N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

johtaminen

Konsultin huoneentaulut vuodelle 2023

Mitä jäi mieleen vuodesta 2022? Sota, sähkö, ruokakaupan hinnat, korona-rajoitusten jälkeiset sairauslomasumat. Kiire ja väsyminen.

Kaikkiin asioihin emme voi vaikuttaa, mutta moniin silti voimme. Miten minä voisin olla parempi esimies, työkaveri, työntekijä? Miten minä ja muut jaksaisimme paremmin ensi vuonna? Minkälaiset huoneentaulut uudenvuoden lupauksiksi?

Puuttuminen on välittämistä

Puutu ennen kuin se kasvaa isoksi -huoneentaulu

Ensimmäiseksi on pakko nostaa ehkä pienin mutta tuorein huomio esimiestyöstä. Katsoin – erittäin poikkeuksellisesti – jalkapallon MM pronssi- ja kultaottelut. Jalkapallosta mitään ymmärtämättömänäkin ymmärsin ihailla finaalipelin tuomarin toimintaa. Vihellys, I see You – käsimerkit ja keltaiset kortit. Viipymättä, epäröimättä, välitön, oikeudenmukainen puuttuminen sovitun vastaiseen toimintaan. Ja miten pelaajat suhtautuivat tämän tuomarin toimintaan – ei juputettu, virheisiin ei jääty moselehtimaan, peli jatkui ja erityinen kunnioitus tuomaria kohtaan näkyi jopa tällaiselle puusilmälle. Tällä kaverilla olisi taatusti – niin halutessaan – loistava eläkeura esimiesvalmentajana.

Opettele säännöt (yrityksen oma ”sääntökirja” pitää toki olla sovittuna ja viestittynä), seuraa mitä kentällä tapahtuu ja puutu virheisiin oikeudenmukaisesti ja heti. Monta isoa ongelmaa vältettäisiin, jos yrityksissä esimiehet ja johtajat paremmin seuraisivat mitä kentällä oikeasti tapahtuu ja puuttuisivat pieniin ongelmiin heti, ennen kuin niistä tulee isoja. Ja ”pelaajat” kunnioittaisivat. Helpompi toki toteuttaa tätä toimintatapaa 120 minuuttia kerrallaan kuin järjestelmällisesti vuoden joka ikisenä työpäivänä, mutta huoneentauluna ja ohjenuorana se kannattaa silti pitää. Puuttuminen on välittämistä.

Tärkeille asioille aikaaJos se on tärkeää, laita se kalenteriin -huoneentaulu

Muita huoneentauluja: kalenterit. Vuodenvaihteessa aina päätän, että seuraavana vuonna kirjoitan ainakin kaikki ne blogitekstit, joiden aiheita olen erinäisinä yleisinä huomioina useilta asiakkailta kirjoittanut muistiin. Aina ne jäävät kirjoittamatta, koska en vuodenvaihdetta lukuun ottamatta ole laittanut tälle työlle määräpäivää ja varannut aikaa kalenteristani. Samasta syystä monet ei – akuutit tehtävät yleensä jäävät tekemättä. Opetus, jota laatujärjestelmäasiakkailleni hoen; jos koet jonkin asian tärkeäksi, laita sen tekemiselle aika kalenteriin, äläkä luista siitä. Standardin mukainen järjestelmällinen toimintatapa ei ole ollenkaan huono idea. Ja tulee myös mietittyä mikä on tärkeää.

Kahvittelu kunniaanKahvittelu kunniaan -huoneentaulu

Isoimpana ja tärkeimpänä huoneentauluna tulevalle vuodelle nostaisin kuitenkin kahvittelukulttuurin. Voitaisiinko yrityksiin palauttaa vanhan ajan inhimillistä, näennäistehotonta kahvittelukulttuuria vastakohtana työelämän nykyiselle näennäistehokkuudelle ja sen mukanaan tuomalle tylsyydelle ja lopulta tuottamattomuudelle. Enkä puhu nyt mistään lakisääteisistä kahvitauoista, missä ihmiset pläräävät kännykkäänsä, vaan ihan kunnon vanhanaikaisista paskanjauhantapalavereista, sekä yrityksen sisäisesti että sidosryhmien edustajien kanssa. Missä puhuttiin asiasta ja asian vierestä, mutta usein tärkeitä yhteisiä asioita ainakin sivuten ja hiljaista tietoa jakaen. Ennen vanhaan aina juotiin ensin kahvit ja mentiin sitten vasta asiaan. Siihen kahvin juomiseen kulminoitui eräänlainen tunnustelu- ja haisteluvaihe ennen varsinaista asiakeskustelua. Auttaa asioiden edistämistä myöhemmin ja erityisesti vähentää väärin ymmärtämistä.

