Artikkeleja johtamiseen ja laadunhallintaan

heinä 04 2025

Miksi ISO 9001 on välttämätön kilpailuetu? Ymmärrä laatujärjestelmän strateginen merkitys

ISO 9001 on strateginen työkalu, joka muuttaa laadunhallinnan satunnaisista onnistumisista systemaattiseksi kilpailueduksi. Sen avulla organisaatio ei ainoastaan täytä asiakasvaatimuksia, vaan rakentaa toimintamallin, joka tehostaa prosesseja, vähentää kustannuksia ja luo perustan jatkuvalle parantamiselle. Kyseessä ei ole vain sertifikaatti, vaan koko yrityksen yhteinen toimintatapa, joka rakentaa kestävää luottamusta markkinoilla.

Mikä on ISO 9001 ja miksi se on muutakin kuin vain todistus seinällä?

Moni johtaja kuullessaan sanat ISO 9001 näkee mielessään kasan kansioita hyllyyn ja byrokratiaa, jota kukaan ei aidosti kaipaa. Onko kyseessä jälleen yksi pakollinen paha, joka pitää hoitaa pois päiväjärjestyksestä, jotta tietyt tarjouskilpailut voidaan voittaa? Tämä on yllättävän yleinen ja samalla täysin virheellinen käsitys standardin tarkoituksesta. Seinälle ripustettu sertifikaatti on vain lopputulos – todellinen arvo syntyy matkasta järjestelmän rakentamisessa, noudattamisessa ja ylläpitämisessä.

Ydinajatus: Prosessien jatkuva parantaminen, ei kertaluontoinen suoritus

Pohjimmiltaan ISO 9001 on kansainvälisesti tunnustettu viitekehys laadunhallintajärjestelmälle. Sen tavoite ei ole monimutkaistaa asioita, vaan päinvastoin: selkeyttää. Se tarjoaa työkalut, joiden avulla organisaatio voi ymmärtää omat prosessinsa, tunnistaa niiden heikkoudet ja vahvuudet sekä ennen kaikkea sitoutua niiden jatkuvaan parantamiseen. Kyseessä on ajattelutavan muutos, jossa laatu ei ole enää erillinen osasto tai yksittäinen tarkistus tuotantolinjan päässä, vaan olennainen osa kaikkea tekemistä.

Kenelle ISO 9001 -standardi sopii?

Yksi sitkeimmistä myyteistä on, että ISO 9001 soveltuu vain suurille tuotantolaitoksille. Todellisuudessa standardi on suunniteltu täysin skaalautuvaksi. Sen periaatteet toimivat yhtä lailla viiden hengen asiantuntijayrityksessä, julkisen sektorin organisaatiossa kuin sadan hengen teknologiayrityksessäkin. Laadukas toiminta ja asiakastyytyväisyys ovat universaaleja tavoitteita, ja ISO 9001 tarjoaa joustavat raamit niiden saavuttamiseksi toimialasta tai koosta riippumatta.

Miten ISO 9001 muuttaa laadunhallinnan strategiseksi voimavaraksi?

Laatu on helppo sana heittää ilmoille, mutta sen muuttaminen todelliseksi, mitattavaksi voimavaraksi on toinen juttu. ISO 9001 -standardi tarjoaa tähän rakenteen. Se ei ole vain sääntökirja, vaan ennemminkin pelikirja, joka auttaa kytkemään laadun suoraan liiketoiminnan ytimeen: kannattavuuteen, kasvuun ja asiakassuhteisiin. Kun prosessit toimivat johdonmukaisesti ja ennustettavasti, laatu lakkaa olemasta sattumaa ja siitä tulee strateginen työkalu.

Parempi asiakastyytyväisyys ja luottamus

Mieti hetkeä, jolloin olet itse ollut todella tyytyväinen asiakas. Todennäköisesti sait juuri sitä, mitä luvattiin, ehkä jopa hieman enemmän – ja sait sen joka kerta. ISO 9001 tähtää juuri tähän. Systemaattinen laadunhallinta varmistaa, että palvelun tai tuotteen laatu ei heittele päivästä tai tekijästä toiseen. Tämä johdonmukaisuus rakentaa asiakkaassa luottamusta, joka on kaikkein arvokkainta pääomaa. Sertifikaatti itsessään on ulkoinen viesti tästä sitoutumisesta; se kertoo potentiaalisille asiakkaille jo etukäteen, että tämä organisaatio ottaa laadun vakavasti.

Toiminnan tehostuminen ja kustannussäästöt

Monissa yrityksissä piilee valtava määrä ”näkymätöntä työtä” – asioita, jotka tehdään uudelleen virheiden takia, turhia välivaiheita tai epäselviä vastuita. ISO 9001 -järjestelmän rakentaminen on kuin laittaisi organisaation prosessit suurennuslasin alle. Kun toimintatavat joudutaan kuvaamaan ja mittaamaan, paljastuu nopeasti, missä aikaa ja resursseja valuu hukkaan. Korjaamalla nämä pullonkaulat ja päällekkäisyydet saavutetaan usein merkittäviä kustannussäästöjä ja toiminnan yleinen tuottavuus paranee.

Selkeämmät roolit ja vastuualueet organisaatiossa

”Kenen vastuulla tämä olikaan?” on lause, joka on tullut tutuksi lähes jokaisessa kasvavassa yrityksessä ja tulee vastaan erityisesti työntekijöiden vaihtuessa, loma-aikoina ja äkillisissä sairasapauksissa. Kun toiminta laajenee, vastuiden harmaat alueet lisääntyvät ja aiheuttavat kitkaa ja tehottomuutta. ISO 9001 pakottaa organisaation määrittelemään selkeästi, kuka tekee mitä, milloin ja miksi ja kuka tarvittaessa osaa tuurata. Tämä selkeys ei ainoastaan vähennä virheitä ja riskejä ja paranna sisäistä viestintää, vaan se myös antaa työntekijöille varmuutta ja omistajuutta omasta työstään.

Työkalu riskienhallintaan ja mahdollisuuksien tunnistamiseen

Nykyaikainen ISO 9001 -standardi ei ole enää taaksepäin katsova tarkistuslista. Sen ytimessä on riskiperusteinen ajattelu. Järjestelmä kannustaa jatkuvasti pohtimaan, mitkä tekijät voisivat uhata toiminnan laatua ja miten näihin uhkiin voidaan varautua ennalta. Samalla se ohjaa tunnistamaan mahdollisuuksia: voisimmeko tehdä tämän prosessin paremmin, palvella asiakasta uudella tavalla tai hyödyntää teknologiaa tehokkaammin? Tämä muuttaa laadunhallinnan reaktiivisesta ongelmanratkaisusta proaktiiviseksi ja strategiseksi toiminnaksi.

Tehosta toimintaa ja kasvata asiakasluottamusta – ISO 9001:n konkreettiset hyödyt

Hyvin johdettu yritys ei tavoittele laatua vain laadun itsensä vuoksi, vaan koska se on suora reitti parempaan tulokseen. ISO 9001 -sertifikaatti ei ole päämäärä, vaan väline, jolla tämä reitti rakennetaan. Kun laadunhallinta on systemaattista, sen vaikutukset näkyvät arjen jokaisella osa-alueella – vähentyneestä kiireestä ja virheiden korjailusta aina parantuneeseen kannattavuuteen asti.

Asiakaslupauksen lunastaminen – Joka kerta

Miksi asiakas valitsee teidät kilpailijan sijaan? Usein vastaus liittyy luottamukseen. Asiakas luottaa saavansa sen, mitä hänelle on luvattu. ISO 9001 -järjestelmä on käytännössä koneisto tämän lupauksen täyttämiseksi. Kun toimintaprosessit on määritelty selkeästi, lopputulos ei ole kiinni yksittäisen työntekijän päivän vireestä. Asiakaskokemus muuttuu tasaiseksi ja laadukkaaksi, mikä on vahvin mahdollinen perusta pitkäaikaisille asiakassuhteille ja positiiviselle maineelle. Prosessien hallinnalla varmistetaan myös, että laadun ylläpito voidaan tehdä mahdollisimman suunnitellusti, systemaattisesti ja siten kustannustehokkaasti.

