N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

ISO 9001

5 askelta menestyksekkääseen ISO 9001 -sertifiointiin

ISO 9001 -sertifiointi tarjoaa selkeät linjat laadunhallintajärjestelmän rakentamiseen, mikä ei ainoastaan tehosta toimintaasi, vaan lisää myös asiakkaiden luottamusta. Menestyminen tässä sertifiointiprosessissa voi tuntua pelottavalta, mutta oikealla lähestymistavalla se voi mullistaa liiketoimintasi. Kuvittele, että organisaatiosi on kuin taitava orkesteri, jossa jokainen toiminto on täydellisesti viritetty soittamaan yhtenäistä ja harmonista musiikkia. Tutustu strategisiin askeleihin, jotka tekevät ISO 9001 -matkastasi paitsi mahdollisen, myös innostavan ja palkitsevan kokemuksen.

ISO 9001 -standardi ja sen merkitys

ISO 9001 on kansainvälisesti tunnustettu standardi, joka asettaa raamin laadunhallintajärjestelmälle. Sen avulla organisaatiot voivat varmistaa, että niiden tuotteet ja palvelut vastaavat asiakkaiden ja sidosryhmien vaatimuksia, ja samalla parantaa tehokkuutta ja laatua kaikilla tasoilla.

Miten ISO 9001 hyödyttää organisaatiotasi?

  • Asiakastyytyväisyyden parantaminen: Kun prosessit ovat tarkoin määriteltyjä ja johdonmukaisia, asiakastyytyväisyys kasvaa.
  • Tehokkuuden lisääminen: ISO 9001 -sertifiointi pakottaa tehostamaan ja tarkentamaan sisäisiä prosesseja.
  • Riskienhallinta: Standardin vaatimusten mukaisesti toimiminen auttaa tunnistamaan ja minimoimaan liiketoimintaan liittyviä riskejä.

Kansainvälinen hyväksyntä

ISO 9001 -sertifikaatti toimii luotettavana osoituksena tuotteidesi ja palveluidesi laadusta sekä järjestelmällisyydestä. Tämä voi avata uusia markkinoita ja kumppanuuksia, sillä kansainvälisesti arvostettu standardi herättää luottamusta.

Ajattele ISO 9001 -standardia kuin kompassina, joka ohjaa organisaatiotasi kohti kestävää kasvua ja jatkuvaa parantamista. Kun prosessit ovat kunnossa ja henkilökunta tietää tarkalleen tehtävänsä, yritys voi keskittyä innovaatioihin ja asiakkaiden odotusten ylittämiseen.

  1. Valmisteluvaihe, organisaation arviointi ja kehityssuunnitelman laatiminen

ISO 9001 -sertifioinnin onnistunut saavuttaminen alkaa huolellisella valmistelulla. Tavoitteena on kartoittaa nykyinen tilanne, arvioida organisaation kyvykkyydet ja luoda selkeä kehityssuunnitelma, joka vie kohti sertifiointia.

Organisaation nykytilan arvioiminen

Ensimmäinen askel on tunnistaa, missä organisaatiosi tällä hetkellä seisoo suhteessa ISO 9001 -vaatimuksiin. Tämä tarkoittaa nykyisten prosessien tarkkaa arviointia ja niiden vahvuuksien ja heikkouksien kirjaamista. Kysymys kuuluu: mitkä osa-alueet jo täyttävät standardin vaatimukset, ja missä on vielä kehittämisen varaa? Tästä vaiheesta käytetään myös nimeä kuiluanalyysi.

  • Nykytilan kartoitus: Dokumentoi kaikki olemassa olevat prosessit ja tunnista mahdolliset puutteet.
  • Vahvuuksien tunnistaminen: Selvitä, mitkä käytännöt ovat jo linjassa ISO 9001 -standardin kanssa.

Kehityssuunnitelman laatiminen

Hyvin määritelty kehityssuunnitelma on avain kohti menestyksekästä ISO 9001 -sertifiointia. Suunnitelman tulisi sisältää konkreettisia toimenpiteitä, aikatauluja ja vastuuhenkilöitä, jotka varmistavat prosessin etenevän oikeaan suuntaan.

Ajattele kehityssuunnitelmaasi reittikarttana, joka vie kohti parempaa ja kestävämpää organisaatiokulttuuria. Kun kaikki osapuolet ovat sitoutuneita ja ymmärtävät yhteisen päämäärän, työ sujuu jouhevasti ja muutokset juurtuvat osaksi arkea.

Järjestelmän runko; toimintaympäristö, tavoitteet, riskit, resurssit

Ennen varsinaisen dokumentoinnin aloittamista tulisi yhdessä johdon kanssa käydä läpi ja kirjata johdon asettamat suuntaviivat organisaation toiminnalle. Tämä vaihe on ikään kuin raamit toimivalle järjestelmälle. Tavoitteet, toiminnan riskit ja mahdollisuudet, käytössä olevat resurssit, toimintaympäristön asettamat rajoitteet ja mahdollisuudet. Keitä me olemme, mitä me teemme ja mihin me olemme menossa.

Tämä rakentamisen vaihe on usein kivuliain, mutta toimivan laatujärjestelmän kannalta kaikkein tärkein. Koko organisaation täytyy tiedostaa johdon asettamat suuntaviivat. Johto ikään kuin määrittelee ja kuvaa kentän missä pelataan ja lopputuloksen mihin pyritään, jotta kukin pelaaja osaa asemoida itsensä ja ymmärtää toimintansa vaikutuksen tällä pelikentällä.

Kun raamit ovat kunnossa, organisaation on helpompi lähteä miettimään kunkin osatoiminnon ja prosessin tavoitteita ja toimintaa tässä kokonaisuudessa. Tämä on myös se konteksti, johon kaikkea toimintaa tulevissa auditoinneissa tullaan peilaamaan ja varsinkin ensimmäisessä auditoinnissa kaikkein tarkimmin läpi käytävä järjestelmän osa.

Dokumentaation luominen, prosessien ja käytäntöjen kuvaaminen

Dokumentaatio on kuin organisaatiosi käsikirja, joka ohjaa ja ylläpitää johdonmukaisuutta laadunhallintajärjestelmässä. ISO 9001 -sertifiointi vaatii selkeää ja ymmärrettävää toimintapojen dokumentaatiota, joka kuvaa kaikki tärkeät prosessit ja käytännöt. Jo kriittisten toimintojen tunnistaminen ja kirjaaminen tuo usein puutteita ja ongelmakohtia näkyviin. Dokumentointi ei kuitenkaan ohjaa tekemistä, vaan tekeminen ohjaa dokumentointia.

Prosessien kuvaaminen

Jokaisen prosessin tulisi olla kuvattu sillä tarkkuudella, että se on helposti ymmärrettävissä kaikille työntekijöille. Tämä auttaa varmistamaan, että standardin vaatimukset täyttyvät päivittäisessä toiminnassa. Kuvaile prosessit askel askeleelta ja määrittele selkeästi, kuka on vastuussa mistäkin vaiheesta.

  • Selkeys ja johdonmukaisuus: Hyvä dokumentaatio on helposti luettavissa ja jäljitettävissä, mikä tukee sisäistä viestintää.
  • Vastuualueiden määrittely: Jokainen työntekijä tietää tarkalleen oman roolinsa ja sen vaikutuksen yrityksen toimintaan ja laatujärjestelmään.

Käytäntöjen dokumentointi

Käytäntöjen dokumentointi tarjoaa selkeän kuvauksen siitä, miten tiettyjä tilanteita hallitaan organisaatiossa. Tämä lisää johdonmukaisuutta työssä ja auttaa uusien työntekijöiden perehdytyksessä.

Kun dokumentaatio on kunnossa, se ei ole staattinen työkalu vaan kehittyvä resurssi, joka mukautuu organisaation kasvun ja muutosten mukana. Hyvin hoidettu dokumentaatio auttaa myös vähentämään virheitä ja lisäämään tuottavuutta monin tavoin.

Sisäinen auditointi – valmiuden arviointi ennen sertifiointia

Sisäinen auditointi toimii organisaation omana terveystarkastuksena ennen virallista sertifiointiauditointia. Se on mahdollisuus tunnistaa puutteet, kehityskohteet ja mahdollisuudet turvallisessa ympäristössä, mikä varmistaa, että kaikki on valmista sertifioivaa tarkastajaa varten.

