N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

taloushallinto

Ovatko yrityksesi kriittisten IT -toimintojen hups-nappulat kunnossa?

Tämän blogin olen alunperin julkaissut 5 vuotta sitten, mutta asia on joka vuosi yhtä ajantasainen, joten nostan tämän viime aikojen asioilla päivitettynä uudelleen listan kärkeen.

Yritystoiminnassa yhä useampi asia tapahtuu nykyään internetin välityksellä. Taloushallinto, toiminnanohjaus, tiedostojen tallennus, työajanseuranta, jopa puhelinvaihde toimivat jo yleensä verkon välityksellä. Puhumattakaan lukuisista eri tarpeisiin tehtävistä nettihauista – puhelinnumeroitakaan ei enää haeta luettelosta vaan netistä. Sähköposti on useimmille välttämätön työkalu. Asiakkaalle ei oikein enää kelpaa selitys palvelinviasta, jos tarjouspyyntöihin ei vastata.

Mr Murphy on joskus kirjoittanut sellaisen luonnonlain, että jos kriittinen IT -palvelu joskus kaatuu tai verkkoyhteydet menevät poikki, se tapahtuu silloin kun IT-tuki on lomalla. Kesälomakausi on siis mitä otollisinta aikaa IT -ongelmille ja kaikenlaisille huijauksille. Korona-aikana meillä tapahtui melkoinen digiloikka, mikä valitettavasti johti myös kaikenlaisten tietohuijausten lisääntymiseen. Venäjän masinoimat toimet ovat sitten vielä ihan oma lukunsa. Näiden lisäksi vielä erityisesti loma-aikoina lisääntyvät toimitusjohtaja- ja muut rahahuijaukset. Ehkä teillä on jo selätetty joitain ongelmia, huijauksia tai hyökkäyksiä? Opittiinko niistä jotain?

Kaikkeen ei voi varautua, mutta paljon voi tehdä. Tietääkö yrityksesi kesälomalla yksin pakertava, kaikkien lomat tuuraava peruskäyttäjä mikä operaattori vastaa mistäkin toiminnosta ja mistä löytyy kunkin operaattorin yhteystiedot ongelmatapauksia varten? Mistä tuen puhelinnumerot löytyvät kun netti on nurin? Entä mitä kaikkea ennen helpdeskiin soittamista pitäisi tai voisi kokeilla, jotta saa ongelman lähteen haarukoitua – onko ongelma omalla koneella, oman yrityksen sisäverkossa, nettiyhteydessä vai ulkoisen toimijan palvelussa?

Onko yrityksessä määritelty toimeksianto- ja hyväksymiskäytännöt toimitusjohtaja ja -muita maksuhuijauksia varten? Laskuja on ilmeisen helppo kaapata järjestelmistä ja muuttaa niihin vääriä tilinumeroita. Onko teillä sovitut tarkistuskäytännöt? Entä ketkä kaikki saavat antaa maksutoimeksiantoja ja millä viestintävälineillä?

IT ei ole pelkästään IT -osaston asia

Perusasiat kuuluvat kaikille, koska kaikki niitä työssään tarvitsevat. Mistä löytyy backup tai muu keino hätätilanteessa ohittaa ongelma, kuka siihen pääsee käsiksi ja miten sitä käytetään? Koska backupin sisältö on viimeksi tarkistettu? Entä yksinkertaisin ja yleisin – tosin yleensä myös lyhytaikaisin – ongelma, oman yrityksen nettiyhteys ei jostain syystä toimi. Osataanko hätätilanteessa käyttää lähes kaikkien puhelimissa olevia mobiilitukiasemia? Osaavatko työntekijät tunnistaa huijausviestejä, mitkä asiat pitäisi varmentaa ja miten? Ja ennen kaikkea, onko näitä toimintoja oikeasti harjoiteltu?

Tapaturmia varten yrityksissä pitäisi olla ensiapukaappi, jonka sisällön ajanmukaisuuden määritelty vastuuhenkilö tarkistaa ja kuittaa säännöllisesti. Samalla tavalla tarvittaisiin kriittisiä IT -toimintoja varten IT -ensiapukaappi. Toiminnasta riippuen siellä pitäisi ainakin olla kartta yrityksen IT -toiminnoista; yrityksen omien järjestelmien vastuuhenkilöt ja admin -oikeudet omaavien henkilöiden tiedot, vastuulliset operaattorit eri toiminnoille, ajantasaiset operaattorien helpdeskien yhteystiedot (myös puhelinnumero kun se sähköposti ei toimi), kartta mahdollisista sisäverkon laitteista, sekä lyhyet hätäohjeet esim modeemin ja tukiasemien uudelleen käynnistämiseen. Ohjeet ja yhteystiedot tulisi päivittää säännöllisesti – aivan kuten ensiapukaappikin. Päivityksen yhteydessä olisi myös sopiva hetki tarkistaa ja kuitata tarkistetuksi omat backup -tiedostot.

Koska teidän (IT) – ensiapukaappinne sisältö on viimeksi päivitetty?