Piilevien tehokkuusvuotojen tukkiminen

Kuvittele, että yrityksenne toiminta on vesijohtoverkosto. Ilman järjestelmällistä tarkastelua siellä on väistämättä pieniä vuotoja: hukkaan menevää aikaa, materiaaleja, turhaa työtä ja korjausliikkeitä. Yksittäin ne ovat pieniä, mutta yhdessä ne voivat muodostaa merkittävän kustannuserän. ISO 9001 -standardin käyttöönotto on kuin järjestelmällinen vuototarkastus. Se auttaa paikantamaan nämä tehottomuuden lähteet ja antaa työkalut niiden korjaamiseen, mikä vapauttaa resursseja tuottavampaan tekemiseen.

Tiimin yhteisen suunnan selkeyttäminen

Mikään ei turhauta ammattilaista enempää kuin epäselvyys siitä, mitä häneltä odotetaan tai miten jokin asia tulisi hoitaa. Kun prosessit ja vastuut ovat selkeät, jokainen tiimin jäsen tietää paikkansa ja roolinsa yhteisessä tavoitteessa. Tämä vähentää sisäistä kitkaa, parantaa tiedonkulkua ja antaa ihmisille vapauden keskittyä olennaiseen. Selkeä rakenne ei rajoita, vaan luo turvallisen pohjan, jonka päälle on helppo rakentaa ja innovoida.

Paremmat päätökset datan, ei mutu-tuntuman perusteella

Yksi ISO 9001 -standardin keskeisistä periaatteista on päätöksenteon perustuminen näyttöön. Tämä tarkoittaa, että toimintaa mitataan ja analysoidaan säännöllisesti. Kerätty data – olipa kyse asiakaspalautteesta, reklamaatioiden määrästä tai tuotannon läpimenoajoista – antaa johdolle luotettavan kuvan toiminnan tilasta. Tämä mahdollistaa siirtymisen ”mutu-tuntumalla” johtamisesta kohti faktoihin perustuvia, strategisia päätöksiä, joiden vaikutuksia voidaan myös seurata.

Pelkkää byrokratiaa vai aitoa arvoa? Yleisimmät harhaluulot ISO 9001 -standardista

Keskusteluissa ISO 9001 -standardista nousee lähes väistämättä esiin epäilys: lisäämmekö vain paperitöitä ja monimutkaisia prosesseja ilman todellista hyötyä? Tämä huoli on täysin ymmärrettävä, ja se perustuu usein huonosti toteutettuihin järjestelmiin, joissa on keskitytty enemmän auditoijan miellyttämiseen kuin oman toiminnan parantamiseen. On aika purkaa yleisimmät myytit ja katsoa, mistä on kyse, kun järjestelmä rakennetaan oikein – liiketoiminnan ehdoilla.

Harhaluulo 1: ”Se on vain byrokratiaa ja paperinpyöritystä.”
Todellisuudessa hyvin suunniteltu ISO 9001 -järjestelmä tekee juuri päinvastoin: se vähentää byrokratiaa. Kun epäselvät prosessit, turhat työvaiheet ja jatkuva asioiden uudelleen selvittely poistuvat, työ tehostuu. Dokumentaation tarkoitus ei ole kerätä pölyä kansiossa, vaan toimia yhteisenä pelikirjana, joka selkeyttää toimintaa. Jos järjestelmä tuntuu byrokraattiselta, se on rakennettu väärin.

Harhaluulo 2: ”Tämä sopii vain suurille tuotantolaitoksille.”
Tämä on yksi sitkeimmistä myyteistä. ISO 9001 -standardin kauneus piilee sen skaalautuvuudessa. Kymmenen hengen asiantuntijaorganisaation laadunhallintajärjestelmä on luonnollisesti aivan eri mittakaavassa kuin tuhannen hengen tehtaalla. Periaatteet ovat samat – asiakaslähtöisyys, prosessien ymmärtäminen ja jatkuva parantaminen – mutta niiden soveltaminen räätälöidään aina yrityksen kokoon ja tarpeisiin sopivaksi.

Harhaluulo 3: ”Kun sertifikaatti on saatu, työ on tehty.”
Tämä ajatus on suurin ansa, johon organisaatio voi langeta. Sertifikaatti ei ole päätepiste, vaan lähtölaukaus. Se on ulkoinen todistus siitä, että perusta on kunnossa, mutta todellinen arvo syntyy vasta sen jälkeen. Järjestelmä tarjoaa puitteet jatkuvalle parantamiselle – sille, että organisaatio oppii jatkuvasti toiminnastaan ja kehittyy päivä päivältä paremmaksi. Työ ei lopu, vaan muuttuu osaksi normaalia, laadukasta arkea.

Laatujärjestelmä osana yrityksen kestävää kasvua ja tulevaisuutta

Lopulta ISO 9001 -standardissa ei ole kyse vain nykyhetken ongelmien korjaamisesta. Se on investointi tulevaisuuteen. Se luo perustan, jonka varaan on turvallista rakentaa kasvua, kohdata markkinoiden muutoksia ja varmistaa, että organisaatio pystyy lunastamaan lupauksensa asiakkaille myös vuosien päästä. Se on keino varmistaa, että kasvu on hallittua ja kestävää, ei kaoottista ja sattumanvaraista.

Milloin sertifiointia kannattaa harkita?

Jokainen yritys on ainutlaatuinen, mutta tietyt tilanteet tekevät ISO 9001 -järjestelmän rakentamisesta erityisen ajankohtaista. Kannattaa pysähtyä miettimään, jos tunnistat jonkin seuraavista:

Kasvukivut alkavat näkyä. Toiminta on laajentunut tai laajentumassa, mutta vanhat, ”hiljaisen tiedon” varassa toimineet käytännöt eivät enää riitä. Epäselvyydet ja virheet lisääntyvät.
Asiakkaat tai markkina vaatii sitä. Suuret asiakkaat, kansainväliset markkinat tai julkiset kilpailutukset edellyttävät usein todistusta laadunhallinnasta.
Kilpailuetu on haussa. Haluatte erottautua markkinoilla luotettavuudella, ammattimaisuudella ja tasalaatuisuudella. Sertifikaatti on konkreettinen osoitus tästä.
Sisäinen tehokkuus kaipaa parannusta. Tuntuuko, että samoja virheitä tehdään toistuvasti ja aikaa kuluu tulipalojen sammutteluun? Järjestelmä auttaa löytämään juurisyyt ja korjaamaan ne pysyvästi.

Matka on tärkeämpi kuin päämäärä

Vaikka ISO 9001 -sertifiointi on konkreettinen ja arvokas tavoite, suurin anti ei ole itse sertifiointi. Arvokkainta on prosessi, jonka aikana koko organisaatio joutuu pysähtymään ja perusteellisesti analysoimaan omaa toimintaansa. Se on yhteinen oppimismatka, joka selkeyttää päämääriä, parantaa yhteistyötä ja rakentaa vahvemman, yhtenäisemmän ja laatuun sitoutuneen kulttuurin. Se ei ole projekti, joka päättyy – se on alku paremmalle tavalle toimia.

joulu 20 2024

Riskeistä mahdollisuuksiin

Kirjoitin viime vuodenvaihteen blogissani riskien hallinnasta ja varautumisesta. Siitähän nämä konsultoimani johtamisjärjestelmätkin lähtevät – riskiperusteinen lähestymistapa on kaikkien standardien a ja o. Nyt on ihan valtiovallalta tullut kootut ohjeet varautumiseen. Tärkeitä asioita tietysti, mutta…

Pitää etsiä myös mahdollisuuksia

…tuntuu, että riski- ja mörköajattelua tulee joka tuutista jo ihan liikaa. Yhdessä loppuvuoden auditoinnissa koin itse pienen herätyksen, kun auditoija huomautti, että laatujärjestelmässä mahdollisuudet pitää käsitellä täsmälleen samalla intensiteetillä kuin riskitkin. Loistava huomautus. Ja tämä huomautus ei siis mitenkään koskenut auditoitavan yrityksen toimintaa vaan minun rakentamani järjestelmän rakennetta, minkä olen vuosien saatossa oppinut muualta tulleista vaatimuksista. Pieni huomautus, joka herätti kuitenkin syvemmin miettimään sekä omaa toimintaa että yleisesti yritysten tilaa Suomessa tällä hetkellä.

