia siitä, ettei henkilökunta ole niin tiukkaan mitoitettu, että työntekijät joutuvat tulemaan töihin sairaanakin, kun ei ole tuuraajia. Sellaistakin toimintaa valitettavasti näkee. Sitten ihmetellään kun ”kävi huono tuuri”, joku sairastui oikein kunnolla, eikä kukaan osaa tai ehdi edes rekrytoimaan, perehdyttämisestä puhumattakaan. Varamiesten ei tarvitse välttämättä olla omassa yrityksessä, kunhan heillä on tarvittava osaaminen ja myös valtuudet edes auttavasti hypätä remmiin hätätilanteessa.

Autokal-ohjelman työajanseuranta mobiilissa

Digitaalisuuden kehitysaskeleet näkyvät vuonna 2020 konkreettisesti myös N Consultin omassa toiminnassa. Vuoden alussa julkaistaan vihdoin Autokal toiminnanohjausjärjestelmän mobiili työaikaseuranta -ominaisuus. Se on ollut jonkin asteisena suunnitelmana päässäni jo vuosia, mutta vasta tänä vuonna sekä tekniikka, käyttäjäkunta, toimintatavat että kehittäjät ovat olleet siinä pisteessä, että toiminto saatiin speksattua ja koodattua. Nyt saadaan vihdoin sekä tilauksiin liittyvät laskutettavat tunnit että työntekijän raportoiman työajan perusteella maksettavat tunnit rinnakkain palkanlaskennan tarkasteluun ja tarkastuksen jälkeen myös siirrettyä suoraan palkanlaskentaan. Kuulostaa pieneltä asialta, mutta 2 viikon välein iso määrä palkanlaskijoita käyttää tuntikausia aikaa eri tietolähteistä haettavien tietojen vertailuun, yhdistelemiseen, yhteen laskemiseen ja naputteluun. Yhden kerran olen tavannut sellaisenkin (nuoren, kokemattoman…) ihmisen, joka sanoi tykkäävänsä siitä työstä.

Vastuullisuus

Ympäristöasioista huolehtimisen ja raportoimisen velvoitteita ennustin myös jo tälle vuodelle. Tässä yritykset näyttävät jakautuvan todella kahteen kastiin. Osassa lajitellaan banaaninkuoria ja lasketaan kirjekuoria, toisissa pössytellään surutta valtavia määriä raskaita polttoaineita taivaalle ja heitetään kaikki jätteet ”roskikseen”. Vaikka YK:n ilmastokokouksen konkreettiset päätökset jäivätkin vähäisiksi, uskon silti, että ilmastoasiat ja myös muut vastuullisuuskysymykset pikkuhiljaa valuvat suuryrityksistä velvoiteketjuna alaspäin, kuten työturvallisuusasioille tapahtui. Ilmastoasioita luulisi edistävän se, että ilmastoystävällisyyden ja säästämisen välille voidaan useissa tapauksissa laittaa yhtäläisyysmerkki.

Uskon myös, että vastuullisuus- ja ympäristöasiat ovat seikkoja, joihin nuoret työnhakijat kiinnittävät huomioita. Parhaat uudet osaajat hakeutuvat töihin parhaisiin yrityksiin. Vastuullinen toiminta minun mielestäni tarkoittaa vastuullisuutta tulevaisuudesta ja tulevaisuuden pärjäämisestä, ihmiset ja ympäristö huomioiden. Vastuullinen johtaminen on myös jatkuvaa kompromissien tekemistä. Vastuu enemmistöstä täytyy usein ajaa yrityksessä yksilön oikeuksien ohi. Yksittäisen työntekijän oikeuksien takia ei saa polkea yhteisön oikeuksia. Siksi kiusaamisiin, tehtävien epäoikeudenmukaiseen jakautumiseen ja vastaaviin yhteisön yhtenäisyyttä vaarantaviin asioihin pitää puuttua nopeasti.

Mielenkiinnolla odotan myös sitä, jokohan vihdoin 2020 -luvulla tissikalenterit lähtisivät pois työpaikkojen seiniltä. Konsulttikäynneillä niitä näkee säännöllisesti. Eikö olisi jo aika?