Sisäisen auditoinnin valmistelu

Aloita suunnittelemalla, mitkä osa-alueet auditoidaan ja kuka sen tekee. Auditointien suorittajan tulee olla henkilö, jolla on riittävä ymmärrys standardista ja organisaation prosesseista. Tämä varmistaa, että auditointi on perusteellinen ja kattava.

  • Auditointisuunnitelma: Määrittele aikataulut, vastuualueet ja auditointikriteerit etukäteen.
  • Palauteprosessit: Varusta auditoinnit selkeillä palautemekanismeilla, jotta löydökset voidaan dokumentoida ja korjata tehokkaasti.

Valmiuden arviointi

Sisäisessä auditoinnissa on tärkeää arvioida, miten hyvin organisaation prosessit täyttävät ISO 9001 -standardin vaatimukset. Tämä sisältää tarkistukset siitä, miten dokumentaatio on toteutettu ja ymmärretty, vastaako käytännön toiminta laadittuja ohjeita, sekä kuinka tehokkaasti prosessit toimivat.

Sisäinen auditointi ei ole vain muodollisuus, vaan voimakas työkalu, joka mahdollistaa oppimisen ja kehittymisen ja myös sisäisen tiedon ja hyvien käytänteiden jakamisen. Sen kautta organisaatio voi valmistautua paremmin viralliseen auditointiin ja varmistaa, että kaikki vähäisimmätkin epävarmuustekijät on käsitelty.

Ulkoinen auditointi ja jatkuva parantaminen: Sertifikaatin ylläpitäminen

Kun sisäinen auditointi on tehty ja organisaatio on valmis, on aika kutsua ulkoinen sertifiointielin suorittamaan virallinen auditointi. Ulkopuolinen arviointi ei ainoastaan varmista, että prosessit täyttävät ISO 9001 -vaatimukset, vaan myös tuo mukanaan arvokkaan ulkopuolisen näkökulman, joka voi auttaa löytämään uusia parantamisalueita.

Ulkopuolisen auditoinnin hallinta

Valmistaudu ulkopuoliseen auditointiin samalla huolella kuin sisäiseen. Tärkeää on, että kaikki dokumentit ja prosessit ovat järjestelmällisesti saatavilla, ja organisaation henkilöstö tietää, mitä odottaa.

  • Avoimuus ja yhteistyö: Osoita avoimuutta ja yhteistyökykyä auditoijan kanssa, mikä auttaa luomaan luottamusta ja sujuvaa kommunikointia.
  • Palautteen vastaanottaminen: Hyödynnä auditoijan palaute ja suositukset kehittyäksesi edelleen.

Jatkuva parantaminen ja sertifikaatin ylläpito

ISO 9001 -sertifiointimatka ei pääty sertifikaatin saamiseen. Päinvastoin, se on jatkuva prosessi. Jatkuva parantaminen on elinehto sertifikaatin ylläpitämiselle ja todellisen liiketoimintahyödyn saavuttamiselle.

Jatkuvassa parantamisessa on kyse pienistä, mutta vaikuttavista muutoksista, jotka vievät organisaatiota eteenpäin kohti parempaa laatua ja tehokkuutta. Ajattele sitä kuin kestävänä matkana, jossa opittuja asioita sovelletaan, uusia kehitetään ja organisaatio mukautuu muuttuviin tarpeisiin ja olosuhteisiin. Tällä tavoin säilytät paitsi sertifikaatin, myös organisaatiosi kehityksen jatkuvana ja elinvoimaisena.

Joustava yritys vai täysin tuuliajolla?

Joustavuus vai johtamisjärjestelmä…

Aina välillä tarjotessani konsulttipalveluja johtamisjärjestelmän rakentamiseen, kuulen yritysjohtajilta kommentteja siitä, miten yrityksen toiminta on niin ”joustavaa”, ettei tätä ”joustavuutta” voida pilata yhtenäisellä ja dokumentoidulla johtamisjärjestelmällä.

…vai vain lisähaasteita…

Todellinen joustavuus asiakaspalvelussa on aito ja hyvä myyntiargumentti. Kuitenkin yrityksen on vaikeaa toimia aidon joustavasti säilyttäen kannattavuuden, hyvän asiakaslaadun ja henkilöstön tyytyväisyyden, elleivät sen johtamisen prosessit ole kunnossa. Valitettavan usein henkilöstö joustaa äärirajoilleen, kunnes yhtäkkiä ei enää joustakaan. Usein joustamisen tarve vielä kasaantuu vain muutamille tunnollisille perälaudan varmistajille ilman, että yrityksen johto sitä tiedostaa niin kauan, kun kaikki sujuu näennäisen hyvin.

… vai sittenkin johtamisjärjestelmä?

Jotta yritys voi oikeasti toimia joustavasti, pitää sen prosessien olla hyvin tunnistettuja ja harjoiteltuja, riskit ja eri toimintojen väliset riippuvuudet hallittuja ja vastuut selkeitä. Ulkoiset kelin muutokset ja reittimuutokset edellyttävät huomattavasti parempaa ennakkovalmistelua ja osaamista kuin vakio kelissä alun perin suunnitellulla reitillä kulkeminen. Kun lähdetään veneellä rannasta, miehistön pitäisi olla hyvin harjoitellut tehtävänsä, tehtävänjako ja tuuraukset selviä, varusteet kunnossa, riskeihin varauduttu monenlaisilla varmistus- ja pelastautumisvälineillä ja niiden käyttöä harjoiteltu. Jokainen tunnistaa miten oma tekeminen vaikuttaa muiden tekemiseen. Kippari seuraa jatkuvasti ympäristön muutoksia ja niiden vaikutusta veneen kulkuun ja miehistön tehtäviin ja antaa tarvittaessa muutoskäskyjä.

Näennäisjoustavuus

Valitettavan usein ”joustavuutta” käytetään tekosyynä siihen, ettei vastuita ja pelisääntöjä tarvitse sopia, muutoksia ennakoida ja niihin varautua. ”Joustava” toiminta ilman pelisääntöjä on suomeksi sanottuna sähläystä.  ”Joustavuus” yhdessä toiminnossa aiheuttaa aina muutoksia myös muualla ja usein myös ylimääräistä työtä, sähläystä ja virheitä. Yhden vapaus on aina pois jonkun toisen vapaudesta. Lopputuloksena on hallitsematon työkuorma, kiristynyt ilmapiiri ja iso riski virheisiin. Ja usein niitä burn outin rajamailla keikkuvia ”perälaudan varmistajia”.

Onko teidän yrityksenne aidosti joustava vai näennäisjoustavuuden tuuliajolla? Tunnistatko yrityksesi perälaudan varmistajat? Onko tarpeen kartoittaa johtamisjärjestelmän nykytilanne?

Saanko auttaa?

Laatujärjestelmä on vahva perusta yrityksen toiminnalle ja jatkuvalle kehitykselle

Vahvan laatujärjestelmän avulla yritys ei ainoastaan takaa tuotteidensa ja palveluidensa laatua, vaan luo myös tukevan kivijalan jatkuvalle kehitykselle. Kuvittele yrityksesi talona: laatujärjestelmä on perustus, joka pitää rakenteet kasassa ja antaa suuntaa kasvulle ja innovaatioille. Järjestelmä toimii yhtenäisenä tekijänä, joka yhdistää kaikki prosessit, tiimit ja strategiat, varmistaen että ne työskentelevät saumattomasti yhdessä kohti yhteisiä tavoitteita.

Yrityksen menestyksen avaimet löytyvät usein sitoutumisesta jatkuvaan parantamiseen. Ilman laatujärjestelmää kehitystoimet voivat kuitenkin tuntua epäsystemaattisilta ja tehottomilta. Oikein rakennettu laatujärjestelmä tarjoaa rakenteen, joka mahdollistaa tavoitellun laadun saavuttamisen tehokkaalla ja johdonmukaisella tavalla. Tämä vaatii johdon sitoutumista sekä henkilöstön osallistamista, mutta tulokset puhuvat puolestaan – ja tekevät yrityksestä omalla alallaan kilpailukykyisen ja luotettavan toimijan.

Laatujärjestelmän perusteet ja merkitys

Mitä laatujärjestelmä oikeastaan tarkoittaa?

Laatujärjestelmä on yrityksen tapa systematisoida ja hallita laatua kaikissa liiketoiminnan vaiheissa. Se ei ole stabiili ohjekirja, vaan elävä järjestelmä, joka sopeutuu ja laajenee yrityksen tarpeiden ja asiakkaiden odotusten mukaan. Laatujärjestelmän avulla voidaan varmistaa, että kaikilla tiimiläisillä on selkeästi yhteinen käsitys tavoitteista ja että jokainen toiminto tukee yrityksen vision toteutumista.