Pelkkä riskien välttäminen ei vie eteenpäin

Onneksi Suomessa on paljon yrityksiä, jotka jatkuvasti miettivät uusia mahdollisuuksia ja uskaltavat myös ottaa riskejä. Valitettavan paljon on myös toisenlaisia, kokonaan poteroituneita yrityksiä. Kaikkein laiskimmin toimintaansa kehittävät yritykset, joilla menee ”ihan hyvin”. Jo saavutetun menettämisen riski nähdään helposti isompana kuin uusien asioiden tuomat mahdollisuudet. Riskit pitää tietysti tunnistaa, ettei tehdä pölhöjä. Faktat tulee olla selvillä. Pelkällä jatkuvalla riskien välttämisellä mennään kuitenkin pikkuhiljaa taaksepäin.

Viimeisimmissä Suomen talousennusteissa kummasteltiin sitä, että kuluttajat Suomessa ovat enemmän alkaneet säästää pahan päivän varalle kuin kuluttaa, eikä talouskasvu siksi lähde liikkeelle. Eivätkä yritykset investoi. En ihmettele yhtään. Lähes kaikki julkinen viestintä ja uutisointi keskittyy tällä hetkellä taantuma- ja kriisiuutisiin. Riskeihin, ei mahdollisuuksiin. Kuitenkin kun miettii minkälaisista kriiseistä viimeiset neljä vuotta on selvitty, minusta pitää ihailla suomalaisten resilienssiä ja sopeutumiskykyä. Korona kohteli useita maita melko yhtäläisesti, mutta Venäjän sanktiot osuivat Suomeen paljon kovemmin kuin moniin muihin maihin. Pakon edessä täällä osataan edelleen toimia ja selviytyä.

Lisää positiivisuutta ja uskallusta

Toivoisin tulevalle vuodelle paljon enemmän positiivisten asioiden ja mahdollisuuksien miettimistä. Riskit ja valmiussuunnitelmat kyllä pysyvät takataskussa käytettäväksi tarvittaessa, mutta ne eivät saisi olla toiminnan ja varsinkin viestinnän ensisijaisina moottoreina. Aiemmassa blogissani (linkki) olen kirjoittanut höpöttelyn, nauramisen ja luppoaikojen tärkeydestä kaikenlaisen uuden kehittämisen edellytyksenä. Luovuus tarvitsee löysää, myös työpaikoilla. Eikä mokaaminen ole niin vakavaa, vakavampaa on se jos ei yritä. ”Muutkin mokaa” olisi oikein hyvä tsemppibiisi tulevalle vuodelle.

Rentoa joulun aikaa ja positiivista ja uusien mahdollisuuksien täyttämää uutta vuotta 2025 teille kaikille!

marras 01 2024

Konsultilla on aina aikaa

Onko konsultti tekijä vai opettaja? Vai jotain siltä väliltä? Tähän kysymykseen törmään omassa työssäni vähän väliä. Asiakkaiden odotukset ainakin vaihtelevat laidasta laitaan.

Kun uusi asiakas tilaa konsultin, alkaa ensin yhteisymmärryksen etsiminen siitä, mitkä ovat tämän asiakkaan odotukset ja halu itse paneutua konsultoitavaan asiaan. Käytännössä tason näkee vasta kun aloitetaan työt. Siksi en koskaan voi myydä esim. johtamisjärjestelmän rakentamista urakkana muuta kuin aloituksen osalta. Avaimet-käteen sertifikaatin tarjoajiakin markkinoilla on, samoin konsultteja, jotka lupaavat laatia yritykselle johtamisjärjestelmän muutamassa päivässä. Jos konsultti yksikseen kirjoittelee omiaan, tuurilla voidaan näin saada jopa ensimmäinen sertifikaatti. Sellainen järjestelmä ei kuitenkaan palvele ketään, eikä sellaista pysty kukaan ylläpitämään.

Aloittaessani konsulttina reilut 10 vuotta sitten, pidin itsestään selvänä asiana, että konsultti perehtyy asiakkaan ongelmiin, potkaisee tarvittavat muutokset käyntiin aluksi vahvasti itse mukana tekien, mutta selvänä tavoitteena tekemisen rinnalla kouluttaa asiakkaan oma henkilökunta huolehtimaan muutoksesta johtuvista asioista jatkossa itse. Joskus kuitenkin törmään odotuksiin siitä, että konsultti tulee ratkaisemaan ongelmat ilman että yrityksessä kenenkään tarvitsisi tehdä tai muuttaa mitään. Ei toimi. Johtamisjärjestelmien rakentamisessa minulta kysytään aina milloin konsultilla olisi aikaa. Turvallisesti voin vastata, että konsultilla on aina aikaa, jos teillä itsellänne on.

Konsultin tärkein tehtävä on tehdä itsensä tarpeettomaksi. Useimmiten näin käykin, mutta hankaluuksia tulee silloin kun asiakas ei oikeasti halua oppia eikä muuttaa mitään omassa toiminnassaan. Laihdutuslääkäreiltä tuttu sanonta: ”jos mikään ei muutu, mikään ei muutu” pitää kutinsa myös yritystoiminnassa. Laihdutuslääkäristä, PT:stä tai yrityskonsultista ei ole hyötyä, jos ei ole itse valmis panostamaan asiaan ja muuttamaan jotain. Ammattilainen antaa hyviä työkaluja ja vinkkejä, auttaa ja ohjaa, mutta varsinainen työ täytyy valitettavasti tehdä itse.

Ja tämä oli todella surkea myyntipuhe 😉.

kesä 03 2024

Vastuullisuustermeistä löytyy faktatietoakin

Taksonomia, CSRD, ESRS – mikä on pakollista, kenelle ja mistä löytyy se pakottava laki?

Näistä tulee nyt asiakkailta paljon kyselyjä. Keitä ne koskevat, miten niitä seurataan ja mikä on sanktio, jos niitä ei noudata. Asiaa ei helpota se, että markkinoilla on kuulemma vähemmän vastuullisia konsultteja, jotka kauppaavat PK -yrityksille vastuullisuusraportointikoulutuksia ja järjestelmiä ”pakollisina”. Luotettavaa faktatietoa on hankala löytää kaiken kohinan seasta.

Pakollista raportointi tulee lähivuosinakin olemaan vain isoille tai pörssilistatuille yrityksille. Yhdentekevää tämä ei toki ole pienemmillekään, koska isot yritykset raportoivat myös alihankintaketjuistaan ja raportointipyyntöjä tulee sitä kautta varmasti valumaan isommilta yrityksiltä myös heidän toimittajilleen. Se on kuitenkin eri asia kuin lain velvoittama pakollisuus.

Faktatietoa löytyy laista

Pakottavaa on direktiivi CSRD, jonka sisältö on siirretty Suomen kansalliseen kirjanpitolakiin, kts. Laki kirjanpitolain muuttamisesta 1249/2023. Alla on lyhennelmä siitä, ketä se koskee. Jos olet epävarma, kurkkaa Finlexiin. Lain lopusta löytyy voimaantulosäännös, jossa määritellään tyhjentävästi keitä laki missäkin vaiheessa koskee. Samasta laista löytyy tietysti myös faktatiedot mitä pitää tehdä, jos kuulut raportointivelvoitteen piiriin.

Lain valvonnasta on määrätty Suomen tilintarkastuslaissa, löytyy Finlexistä nimellä Laki tilintarkastuslain muuttamisesta 1250/2023.

Kenelle CSRD on pakollista?

CSRD on EU:n kestävyysraportointidirektiivi. Suomessa direktiiviä sovelletaan siis em. kirjanpitolain ja tilintarkastuslain säännöksillä. Laki on pakollinen asteittain:

2024 alkaen yleisen edun kannalta merkittävät yhteisöt ja sellaisten konsernien emoyhtiöt, jossa on vähintään 500 työntekijää

2025 alkaen kaikki yritykset, jolla 2 ehtoa seuraavista kolmesta täyttyy:

tase min. 20 milj. eur
liikevaihto min. 40 milj. eur
työntekijöitä min. 250 hlö

2026 alkaen pörssilistatut PK yritykset tietyin rajoituksin

2028 alkaen EU ulkopuoliset yritykset, joiden EU- liikevaihto min. 150 milj.