Toivotan kaikille oikein hyvää ja rauhallista joulun aikaa ja paljon positiivista energiaa tulevan vuoden ja uuden vuosikymmenen uusiin haasteisiin!

Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Jatkuva parantaminen on raskasta – kehu välillä

Jatkuva parantaminen

Laatujärjestelmätyöhön olennaisesti kuuluva jatkuva parantaminen on välillä raskasta. Se edellyttää, että jatkuvasti etsitään puutteita tai virheitä, joita voidaan parantaa. Jos taas virheet ja puutteet lakaistaan maton alle, ei ikinä opita mitään. Yksi auditoija sanoi kerran, että ”elämä on niin lyhyt, ettei kaikkia virheitä kannata tehdä itse”. Omista ja muiden virheistä pitäisi siis voida ottaa opiksi.

Virheitä ei ole helppo nostaa esiin, koska asiaan osallisia ei – tietenkään – saisi syyllistää. Jollakin asteella epäkohtiin puuttuminen on kuitenkin aina aiemmin tehtyjen ratkaisujen – joskus omienkin, mutta usein jonkun muun tekemien ratkaisujen kommentointia ja arviointia. Jatkuva parantaminen onkin jatkuvaa luovimista. Miten tuot puutteet esille ja kannustat parantamiseen siten, että fokus pysyy asiassa eikä ihmisissä ja että asianosaiset pysyvät motivoituneina eivätkä mene takalukkoon tai vedä hernettä nenäänsä.

Mutta jos jatkuvasti pitää parantaa, missä välissä ehditään kehua jo saavutetusta?

Kirjasin hiljattain laatujärjestelmän sisäisen auditoinnin raporttiin kommentin, että vaikka laatujärjestelmä lähteekin jatkuvan parantamisen filosofiasta, muutosten jälkeen olisi hyvä jättää aikaa myös uusien toimintatapojen ja muuttuneen organisaation vakiinnuttamiselle. Sillä myös vakiinnuttaminen on parantamista. Siksi välillä pitäisi voida todeta, että tämä riittää tänään. Raportti sai hyvin ilahtuneen vastaanoton sekä asiakkaalla, että yllätyksekseni myös ulkoisessa auditoinnissa. Muutosten vaikutusta kun ei voi mitata, jos koko ajan muutetaan. Siksi välillä pitää jättää aikaa tehtyjen muutosten vakiinnuttamiseen. Samalla on tilaisuus myös käydä läpi jo saavutettuja steppejä ja kehua.

Muutosten hallintaan liittyvät tarkastelupointit, kuukausikatsaukset, vuositapaamiset ym. tärkeitä, missä palautetaan mieliin mitä jo on saatu aikaan. Positiivinen vire lähtee onnistumisen kautta.

Tärkeänä pointtina vakiinnuttamisessa on mielestäni myös se, että jatkuvasti muuttuvassa maailmassa yrityksen pitää säilyttää reagointivalmius asiakkailta, kilpailijoilta tai muilta sidosryhmiltä tuleviin yllättäviin muutostarpeisiin. Jos organisaatio hukkuu omiin kehityshankkeisiinsa, se ei ehdi seuraamaan mitä ympärillä tapahtuu, kun mahdollinen uusi kilpailija vetelee penkan kautta ohi uusilla konsepteillaan.

Muutos vaatii myös aikaa opiskelulle ja turvallisuuden tunteen saavuttamiselle

Jatkuva muutos on myös ainakin osalle henkilöstöä henkisesti raskasta. Toiset mukautuvat muutoksiin huomattavasti nopeammin kuin toiset. Myös hitaammat omaksujat pitäisi saada pysymään mukana. Nopeat omaksujat pitäisi voida kouluttaa hitaampien mentoreiksi siten, että kaikilla työntekijöillä olisi muutoksista huolimatta olla turvallinen olo työssään, tieto ja varmuus siitä, että apua on saatavilla ja apua saa pyytää, jos ei osaa.

Paranna siis vähän jatkuvasti, mutta muista jättää ihmisille riittävästi aikaa omaksua uudet tavat, mitata miten tehdyt muutokset vaikuttavat ja ihan vaan hoitaa arkirutiinit.

Ja muista kehua.

