N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

saavutukset

Jatkuva parantaminen on raskasta – kehu välillä

Jatkuva parantaminen

Laatujärjestelmätyöhön olennaisesti kuuluva jatkuva parantaminen on välillä raskasta. Se edellyttää, että jatkuvasti etsitään puutteita tai virheitä, joita voidaan parantaa. Jos taas virheet ja puutteet lakaistaan maton alle, ei ikinä opita mitään. Yksi auditoija sanoi kerran, että ”elämä on niin lyhyt, ettei kaikkia virheitä kannata tehdä itse”. Omista ja muiden virheistä pitäisi siis voida ottaa opiksi.

Virheitä ei ole helppo nostaa esiin, koska asiaan osallisia ei – tietenkään – saisi syyllistää. Jollakin asteella epäkohtiin puuttuminen on kuitenkin aina aiemmin tehtyjen ratkaisujen – joskus omienkin, mutta usein jonkun muun tekemien ratkaisujen kommentointia ja arviointia. Jatkuva parantaminen onkin jatkuvaa luovimista. Miten tuot puutteet esille ja kannustat parantamiseen siten, että fokus pysyy asiassa eikä ihmisissä ja että asianosaiset pysyvät motivoituneina eivätkä mene takalukkoon tai vedä hernettä nenäänsä.

Mutta jos jatkuvasti pitää parantaa, missä välissä ehditään kehua jo saavutetusta?

Kirjasin hiljattain laatujärjestelmän sisäisen auditoinnin raporttiin kommentin, että vaikka laatujärjestelmä lähteekin jatkuvan parantamisen filosofiasta, muutosten jälkeen olisi hyvä jättää aikaa myös uusien toimintatapojen ja muuttuneen organisaation vakiinnuttamiselle. Sillä myös vakiinnuttaminen on parantamista. Siksi välillä pitäisi voida todeta, että tämä riittää tänään. Raportti sai hyvin ilahtuneen vastaanoton sekä asiakkaalla, että yllätyksekseni myös ulkoisessa auditoinnissa. Muutosten vaikutusta kun ei voi mitata, jos koko ajan muutetaan. Siksi välillä pitää jättää aikaa tehtyjen muutosten vakiinnuttamiseen. Samalla on tilaisuus myös käydä läpi jo saavutettuja steppejä ja kehua.

Muutosten hallintaan liittyvät tarkastelupointit, kuukausikatsaukset, vuositapaamiset ym. tärkeitä, missä palautetaan mieliin mitä jo on saatu aikaan. Positiivinen vire lähtee onnistumisen kautta.

Tärkeänä pointtina vakiinnuttamisessa on mielestäni myös se, että jatkuvasti muuttuvassa maailmassa yrityksen pitää säilyttää reagointivalmius asiakkailta, kilpailijoilta tai muilta sidosryhmiltä tuleviin yllättäviin muutostarpeisiin. Jos organisaatio hukkuu omiin kehityshankkeisiinsa, se ei ehdi seuraamaan mitä ympärillä tapahtuu, kun mahdollinen uusi kilpailija vetelee penkan kautta ohi uusilla konsepteillaan.

Muutos vaatii myös aikaa opiskelulle ja turvallisuuden tunteen saavuttamiselle

Jatkuva muutos on myös ainakin osalle henkilöstöä henkisesti raskasta. Toiset mukautuvat muutoksiin huomattavasti nopeammin kuin toiset. Myös hitaammat omaksujat pitäisi saada pysymään mukana. Nopeat omaksujat pitäisi voida kouluttaa hitaampien mentoreiksi siten, että kaikilla työntekijöillä olisi muutoksista huolimatta olla turvallinen olo työssään, tieto ja varmuus siitä, että apua on saatavilla ja apua saa pyytää, jos ei osaa.

Paranna siis vähän jatkuvasti, mutta muista jättää ihmisille riittävästi aikaa omaksua uudet tavat, mitata miten tehdyt muutokset vaikuttavat ja ihan vaan hoitaa arkirutiinit.

Ja muista kehua.

Haluatko lukea lisää laatujärjestelmään liittyvistä asioista? Lue myös aiemmat blogit:

https://nconsult.fi/sahkoposti-tallennuspaikkana/

https://nconsult.fi/onko-yrityksesi-kriittisten-toimintojen-hups-nappulat-kunnossa/

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Konsultin vuodenvaihteen energiatoivotukset

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

Vuodenvaihde on monille taaksepäin katsomisen aikaa. Pitkin vuotta, keskellä erinäisiä projekteja usein tuntuu, että mikään asia ei oikein etene. Mielessä ovat keskeneräiset asiat, harvemmin tulee hehkutettua omia saavutuksia tai valmiiksi tulleita projekteja. Siksi omalle motivaatiolle on hyödyllistä katsahtaa välillä vähän pidemmälle taaksepäin. Uudenvuoden viettoon kuuluen tietysti myös eteenpäin.