Lisäksi on velvoitteita muutenkin eritysraportoinnin kohteena oleville mm. finanssi- ja vakuutusyhtiöille.

Raportin laatimisen standardit ESRS

Jos pakollinen raportointivelvollisuus em. kriteereillä täytyy, raportointi tehdään ESRS – standardien (European sustainability reporting standards) mukaisesti. Toistaiseksi julkaistujen standardien 1 ja 2 tekstit löytyvät suomeksi EU:n lakikirjasta eli EUR-Lex- sivuilta https://eur-lex.europa.eu/homepage.html hakusanoilla esrs1 ja esrs2. Ennen hakua valitse kieli. Sivun oikeassa yläkulmassa on kielivalinta -palkki, josta löytyy myös suomi.

Seuranta ja sanktiot

Direktiivin pakottavat säännökset on kirjattu Suomessa kirjanpitolakiin ja tilintarkastuslakiin, joten noudattamatta jättäminen on sanktioitu kuten muukin virheellisen tai puutteellisen kirjanpitotiedon antaminen.

Tilintarkastaja tarkastaa raportoinnin olemassaolon ja oikeellisuuden. Jos siinä on oleellisia puutteita tai virheitä, siitä tulee merkintä tilintarkastuskertomuksen yhteyteen tai rinnalle tulevaan kestävyysraportoinnin varmennuskertomukseen. Raportti toimitetaan PRH:lle muun tilinpäätösaineiston yhteydessä. Lisäksi sen oleelliset tiedot tulee lain mukaan julkaista yrityksen nettisivuilla. Tilintarkastajan negatiiviset merkinnät näkyvät yrityksen luottotiedoissa ja voivat vaikuttaa yrityksen luottokelpoisuuteen.

Miten direktiivi vaikuttaa pienempiin yrityksiin?

Raportointivelvolliset yritykset pyytävät todennäköisesti kestävyystietoja toimittajiltaan. Siten osa raportointivaatimuksista tulee valumaan myös pienemmille yrityksille. Ainakin omia suoria ja ostetun energian vuosittaisia määriä ja sitä kautta niiden hiilidioksidipäästöjä kannattaa alkaa seurata. Jos nyt on hiljaista, niin kuin monilla aloilla on, kannattaa dataa ja raporttipohjia muutenkin alkaa kerätä ja valmistella.

Vapaaehtoinen taksonomia rahoitukseen

Taksonomia liittyy rahoitukseen ja on eri asia kuin pakollinen raportointidirektiivi. Tarkoituksena on ohjata investointeja vihreään siirtymään vähentämällä viherpesua ja tarjoamalla edullisempaa rahoitusta oikeasti vastuullisille investoinneille.

Taksonomialla määritellään rahoittajien avuksi kriteerit, joilla ne voivat luokitella investointeja kestävän kehityksen mukaisiksi investoinneiksi. Taksonomialuokitusta käytetään myös EU:n tukirahoja jaettaessa. Taksonomiassa määritellään tarkemmin eri ympäristötavoitteet:

ilmastonmuutoksen hillintä
ilmastonmuutokseen sopeutuminen
vesivarojen ja merten luonnonvarojen kestävä käyttö ja suojelu
siirtyminen kiertotalouteen
ympäristön pilaantumisen ehkäiseminen ja vähentäminen
biologisen monimuotoisuuden ja ekosysteemien suojelu ja ennallistaminen

Taksonomia-asetus löytyy suomeksi (ja kaikilla muillakin EU:n kielillä) EU:n lakikirjasta eli EUR-Lex -sivuilta hakusanalla EU2020/852. Asetuksen lisäksi EU komissio antaa tarkemmat tekniset arviointikriteerit kullekin yllä mainitulle ympäristötavoitteelle. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/852/oj

Jos em. lakifaktat eivät sytyttäneet ja haluat tai tarvitset lisätietoa, konsultti on toki käytettävissä, ole yhteydessä!

tammi 15 2024

Osaatko sinä olla hyvä alainen?

Esimiestyöstä ja esimiesten vastuista puhutaan tosi paljon. Esimiesten pitäisi olla lähes superihmisiä, jotka sen lisäksi että huolehtivat yrityksen liiketoiminnan sujumisesta, huolehtivat alaistensa hyvinvoinnista ja pikkuhiljaa myös ilmastokriisistä, maapallon kestävyydestä ja muutamasta muusta pikku asiasta. Hyvä esimies tarvitsee hyviä alaisia.

Mietitkö koskaan, millaiset eväät sinun esimiehesi on saanut työhönsä? Tai millaista tukea hänen esimiehensä tähän työhön antaa – jos minkäänlaista? Jo laki asettaa esimiehille valtavasti vastuuta ja velvoitteita, toimialasta riippumatta ja lisää tuntuu tulevan koko ajan. Monet esimiestehtävissä toimivat eivät edes tiedä puoliakaan niistä velvoitteista, jotka heitä koskevat. Kaikkea ei voi tietää eikä kaikkea voi aina ajatella. Esimiehille tulee virheitä ja lapsuksia. Tärkeää olisi käsitellä virheet jotta niistä voitaisiin oppia.

Useimmiten olisi hyvä voida luottaa siihen, että esimies (-kään) ei tee virheitä tahallaan. On se sitten loukkaava puhe, alaisen dissaaminen, toiminnan kannalta tyhmä päätös, tärkeän tiedon kertomatta jättäminen tai mikä tahansa muu väärältä tuntuva asia. On toki myös ihmisiä, jotka tahallaan haluavat loukata toisia tai eivät kerta kaikkiaan piittaa. Useimmat meistä kuitenkin haluavat tehdä työnsä – myös sen esimiestyö – hyvin. Kun esimiehesi mokaa, sanotko siitä hänelle ja annat myös hänelle mahdollisuuden korjata tai selittää miksi? Virheitä ei voi käsitellä, jos niistä ei puhuta. Myös esimies tarvitsee palautetta. Ihan liian usein isotkin asiat yrityksissä menevät metsään ja ihmisillä on paha olla siksi, että asioita ei sanota ääneen. Esimies ei ole superihminen.

Itse esimiestehtävissä toimiessani syyllistyin varmasti kaikkiin mahdollisiin virheisiin, erityisesti mikromanageeraamiseen ja ohi johtamiseen. Pahoina päivinä en varmasti tervehtinyt kaikkia työntekijöitä ystävällisesti tai kysellyt kuulumisia. Suorapuheisena olen töksäytellyt virheistä ja loukannut ihmisiä. Minulla on kuitenkin aina ollut se onni, että on ollut työntekijöitä, jotka ovat luottaneet ja tulleet sanomaan, että tarkoitus oli varmaan hyvä, mutta nyt ei mennyt ihan putkeen… Vain tiedostettuja virheitä voi korjata.

Hyvä esimies tarvitsee hyviä alaisia. Kokeile antaa palautetta esimiehellesi – hyvää tai huonoa. Erityisesti silloin, kun hän ei sitä tajua pyytää.

joulu 18 2023

Tuurilla vai taidolla vuoteen 2024?