Haluatko lukea lisää laatujärjestelmään liittyvistä asioista? Lue myös aiemmat blogit:

https://nconsult.fi/sahkoposti-tallennuspaikkana/

https://nconsult.fi/onko-yrityksesi-kriittisten-toimintojen-hups-nappulat-kunnossa/

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Sähköposti tallennuspaikkana?

”Tallennan omat tarjoukseni ja omat työsuunnitelmani sähköpostiin tekemiini alakansioihin. Keskeneräisiä projekteja säilytän omalla kovalevylläni, koska niitä tarvitsen ja muokkaan koko ajan. Yhteiset asiat ja valmiit projektit tallennan sitten sovittuun yhteiseen kansioon. ”

Kuulostaako tutulta?

Mikä asiakirja on minun ja mikä on yrityksen? Kuka sen määrittelee? Miksi keskeneräiset projektit pitäisi tallentaa johonkin yhteiseen paikkaan?

Näistä asioista joudun edelleen yllättävän usein kinastelemaan asiakkaiden kanssa, vaikka tässä asiassa ei ole kuin yksi oikea totuus ja se on tämä minun mielipiteeni…:

  • Työtehtävissä, yrityksen nimissä tehdyt tarjoukset, suunnitelmat ja kaikki muutkin työhön liittyvät dokumentit ovat yrityksen. Ei minun, vaan yrityksen.
  • Minun tekemiini yrityksen dokumentteihin pitää minun lisäkseni olla pääsy vähintään minun varahenkilölläni.
  • Varahenkilölläni pitää olla pääsy tiedostoihini aina, ei vain ennalta suunniteltujen lomaviikkojen aikana.
  • Keskeneräisiin projekteihin liittyvät tiedostot ovat tärkeimpiä jaettavia tietoja.

Perustelut minun totuudelleni:

  • Silloin kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, varahenkilön pitää löytää minun tekemäni asiakirjat, minulta kysymättä. Siksi niiden pitää olla yhteisessä tallennuspaikassa, ei minun kovalevylläni, eikä missään tapauksessa minun sähköpostissani. Minun henkilökohtaisella nimelläni olevia sähköposteja ei lain mukaan muilla ole oikeutta lukea, ihan riippumatta siitä ovatko ne yrityksen asiakirjoja vai minun. Ja yleensä henkilökohtaiseen sähköpostiin ei noin vain edes pääse. Sähköpostiin tallentaminen on vähän sama, kuin että laittaisi yrityksen asiakirjat lukittuun laatikkoon ja lähtisi laatikon avain kaulassa kotiin.
  • Kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, juuri keskeneräiset projektit ovat niitä, joita joku muu joutuu hoitelemaan. Siksi varahenkilöni pitää tarvittaessa löytää helposti juuri käynnissä olevien projektien asiakirjat. Yhteisiä tallennuspaikkoja rakennetaan ensisijaisesti tämän päivän toimintaa turvaamaan, ei arkistointia ja historiikkia varten.
  • Varahenkilöt ja varmistukset ovat odottamattomia tapahtumia varten. Eli siis niitä, joita emme suunnittele etukäteen. Siksi varahenkilön pitää päästä tiedostoihin aina. Tallennukset pitäisi joka päivä tehdä siten kuin olisimme huomenna lähdössä kuukauden kestävälle lomamatkalle.

Juuri alkavaa kesälomakautta varten on hyvä aloittaa varahenkilöiden ja tallennuspaikkojen tarkistaminen. Hyvin suunnitelluista lomatuurauksista voi  sitten jatkaa jatkuvasti toimivaan ja ylläpidettävään varamiesjärjestelmään.

Jos yrityksessä kovasti riidellään ”oikeista” tallennuspaikoista ja -tavoista, konsulttia voi aina käyttää sovittelijana ja yhteisen ratkaisun etsijänä. Kaikkia pitää kuunnella, mutta kaikkien mielipiteen mukaan ei voi toimia.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Konsultin vuodenvaihteen energiatoivotukset

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

Vuodenvaihde on monille taaksepäin katsomisen aikaa. Pitkin vuotta, keskellä erinäisiä projekteja usein tuntuu, että mikään asia ei oikein etene. Mielessä ovat keskeneräiset asiat, harvemmin tulee hehkutettua omia saavutuksia tai valmiiksi tulleita projekteja. Siksi omalle motivaatiolle on hyödyllistä katsahtaa välillä vähän pidemmälle taaksepäin. Uudenvuoden viettoon kuuluen tietysti myös eteenpäin.