Saanko auttaa?

Tietoturvallista, pian alkavaa kesää!

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Miten bisnesjohtajan saa kiinnostumaan numeroista?

Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa josta oikeasti on bisnekselle hyötyä?

Kuuntelin hiljattain erään menestyneen bisnesjohtajan luennon, jossa hän totesi yhdeksi johtamisen suureksi ongelmaksi meillä sen että bisnesjohtajat eivät ole kiinnostuneet numeroista. Yrittäjien taloushallinnon osaamattomuudesta saimme lukea myös Kauppalehden artikkelista. Liian monet bisnesjohtajat ja yrittäjät eivät ymmärrä eroa liikevaihdon ja liikevoiton välillä. Tai pankkitilin saldon ja kassavirran välillä. Toisaalta myöskään taloushallinnon osaajat eivät usein ymmärrä bisnestä. Tähän väliin tarvittaisiin tulkkeja. Miten bisneksen saa kiinnostumiaan numeroista? Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa joka oikeasti tukee bisnestä ja päätöksentekoa?

Perus -kirjanpito vilisee usein siivottavia satunnaiseriä

PK -yrityksen ainoat raportit ovat usein virallinen tuloslaskelma ja tase. Satunnaiset erät, joskus kiveen hakatut – kuka enää tietää mistä tulleet – poistoajat, käyttöomaisuuden rahoitustavat, huolimattomasti tehdyt jaksotukset ja niiden purkukirjaukset ja muut erät sekoittavat lahjakkaasti tärkeän seurattavan erän eli operatiivisen toiminnan tuloksen. Taseesta saa aavistuksen rahan riittävyydestä historiassa, mutta tulevan kassan ennustamiseen siitä ei ole kovin paljon iloa. Taloushallinto usein tiedostaa ongelman, mutta joko ei osaa tehdä sille mitään tai puuhastelee itsekseen isolla työllä hienojakin lisäraportteja, joita bisnes ei ymmärrä eikä lue.

Bisnes lukee numeroita, jotka ovat mahdollisimman selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Poikkeamat pitää olla joko siivottu tai selitetty. Lukuihin täytyy voida luottaa. Varsinkaan luontaisesti optimistiselle yrittäjälle ei pidä antaa raporttia, johon jää epäluotettavuuskertoimien takia tilaa yrittäjän omalle selittelylle ja kaunistelulle.

Kirjanpidon kannalta esimerkiksi jaksotukset tilikauden sisällä eivät ehkä ole kovin tärkeitä, mutta jos bisnes tekee päätöksiä luottaen väärin jaksotettuihin kuukausiraportteihin, mennään pahasti metsään. Väärät jaksotukset pilaavat automaattisesti useamman kauden luvut ja luottamus raportointiin on mennyttä. Lukijan täytyy tietää mitä lukee. Yhteys numeroiden ja tosielämän välillä täytyy olla selkeä. Graafinen esitys on aina parempi kuin pelkät numerot.

Avain ymmärtämiseen ja tulkin tärkein kysymys on miksi?

Talousjohtaja: muista, että taloushallinto on palveluammatti. Kuuntele asiakasta eli bisnestä. Mitä bisnes haluaa tietää ja miksi? Älä toteuta bisnesjohtajan jokaista konkreettista pyyntöä sellaisenaan, vaan mieti miksi pyyntö esitetään. Orjallinen toiveiden toteuttaminen harvoin johtaa haluttuun lopputulokseen, koska olosuhteet muuttuvat koko ajan.  Bisnesjohtaja ei usein ole taloushallinnon osaaja ja siksi konkreettinen raporttitoive tässä kuussa johtaa virheelliseen tulkintaan ensi kuussa. Mieti mikä on todellinen ongelma ja tarjoa ratkaisuja ongelmaan, ei oireeseen joka sinulle esitetään.

Bisnesjohtaja: vaadi ja pyydä tietoa siinä muodossa kuin sitä haluat ja kerro miksi. Taloushallinnolta todennäköisesti löytyy ratkaisu ongelmaasi, jos saat sen ymmärrettävästi kuvailtua. Taloushallinto ei ole bisnesosaaja, eikä arvaa mitä haluat tietää ja varsinkin mihin tarkoitukseen saamaasi tietoa aiot käyttää. Kerro ja keskustele. Tuottaakseen järkevää dataa taloushallinto tarvitsee impulssin bisnekseltä ja myös aikaa sen toteuttamiseen. Toteutus todennäköisesti ei ole täsmälleen se mitä itse ajattelet, mutta jos se on kustannustehokkaasti toteutettavissa ja ratkaisee ongelmasi, se on oikea.

Kun keskinäinen ymmärrys taloushallinnon ja bisneksen välillä lisääntyy, paranee myös informaation laatu ja sitä kautta päätöksenteko. Jos edelleenkään bisnes ei saa tarvitsemaansa informaatiota, kannattaa tosissaan miettiä myös palveluntuottajan vaihtamista.

Tarvitsetteko sisäistä tulkkia? Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!