Laatujärjestelmän ytimessä: prosessit ja käytännöt

Jäsenneltynä kokonaisuutena laatujärjestelmä käsittää useita perustoimintoja ja -käytäntöjä:

  • Laadunhallinta: Prosessi, joka keskittyy tuotteiden ja palveluiden laadun varmistamiseen ja jatkuvaan parantamiseen.
  • Asiakaspalautteen hallinta: Asiakkaiden mielipiteiden systemaattinen kerääminen ja käyttäminen kehityksessä.
  • Dokumentointi: Tietojen ja prosessien selkeä kirjaaminen, mikä luo pohjan yhtenäisyydelle ja seurattavuudelle.

Miksi laatujärjestelmä on välttämätön?

Asiakastyytyväisyyden optimointi

Asiakastyytyväisyys on hyvin toteutetun laatujärjestelmä luonnollinen seuraus. Kun yrityksellä on kyky tarjota jatkuvasti laadukkaita tuotteita tai palveluita, asiakkaat pysyvät tyytyväisinä ja uskollisina. Tämä rakentaa pitkäaikaisia asiakassuhteita ja parantaa yrityksen mainetta markkinoilla.

Tehokkuuden parantaminen

Laatujärjestelmä ei ainoastaan paranna tuotteiden laatua, vaan se myös tekee yrityksen toiminnasta sujuvampaa ja vähemmän resurssiintensiivistä. Selkeää järjestelmää noudattamalla yritys voi vähentää virheitä, parantaa suoritusta ja ohjata resursseja entistä tuottavampaan toimintaan.

Parempi tehokkuus ja kilpailukyky

Tehokkuuden edut liiketoiminnassa

Kuvittele yrityksesi koneistona, jossa jokainen osa toimii täydellisessä harmoniassa. Laatujärjestelmä toimii tällaisena koneistona, jossa jatkuva parantaminen ja saumaton yhteistyö luovat pohjan optimoidulle tehokkuudelle. Kun prosessit ovat yhdenmukaisia ja selkeitä, yritys voi keskittyä enemmän innovaation ja laadun tuottamiseen vähemmän resurssikustannuksin.

Vahvempi asema markkinoilla

Kilpailuedun saavuttaminen

Laatujärjestelmä antaa yritykselle mahdollisuuden erottua kilpailijoistaan. Hyvin hallitut prosessit ja tilastot voivat osoittaa potentiaalisille asiakkaille yrityksen sitoutumisen laatuun ja luotettavuuteen. Tässä piilee kilpailuedun salaisuus: yritys, joka osaa toistuvasti tarjota korkealaatuista ja arvoa tuottavaa ratkaisua, houkuttelee enemmän asiakkaita.

Jatkuva kehitys kilpailukyvyn ylläpitäjänä

Muuttuvassa liiketoimintaympäristössä on tärkeää pysyä ajan tasalla ja mukautua muutoksiin. Laatujärjestelmä tarjoaa vahvan alustan seurantaan ja reagointiin tarvittaviin muutoksiin. Tämä ei ainoastaan edesauta selviytymistä muutoksista, vaan rakentaa kilpailukykyä pitkälle tulevaisuuteen.

Jatkuva laadun parantaminen

Laadun parantaminen osana yrityksen kulttuuria

Jatkuvaan parantamiseen keskittyvä kulttuuri voi olla yrityksen merkittävin voima. Tämä edellyttää avointa ilmapiiriä, jossa henkilöstö uskaltaa tuoda esiin kehitysideoita ja pyrkiä aktiivisesti kohti parempaa tulosta. Kun henkilöstö sisäistää laadun merkityksen jokapäiväisessä työssään, koko organisaatio hyötyy jatkuvasta kehityksestä ja parantumisesta.

Arviointimenetelmien rooli laadun parantamisessa

Mittareiden käyttö

Mittareiden avulla yritys voi faktatiedon perusteella määrittää, missä kohdin se jo menestyy ja missä on vielä parantamisen varaa. Nämä mittarit toimivat suuntana, joka ohjaa yrityksen laadun ja tehokkuuden kehittymistä. Säännöllinen analyysi ja tulosten kriittinen arviointi tukevat innovatiivisten ratkaisujen löytämistä.

Palautteen vastaanottaminen ja hyödyntäminen

Palautetta ei tule nähdä vain korjauskeinona virheiden korjaamiseen, vaan arvokkaana tietolähteenä, joka voi ohjata uusia, menestyksekkäitä kehitysaskeleita. Yhteistyössä asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa yritys voi identifioida aidot parannuskohteet ja kehittää niitä tukevia strategioita.

Laatujärjestelmän käyttöönotto yrityksessä

Aloitusvaiheen olennaiset askeleet

Laatujärjestelmän käyttöönotto alkaa visiotyöstä ja selkeiden tavoitteiden asettamisesta. On tärkeää, että koko henkilöstö jakaa yhteisen ymmärryksen siitä, mitä laatujärjestelmällä halutaan saavuttaa. Tämä takaa sujuvan siirtymän kehityksen seuraaviin vaiheisiin.

Tiimityö ja koulutus

Osallistaminen avainasemassa

Järjestelmän käyttöönotossa henkilöstön osallistaminen on ratkaisevan tärkeää. Kun työntekijät kokevat olevansa osa prosessia, sitoutuminen parantamiseen vahvistuu. Koulutus tarjoaa tarvittavat työkalut ja tiedot, jotta jokainen voi menestyksekkäästi osallistua laatujärjestelmän ylläpitoon.

Koulutuksen merkitys

Jatkuva koulutus varmistaa, että kaikki ovat ajan tasalla uusista käytännöistä ja teknologioista, jotka voivat parantaa laatua. Se luo yhtenäisyyttä ja lisää kyvykkyyttä koko organisaatiossa hyödyntää laatujärjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia.

Seuranta ja kehittäminen

Käyttöönoton jälkeen on tärkeää seurata systemaattisesti järjestelmän toimivuutta ja tehdä tarvittavia muutoksia. Tämä jatkuva kehittäminen varmistaa, että laatujärjestelmä pysyy relevanttina ja tehokkaana liiketoiminnan kehittyessä ja kasvaessa. Tavoitteena on luoda laatujärjestelmä, joka on dynaaminen, ketterä ja kaikkien saatavilla.

Esimerkkitapaukset ja opit

Menestystarinoita kasvun takana

Monet menestyneet yritykset kertovat meille vakuuttavia tarinoita laatujärjestelmän voimasta kasvun mahdollistajana. toiminnan varmuuden ja kustannustehokkuuden parantajana. Systemaattinen toimintatapa on edellytys toiminnan skaalautuvuudelle ja kasvulle. Laatujärjestelmällä on kriittinen rooli ja kyky tuottaa merkittäviä hyötyjä yrityksen menestyksessä.

Opit ja käytännöt joita soveltaa omassa yrityksessä

Opetukset menestyneistä käytännöistä

  • Yhteistyön voima: Sitouttamalla koko organisaatio opit parantavat jatkuvasti laatua ja tehokkuutta.
  • Jatkuva koulutus: Panostus henkilöstön kehittämiseen varmistaa, että yritys pysyy kilpailukykyisenä ja innovatiivisena.
  • Asiakaslähtöisyys: Menestystarinoista käy ilmi, että asiakas on aina keskiössä, ja hänen tarpeidensa ymmärtäminen ja ylittäminen ovat avain kestävään menestykseen.

Pienet innovaatiot, suuret vaikutukset

Jokainen oppimiskokemus ja pieni parannus voi johtaa suurempiin muutoksiin. Ymmärtämällä ja soveltamalla menestyneistä yrityksistä saatuja oppeja omaan liiketoimintaan voit saavuttaa merkittäviä parannuksia laadun ja prosessien hallinnan saralla. Tämä matka kohti laatuun keskittyvää kulttuuria alkaa pienistä mutta merkityksellisistä askeleista, lisää laatujärjestelmän rakentaminen aiheesta löydät täältä.