Minulta silloin tällöin kysytään, että pitääkö aina maalata piruja seinälle ja miettiä asioita negatiivisuuden kautta… ? Niin – sitä riskien tunnistaminen käytännössä on, pahojen skenaarioiden miettimistä. Konsultoimani ISO -standardin mukaiset johtamisjärjestelmät pohjautuvat kaikki riskiperusteiseen lähestymistapaan. Tunnistetaan ensin riskejä ja mietitään sitten keinoja niiden hallitsemiseksi. Menestys ei ole sattumaa, vaan suunnitelmallisen ja pitkäjänteisen harjoittelun tulos. Hyvällä tuurilla voi toki päästä pitkälle, mutta yhtä hyvin voi olla, ettei pääsekään…

Riskien tunnistaminen vaatii mielikuvitusta

Presidentti Niinistö sanoi jokin aika sitten haastattelussa, että hän patisti työryhmää miettimään kaikkia mahdollisia ilkeyksiä mitä naapuri voisi tehdä ja todella käyttämään mielikuvitustaan. Jos ei mietitä minkälaisia pahoja lopputulemia voisi olla, ei pystytä myöskään varautumaan. Minusta tuo oli ihan hieno ohje. Ei se tarkoita, että pitäisi joka hetki elää peläten, että kaikki pahat lopputulemat toteutuvat, vaan mielestäni ihan päinvastoin. Kun tekee sen mitä voi, voi olla paljon rauhallisemmin mielin.

Viime päivinä hämmennystä on aiheuttanut tutkija Salonius -Pasternakin puheet reserviläisten kuntokuurista ja kotitalouksien varautumisesta. Tutkija käytti mielikuvitustaan. Ukrainan sodan ja siitä seuranneen sähkökriisin alkaessa suomalaiset oma-aloitteisesti hamstrasivat patteriradioita, taskulamppuja, joditabletteja ja kotivaraa. Natoon liittymisen ja jatkuviin sotauutisiin väsymisen jälkeen nuo alkavat vähän unohtua.

Miksi pahoja lopputulemia pitäisi kuvitella?

Minulle riskiperusteinen ajattelumaailma tuntuu jotenkin luontevalta. Ei mielestäni se, että miettii mitä kaikkea voisi sattua, tarkoita että ajattelisi että välttämättä tai todennäköisesti niin sattuisi. Mutta jos on varautunut tunnistettuihin riskeihin, voi paremmin käyttää paukkuja väistämättä eteen tulevien, tunnistamattomien riskien hallitsemiseen. Maailmaa ja elämää ei voi hallita, mutta jokainen voi silti tehdä oman osansa oman ja lähipiirin turvallisuuden ja normaalien toimintojen sujuvuuden parantamiseksi. Koskien yhtä lailla maanpuolustusta, jokapäiväistä kotielämää kuin yritystoimintaa.

Kyberturvallisuuskeskuksen johtajan mukaan jokaisen suomalaisen tärkein maanpuolustustehtävä on pitää omasta tietoturvastaan huolta – koskien sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä. Yhtä lailla mielestäni jokaisen velvollisuus on – omien mahdollisuuksiensa mukaan – varautua pitämään huolta itsestään ja lähipiiristään. Jos et itse voi olla auttaja, autat muita parhaiten huolehtimalla siitä, ettei sinusta itsestäsi tule autettava.

Korona, sähkökatkot, Kiinan toimitusvaikeudet ja Venäjän sanktiot ovat antaneet osviittaa siitä, miten valtavan monimutkainen ja riippuvainen toimitusketju elinympäristömme tänään on. Kaikkien yritystoiminnan riskien tunnistaminen on siksi kutakuinkin mahdotonta. Silti on paljon asioita, joita voimme tehdä.

Varautuminen ja ennakointi on riskien hallintaa

Varautuminen ja ennakointi muistuvat mieleen aina silloin kun jotain sattuu omassa lähiympäristössä. Tapaturmaohjeistusta ja toimintatapojen muutoksia tehdään usein vasta sattuneiden onnettomuuksien tai vähintään läheltä piti – tilanteiden seurauksena. Tapaturmatutkinnassa on kuitenkin aina tunnistettavissa hetki, jolloin tapaturma olisi voitu estää tai vähintäänkin sen seurauksia lieventää. Sama asia koskee useimpia muitakin yritystoiminnan riskejä. Mitä riippuvaisempia olemme mistä tahansa yksittäisestä toimittajasta, asiakkaasta, ohjelmistosta, työntekijästä tai mistä tahansa olosuhteesta, sitä paremmin meidän tulisi varautua tälle toimijalle tai olosuhteelle mahdollisesti tapahtuviin riskeihin. Hyvällä tuurilla riskit eivät toteudu. Fiksumpaa olisi toimia taidolla eikä tuurilla.

Mistä me olemme riippuvaisia?

Olisiko teillä alkavana vuonna aikaa istua hetkeksi alas ja miettiä oman yrityksen ja oman toiminnan riskejä? Mistä tai kenestä olemme riippuvaisia? Mitkä asiat ovat meidän toiminnassamme kriittisiä, mikä niitä voisi uhata ja miten siinä tapauksessa pärjäisimme? Oli se sitten myrskyvaurio, tulipalo, pidempi sähkökatko, kyberhyökkäys, satamasaarto, avainasiakkaan tai toimittajan konkurssi tai vaikka avaintyöntekijän paha liukastuminen kadulla. Miten voimme ennakoida näitä riskejä? Mitä riskejä voimme ehkäistä tai ainakin pienentää riskin toteutumisen todennäköisyyttä? Mitä teemme, jos pahin kuitenkin sattuisi? Miten voimme vähentää seurausten vaikutuksia?

Riskienhallinnan harjoittelemisen voi aloittaa kotona tutustumalla osoitteeseen www.72tuntia.fi. Tehdään se mihin voidaan vaikuttaa ja opetellaan sopeutumaan niihin mihin ei voida. Kotona ja töissä. Ennakointi ei ole pessimismiä, vaan järkevää toimintaa. Laastaria kannattaa pitää kaapissa, vaikka sitä ei ikinä toivoisi tarvittavan. Merimies ei toivo myötätuulta vaan opettelee purjehtimaan.

Konsultti toivottaa kaikille oikein mukavaa ja rauhallista joulun aikaa ja turvallista ja menestyksekästä Uutta Vuotta 2024!

Tästä linkistä voit ladata 2024 kalenterin, vaikka työpöydän taustakuvaksi.

joulu 08 2023

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja jaksaminen kehittämisen esteenä

Ensiksi pyydän anteeksi, että käytän tässä sanaa esimies eikä esihenkilö. Mielestäni esimies on suomen kieltä sukupuolesta riippumatta ja henkilö kuullostaa kamalan teennäiseltä.

Yritykset käyttävät nyt keskimäärin melko paljon aikaa työntekijöiden turvallisuuskoulutukseen koskien sekä fyysisiä että psykososiaalisia tekijöitä. Lähes lakisääteisesti jo opetetaan työntekijöille miten tehdä turvallisuusilmoituksia ja miten työn psykososiaalisia kuormitustekijöitä voisi välttää. Näistä koulutuksista iso osa menee hukkaan, jos esimiehet eivät osaa, uskalla tai ehdi (jaksa) tehdä esille tuleville asioille mitään. Sama asia koskee sekä turvallisuuteen että kaikkiin muihinkin yrityksen asioihin liittyviä ongelmia.

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen

Käytän tässä ehtimistä ja jaksamista toistensa synonyyminä, koska toinen yleensä seuraa toista. Liian kiireinen kalenteri ei anna aikaa ikävien asioiden selvittämiseen ja kasaantuvat, selvittämättömät ikävät asiat kuormittavat jaksamista vielä lisää. Osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen – näistä kolmesta osaaminen on helpoin.

Osaaminen

Koulutuksissani esimiehet usein ihmettelevät miten saisivat työntekijät kertomaan epäkohdista tai tekemään turvallisuusilmoituksia. Vakiovastaukseni on, että kuunnelkaa niitä oikeasti ja tehkää – joskus vaikka miten pieniäkin toimenpiteitä niiden johdosta ja viestikää siitä mitä tehdään. Miksi raportoisin uudelleen ja uudelleen epäkohdista, jos tiedän ettei raporttini johda mihinkään. Toisaalta ei myöskään parannusten kanssa pitäisi jäädä odottamaan täydellisiä ratkaisuja, joita ei ehkä koskaan löydy. – Better done than perfect -. Palautteen antamisen suurin joko este tai kannuste on siinä, miten palaute otetaan vastaan. Yrityksissä on yleensä osaamista ja ideoita vaikka kuinka paljon, kunhan niitä uskalletaan kuunnella.