Aiemmin, työsuhteessa ollessani, tapanani oli kirjoittaa vuodenvaihteessa henkilökunnalle vuosikirje. Katsauksena menneeseen ja ennustuksena tulevan vuoden haasteista ja painopisteistä. Tietysti myös kiitoksena ja samanlaisena motivaation kohotuksena kaikille työntekijöille, joiden projektit toivottavasti tulivat kirjeessä mainittua. Suosittelen lämpimästi muillekin tällaisen pienen vuosikatsauksen tekemistä viimeistään joulun välipäivinä. Laatujärjestelmätyöhön virallisten tavoitteiden asettaminen ja niiden seuraaminen kuuluu automaattisesti, mutta vuosikirjeessä voi fiilistellä vähän epävirallisempiakin asioita ja ei vielä niin konkreettisia näkemyksiä.

Huolehdi myös omasta jaksamisesta

N Consultin osalta kuluvaa vuotta hallitsivat Autokal -toiminnanohjausjärjestelmään tehty iso päivitys ja useammat laatujärjestelmä- ja työturvallisuusprojektit. Joukkoon mahtui myös yksi liiketoimintakauppa, sekä yritysjärjestelyihin liittyvää suunnittelua ja verokonsultointia. Konsultoinnissa palkitsevinta on ollut nähdä organisaatioiden ja sen ihmisten kasvavan järjestelmätyön mukana ja ottavan kehitystoimet ja siihen liittyvät työkalut omakseen. Autokal toki yhtenä työkaluna. On ollut myös konsultin pakkopullana esittämiä ennakkosuunnitelmia, joista toteutuksen jälkeen on saanut nähdä ihania ahaa-elämyksiä. Vuoden aikana on ollut myös kipeitä henkilöstöasioita, joissa olen saanut olla tukena. Kaikille henkilöstöasioiden kanssa painiville haluaisin muistuttaa, että toisten ongelmien hoitaminen vaatii erityistä huolenpitoa omasta jaksamisesta.

Tulevalle vuodelle ennustetaan erityisesti kasvun taittumista. Hiljaisempina aikoina pitäisi löytää energiaa tehdä kehitys- ja siivoustöitä tulevaisuutta varten.

Jos toiminnan ohjaamiseen tarkoitettujen järjestelmien tai ohjelmien rakentaminen, kehittäminen tai vaihtaminen, yritysjärjestelyt tai muu isompi kehityshanke on ollut mietinnässä, se työ kannattaa ajoittaa nyt. Nurkkien siivoaminen on tietysti aina hyödyllistä (se on sitä paitsi Leania). Uuden projektin aloitus vaatii aina energiaa, mutta valmistuminen antaa sen moninkertaisesti takaisin.

Tulevana vuonna uskon, että jokaisen yrityksen viimeistään tulee valmistautua huolehtimaan ja raportoimaan ympäristöasioistaan. Velvoiteketju valuu toivottavasti isommilta yrityksiltä alaspäin, kuten työturvallisuusasioille on tapahtunut.

Pysytkö mukana digitalisaation vauhdissa?

Myös digitalisaatio etenee, jossain asioissa vähän liiankin nopeasti. Enää en tiedä ketkä kaikki tietävät missä liikun ja mitä teen; joka tarkoitukseen pitää asentaa oma appsi. Viimeksi tilasin ravintolassa appsilla, enkä todellakaan lukenut yrityksen tietoturvadokumenttia tai käyttöehtoja. Kiinassa ollaan huolissaan isoveljen valvonnasta – me annamme kameran, mikrofonin ja sijaintitietomme vapaaehtoisesti täysin tuntemattomille tahoille. Sähköinen taloushallinto on kuitenkin loistava asia ja siihen liittyvää kehitystyötä kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön. Sähköisten kuittien yleistymistä odotin paljon nopeammin, toivottavasti ne yleistyvät jo ensi vuonna. Ja yritysten johto lukee todennäköisesti tuloslaskelmia, taseita ja kassavirta-analyysejä paljon useammin ja tehokkaammin, kunhan ne saadaan visualisoitua ja taustoitettua kulloinkin halutulla tavalla. Työkalut kehittyvät koko ajan. Johtaja, vaadi enemmän, kohta se on mahdollista!

Yksi asiakkaani totesi konsulttipäivän jälkeen, että kiitos, me toivoimmekin, että toisit meille taas jotain uutta ja energiaa. Toivonkin, että voin konsulttikäynneilläni erityisesti tuoda ajatuksia, energiaa ja uskoa yrityksen omaan tekemiseen. Järjestelmät ovat hyviä ja tarpeellisia isojen asiakokonaisuuksien hallitsemiseksi, mutta viime kädessä kysymys on aina ihmisten osaamisesta, ideoista ja erityisesti energiasta.

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

T.  Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!