Riskeistä mahdollisuuksiin

Kirjoitin viime vuodenvaihteen blogissani riskien hallinnasta ja varautumisesta. Siitähän nämä konsultoimani johtamisjärjestelmätkin lähtevät – riskiperusteinen lähestymistapa on kaikkien standardien a ja o. Nyt on ihan valtiovallalta tullut kootut ohjeet varautumiseen. Tärkeitä asioita tietysti, mutta…

Pitää etsiä myös mahdollisuuksia

…tuntuu, että riski- ja mörköajattelua tulee joka tuutista jo ihan liikaa. Yhdessä loppuvuoden auditoinnissa koin itse pienen herätyksen, kun auditoija huomautti, että laatujärjestelmässä mahdollisuudet pitää käsitellä täsmälleen samalla intensiteetillä kuin riskitkin. Loistava huomautus. Ja tämä huomautus ei siis mitenkään koskenut auditoitavan yrityksen toimintaa vaan minun rakentamani järjestelmän rakennetta, minkä olen vuosien saatossa oppinut muualta tulleista vaatimuksista.  Pieni huomautus, joka herätti kuitenkin syvemmin miettimään sekä omaa toimintaa että yleisesti yritysten tilaa Suomessa tällä hetkellä.

Pelkkä riskien välttäminen ei vie eteenpäin

Onneksi Suomessa on paljon yrityksiä, jotka jatkuvasti miettivät uusia mahdollisuuksia ja uskaltavat myös ottaa riskejä. Valitettavan paljon on myös toisenlaisia, kokonaan poteroituneita yrityksiä. Kaikkein laiskimmin toimintaansa kehittävät yritykset, joilla menee ”ihan hyvin”. Jo saavutetun menettämisen riski nähdään helposti isompana kuin uusien asioiden tuomat mahdollisuudet. Riskit pitää tietysti tunnistaa, ettei tehdä pölhöjä. Faktat tulee olla selvillä. Pelkällä jatkuvalla riskien välttämisellä mennään kuitenkin pikkuhiljaa taaksepäin.

Viimeisimmissä Suomen talousennusteissa kummasteltiin sitä, että kuluttajat Suomessa ovat enemmän alkaneet säästää pahan päivän varalle kuin kuluttaa, eikä talouskasvu siksi lähde liikkeelle. Eivätkä yritykset investoi. En ihmettele yhtään. Lähes kaikki julkinen viestintä ja uutisointi keskittyy tällä hetkellä taantuma- ja kriisiuutisiin. Riskeihin, ei mahdollisuuksiin. Kuitenkin kun miettii minkälaisista kriiseistä viimeiset neljä vuotta on selvitty, minusta pitää ihailla suomalaisten resilienssiä ja sopeutumiskykyä. Korona kohteli useita maita melko yhtäläisesti, mutta Venäjän sanktiot osuivat Suomeen paljon kovemmin kuin moniin muihin maihin. Pakon edessä täällä osataan edelleen toimia ja selviytyä.

Lisää positiivisuutta ja uskallusta

Toivoisin tulevalle vuodelle paljon enemmän positiivisten asioiden ja mahdollisuuksien miettimistä. Riskit ja valmiussuunnitelmat kyllä pysyvät takataskussa käytettäväksi tarvittaessa, mutta ne eivät saisi olla toiminnan ja varsinkin viestinnän ensisijaisina moottoreina. Aiemmassa blogissani (linkki) olen kirjoittanut höpöttelyn, nauramisen ja luppoaikojen tärkeydestä kaikenlaisen uuden kehittämisen edellytyksenä.  Luovuus tarvitsee löysää, myös työpaikoilla. Eikä mokaaminen ole niin vakavaa, vakavampaa on se jos ei yritä. ”Muutkin mokaa” olisi oikein hyvä tsemppibiisi tulevalle vuodelle.

Rentoa joulun aikaa ja positiivista ja uusien mahdollisuuksien täyttämää uutta vuotta 2025 teille kaikille!

Konsultilla on aina aikaa

Onko konsultti tekijä vai opettaja? Vai jotain siltä väliltä? Tähän kysymykseen törmään omassa työssäni vähän väliä. Asiakkaiden odotukset ainakin vaihtelevat laidasta laitaan.

Kun uusi asiakas tilaa konsultin, alkaa ensin yhteisymmärryksen etsiminen siitä, mitkä ovat tämän asiakkaan odotukset ja halu itse paneutua konsultoitavaan asiaan. Käytännössä tason näkee vasta kun aloitetaan työt. Siksi en koskaan voi myydä esim. johtamisjärjestelmän rakentamista urakkana muuta kuin aloituksen osalta. Avaimet-käteen sertifikaatin tarjoajiakin markkinoilla on, samoin konsultteja, jotka lupaavat laatia yritykselle johtamisjärjestelmän muutamassa päivässä. Jos konsultti yksikseen kirjoittelee omiaan, tuurilla voidaan näin saada jopa ensimmäinen sertifikaatti. Sellainen järjestelmä ei kuitenkaan palvele ketään, eikä sellaista pysty kukaan ylläpitämään.

Aloittaessani konsulttina reilut 10 vuotta sitten, pidin itsestään selvänä asiana, että konsultti perehtyy asiakkaan ongelmiin, potkaisee tarvittavat muutokset käyntiin aluksi vahvasti itse mukana tekien, mutta selvänä tavoitteena tekemisen rinnalla kouluttaa asiakkaan oma henkilökunta huolehtimaan muutoksesta johtuvista asioista jatkossa itse. Joskus kuitenkin törmään odotuksiin siitä, että konsultti tulee ratkaisemaan ongelmat ilman että yrityksessä kenenkään tarvitsisi tehdä tai muuttaa mitään. Ei toimi. Johtamisjärjestelmien rakentamisessa minulta kysytään aina milloin konsultilla olisi aikaa. Turvallisesti voin vastata, että konsultilla on aina aikaa, jos teillä itsellänne on.

Konsultin tärkein tehtävä on tehdä itsensä tarpeettomaksi. Useimmiten näin käykin, mutta hankaluuksia tulee silloin kun asiakas ei oikeasti halua oppia eikä muuttaa mitään omassa toiminnassaan. Laihdutuslääkäreiltä tuttu sanonta: ”jos mikään ei muutu, mikään ei muutu” pitää kutinsa myös yritystoiminnassa. Laihdutuslääkäristä, PT:stä tai yrityskonsultista ei ole hyötyä, jos ei ole itse valmis panostamaan asiaan ja muuttamaan jotain. Ammattilainen antaa hyviä työkaluja ja vinkkejä, auttaa ja ohjaa, mutta varsinainen työ täytyy valitettavasti tehdä itse.

Ja tämä oli todella surkea myyntipuhe 😉.

Tuurilla vai taidolla vuoteen 2024?

Minulta silloin tällöin kysytään, että pitääkö aina maalata piruja seinälle ja miettiä asioita negatiivisuuden kautta… ? Niin –  sitä riskien tunnistaminen käytännössä on, pahojen skenaarioiden miettimistä. Konsultoimani ISO -standardin mukaiset johtamisjärjestelmät pohjautuvat kaikki riskiperusteiseen lähestymistapaan. Tunnistetaan ensin riskejä ja mietitään sitten keinoja niiden hallitsemiseksi. Menestys ei ole sattumaa, vaan suunnitelmallisen ja pitkäjänteisen harjoittelun tulos. Hyvällä tuurilla voi toki päästä pitkälle, mutta yhtä hyvin voi olla, ettei pääsekään…

Riskien tunnistaminen vaatii mielikuvitusta

Presidentti Niinistö sanoi jokin aika sitten haastattelussa, että hän patisti työryhmää miettimään kaikkia mahdollisia ilkeyksiä mitä naapuri voisi tehdä ja todella käyttämään mielikuvitustaan. Jos ei mietitä minkälaisia pahoja lopputulemia voisi olla, ei pystytä myöskään varautumaan. Minusta tuo oli ihan hieno ohje. Ei se tarkoita, että pitäisi joka hetki elää peläten, että kaikki pahat lopputulemat toteutuvat, vaan mielestäni ihan päinvastoin. Kun tekee sen mitä voi, voi olla paljon rauhallisemmin mielin.

Viime päivinä hämmennystä on aiheuttanut tutkija Salonius -Pasternakin puheet reserviläisten kuntokuurista ja kotitalouksien varautumisesta. Tutkija käytti mielikuvitustaan. Ukrainan sodan ja siitä seuranneen sähkökriisin alkaessa suomalaiset oma-aloitteisesti hamstrasivat patteriradioita, taskulamppuja, joditabletteja ja kotivaraa. Natoon liittymisen ja jatkuviin sotauutisiin väsymisen jälkeen nuo alkavat vähän unohtua.