Aiemmin, työsuhteessa ollessani, tapanani oli kirjoittaa vuodenvaihteessa henkilökunnalle vuosikirje. Katsauksena menneeseen ja ennustuksena tulevan vuoden haasteista ja painopisteistä. Tietysti myös kiitoksena ja samanlaisena motivaation kohotuksena kaikille työntekijöille, joiden projektit toivottavasti tulivat kirjeessä mainittua. Suosittelen lämpimästi muillekin tällaisen pienen vuosikatsauksen tekemistä viimeistään joulun välipäivinä. Laatujärjestelmätyöhön virallisten tavoitteiden asettaminen ja niiden seuraaminen kuuluu automaattisesti, mutta vuosikirjeessä voi fiilistellä vähän epävirallisempiakin asioita ja ei vielä niin konkreettisia näkemyksiä.

Huolehdi myös omasta jaksamisesta

N Consultin osalta kuluvaa vuotta hallitsivat Autokal -toiminnanohjausjärjestelmään tehty iso päivitys ja useammat laatujärjestelmä- ja työturvallisuusprojektit. Joukkoon mahtui myös yksi liiketoimintakauppa, sekä yritysjärjestelyihin liittyvää suunnittelua ja verokonsultointia. Konsultoinnissa palkitsevinta on ollut nähdä organisaatioiden ja sen ihmisten kasvavan järjestelmätyön mukana ja ottavan kehitystoimet ja siihen liittyvät työkalut omakseen. Autokal toki yhtenä työkaluna. On ollut myös konsultin pakkopullana esittämiä ennakkosuunnitelmia, joista toteutuksen jälkeen on saanut nähdä ihania ahaa-elämyksiä. Vuoden aikana on ollut myös kipeitä henkilöstöasioita, joissa olen saanut olla tukena. Kaikille henkilöstöasioiden kanssa painiville haluaisin muistuttaa, että toisten ongelmien hoitaminen vaatii erityistä huolenpitoa omasta jaksamisesta.

Tulevalle vuodelle ennustetaan erityisesti kasvun taittumista. Hiljaisempina aikoina pitäisi löytää energiaa tehdä kehitys- ja siivoustöitä tulevaisuutta varten.

Jos toiminnan ohjaamiseen tarkoitettujen järjestelmien tai ohjelmien rakentaminen, kehittäminen tai vaihtaminen, yritysjärjestelyt tai muu isompi kehityshanke on ollut mietinnässä, se työ kannattaa ajoittaa nyt. Nurkkien siivoaminen on tietysti aina hyödyllistä (se on sitä paitsi Leania). Uuden projektin aloitus vaatii aina energiaa, mutta valmistuminen antaa sen moninkertaisesti takaisin.

Tulevana vuonna uskon, että jokaisen yrityksen viimeistään tulee valmistautua huolehtimaan ja raportoimaan ympäristöasioistaan. Velvoiteketju valuu toivottavasti isommilta yrityksiltä alaspäin, kuten työturvallisuusasioille on tapahtunut.

Pysytkö mukana digitalisaation vauhdissa?

Myös digitalisaatio etenee, jossain asioissa vähän liiankin nopeasti. Enää en tiedä ketkä kaikki tietävät missä liikun ja mitä teen; joka tarkoitukseen pitää asentaa oma appsi. Viimeksi tilasin ravintolassa appsilla, enkä todellakaan lukenut yrityksen tietoturvadokumenttia tai käyttöehtoja. Kiinassa ollaan huolissaan isoveljen valvonnasta – me annamme kameran, mikrofonin ja sijaintitietomme vapaaehtoisesti täysin tuntemattomille tahoille. Sähköinen taloushallinto on kuitenkin loistava asia ja siihen liittyvää kehitystyötä kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön. Sähköisten kuittien yleistymistä odotin paljon nopeammin, toivottavasti ne yleistyvät jo ensi vuonna. Ja yritysten johto lukee todennäköisesti tuloslaskelmia, taseita ja kassavirta-analyysejä paljon useammin ja tehokkaammin, kunhan ne saadaan visualisoitua ja taustoitettua kulloinkin halutulla tavalla. Työkalut kehittyvät koko ajan. Johtaja, vaadi enemmän, kohta se on mahdollista!