Väitän, että työelämästä on useissa yrityksissä tullut näennäisen tehokasta ja siten tosi tylsää ja loppupeleissä huonosti tuottavaa. Ihminen tarvitsee löysää ollakseen tuottava. Lyhytjänteinen kustannustehokkuus pienentää tulevia tuottoja. Ihmiset palavat loppuun, jos heiltä vaatii liikaa.

”Vanhaan hyvään aikaan” kaikenlainen vieraanvaraisuus oli tärkeämpää kuin moni muu asia. Vieras oli aina kunnia -asia. Voi voi, kun minulla ei nyt ole teille mitään tarjottavaa, sanoi meidän mamma aina kun mentiin kylään.  Siis silloin kun tarjolla oli kahvin kanssa vain yhtä sorttia pullaa, pumpernikkeleitä ja kettukarkkeja. Maaseudulla pidettiin kaapissa aina erikseen vierasvaraa. Äidin ja äidinäidin peruja edelleen minäkin pidän toimistollani vieraskeksejä, joita sitten iltapäivän uneliaisuuteen itse popsin. Ei mitään järkeä tietenkään, koska toimistollani ei juuri koskaan käy ketään, eikä ainakaan ilmoittamatta.

Mieheni työpaikalla on poikkeuksellisesti pidetty kiinni vanhan ajan vieraanvaraisuudesta, joskus mielestäni jopa ihan överiksi. Kuitenkin ne vieraat, jotka siellä käyvät, yleensä erikseen kiittelevät sitä miten mukava sinne on tulla. Tämä tuntuu nykyään olevan todella harvinaista. Sama asia sekä työpaikoilla että yksityiselämässä – ihmiset ovat niin kauhean tehokkaita ja väsyneitä, etteivät jaksa nähdä vaivaa toistensa eteen. En tarkoita, että yrityksissä tai kodeissa pitäisi palata vanhan ajan övereihin (ja epäterveellisiin) viineritarjoiluihin, mutta voisi kuitenkin muistaa kaikissa kohtaamisissa kohdella ihmisiä – sekä työpaikan omia työntekijöitä että vieraita – kaikin tavoin ensisijaisesti ihmisenä. Huomioida inhimillisyys, kysellä kuulumisia ja huomioida myös inhimilliset tarpeet. Jutella ja kysellä enemmän, olettaa ja arvailla vähemmän. Valtavan monet isoksikin paisuvat ongelmat alkavat siitä, että ihmiset olettavat toistensa ajatukset ja tekemiset väärin.

Luovuus tarvitsee löysää

Sekä työelämässä että elämässä yleensäkin tarvittaisiin paljon enemmän pitkäjänteisyyttä. Tarvittaisiin luppoaikaa ihan normaalienkin työpäivien lomaan eikä niin, että työpäivät ovat pelkkää suorittamista ja viikonloput ja loma-ajat pitää sitten suorittaa palautumista. Meillä on jostain tullut t-paita tekstillä ”Get a life You don’t need vacation from”. Hyvä huoneentaulu sekin.

Luovuus tarvitsee löysää. Less is more – motto on vaan niin totta. Jos ollaan koko ajan kauhean tehokkaita, ei loppujen lopuksi välttämättä saada mitään järkevää aikaiseksi. Kaikki järkevimmät kehitysehdotukset ja ajatukset jäävät miettimättä ja vähintään toteuttamatta, kun on koko ajan kova kiire sammuttaa tulipaloja. Jos tulipesäkkeitä on koko ajan liian paljon, tarvitaan muutoksen käynnistämiseen toki ehkä jopa ulkopuolista apua – sekin tarve pitää ehtiä tunnistaa ja tunnustaa.

Huomioikaa inhimilliset tarpeet – oma työrauha tietysti sitä tehokasta työtä varten, mutta myös yhteiset tilat, keittiöt tai ruokapaikat. Tarjotkaa teidän luoksenne tuleville ihmisille (omat ja vieraat) edes sitä kahvia, tai mitä sitten onkin – ihmiset ovat nykyään niin allergisia tai nirsoja, ettei juuri mitään voi tarjota mutta kysykää edes. Jättäkää aikaa small talkille kaikissa palavereissa. Ja pitäkää ne kännykät pois kädestä, kun juttelette tässä ja nyt läsnä olevan ihmisen kanssa. Puhelimeen ei tarvitse aina vastata heti, jos et ole yrityksen päivystäjä tai oikeasti joku supertärkeä tilanne päällä. Älä myöskään odota sitä muilta.