Uskaltaminen

Kehittäminen vaatii, että ongelmat tuodaan esiin. Jos ei ole tunnustettuja ongelmia, ei ole mitään mitä parantaa. Ongelmien esiin tuominen edellyttää, että esimiehet uskaltavat olla läsnä ja ottaa vastaan tietoa huonosti olevista asioista. Esimiehet usein olettavat, että heidän pitäisi osata vastata kaikkiin työntekijöiden kysymyksiin ja ratkaista ongelmat, eivätkä siksi uskalla olla läsnä ja ottaa palautetta vastaan. Tuskin kukaan työntekijä kuitenkaan olettaa, että esimies osaisi juuri hänen työtehtävänsä yhtä hyvin tai paremmin kuin hän. Miksi pitäisi? Osaaminen löytyy työn tekijöiltä itseltään tai sitä voidaan yhdessä hakea muualta. Esimiehen tehtävä on poistaa työnteon esteitä. Siksi tärkeimpiä esimiestehtäviä olisi hengailla työpaikalla ja uskaltaa kuunnella palautetta ongelmista.

Ehtiminen ja jaksaminen

Esimiesten ehtiminen on jo selkeästi haastavampi korjattava. Esimiesten jaksaminen on kovilla. Esimiehille tulee koko ajan enemmän sekalaisia hallinnollisia töitä ja osaamisvaatimuksia. Edelleen esimieheksi tullaan pääsääntöisesti ammattiosaamisen kautta. Usein vanhat työtehtävät ainakin osin seuraavat mukana joko töiden organisoinnin takia tai esimiehen omasta halusta tehdä hyvin hanskassa olevia ”kivoja” asioita. On toki tärkeää, että esimies kutakuinkin tietää mitä alaiset tekevät, mutta substanssin osaaminen ei esimiestyössä saisi olla ykkösenä. Ykkösenä pitäisi olla uskallus ja taito kuunnella työntekijöitä. Kun esimies haluaa näyttää tehokkaalta ja kahmii itselleen valtavan määrän ”omia” töitä, ei löydy aikaa olla läsnä ja kuunnella työntekijöiden ongelmia ja kehitysehdotuksia. Jos esimies vielä haluaa pitää langat käsissään ja ottaa osaa kaikkeen päätöksentekoon, on toiminta auttamatta tehotonta; väki odottaa esimiehen aikaa ja päätöksiä, eivätkä asiat etene. Ja esimies uupuu.

Yksi uupunut esimies uuvuttaa (ja turhauttaa) 10 alaistaan. Väitän, että koko Suomen tuottavuuden kannalta johtamisen kehittäminen olisi ihan avainasemassa.

Esimiehet, uskaltakaa olla läsnä, priorisoikaa työt oikein ja pitäkää huolta omasta jaksamisestanne!

joulu 21 2022

Konsultin huoneentaulut vuodelle 2023

Mitä jäi mieleen vuodesta 2022? Sota, sähkö, ruokakaupan hinnat, korona-rajoitusten jälkeiset sairauslomasumat. Kiire ja väsyminen.

Kaikkiin asioihin emme voi vaikuttaa, mutta moniin silti voimme. Miten minä voisin olla parempi esimies, työkaveri, työntekijä? Miten minä ja muut jaksaisimme paremmin ensi vuonna? Minkälaiset huoneentaulut uudenvuoden lupauksiksi?

Puuttuminen on välittämistä

Ensimmäiseksi on pakko nostaa ehkä pienin mutta tuorein huomio esimiestyöstä. Katsoin – erittäin poikkeuksellisesti – jalkapallon MM pronssi- ja kultaottelut. Jalkapallosta mitään ymmärtämättömänäkin ymmärsin ihailla finaalipelin tuomarin toimintaa. Vihellys, I see You – käsimerkit ja keltaiset kortit. Viipymättä, epäröimättä, välitön, oikeudenmukainen puuttuminen sovitun vastaiseen toimintaan. Ja miten pelaajat suhtautuivat tämän tuomarin toimintaan – ei juputettu, virheisiin ei jääty moselehtimaan, peli jatkui ja erityinen kunnioitus tuomaria kohtaan näkyi jopa tällaiselle puusilmälle. Tällä kaverilla olisi taatusti – niin halutessaan – loistava eläkeura esimiesvalmentajana.

Opettele säännöt (yrityksen oma ”sääntökirja” pitää toki olla sovittuna ja viestittynä), seuraa mitä kentällä tapahtuu ja puutu virheisiin oikeudenmukaisesti ja heti. Monta isoa ongelmaa vältettäisiin, jos yrityksissä esimiehet ja johtajat paremmin seuraisivat mitä kentällä oikeasti tapahtuu ja puuttuisivat pieniin ongelmiin heti, ennen kuin niistä tulee isoja. Ja ”pelaajat” kunnioittaisivat. Helpompi toki toteuttaa tätä toimintatapaa 120 minuuttia kerrallaan kuin järjestelmällisesti vuoden joka ikisenä työpäivänä, mutta huoneentauluna ja ohjenuorana se kannattaa silti pitää. Puuttuminen on välittämistä.

Tärkeille asioille aikaa

Muita huoneentauluja: kalenterit. Vuodenvaihteessa aina päätän, että seuraavana vuonna kirjoitan ainakin kaikki ne blogitekstit, joiden aiheita olen erinäisinä yleisinä huomioina useilta asiakkailta kirjoittanut muistiin. Aina ne jäävät kirjoittamatta, koska en vuodenvaihdetta lukuun ottamatta ole laittanut tälle työlle määräpäivää ja varannut aikaa kalenteristani. Samasta syystä monet ei – akuutit tehtävät yleensä jäävät tekemättä. Opetus, jota laatujärjestelmäasiakkailleni hoen; jos koet jonkin asian tärkeäksi, laita sen tekemiselle aika kalenteriin, äläkä luista siitä. Standardin mukainen järjestelmällinen toimintatapa ei ole ollenkaan huono idea. Ja tulee myös mietittyä mikä on tärkeää.

Kahvittelu kunniaan

Isoimpana ja tärkeimpänä huoneentauluna tulevalle vuodelle nostaisin kuitenkin kahvittelukulttuurin. Voitaisiinko yrityksiin palauttaa vanhan ajan inhimillistä, näennäistehotonta kahvittelukulttuuria vastakohtana työelämän nykyiselle näennäistehokkuudelle ja sen mukanaan tuomalle tylsyydelle ja lopulta tuottamattomuudelle. Enkä puhu nyt mistään lakisääteisistä kahvitauoista, missä ihmiset pläräävät kännykkäänsä, vaan ihan kunnon vanhanaikaisista paskanjauhantapalavereista, sekä yrityksen sisäisesti että sidosryhmien edustajien kanssa. Missä puhuttiin asiasta ja asian vierestä, mutta usein tärkeitä yhteisiä asioita ainakin sivuten ja hiljaista tietoa jakaen. Ennen vanhaan aina juotiin ensin kahvit ja mentiin sitten vasta asiaan. Siihen kahvin juomiseen kulminoitui eräänlainen tunnustelu- ja haisteluvaihe ennen varsinaista asiakeskustelua. Auttaa asioiden edistämistä myöhemmin ja erityisesti vähentää väärin ymmärtämistä.

Väitän, että työelämästä on useissa yrityksissä tullut näennäisen tehokasta ja siten tosi tylsää ja loppupeleissä huonosti tuottavaa. Ihminen tarvitsee löysää ollakseen tuottava. Lyhytjänteinen kustannustehokkuus pienentää tulevia tuottoja. Ihmiset palavat loppuun, jos heiltä vaatii liikaa.

”Vanhaan hyvään aikaan” kaikenlainen vieraanvaraisuus oli tärkeämpää kuin moni muu asia. Vieras oli aina kunnia -asia. Voi voi, kun minulla ei nyt ole teille mitään tarjottavaa, sanoi meidän mamma aina kun mentiin kylään. Siis silloin kun tarjolla oli kahvin kanssa vain yhtä sorttia pullaa, pumpernikkeleitä ja kettukarkkeja. Maaseudulla pidettiin kaapissa aina erikseen vierasvaraa. Äidin ja äidinäidin peruja edelleen minäkin pidän toimistollani vieraskeksejä, joita sitten iltapäivän uneliaisuuteen itse popsin. Ei mitään järkeä tietenkään, koska toimistollani ei juuri koskaan käy ketään, eikä ainakaan ilmoittamatta.