Yksi asiakkaani totesi konsulttipäivän jälkeen, että kiitos, me toivoimmekin, että toisit meille taas jotain uutta ja energiaa. Toivonkin, että voin konsulttikäynneilläni erityisesti tuoda ajatuksia, energiaa ja uskoa yrityksen omaan tekemiseen. Järjestelmät ovat hyviä ja tarpeellisia isojen asiakokonaisuuksien hallitsemiseksi, mutta viime kädessä kysymys on aina ihmisten osaamisesta, ideoista ja erityisesti energiasta.

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

T.  Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Työturvallisuuslakia kannattaa noudattaa

Käräjäoikeuden tuore päätös, sakkoja työturvallisuusrikoksesta (RL 14.9.2018) muistuttaa työnantajan vastuusta työkoneiden ja työmenetelmien vaarojen arvioinnissa ja havaittujen vaarojen poistamisessa.

”Teknisiä suojaamistoimia ei voi korvata varoittamalla työntekijöitä vaarasta, esim. kieltämällä laittamasta käsiä vaara-alueelle.”

”Konkreettista tapaturmaa ei tarvitse sattua rikoksen täyttymiseksi.”

Suojaamisen puutetta perustellaan usein joko työn hidastumisella tai suojainten kalliilla hinnalla. Entä vaihtoehto, kun se paras työntekijä jää tapaturman takia pitkälle sairauslomalle tai pahimmassa tapauksessa kokonaan työkyvyttömäksi?

Tuskin kukaan työnantaja on välinpitämätön työntekijöiden mahdollisesta inhimillisestä kärsimyksestä vahingon sattuessa. Mutta, vaikka unohdettaisiin kokonaan tapaturmasta aiheutuva työntekijän ja ehkä jopa työntekijän perheen inhimillinen kärsimys, on tapaturmariskin minimoiminen työnantajalle taloudellisesti järkevää.

Sairausajan kokonaiskustannus

Sairausajan kustannus työnantajalle riippuu alasta ja yrityksen mahdollisuudesta järjestellä töitä. Lakisääteinen tapaturmavakuutus korvaa sairausajan ansionmenetyksen, mutta työnantajan maksettavaksi jää  liuta muita, ei niin suoraviivaisesti laskettavissa olevia ja siksi helposti unohtuvia kuluja. Mahdolliset kustannukset tuuraajasta tai muiden työntekijöiden ylitöistä, uusien työntekijöiden työhön perehdyttämisestä, esimiesten lisätyöstä työnjärjestelyssä, tapaturman selvittämisen hallinnollisesta työstä, työkoneen mahdollisesta seisokista, töiden myöhästymisistä aiheutuvista asiakasreklamaatioista jne. Pahassa tapaturmassa tähän lisätään vielä koko muun organisaation henkinen kärsimys ja työtehon laskeminen tapahtumaa puitaessa. Ja ne työturvallisuusrikoksesta annettavat sakot. Ja yrityksen, omistajien ja esimiesten julkinen badwill. Ja myös syylliseksi todettavien esimiesten henkinen kärsimys (olettaen, että esimiehet eivät ole täysin empatiakyvyttömiä).

Tuolle kaikelle kun laskee hinnan ja sitten laskee tapaturman todennäköisyyden, saa rahamäärän joka varmuudella kannattaa sijoittaa suojavälineisiin ja / tai turvallisemman työtavan työaikamuutoksesta aiheutuviin kustannuksiin…työturvallisuuslakia kannattaa noudattaa - vahinkopyramidi

…kunhan huomioi tapaturman todennäköisyyttä mietittäessä, että jos ei pitkään aikaan ole sattunut mitään vaikka asioille ei olekaan tehty mitään, on se yleensä indikaattori sille, että töitä on tehty kauan hyvällä tuurilla ja pian sattuu…

…ja että työvälineiden ja -menetelmien turvallisuutta yhdessä työntekijöiden kanssa suunniteltaessa tulee ehkä mietittyä ja suunniteltua työn tekemistä muutenkin, työntekijöiltä löytyy kehitysideoita ja työtehon vähenemiseksi ajateltu turvallisuusmuutos osoittautuukin työtehon paranemiseksi.