Harvoissa töissä työnteko voi aina olla kivaa, mutta kaikissa töissä sen pitäisi voida olla kivaa edes välillä. Koska sinun työpaikallasi on viimeksi naurettu yhdessä? Välillä myös tuntuu, ettei saisi edes olla kivaa, tai ettei voi nauraa, kun muualla kärsitään ja soditaan. Jotta me jaksaisimme pitää huolta muista, meidän täytyy pitää huolta itsestämme. Tehdään muiden auttamiseksi se mitä voidaan, mutta muistetaan kuitenkin laittaa se happinaamari ensin omalle naamalle.

Tilastot huutavat taantumaa, kaikki kallistuu ja rajan takana tapahtuu hirveitä. Kaikkeen emme voi vaikuttaa, mutta monet asiat ovat kuitenkin kiinni siitä, mitä me itse yksilönä ja yksilöt ryhmänä teemme ja mihin uskomme. Minä uskon, että meille käy ihan hyvin. Tehdään se mitä voidaan. Energiatehokkuutta olisi pitänytkin parantaa ja turhaa kulutusta vähentää jo kauan sitten. Tehdään edes ne ja annetaan työrauha niille, jotka pystyvät tekemään jotain enemmän.

Huoneentaulut 2023Huoneentaulut

Konsultin terveiset ja huoneentaulut siis tulevalle vuodelle: puutu ennen kuin se kasvaa isoksi, kahvittelu kunniaan, ja jos se on tärkeää, laita se kalenteriin. Laita sinne kalenteriin tärkeinä asioina myös ne kahvitteluhetket tai jätä ainakin höpöttelylöysää palaverien ja työtehtävien väliin.

Konsulttina en todellakaan elä niin kuin opetan, mutta lupaan opetella näitä asioita ensi vuonna. Nyt menen huilaamaan yli kaikkien joulunpyhien. Höpötellään ensi vuonna!

Hyvää Uutta Vuotta 2023!

Luovempaa, rennompaa, löysempää, mukavampaa, turvallisempaa ja tuottavampaa uutta vuotta 2023!

Tulostettavan A4-kalenterin ensi vuodelle löydät tästä linkistä: Kalenteri 2023.

Facebooktwittermail

Organisaatiokaavio – laatikkoleikkiä vai riskien hallintaa

Laatujärjestelmäkonsultoinnissa törmään jatkuvasti asiakkaiden kommentteihin organisaatiokaavion piirtämisen hyödyttömyydestä ja suorastaan haitallisuudesta. Varsinkin pienissä yrityksissä on tärkeää, että työntekijöillä on monipuolinen osaaminen yrityksen eri toiminnoista. On tärkeää, että kaikki ymmärtävät mitä kaikkea yrityksessä tehdään ja varsinkin miksi. Työntekijät sitoutuvat yrityksessä tehtäviin päätöksiin, kun ovat itse niitä tekemässä. Kaikki nämä toteutuvat hyvin ilman laatikoita. Laatikkoleikki ei ole kovin tarpeellinen silloin kun kaikki sujuu hyvin, asioista on aikaa keskustella ja ihmiset ovat keskenään kutakuinkin samaan mieltä.

Kuka vastaa, eli kenen pitäisi reagoida

Mutta mitä sitten kun näin ei ole? Kun asiat menevät pieleen, jonkun pitää reagoida. Hyvässä ja pahassa. Jos vastuita aletaan selvittää siinä vaiheessa, kun kriisi on päällä, ollaan auttamatta myöhässä. Jos vastuut ovat selvät, voidaan ongelman (ikävän asian) korjaaminen aloittaa heti kun se ilmenee. Kriisitilanteessa laatikkoleikki aina kuitenkin viimeistään alkaa. Aletaan etsiä syyllisiä ja miettiä vastuita, kyräillä kuka hoitaisi tai puuttuisi asiaan, sen sijaan että ryhdyttäisiin viipymättä toimenpiteisiin ongelman korjaamiseksi tai toiminnan sopeuttamiseksi. Akuutti ongelma voi ilmaantua monella eri tavalla. Se voi olla esimerkiksi hankala asiakaspalaute, työntekijän epäasiallinen käytös, tuotantokatkon aiheuttava laiterikko, somehyökkäys, IT järjestelmän toimimattomuus, äkillinen muutos asiakaskunnassa, toimittajissa, tavarakuljetuksissa tai vaikka pandemia, joka vaikuttaa vähän kaikkeen.