Mieheni työpaikalla on poikkeuksellisesti pidetty kiinni vanhan ajan vieraanvaraisuudesta, joskus mielestäni jopa ihan överiksi. Kuitenkin ne vieraat, jotka siellä käyvät, yleensä erikseen kiittelevät sitä miten mukava sinne on tulla. Tämä tuntuu nykyään olevan todella harvinaista. Sama asia sekä työpaikoilla että yksityiselämässä – ihmiset ovat niin kauhean tehokkaita ja väsyneitä, etteivät jaksa nähdä vaivaa toistensa eteen. En tarkoita, että yrityksissä tai kodeissa pitäisi palata vanhan ajan övereihin (ja epäterveellisiin) viineritarjoiluihin, mutta voisi kuitenkin muistaa kaikissa kohtaamisissa kohdella ihmisiä – sekä työpaikan omia työntekijöitä että vieraita – kaikin tavoin ensisijaisesti ihmisenä. Huomioida inhimillisyys, kysellä kuulumisia ja huomioida myös inhimilliset tarpeet. Jutella ja kysellä enemmän, olettaa ja arvailla vähemmän. Valtavan monet isoksikin paisuvat ongelmat alkavat siitä, että ihmiset olettavat toistensa ajatukset ja tekemiset väärin.

Luovuus tarvitsee löysää

Sekä työelämässä että elämässä yleensäkin tarvittaisiin paljon enemmän pitkäjänteisyyttä. Tarvittaisiin luppoaikaa ihan normaalienkin työpäivien lomaan eikä niin, että työpäivät ovat pelkkää suorittamista ja viikonloput ja loma-ajat pitää sitten suorittaa palautumista. Meillä on jostain tullut t-paita tekstillä ”Get a life You don’t need vacation from”. Hyvä huoneentaulu sekin.

Luovuus tarvitsee löysää. Less is more – motto on vaan niin totta. Jos ollaan koko ajan kauhean tehokkaita, ei loppujen lopuksi välttämättä saada mitään järkevää aikaiseksi. Kaikki järkevimmät kehitysehdotukset ja ajatukset jäävät miettimättä ja vähintään toteuttamatta, kun on koko ajan kova kiire sammuttaa tulipaloja. Jos tulipesäkkeitä on koko ajan liian paljon, tarvitaan muutoksen käynnistämiseen toki ehkä jopa ulkopuolista apua – sekin tarve pitää ehtiä tunnistaa ja tunnustaa.

Huomioikaa inhimilliset tarpeet – oma työrauha tietysti sitä tehokasta työtä varten, mutta myös yhteiset tilat, keittiöt tai ruokapaikat. Tarjotkaa teidän luoksenne tuleville ihmisille (omat ja vieraat) edes sitä kahvia, tai mitä sitten onkin – ihmiset ovat nykyään niin allergisia tai nirsoja, ettei juuri mitään voi tarjota mutta kysykää edes. Jättäkää aikaa small talkille kaikissa palavereissa. Ja pitäkää ne kännykät pois kädestä, kun juttelette tässä ja nyt läsnä olevan ihmisen kanssa. Puhelimeen ei tarvitse aina vastata heti, jos et ole yrityksen päivystäjä tai oikeasti joku supertärkeä tilanne päällä. Älä myöskään odota sitä muilta.

Harvoissa töissä työnteko voi aina olla kivaa, mutta kaikissa töissä sen pitäisi voida olla kivaa edes välillä. Koska sinun työpaikallasi on viimeksi naurettu yhdessä? Välillä myös tuntuu, ettei saisi edes olla kivaa, tai ettei voi nauraa, kun muualla kärsitään ja soditaan. Jotta me jaksaisimme pitää huolta muista, meidän täytyy pitää huolta itsestämme. Tehdään muiden auttamiseksi se mitä voidaan, mutta muistetaan kuitenkin laittaa se happinaamari ensin omalle naamalle.

Tilastot huutavat taantumaa, kaikki kallistuu ja rajan takana tapahtuu hirveitä. Kaikkeen emme voi vaikuttaa, mutta monet asiat ovat kuitenkin kiinni siitä, mitä me itse yksilönä ja yksilöt ryhmänä teemme ja mihin uskomme. Minä uskon, että meille käy ihan hyvin. Tehdään se mitä voidaan. Energiatehokkuutta olisi pitänytkin parantaa ja turhaa kulutusta vähentää jo kauan sitten. Tehdään edes ne ja annetaan työrauha niille, jotka pystyvät tekemään jotain enemmän.

Huoneentaulut 2023

Konsultin terveiset ja huoneentaulut siis tulevalle vuodelle: puutu ennen kuin se kasvaa isoksi, kahvittelu kunniaan, ja jos se on tärkeää, laita se kalenteriin. Laita sinne kalenteriin tärkeinä asioina myös ne kahvitteluhetket tai jätä ainakin höpöttelylöysää palaverien ja työtehtävien väliin.

Konsulttina en todellakaan elä niin kuin opetan, mutta lupaan opetella näitä asioita ensi vuonna. Nyt menen huilaamaan yli kaikkien joulunpyhien. Höpötellään ensi vuonna!

Hyvää Uutta Vuotta 2023!

Luovempaa, rennompaa, löysempää, mukavampaa, turvallisempaa ja tuottavampaa uutta vuotta 2023!

Tulostettavan A4-kalenterin ensi vuodelle löydät tästä linkistä: Kalenteri 2023.

touko 13 2022

Ovatko yrityksesi kriittisten IT -toimintojen hups-nappulat kunnossa?

Tämän blogin olen alunperin julkaissut 5 vuotta sitten, mutta asia on joka vuosi yhtä ajantasainen, joten nostan tämän viime aikojen asioilla päivitettynä uudelleen listan kärkeen.

Yritystoiminnassa yhä useampi asia tapahtuu nykyään internetin välityksellä. Taloushallinto, toiminnanohjaus, tiedostojen tallennus, työajanseuranta, jopa puhelinvaihde toimivat jo yleensä verkon välityksellä. Puhumattakaan lukuisista eri tarpeisiin tehtävistä nettihauista – puhelinnumeroitakaan ei enää haeta luettelosta vaan netistä. Sähköposti on useimmille välttämätön työkalu. Asiakkaalle ei oikein enää kelpaa selitys palvelinviasta, jos tarjouspyyntöihin ei vastata.

Mr Murphy on joskus kirjoittanut sellaisen luonnonlain, että jos kriittinen IT -palvelu joskus kaatuu tai verkkoyhteydet menevät poikki, se tapahtuu silloin kun IT-tuki on lomalla. Kesälomakausi on siis mitä otollisinta aikaa IT -ongelmille ja kaikenlaisille huijauksille. Korona-aikana meillä tapahtui melkoinen digiloikka, mikä valitettavasti johti myös kaikenlaisten tietohuijausten lisääntymiseen. Venäjän masinoimat toimet ovat sitten vielä ihan oma lukunsa. Näiden lisäksi vielä erityisesti loma-aikoina lisääntyvät toimitusjohtaja- ja muut rahahuijaukset. Ehkä teillä on jo selätetty joitain ongelmia, huijauksia tai hyökkäyksiä? Opittiinko niistä jotain?

Kaikkeen ei voi varautua, mutta paljon voi tehdä. Tietääkö yrityksesi kesälomalla yksin pakertava, kaikkien lomat tuuraava peruskäyttäjä mikä operaattori vastaa mistäkin toiminnosta ja mistä löytyy kunkin operaattorin yhteystiedot ongelmatapauksia varten? Mistä tuen puhelinnumerot löytyvät kun netti on nurin? Entä mitä kaikkea ennen helpdeskiin soittamista pitäisi tai voisi kokeilla, jotta saa ongelman lähteen haarukoitua – onko ongelma omalla koneella, oman yrityksen sisäverkossa, nettiyhteydessä vai ulkoisen toimijan palvelussa?