Inhimillistä tekijää työssä ei voi poistaa. Työnantaja ei voi omilla toimillaan estää sitä, että työntekijät voivat töissä joskus olla väsyneitä, vähän sairaita tai muusta kuin työstä johtuvan asian takia huolimattomia ja muissa ajatuksissa. Siksi työolosuhteet pitäisi rakentaa väsyneen ja huolimattoman työntekijän eikä optimitilanteen mukaan.

Työturvallisuuslakia kannattaa noudattaa siksi että se kannattaa.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Miten bisnesjohtajan saa kiinnostumaan numeroista?

Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa josta oikeasti on bisnekselle hyötyä?

Kuuntelin hiljattain erään menestyneen bisnesjohtajan luennon, jossa hän totesi yhdeksi johtamisen suureksi ongelmaksi meillä sen että bisnesjohtajat eivät ole kiinnostuneet numeroista. Yrittäjien taloushallinnon osaamattomuudesta saimme lukea myös Kauppalehden artikkelista. Liian monet bisnesjohtajat ja yrittäjät eivät ymmärrä eroa liikevaihdon ja liikevoiton välillä. Tai pankkitilin saldon ja kassavirran välillä. Toisaalta myöskään taloushallinnon osaajat eivät usein ymmärrä bisnestä. Tähän väliin tarvittaisiin tulkkeja. Miten bisneksen saa kiinnostumiaan numeroista? Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa joka oikeasti tukee bisnestä ja päätöksentekoa?

Perus -kirjanpito vilisee usein siivottavia satunnaiseriä

PK -yrityksen ainoat raportit ovat usein virallinen tuloslaskelma ja tase. Satunnaiset erät, joskus kiveen hakatut – kuka enää tietää mistä tulleet – poistoajat, käyttöomaisuuden rahoitustavat, huolimattomasti tehdyt jaksotukset ja niiden purkukirjaukset ja muut erät sekoittavat lahjakkaasti tärkeän seurattavan erän eli operatiivisen toiminnan tuloksen. Taseesta saa aavistuksen rahan riittävyydestä historiassa, mutta tulevan kassan ennustamiseen siitä ei ole kovin paljon iloa. Taloushallinto usein tiedostaa ongelman, mutta joko ei osaa tehdä sille mitään tai puuhastelee itsekseen isolla työllä hienojakin lisäraportteja, joita bisnes ei ymmärrä eikä lue.

Bisnes lukee numeroita, jotka ovat mahdollisimman selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Poikkeamat pitää olla joko siivottu tai selitetty. Lukuihin täytyy voida luottaa. Varsinkaan luontaisesti optimistiselle yrittäjälle ei pidä antaa raporttia, johon jää epäluotettavuuskertoimien takia tilaa yrittäjän omalle selittelylle ja kaunistelulle.

Kirjanpidon kannalta esimerkiksi jaksotukset tilikauden sisällä eivät ehkä ole kovin tärkeitä, mutta jos bisnes tekee päätöksiä luottaen väärin jaksotettuihin kuukausiraportteihin, mennään pahasti metsään. Väärät jaksotukset pilaavat automaattisesti useamman kauden luvut ja luottamus raportointiin on mennyttä. Lukijan täytyy tietää mitä lukee. Yhteys numeroiden ja tosielämän välillä täytyy olla selkeä. Graafinen esitys on aina parempi kuin pelkät numerot.

Avain ymmärtämiseen ja tulkin tärkein kysymys on miksi?