Miksi pahoja lopputulemia pitäisi kuvitella?

Minulle riskiperusteinen ajattelumaailma tuntuu jotenkin luontevalta. Ei mielestäni se, että miettii mitä kaikkea voisi sattua, tarkoita että ajattelisi että välttämättä tai todennäköisesti niin sattuisi. Mutta jos on varautunut tunnistettuihin riskeihin, voi paremmin käyttää paukkuja väistämättä eteen tulevien, tunnistamattomien riskien hallitsemiseen. Maailmaa ja elämää ei voi hallita, mutta jokainen voi silti tehdä oman osansa oman ja lähipiirin turvallisuuden ja normaalien toimintojen sujuvuuden parantamiseksi. Koskien yhtä lailla maanpuolustusta, jokapäiväistä kotielämää kuin yritystoimintaa.

Kyberturvallisuuskeskuksen johtajan mukaan jokaisen suomalaisen tärkein maanpuolustustehtävä on pitää omasta tietoturvastaan huolta – koskien sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä. Yhtä lailla mielestäni jokaisen velvollisuus on – omien mahdollisuuksiensa mukaan – varautua pitämään huolta itsestään ja lähipiiristään. Jos et itse voi olla auttaja, autat muita parhaiten huolehtimalla siitä, ettei sinusta itsestäsi tule autettava.

Korona, sähkökatkot, Kiinan toimitusvaikeudet ja Venäjän sanktiot ovat antaneet osviittaa siitä, miten valtavan monimutkainen ja riippuvainen toimitusketju elinympäristömme tänään on.  Kaikkien yritystoiminnan riskien tunnistaminen on siksi kutakuinkin mahdotonta. Silti on paljon asioita, joita voimme tehdä.

Varautuminen ja ennakointi on riskien hallintaa

Varautuminen ja ennakointi muistuvat mieleen aina silloin kun jotain sattuu omassa lähiympäristössä. Tapaturmaohjeistusta ja toimintatapojen muutoksia tehdään usein vasta sattuneiden onnettomuuksien tai vähintään läheltä piti – tilanteiden seurauksena. Tapaturmatutkinnassa on kuitenkin aina tunnistettavissa hetki, jolloin tapaturma olisi voitu estää tai vähintäänkin sen seurauksia lieventää. Sama asia koskee useimpia muitakin yritystoiminnan riskejä. Mitä riippuvaisempia olemme mistä tahansa yksittäisestä toimittajasta, asiakkaasta, ohjelmistosta, työntekijästä tai mistä tahansa olosuhteesta, sitä paremmin meidän tulisi varautua tälle toimijalle tai olosuhteelle mahdollisesti tapahtuviin riskeihin. Hyvällä tuurilla riskit eivät toteudu. Fiksumpaa olisi toimia taidolla eikä tuurilla.

Mistä me olemme riippuvaisia?

Olisiko teillä alkavana vuonna aikaa istua hetkeksi alas ja miettiä oman yrityksen ja oman toiminnan riskejä? Mistä tai kenestä olemme riippuvaisia? Mitkä asiat ovat meidän toiminnassamme kriittisiä, mikä niitä voisi uhata ja miten siinä tapauksessa pärjäisimme? Oli se sitten myrskyvaurio, tulipalo, pidempi sähkökatko, kyberhyökkäys, satamasaarto, avainasiakkaan tai toimittajan konkurssi tai vaikka avaintyöntekijän paha liukastuminen kadulla. Miten voimme ennakoida näitä riskejä? Mitä riskejä voimme ehkäistä tai ainakin pienentää riskin toteutumisen todennäköisyyttä? Mitä teemme, jos pahin kuitenkin sattuisi? Miten voimme vähentää seurausten vaikutuksia?

Riskienhallinnan harjoittelemisen voi aloittaa kotona tutustumalla osoitteeseen www.72tuntia.fi. Tehdään se mihin voidaan vaikuttaa ja opetellaan sopeutumaan niihin mihin ei voida. Kotona ja töissä. Ennakointi ei ole pessimismiä, vaan järkevää toimintaa. Laastaria kannattaa pitää kaapissa, vaikka sitä ei ikinä toivoisi tarvittavan. Merimies ei toivo myötätuulta vaan opettelee purjehtimaan.

Konsultti toivottaa kaikille oikein mukavaa ja rauhallista joulun aikaa ja turvallista ja menestyksekästä Uutta Vuotta 2024!

Tästä linkistä voit ladata 2024 kalenterin, vaikka työpöydän taustakuvaksi.

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja jaksaminen kehittämisen esteenä

Ensiksi pyydän anteeksi, että käytän tässä sanaa esimies eikä esihenkilö. Mielestäni esimies on suomen kieltä sukupuolesta riippumatta ja henkilö kuullostaa kamalan teennäiseltä.

Yritykset käyttävät nyt keskimäärin melko paljon aikaa työntekijöiden turvallisuuskoulutukseen koskien sekä fyysisiä että psykososiaalisia tekijöitä. Lähes lakisääteisesti jo opetetaan työntekijöille miten tehdä turvallisuusilmoituksia ja miten työn psykososiaalisia kuormitustekijöitä voisi välttää. Näistä koulutuksista iso osa menee hukkaan, jos esimiehet eivät osaa, uskalla tai ehdi (jaksa) tehdä esille tuleville asioille mitään. Sama asia koskee sekä turvallisuuteen että kaikkiin muihinkin yrityksen asioihin liittyviä ongelmia.

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen

Käytän tässä ehtimistä ja  jaksamista toistensa synonyyminä, koska toinen yleensä seuraa toista. Liian kiireinen kalenteri ei anna aikaa ikävien asioiden selvittämiseen ja kasaantuvat, selvittämättömät ikävät asiat kuormittavat jaksamista vielä lisää. Osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen – näistä kolmesta osaaminen on helpoin.

Osaaminen

Koulutuksissani esimiehet usein ihmettelevät miten saisivat työntekijät kertomaan epäkohdista tai tekemään turvallisuusilmoituksia. Vakiovastaukseni on, että kuunnelkaa niitä oikeasti ja tehkää – joskus vaikka miten pieniäkin toimenpiteitä niiden johdosta ja viestikää siitä mitä tehdään. Miksi raportoisin uudelleen ja uudelleen epäkohdista, jos tiedän ettei raporttini johda mihinkään. Toisaalta ei myöskään parannusten kanssa pitäisi jäädä odottamaan täydellisiä ratkaisuja, joita ei ehkä koskaan löydy. – Better done than perfect -. Palautteen antamisen suurin joko este tai kannuste on siinä, miten palaute otetaan vastaan. Yrityksissä on yleensä osaamista ja ideoita vaikka kuinka paljon, kunhan niitä uskalletaan kuunnella.

Uskaltaminen

Kehittäminen vaatii, että ongelmat tuodaan esiin. Jos ei ole tunnustettuja ongelmia, ei ole mitään mitä parantaa. Ongelmien esiin tuominen edellyttää, että esimiehet uskaltavat olla läsnä ja ottaa vastaan tietoa huonosti olevista asioista. Esimiehet usein olettavat, että heidän pitäisi osata vastata kaikkiin työntekijöiden kysymyksiin ja ratkaista ongelmat, eivätkä siksi uskalla olla läsnä ja ottaa palautetta vastaan. Tuskin kukaan työntekijä kuitenkaan olettaa, että esimies osaisi juuri hänen työtehtävänsä yhtä hyvin tai paremmin kuin hän. Miksi pitäisi? Osaaminen löytyy työn tekijöiltä itseltään tai sitä voidaan yhdessä hakea muualta. Esimiehen tehtävä on poistaa työnteon esteitä. Siksi tärkeimpiä esimiestehtäviä olisi hengailla työpaikalla ja uskaltaa kuunnella palautetta ongelmista.

