Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa josta oikeasti on bisnekselle hyötyä?
Kuuntelin hiljattain erään menestyneen bisnesjohtajan luennon, jossa hän totesi yhdeksi johtamisen suureksi ongelmaksi meillä sen että bisnesjohtajat eivät ole kiinnostuneet numeroista. Yrittäjien taloushallinnon osaamattomuudesta saimme lukea myös Kauppalehden artikkelista. Liian monet bisnesjohtajat ja yrittäjät eivät ymmärrä eroa liikevaihdon ja liikevoiton välillä. Tai pankkitilin saldon ja kassavirran välillä. Toisaalta myöskään taloushallinnon osaajat eivät usein ymmärrä bisnestä. Tähän väliin tarvittaisiin tulkkeja. Miten bisneksen saa kiinnostumiaan numeroista? Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa joka oikeasti tukee bisnestä ja päätöksentekoa?
Perus -kirjanpito vilisee usein siivottavia satunnaiseriä
PK -yrityksen ainoat raportit ovat usein virallinen tuloslaskelma ja tase. Satunnaiset erät, joskus kiveen hakatut – kuka enää tietää mistä tulleet – poistoajat, käyttöomaisuuden rahoitustavat, huolimattomasti tehdyt jaksotukset ja niiden purkukirjaukset ja muut erät sekoittavat lahjakkaasti tärkeän seurattavan erän eli operatiivisen toiminnan tuloksen. Taseesta saa aavistuksen rahan riittävyydestä historiassa, mutta tulevan kassan ennustamiseen siitä ei ole kovin paljon iloa. Taloushallinto usein tiedostaa ongelman, mutta joko ei osaa tehdä sille mitään tai puuhastelee itsekseen isolla työllä hienojakin lisäraportteja, joita bisnes ei ymmärrä eikä lue.
Bisnes lukee numeroita, jotka ovat mahdollisimman selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Poikkeamat pitää olla joko siivottu tai selitetty. Lukuihin täytyy voida luottaa. Varsinkaan luontaisesti optimistiselle yrittäjälle ei pidä antaa raporttia, johon jää epäluotettavuuskertoimien takia tilaa yrittäjän omalle selittelylle ja kaunistelulle.
Kirjanpidon kannalta esimerkiksi jaksotukset tilikauden sisällä eivät ehkä ole kovin tärkeitä, mutta jos bisnes tekee päätöksiä luottaen väärin jaksotettuihin kuukausiraportteihin, mennään pahasti metsään. Väärät jaksotukset pilaavat automaattisesti useamman kauden luvut ja luottamus raportointiin on mennyttä. Lukijan täytyy tietää mitä lukee. Yhteys numeroiden ja tosielämän välillä täytyy olla selkeä. Graafinen esitys on aina parempi kuin pelkät numerot.
Avain ymmärtämiseen ja tulkin tärkein kysymys on miksi?
Talousjohtaja: muista, että taloushallinto on palveluammatti. Kuuntele asiakasta eli bisnestä. Mitä bisnes haluaa tietää ja miksi? Älä toteuta bisnesjohtajan jokaista konkreettista pyyntöä sellaisenaan, vaan mieti miksi pyyntö esitetään. Orjallinen toiveiden toteuttaminen harvoin johtaa haluttuun lopputulokseen, koska olosuhteet muuttuvat koko ajan. Bisnesjohtaja ei usein ole taloushallinnon osaaja ja siksi konkreettinen raporttitoive tässä kuussa johtaa virheelliseen tulkintaan ensi kuussa. Mieti mikä on todellinen ongelma ja tarjoa ratkaisuja ongelmaan, ei oireeseen joka sinulle esitetään.
Bisnesjohtaja: vaadi ja pyydä tietoa siinä muodossa kuin sitä haluat ja kerro miksi. Taloushallinnolta todennäköisesti löytyy ratkaisu ongelmaasi, jos saat sen ymmärrettävästi kuvailtua. Taloushallinto ei ole bisnesosaaja, eikä arvaa mitä haluat tietää ja varsinkin mihin tarkoitukseen saamaasi tietoa aiot käyttää. Kerro ja keskustele. Tuottaakseen järkevää dataa taloushallinto tarvitsee impulssin bisnekseltä ja myös aikaa sen toteuttamiseen. Toteutus todennäköisesti ei ole täsmälleen se mitä itse ajattelet, mutta jos se on kustannustehokkaasti toteutettavissa ja ratkaisee ongelmasi, se on oikea.
Kun keskinäinen ymmärrys taloushallinnon ja bisneksen välillä lisääntyy, paranee myös informaation laatu ja sitä kautta päätöksenteko. Jos edelleenkään bisnes ei saa tarvitsemaansa informaatiota, kannattaa tosissaan miettiä myös palveluntuottajan vaihtamista.
Tarvitsetteko sisäistä tulkkia? Saanko auttaa?
P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!