Talousjohtaja: muista, että taloushallinto on palveluammatti. Kuuntele asiakasta eli bisnestä. Mitä bisnes haluaa tietää ja miksi? Älä toteuta bisnesjohtajan jokaista konkreettista pyyntöä sellaisenaan, vaan mieti miksi pyyntö esitetään. Orjallinen toiveiden toteuttaminen harvoin johtaa haluttuun lopputulokseen, koska olosuhteet muuttuvat koko ajan.  Bisnesjohtaja ei usein ole taloushallinnon osaaja ja siksi konkreettinen raporttitoive tässä kuussa johtaa virheelliseen tulkintaan ensi kuussa. Mieti mikä on todellinen ongelma ja tarjoa ratkaisuja ongelmaan, ei oireeseen joka sinulle esitetään.

Bisnesjohtaja: vaadi ja pyydä tietoa siinä muodossa kuin sitä haluat ja kerro miksi. Taloushallinnolta todennäköisesti löytyy ratkaisu ongelmaasi, jos saat sen ymmärrettävästi kuvailtua. Taloushallinto ei ole bisnesosaaja, eikä arvaa mitä haluat tietää ja varsinkin mihin tarkoitukseen saamaasi tietoa aiot käyttää. Kerro ja keskustele. Tuottaakseen järkevää dataa taloushallinto tarvitsee impulssin bisnekseltä ja myös aikaa sen toteuttamiseen. Toteutus todennäköisesti ei ole täsmälleen se mitä itse ajattelet, mutta jos se on kustannustehokkaasti toteutettavissa ja ratkaisee ongelmasi, se on oikea.

Kun keskinäinen ymmärrys taloushallinnon ja bisneksen välillä lisääntyy, paranee myös informaation laatu ja sitä kautta päätöksenteko. Jos edelleenkään bisnes ei saa tarvitsemaansa informaatiota, kannattaa tosissaan miettiä myös palveluntuottajan vaihtamista.

Tarvitsetteko sisäistä tulkkia? Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Vastaavan mestarin vastuu

17.02.2015 15:09 | Tanja Nieminen

http://www.rakennuslehti.fi/2015/02/saton-katastrofaalinen-asuntokohde-nain-hovioikeus-ratkaisi/

Hovioikeuden päätöksen mukaan konsulttisopimuksella toimineen vastaavan mestarin vastuuvelvollisuus koskee vain niitä virheitä, jotka näytettiin tulleen vastaavan työnjohtajan tietoon.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Rakennusalan turvallisuusmääräykset

13.10.2015 11:49 | Tanja Nieminen

Kypärä painaa rakennusmiesten niskoja eläkekuntoon

Olisikohan niin, että pakottava laki on jo tehnyt sille tarkoitetun tehtävän ja saanut aikaan merkittävän asennemuutoksen rakennustyömailla. Ilman lakimuutosta työmailla ei edelleenkään pidettäisi kypärää, eikä muita turvavarusteita.

Silti, melko masentavaa että kaikki järkevät asiat täytyy säädellä lailla, jolloin niistä väkisin tulee joissakin tilanteessa järjettömiä. Merkittävä osa rakennusalan toimijoista ei tunne edes 20 prosenttia alaa säätelevistä pakottavista työsuojeluun ja työturvallisuuteen liittyvistä laeista. Kun koulutuksessa on sanktioiden pelossa pakko keskittyä pakottaviksi säädettyjen lomakkeiden täyttämiseen, asia lomakkeiden taustalla unohtuu kokonaan.

Koneturvallisuudessa siirryttiin 2009 lakisääteisistä säännönmukaisista tarkastuksista työnantajaa sitovaan ns. jatkuvan tarkastamisen periaatteeseen, mikä itse asiassa jättää työntantajalle isomman vastuun. Nyt voisi olla työturvallisuusasioissa vastaavan järkeistämisen aika. Harkintavaltaa voi ja pitäisi antaa työnantajalle – työnantajan vastuuta yhtään vähentämättä.

Kaikissa rakennustöissä ei tarvita kypärää, eikä erilaisten työsuojeluohjelmien, riskiarviointien ja vastaavien lomakkeiden kopiointi netistä edistä työturvallisuutta. Pääosa pakottavasta lainsäädännöstä voitaisiin korvata lainsäädännön tavoitteiden kirjaamisella. Työnantajan ja työsuojeluhenkilöstön tehtäväksi voisi jäädä miettiä yritys- ja työmaakohtaiset toteutuskeinot.

– Less is more –   työturvallisuudessakin.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!