Ehtiminen ja jaksaminen

Esimiesten ehtiminen on jo selkeästi haastavampi korjattava. Esimiesten jaksaminen on kovilla. Esimiehille tulee koko ajan enemmän sekalaisia hallinnollisia töitä ja osaamisvaatimuksia. Edelleen esimieheksi tullaan pääsääntöisesti ammattiosaamisen kautta. Usein vanhat työtehtävät ainakin osin seuraavat mukana joko töiden organisoinnin takia tai esimiehen omasta halusta tehdä hyvin hanskassa olevia ”kivoja” asioita. On toki tärkeää, että esimies kutakuinkin tietää mitä alaiset tekevät, mutta substanssin osaaminen ei esimiestyössä saisi olla ykkösenä. Ykkösenä pitäisi olla uskallus ja taito kuunnella työntekijöitä. Kun esimies haluaa näyttää tehokkaalta ja kahmii itselleen valtavan määrän ”omia” töitä, ei löydy aikaa olla läsnä ja kuunnella työntekijöiden ongelmia ja kehitysehdotuksia. Jos esimies vielä haluaa pitää langat käsissään ja ottaa osaa kaikkeen päätöksentekoon, on toiminta auttamatta tehotonta; väki odottaa esimiehen aikaa ja päätöksiä, eivätkä asiat etene. Ja esimies uupuu.

Yksi uupunut esimies uuvuttaa (ja turhauttaa) 10 alaistaan. Väitän, että koko Suomen tuottavuuden kannalta johtamisen kehittäminen olisi ihan avainasemassa.

Esimiehet, uskaltakaa olla läsnä, priorisoikaa työt oikein ja pitäkää huolta omasta jaksamisestanne!

Konsultin huoneentaulut vuodelle 2023

Mitä jäi mieleen vuodesta 2022? Sota, sähkö, ruokakaupan hinnat, korona-rajoitusten jälkeiset sairauslomasumat. Kiire ja väsyminen.

Kaikkiin asioihin emme voi vaikuttaa, mutta moniin silti voimme. Miten minä voisin olla parempi esimies, työkaveri, työntekijä? Miten minä ja muut jaksaisimme paremmin ensi vuonna? Minkälaiset huoneentaulut uudenvuoden lupauksiksi?

Puuttuminen on välittämistä

Puutu ennen kuin se kasvaa isoksi -huoneentaulu

Ensimmäiseksi on pakko nostaa ehkä pienin mutta tuorein huomio esimiestyöstä. Katsoin – erittäin poikkeuksellisesti – jalkapallon MM pronssi- ja kultaottelut. Jalkapallosta mitään ymmärtämättömänäkin ymmärsin ihailla finaalipelin tuomarin toimintaa. Vihellys, I see You – käsimerkit ja keltaiset kortit. Viipymättä, epäröimättä, välitön, oikeudenmukainen puuttuminen sovitun vastaiseen toimintaan. Ja miten pelaajat suhtautuivat tämän tuomarin toimintaan – ei juputettu, virheisiin ei jääty moselehtimaan, peli jatkui ja erityinen kunnioitus tuomaria kohtaan näkyi jopa tällaiselle puusilmälle. Tällä kaverilla olisi taatusti – niin halutessaan – loistava eläkeura esimiesvalmentajana.

Opettele säännöt (yrityksen oma ”sääntökirja” pitää toki olla sovittuna ja viestittynä), seuraa mitä kentällä tapahtuu ja puutu virheisiin oikeudenmukaisesti ja heti. Monta isoa ongelmaa vältettäisiin, jos yrityksissä esimiehet ja johtajat paremmin seuraisivat mitä kentällä oikeasti tapahtuu ja puuttuisivat pieniin ongelmiin heti, ennen kuin niistä tulee isoja. Ja ”pelaajat” kunnioittaisivat. Helpompi toki toteuttaa tätä toimintatapaa 120 minuuttia kerrallaan kuin järjestelmällisesti vuoden joka ikisenä työpäivänä, mutta huoneentauluna ja ohjenuorana se kannattaa silti pitää. Puuttuminen on välittämistä.

Tärkeille asioille aikaaJos se on tärkeää, laita se kalenteriin -huoneentaulu

Muita huoneentauluja: kalenterit. Vuodenvaihteessa aina päätän, että seuraavana vuonna kirjoitan ainakin kaikki ne blogitekstit, joiden aiheita olen erinäisinä yleisinä huomioina useilta asiakkailta kirjoittanut muistiin. Aina ne jäävät kirjoittamatta, koska en vuodenvaihdetta lukuun ottamatta ole laittanut tälle työlle määräpäivää ja varannut aikaa kalenteristani. Samasta syystä monet ei – akuutit tehtävät yleensä jäävät tekemättä. Opetus, jota laatujärjestelmäasiakkailleni hoen; jos koet jonkin asian tärkeäksi, laita sen tekemiselle aika kalenteriin, äläkä luista siitä. Standardin mukainen järjestelmällinen toimintatapa ei ole ollenkaan huono idea. Ja tulee myös mietittyä mikä on tärkeää.

Kahvittelu kunniaanKahvittelu kunniaan -huoneentaulu

Isoimpana ja tärkeimpänä huoneentauluna tulevalle vuodelle nostaisin kuitenkin kahvittelukulttuurin. Voitaisiinko yrityksiin palauttaa vanhan ajan inhimillistä, näennäistehotonta kahvittelukulttuuria vastakohtana työelämän nykyiselle näennäistehokkuudelle ja sen mukanaan tuomalle tylsyydelle ja lopulta tuottamattomuudelle. Enkä puhu nyt mistään lakisääteisistä kahvitauoista, missä ihmiset pläräävät kännykkäänsä, vaan ihan kunnon vanhanaikaisista paskanjauhantapalavereista, sekä yrityksen sisäisesti että sidosryhmien edustajien kanssa. Missä puhuttiin asiasta ja asian vierestä, mutta usein tärkeitä yhteisiä asioita ainakin sivuten ja hiljaista tietoa jakaen. Ennen vanhaan aina juotiin ensin kahvit ja mentiin sitten vasta asiaan. Siihen kahvin juomiseen kulminoitui eräänlainen tunnustelu- ja haisteluvaihe ennen varsinaista asiakeskustelua. Auttaa asioiden edistämistä myöhemmin ja erityisesti vähentää väärin ymmärtämistä.

Väitän, että työelämästä on useissa yrityksissä tullut näennäisen tehokasta ja siten tosi tylsää ja loppupeleissä huonosti tuottavaa. Ihminen tarvitsee löysää ollakseen tuottava. Lyhytjänteinen kustannustehokkuus pienentää tulevia tuottoja. Ihmiset palavat loppuun, jos heiltä vaatii liikaa.

”Vanhaan hyvään aikaan” kaikenlainen vieraanvaraisuus oli tärkeämpää kuin moni muu asia. Vieras oli aina kunnia -asia. Voi voi, kun minulla ei nyt ole teille mitään tarjottavaa, sanoi meidän mamma aina kun mentiin kylään.  Siis silloin kun tarjolla oli kahvin kanssa vain yhtä sorttia pullaa, pumpernikkeleitä ja kettukarkkeja. Maaseudulla pidettiin kaapissa aina erikseen vierasvaraa. Äidin ja äidinäidin peruja edelleen minäkin pidän toimistollani vieraskeksejä, joita sitten iltapäivän uneliaisuuteen itse popsin. Ei mitään järkeä tietenkään, koska toimistollani ei juuri koskaan käy ketään, eikä ainakaan ilmoittamatta.

Mieheni työpaikalla on poikkeuksellisesti pidetty kiinni vanhan ajan vieraanvaraisuudesta, joskus mielestäni jopa ihan överiksi. Kuitenkin ne vieraat, jotka siellä käyvät, yleensä erikseen kiittelevät sitä miten mukava sinne on tulla. Tämä tuntuu nykyään olevan todella harvinaista. Sama asia sekä työpaikoilla että yksityiselämässä – ihmiset ovat niin kauhean tehokkaita ja väsyneitä, etteivät jaksa nähdä vaivaa toistensa eteen. En tarkoita, että yrityksissä tai kodeissa pitäisi palata vanhan ajan övereihin (ja epäterveellisiin) viineritarjoiluihin, mutta voisi kuitenkin muistaa kaikissa kohtaamisissa kohdella ihmisiä – sekä työpaikan omia työntekijöitä että vieraita – kaikin tavoin ensisijaisesti ihmisenä. Huomioida inhimillisyys, kysellä kuulumisia ja huomioida myös inhimilliset tarpeet. Jutella ja kysellä enemmän, olettaa ja arvailla vähemmän. Valtavan monet isoksikin paisuvat ongelmat alkavat siitä, että ihmiset olettavat toistensa ajatukset ja tekemiset väärin.

Luovuus tarvitsee löysää

Sekä työelämässä että elämässä yleensäkin tarvittaisiin paljon enemmän pitkäjänteisyyttä. Tarvittaisiin luppoaikaa ihan normaalienkin työpäivien lomaan eikä niin, että työpäivät ovat pelkkää suorittamista ja viikonloput ja loma-ajat pitää sitten suorittaa palautumista. Meillä on jostain tullut t-paita tekstillä ”Get a life You don’t need vacation from”. Hyvä huoneentaulu sekin.