Onko yrityksessä määritelty toimeksianto- ja hyväksymiskäytännöt toimitusjohtaja ja -muita maksuhuijauksia varten? Laskuja on ilmeisen helppo kaapata järjestelmistä ja muuttaa niihin vääriä tilinumeroita. Onko teillä sovitut tarkistuskäytännöt? Entä ketkä kaikki saavat antaa maksutoimeksiantoja ja millä viestintävälineillä?

IT ei ole pelkästään IT -osaston asia

Perusasiat kuuluvat kaikille, koska kaikki niitä työssään tarvitsevat. Mistä löytyy backup tai muu keino hätätilanteessa ohittaa ongelma, kuka siihen pääsee käsiksi ja miten sitä käytetään? Koska backupin sisältö on viimeksi tarkistettu? Entä yksinkertaisin ja yleisin – tosin yleensä myös lyhytaikaisin – ongelma, oman yrityksen nettiyhteys ei jostain syystä toimi. Osataanko hätätilanteessa käyttää lähes kaikkien puhelimissa olevia mobiilitukiasemia? Osaavatko työntekijät tunnistaa huijausviestejä, mitkä asiat pitäisi varmentaa ja miten? Ja ennen kaikkea, onko näitä toimintoja oikeasti harjoiteltu?

Tapaturmia varten yrityksissä pitäisi olla ensiapukaappi, jonka sisällön ajanmukaisuuden määritelty vastuuhenkilö tarkistaa ja kuittaa säännöllisesti. Samalla tavalla tarvittaisiin kriittisiä IT -toimintoja varten IT -ensiapukaappi. Toiminnasta riippuen siellä pitäisi ainakin olla kartta yrityksen IT -toiminnoista; yrityksen omien järjestelmien vastuuhenkilöt ja admin -oikeudet omaavien henkilöiden tiedot, vastuulliset operaattorit eri toiminnoille, ajantasaiset operaattorien helpdeskien yhteystiedot (myös puhelinnumero kun se sähköposti ei toimi), kartta mahdollisista sisäverkon laitteista, sekä lyhyet hätäohjeet esim modeemin ja tukiasemien uudelleen käynnistämiseen. Ohjeet ja yhteystiedot tulisi päivittää säännöllisesti – aivan kuten ensiapukaappikin. Päivityksen yhteydessä olisi myös sopiva hetki tarkistaa ja kuitata tarkistetuksi omat backup -tiedostot.

Koska teidän (IT) – ensiapukaappinne sisältö on viimeksi päivitetty?

Saanko auttaa?

Tietoturvallista, pian alkavaa kesää!

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

joulu 21 2021

Riskeistä vastuullisuuteen vuonna 2022?

Viime vuodenvaihteessa kirjoitin koronan aikana toteutuneista riskeistä ja niiden hallinnasta. Oletus oli tuolloin, että tilanne normalisoituu ”kesään mennessä”. Samaa toivotaan taas, toivottavasti tänä vuonna paremmalla menestyksellä. Nyt odotellaan muutaman päivän päästä olevaa joulua, edelleen epätietoisena siitä uskaltaako sukulaisia tavata vai ei. Tilanne muuttuu hurjan nopeasti, eikä lisääntyvä faktatieto vähennä tuskaa.

Kuvittelin vuosi sitten, että ennen koronaa alkaneet vihreä aalto ja vastuullisuuden korostaminen yritystoiminnassa kokisivat koronan takia isoa takapakkia. Hetkellisesti ilmasto- ja vastuullisuuskysymykset varmaan unohtuivatkin, mutta nopeasti tänä vuonna niihin on palattu entistä isommalla vaihteella. Viime vuonna vääristä jakoperusteista kritisoimani koronatuet ovat ainakin EU -tasolla laajalti kohdistumassa sekä vihreään teknologiaan että vastuullisuuteen ja tasa-arvoon. Hieno asia, jos yrityksiä voidaan kriisin avulla ohjata toimimaan uudella, kestävämmällä tavalla.

ESG -raportointi tulossa

Kestäviä arvoja painotetaan myös muuten kuin yritystuissa. Jouduin jokin aika sitten vastaamaan PK-yritys asiakaan puolesta rahoitusyhtiön esittämiin toiminnan vastuullisuutta koskeviin ns. ESG -riskejä (Environmental, Social and Governance) koskeviin kysymyksiin rahoituspäätöksen edellytyksenä. Joillakin aloilla kuulemma rahoituksen korkoprosentti on suoraan verrannollinen yrityksen vastuullisuusraportoinnin pisteytykseen. Mikä sen parempi ohjausväline kuin raha?

Vastuullisuuden mittaamisen ongelmia

Periaatteessa jokainen osaa varmasti jollakin tasolla määritellä minkälainen toiminta on vastuullista ja kestävää. Erään termin mukaan se tarkoittaa hyvän elämisen mahdollisuuksien säilyttämistä sekä nykyisille että tuleville sukupolville. Mutta kun vastuullisuudesta pitäisi laatia kaikille toimialoille sopiva yleismaailmallinen tai edes kansallinen mittari, mennään melko vaikeisiin asioihin. Vastuullisuuden ja ympäristöarvojen mittaaminen on mutkikasta. Yhtenä esimerkkinä syksyllä esiin tullut ”päästöjä vähentävien” LNG -laivojen supersaastuttavat metaanipäästöt. Absoluuttisten mittarien laatiminen vaatii laaja-alaista tietämystä.

Mittareita pitää osata tulkita

Ehdottoman hyvä asia on kannustaa ympäristöystävällisyyteen ja vastuullisuuteen ja jollakin tavalla niitä pitäisi pystyä myös seuraamaan. Mittarien ja niiden tulkinnan kanssa pitäisi kuitenkin olla varovainen. Miten pisteytetään laittomia ja alipalkattuja ukrainalaisia työntekijöitä epähygienisissä olosuhteissa majoittavat yritykset verrattuna esimerkiksi työntekijöihin kohdistuvaa ahdistelua läpi sormien katsoviin yrityksiin? Voidaanko jälkimmäiselle antaa vastuullisuussertifikaatti sillä perusteella, ettei yrityksessä aktiivisesti tehdä mitään laitonta? Tai sillä perusteella, että jossain muualla tehdään paljon pahempaa?

Vastuullisuuden eri osa-alueita

Vastuullisuusraportointi on isoissa yrityksissä jo arkipäivää ja tulee määrämuotoisena pakolliseksi näille EU:ssa 2023. Myös pienemmiltä yrityksiltä tullaan entistä enemmän kysymään vastuullisuuteen liittyviä kysymyksiä, esim. juuri ESG raportointiin liittyen. Mittaako yritys hiilijalanjälkeään ja onko määritelty siihen liittyviä tavoitteita? Onko ympäristönäkökohta huomioitu yrityksen tuotteen tai palvelun koko elinkaari huomioiden ja etsitäänkö parannuskohteita jatkuvasti ja aktiivisesti? Ovatko yrityksen hallinto ja raportointi läpinäkyviä? Ovatko työntekijöiden terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät toimintatavat ja tavoitteet selkeitä ja noudatetaanko ja seurataanko niitä? Onko eettiset toimintatavat sovittu ja viestitty koko organisaatiossa? Näkyvätkö sovitut toimintatavat yrityksen johtamisessa ja hallinnossa? Seurataanko niiden noudattamista koko yrityksessä?

Vastuullisuuteen liittyvät asiakas- ja rahoittajavaatimukset tulevat varmasti jo tulevana vuonna lisääntymään ja niihin kannattaa pienempienkin yritysten varautua. Lähes kaikkia aloja koskettava työvoimapula on yksi vastuullisen toiminnan lisämotiivi yrityksille. Ihmisiä ja ympäristöä kunnioittava, ”kunnolla” toimiva yritys on hyvässä asemassa kilpailtaessa vähistä työvoimaresursseista. Toivon kuitenkin, että näissä asioissa mennään todellinen toiminta edellä, eikä aleta ensisijaisesti vaatia työläitä uusia mittareita ja sitä kautta vain kikkailemaan mittaamisella ja mittarien manipuloinnilla ilman että mikään oikeasti muuttuu.