ISO 9001 vaatimukset

ISO 9001 standardin mukaan ylimmän johdon on varmistettava, että olennaisiin rooleihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään, viestitään ja ymmärretään organisaatiossa. Ei siis riitä, että laatikot piirretään, vaan ne pitää ymmärtää. Vastuiden ja valtuuksien pitää totta kai kulkea käsi kädessä. Työnjohdolle ei voida esim. delegoida vastuuta työturvallisuudesta, jos heillä ei ole siihen tarvittavaa valtuutta lakisääteisten suojavälineiden hankkimiseen tai jos työn tekemiseen ylempää organisaatiosta määrätty aika ei mahdollista työn suunnittelua ja turvallista suorittamista.

Vastuiden määrittely lisää myös työhyvinvointia

Riskienhallinnan lisäksi vastuiden oikeudenmukainen määrittäminen lisää työntekijöiden turvallisuuden tunnetta ja siten työhyvinvointia. Työn tekeminen on vähemmän stressaavaa, kun työntekijä tietää mitä häneltä odotetaan.

Ei pomottamiskulttuuria tai digi -delegointia

Vastuita ja valtuuksia ei tietenkään pidä käyttää väärin. Ylimmän johdon tehtävä on seurata ja huolehtia ettei näin käy. Pomottamiskulttuuri ei ole tätä päivää. Vastuu jostain asiasta ei myöskään tarkoita, että se asia pitäisi hoitaa yksin tai välttämättä edes itse, mutta kylläkin huolehtia, että asia tulee hoidettua. Varsinkin nyt pandemian etätyöaikana olen havainnut lisääntynyttä toimintatapaa delegoida työtehtäviä eteenpäin sähköpostilla ja kuitata asia sillä hoidetuksi, ilman edes vastaanottajan kuittausta. Jos tämä on tutun vastaanottajan kanssa sovittu ja hyväksytty toimintatapa, se voi olla ok. Oman yrityksen ulkopuolelle tällainen digi-delegointioikeus ei voi ulottua, ihan jo siitä syystä, että vieraan yrityksen sähköpostikäytännöt eivät ole tuttuja; lomavastaajien käyttö, roskapostisuodattimet ja yleisesti ottaen saapuvien viestien lukumäärä ja priorisointi.

Hätätilanteessa riko lasi

Hätätilanteessa käytä organisaatiokaaviotaHyvin toimivassa yhteisössä asioista keskustellaan, huomioidaan eri näkemyksiä mahdollisimman monipuolisesti, töitä ja osaamista jaetaan, työntekijöiden kuormitusta seurataan, työkaveria autetaan eikä kukaan käytä valtaoikeuksiaan pomottamiseen. Selkeät ja yksiselitteiset vastuut on kuitenkin hyvä olla määriteltynä, tiedostettuna ja mielellään myös harjoiteltuna. Hätätilanteessa lasin takaa pitäisi löytyä jotain käyttökelpoista; ajantasainen, tiedostettu ja harjoiteltu toimintamalli.

Facebooktwittermail

Mitä hyötyä on laatujärjestelmästä?

Ensinnäkin, inhoan sanaa laatujärjestelmä. Puhun mieluummin toiminta- tai johtamisjärjestelmästä. Laatukäsite lähtee puhtaasti asiakastyytyväisyydestä. ISO9001:2015 kuitenkin sisältää jo sellaisenaan paljon laajemman toimintaympäristön kuin vain asiakkaat. Monille yrityksen toiminnan osa-alueille on omat nimensä, standardinsa ja johtamisoppinsa. Yrityksen toiminnassa kaikkien osa-alueiden täytyy kuitenkin olla vähintään kohtuullisesti balanssissa, jotta se voi täyttää tavoitteensa ja saada asiakkaat tyytyväisenä ostamaan. Esimerkiksi ympäristö-, vastuullisuus-, työturva- tai tietoturva-asioita käsitellään usein laatujärjestelmästä erillisinä. Kunnon moka millä tahansa osa-alueella kuitenkin karkottaa asiakkaat varmasti, riippumatta tuotteen tai palvelun laadusta. ISO standardin mukaiset johtamisjärjestelmät laatu (ISO9001), ympäristö (ISO14001) ja työturva (ISO45001) perustuvatkin nykyversiossa jo kaikki samaan runkoon ja ovat monelta osin yhteneviä ja toisiaan tukevia.

Mitä toimintajärjestelmä on?