Luovuus tarvitsee löysää. Less is more – motto on vaan niin totta. Jos ollaan koko ajan kauhean tehokkaita, ei loppujen lopuksi välttämättä saada mitään järkevää aikaiseksi. Kaikki järkevimmät kehitysehdotukset ja ajatukset jäävät miettimättä ja vähintään toteuttamatta, kun on koko ajan kova kiire sammuttaa tulipaloja. Jos tulipesäkkeitä on koko ajan liian paljon, tarvitaan muutoksen käynnistämiseen toki ehkä jopa ulkopuolista apua – sekin tarve pitää ehtiä tunnistaa ja tunnustaa.

Huomioikaa inhimilliset tarpeet – oma työrauha tietysti sitä tehokasta työtä varten, mutta myös yhteiset tilat, keittiöt tai ruokapaikat. Tarjotkaa teidän luoksenne tuleville ihmisille (omat ja vieraat) edes sitä kahvia, tai mitä sitten onkin – ihmiset ovat nykyään niin allergisia tai nirsoja, ettei juuri mitään voi tarjota mutta kysykää edes. Jättäkää aikaa small talkille kaikissa palavereissa. Ja pitäkää ne kännykät pois kädestä, kun juttelette tässä ja nyt läsnä olevan ihmisen kanssa. Puhelimeen ei tarvitse aina vastata heti, jos et ole yrityksen päivystäjä tai oikeasti joku supertärkeä tilanne päällä. Älä myöskään odota sitä muilta.

Harvoissa töissä työnteko voi aina olla kivaa, mutta kaikissa töissä sen pitäisi voida olla kivaa edes välillä. Koska sinun työpaikallasi on viimeksi naurettu yhdessä? Välillä myös tuntuu, ettei saisi edes olla kivaa, tai ettei voi nauraa, kun muualla kärsitään ja soditaan. Jotta me jaksaisimme pitää huolta muista, meidän täytyy pitää huolta itsestämme. Tehdään muiden auttamiseksi se mitä voidaan, mutta muistetaan kuitenkin laittaa se happinaamari ensin omalle naamalle.

Tilastot huutavat taantumaa, kaikki kallistuu ja rajan takana tapahtuu hirveitä. Kaikkeen emme voi vaikuttaa, mutta monet asiat ovat kuitenkin kiinni siitä, mitä me itse yksilönä ja yksilöt ryhmänä teemme ja mihin uskomme. Minä uskon, että meille käy ihan hyvin. Tehdään se mitä voidaan. Energiatehokkuutta olisi pitänytkin parantaa ja turhaa kulutusta vähentää jo kauan sitten. Tehdään edes ne ja annetaan työrauha niille, jotka pystyvät tekemään jotain enemmän.

Huoneentaulut 2023Huoneentaulut

Konsultin terveiset ja huoneentaulut siis tulevalle vuodelle: puutu ennen kuin se kasvaa isoksi, kahvittelu kunniaan, ja jos se on tärkeää, laita se kalenteriin. Laita sinne kalenteriin tärkeinä asioina myös ne kahvitteluhetket tai jätä ainakin höpöttelylöysää palaverien ja työtehtävien väliin.

Konsulttina en todellakaan elä niin kuin opetan, mutta lupaan opetella näitä asioita ensi vuonna. Nyt menen huilaamaan yli kaikkien joulunpyhien. Höpötellään ensi vuonna!

Hyvää Uutta Vuotta 2023!

Luovempaa, rennompaa, löysempää, mukavampaa, turvallisempaa ja tuottavampaa uutta vuotta 2023!

Tulostettavan A4-kalenterin ensi vuodelle löydät tästä linkistä: Kalenteri 2023.

Organisaatiokaavio – laatikkoleikkiä vai riskien hallintaa

Laatujärjestelmäkonsultoinnissa törmään jatkuvasti asiakkaiden kommentteihin organisaatiokaavion piirtämisen hyödyttömyydestä ja suorastaan haitallisuudesta. Varsinkin pienissä yrityksissä on tärkeää, että työntekijöillä on monipuolinen osaaminen yrityksen eri toiminnoista. On tärkeää, että kaikki ymmärtävät mitä kaikkea yrityksessä tehdään ja varsinkin miksi. Työntekijät sitoutuvat yrityksessä tehtäviin päätöksiin, kun ovat itse niitä tekemässä. Kaikki nämä toteutuvat hyvin ilman laatikoita. Laatikkoleikki ei ole kovin tarpeellinen silloin kun kaikki sujuu hyvin, asioista on aikaa keskustella ja ihmiset ovat keskenään kutakuinkin samaan mieltä.

Kuka vastaa, eli kenen pitäisi reagoida

Mutta mitä sitten kun näin ei ole? Kun asiat menevät pieleen, jonkun pitää reagoida. Hyvässä ja pahassa. Jos vastuita aletaan selvittää siinä vaiheessa, kun kriisi on päällä, ollaan auttamatta myöhässä. Jos vastuut ovat selvät, voidaan ongelman (ikävän asian) korjaaminen aloittaa heti kun se ilmenee. Kriisitilanteessa laatikkoleikki aina kuitenkin viimeistään alkaa. Aletaan etsiä syyllisiä ja miettiä vastuita, kyräillä kuka hoitaisi tai puuttuisi asiaan, sen sijaan että ryhdyttäisiin viipymättä toimenpiteisiin ongelman korjaamiseksi tai toiminnan sopeuttamiseksi. Akuutti ongelma voi ilmaantua monella eri tavalla. Se voi olla esimerkiksi hankala asiakaspalaute, työntekijän epäasiallinen käytös, tuotantokatkon aiheuttava laiterikko, somehyökkäys, IT järjestelmän toimimattomuus, äkillinen muutos asiakaskunnassa, toimittajissa, tavarakuljetuksissa tai vaikka pandemia, joka vaikuttaa vähän kaikkeen.

ISO 9001 ja 45001 vaatimukset

ISO 9001 standardin mukaan ylimmän johdon on varmistettava, että olennaisiin rooleihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään, viestitään ja ymmärretään organisaatiossa. Ei siis riitä, että laatikot piirretään, vaan ne pitää ymmärtää. Vastuiden ja valtuuksien pitää totta kai kulkea käsi kädessä. Työnjohdolle ei voida esim. delegoida vastuuta työturvallisuudesta, jos heillä ei ole siihen tarvittavaa valtuutta lakisääteisten suojavälineiden hankkimiseen tai jos työn tekemiseen ylempää organisaatiosta määrätty aika ei mahdollista työn suunnittelua ja turvallista suorittamista.

Vastuiden määrittely lisää myös työhyvinvointia

Riskienhallinnan lisäksi vastuiden oikeudenmukainen määrittäminen lisää työntekijöiden turvallisuuden tunnetta ja siten työhyvinvointia. Työn tekeminen on vähemmän stressaavaa, kun työntekijä tietää mitä häneltä odotetaan.

Ei pomottamiskulttuuria tai digi -delegointia

Vastuita ja valtuuksia ei tietenkään pidä käyttää väärin. Ylimmän johdon tehtävä on seurata ja huolehtia ettei näin käy. Pomottamiskulttuuri ei ole tätä päivää. Vastuu jostain asiasta ei myöskään tarkoita, että se asia pitäisi hoitaa yksin tai välttämättä edes itse, mutta kylläkin huolehtia, että asia tulee hoidettua. Varsinkin nyt pandemian etätyöaikana olen havainnut lisääntynyttä toimintatapaa delegoida työtehtäviä eteenpäin sähköpostilla ja kuitata asia sillä hoidetuksi, ilman edes vastaanottajan kuittausta. Jos tämä on tutun vastaanottajan kanssa sovittu ja hyväksytty toimintatapa, se voi olla ok. Oman yrityksen ulkopuolelle tällainen digi-delegointioikeus ei voi ulottua, ihan jo siitä syystä, että vieraan yrityksen sähköpostikäytännöt eivät ole tuttuja; lomavastaajien käyttö, roskapostisuodattimet ja yleisesti ottaen saapuvien viestien lukumäärä ja priorisointi.

Hätätilanteessa riko lasi

Hätätilanteessa käytä organisaatiokaaviotaHyvin toimivassa yhteisössä asioista keskustellaan, huomioidaan eri näkemyksiä mahdollisimman monipuolisesti, töitä ja osaamista jaetaan, työntekijöiden kuormitusta seurataan, työkaveria autetaan eikä kukaan käytä valtaoikeuksiaan pomottamiseen. Selkeät ja yksiselitteiset vastuut on kuitenkin hyvä olla määriteltynä, tiedostettuna ja mielellään myös harjoiteltuna. Hätätilanteessa lasin takaa pitäisi löytyä jotain käyttökelpoista; ajantasainen, tiedostettu ja harjoiteltu toimintamalli.

Jatkuva parantaminen on raskasta – kehu välillä

Jatkuva parantaminen

Laatujärjestelmätyöhön olennaisesti kuuluva jatkuva parantaminen on välillä raskasta. Se edellyttää, että jatkuvasti etsitään puutteita tai virheitä, joita voidaan parantaa. Jos taas virheet ja puutteet lakaistaan maton alle, ei ikinä opita mitään. Yksi auditoija sanoi kerran, että ”elämä on niin lyhyt, ettei kaikkia virheitä kannata tehdä itse”. Omista ja muiden virheistä pitäisi siis voida ottaa opiksi.

Virheitä ei ole helppo nostaa esiin, koska asiaan osallisia ei – tietenkään – saisi syyllistää. Jollakin asteella epäkohtiin puuttuminen on kuitenkin aina aiemmin tehtyjen ratkaisujen – joskus omienkin, mutta usein jonkun muun tekemien ratkaisujen kommentointia ja arviointia. Jatkuva parantaminen onkin jatkuvaa luovimista. Miten tuot puutteet esille ja kannustat parantamiseen siten, että fokus pysyy asiassa eikä ihmisissä ja että asianosaiset pysyvät motivoituneina eivätkä mene takalukkoon tai vedä hernettä nenäänsä.

Mutta jos jatkuvasti pitää parantaa, missä välissä ehditään kehua jo saavutetusta?

Kirjasin hiljattain laatujärjestelmän sisäisen auditoinnin raporttiin kommentin, että vaikka laatujärjestelmä lähteekin jatkuvan parantamisen filosofiasta, muutosten jälkeen olisi hyvä jättää aikaa myös uusien toimintatapojen ja muuttuneen organisaation vakiinnuttamiselle. Sillä myös vakiinnuttaminen on parantamista. Siksi välillä pitäisi voida todeta, että tämä riittää tänään. Raportti sai hyvin ilahtuneen vastaanoton sekä asiakkaalla, että yllätyksekseni myös ulkoisessa auditoinnissa. Muutosten vaikutusta kun ei voi mitata, jos koko ajan muutetaan. Siksi välillä pitää jättää aikaa tehtyjen muutosten vakiinnuttamiseen. Samalla on tilaisuus myös käydä läpi jo saavutettuja steppejä ja kehua.

Muutosten hallintaan liittyvät tarkastelupointit, kuukausikatsaukset, vuositapaamiset ym. tärkeitä, missä palautetaan mieliin mitä jo on saatu aikaan. Positiivinen vire lähtee onnistumisen kautta.

Tärkeänä pointtina vakiinnuttamisessa on mielestäni myös se, että jatkuvasti muuttuvassa maailmassa yrityksen pitää säilyttää reagointivalmius asiakkailta, kilpailijoilta tai muilta sidosryhmiltä tuleviin yllättäviin muutostarpeisiin. Jos organisaatio hukkuu omiin kehityshankkeisiinsa, se ei ehdi seuraamaan mitä ympärillä tapahtuu, kun mahdollinen uusi kilpailija vetelee penkan kautta ohi uusilla konsepteillaan.

Muutos vaatii myös aikaa opiskelulle ja turvallisuuden tunteen saavuttamiselle

Jatkuva muutos on myös ainakin osalle henkilöstöä henkisesti raskasta. Toiset mukautuvat muutoksiin huomattavasti nopeammin kuin toiset. Myös hitaammat omaksujat pitäisi saada pysymään mukana. Nopeat omaksujat pitäisi voida kouluttaa hitaampien mentoreiksi siten, että kaikilla työntekijöillä olisi muutoksista huolimatta olla turvallinen olo työssään, tieto ja varmuus siitä, että apua on saatavilla ja apua saa pyytää, jos ei osaa.

Paranna siis vähän jatkuvasti, mutta muista jättää ihmisille riittävästi aikaa omaksua uudet tavat, mitata miten tehdyt muutokset vaikuttavat ja ihan vaan hoitaa arkirutiinit.

Ja muista kehua.

Haluatko lukea lisää laatujärjestelmään liittyvistä asioista? Lue myös aiemmat blogit:

https://nconsult.fi/sahkoposti-tallennuspaikkana/

https://nconsult.fi/onko-yrityksesi-kriittisten-toimintojen-hups-nappulat-kunnossa/

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Sähköposti tallennuspaikkana?

”Tallennan omat tarjoukseni ja omat työsuunnitelmani sähköpostiin tekemiini alakansioihin. Keskeneräisiä projekteja säilytän omalla kovalevylläni, koska niitä tarvitsen ja muokkaan koko ajan. Yhteiset asiat ja valmiit projektit tallennan sitten sovittuun yhteiseen kansioon. ”

Kuulostaako tutulta?

Mikä asiakirja on minun ja mikä on yrityksen? Kuka sen määrittelee? Miksi keskeneräiset projektit pitäisi tallentaa johonkin yhteiseen paikkaan?

Näistä asioista joudun edelleen yllättävän usein kinastelemaan asiakkaiden kanssa, vaikka tässä asiassa ei ole kuin yksi oikea totuus ja se on tämä minun mielipiteeni…:

  • Työtehtävissä, yrityksen nimissä tehdyt tarjoukset, suunnitelmat ja kaikki muutkin työhön liittyvät dokumentit ovat yrityksen. Ei minun, vaan yrityksen.
  • Minun tekemiini yrityksen dokumentteihin pitää minun lisäkseni olla pääsy vähintään minun varahenkilölläni.
  • Varahenkilölläni pitää olla pääsy tiedostoihini aina, ei vain ennalta suunniteltujen lomaviikkojen aikana.
  • Keskeneräisiin projekteihin liittyvät tiedostot ovat tärkeimpiä jaettavia tietoja.

Perustelut minun totuudelleni:

  • Silloin kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, varahenkilön pitää löytää minun tekemäni asiakirjat, minulta kysymättä. Siksi niiden pitää olla yhteisessä tallennuspaikassa, ei minun kovalevylläni, eikä missään tapauksessa minun sähköpostissani. Minun henkilökohtaisella nimelläni olevia sähköposteja ei lain mukaan muilla ole oikeutta lukea, ihan riippumatta siitä ovatko ne yrityksen asiakirjoja vai minun. Ja yleensä henkilökohtaiseen sähköpostiin ei noin vain edes pääse. Sähköpostiin tallentaminen on vähän sama, kuin että laittaisi yrityksen asiakirjat lukittuun laatikkoon ja lähtisi laatikon avain kaulassa kotiin.
  • Kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, juuri keskeneräiset projektit ovat niitä, joita joku muu joutuu hoitelemaan. Siksi varahenkilöni pitää tarvittaessa löytää helposti juuri käynnissä olevien projektien asiakirjat. Yhteisiä tallennuspaikkoja rakennetaan ensisijaisesti tämän päivän toimintaa turvaamaan, ei arkistointia ja historiikkia varten.
  • Varahenkilöt ja varmistukset ovat odottamattomia tapahtumia varten. Eli siis niitä, joita emme suunnittele etukäteen. Siksi varahenkilön pitää päästä tiedostoihin aina. Tallennukset pitäisi joka päivä tehdä siten kuin olisimme huomenna lähdössä kuukauden kestävälle lomamatkalle.

Juuri alkavaa kesälomakautta varten on hyvä aloittaa varahenkilöiden ja tallennuspaikkojen tarkistaminen. Hyvin suunnitelluista lomatuurauksista voi  sitten jatkaa jatkuvasti toimivaan ja ylläpidettävään varamiesjärjestelmään.

Jos yrityksessä kovasti riidellään ”oikeista” tallennuspaikoista ja -tavoista, konsulttia voi aina käyttää sovittelijana ja yhteisen ratkaisun etsijänä. Kaikkia pitää kuunnella, mutta kaikkien mielipiteen mukaan ei voi toimia.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!