Toimintajärjestelmä on johtamisen työkalu. Toimintajärjestelmän tekeminen lähtee yleensä johdon kanssa jutustelusta, missä käydään läpi mitkä asiat ovat yrityksen johdolle tärkeitä ja mitä tavoitellaan. Ja mitä vaatimuksia, odotuksia tai riskejä yrityksen toimintaan tulee asiakkailta, henkilöstöltä, toimittajilta, viranomaisilta, rahoittajilta, omistajilta tai muilta yrityksen toimintaa mahdollistavilta ja/tai rajoittavilta tahoilta.  Kun lähdetään kohta kohdalta perkaamaan sitä, missä jo ollaan hyviä, tulee esiin ajatuksia mitä ehkä voitaisiin kuitenkin tehdä paremminkin tai mitä riskejä nykytoimintaan liittyy ja miten niitä voitaisiin pienentää. Sieltä saadaan tavoitteita (plan), joita lähdetään pilkkomaan pienemmiksi, konkreettisiksi osa -alueiksi ja tehtäviksi. Ja sitten, kuten eräs asiakkaani sanoi, laitetaan vaan asiat jonoon ja ruvetaan tekemään (do). Kun vielä mietitään millä tavalla systemaattisesti tarkistetaan, tuleeko päätetyt asiat tehtyä ja auttavatko ne tavoitteissa eli tehdäänkö oikeita asioita (check) ja korjataan tarvittaessa (act), on järjestelmän toimintaympyrä valmis. Ja sama säännönmukaisesti alusta uudelleen.

Järjestelmän toimintaa tukemaan kirjoitetaan ja piirretään tarvittavalla tarkkuudella kuvaus siitä, miten yrityksessä toimitaan. Usein ajatellaan erheellisesti, että tämä kuvaus on se laatujärjestelmä. Kirjalliset kuvaukset kuitenkin ovat vain osoituksena toimintatavoista ulkopuolisille ja apuna yrityksen omille työntekijöille ja johdolle.  Kirjallisia kuvauksia laadittaessa ja päivitettäessä tulee usein esiin asioita ja toimintatapoja, jotka eivät vastaa sitä mitä halutaan ja joita pitää korjata. Tai asioita, joita tehdään kahteen kertaan, ei tehdä ollenkaan, tai ei tiedetä, kuka tekee. Aina sitä miten toimitaan ei kehtaa kirjoittaa ja näyttää ulkopuolisille. Silloinkin mietitään miten toimintaa ehkä pitäisi muuttaa. Varsinkin uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja mistä tahansa syystä aiheutuvissa muiden tuurauksissa kirjallisista kuvauksista ja ohjeista on erityistä hyötyä.

Mitä hyötyä toimintajärjestelmästä on?

Kunnollinen toimintajärjestelmä kasvattaa yrityksen arvoa, koska se vähentää yrityksen henkilöriippuvuutta, erityisesti yrittäjävetoisessa yrityksessä. Tämä on aihe, joka vaatii ihan oman blogitekstinsä.

Järjestelmän muita mahdollisia hyötyjä on lukuisia, mutta tärkeimmiksi asioiksi itse nostaisin suunnitelmallisuuden, järjestelmällisyyden ja tavoitehakuisuuden lisääntymisen. Mietitään ja suunnitellaan mitä tehdään ja varaudutaan systemaattisesti mahdollisiin tätä toimintaa uhkaaviin merkittäviin riskeihin.

Yrityksessä kuin yrityksessä henkilöriski on yksi merkittävä riskitekijä. Avainhenkilön äkillinen sairastuminen tai työpaikanvaihdos voi halvaannuttaa yrityksen toimintaa, elleivät varamiesjärjestelmä ja kriittisten toimintojen ohjeistukset ja valtuutukset ole kunnossa. Ohjeistusten ja tehtävänkuvausten tekeminen ja ylläpitäminen ja tiedon jakaminen ovat siksi oleelliset osat järjestelmää.

Mitä enemmän henkilöstö osallistuu toimintojen kuvaamiseen, sitä paremmin ihmiset alkavat ymmärtää sekä omaa että työkaveriensa tekemistä. Ja sitä mielekkäämpää kaikesta tekemisestä tulee. Avoimuus ja luottamus lisääntyvät. Kun tiedetään kuka mitäkin tekee, osataan paremmin myös jakaa tietoa.

Suunnitelmallisesti toimiva yritys, joka systemaattisesti miettii edellä kuvattuja asioita ja jossa on vakiintuneet toimintatavat muutosten tekemiseen ja niistä viestimiseen, sopeutuu mihin tahansa kriisiin helpommin kuin valmistautumaton yritys. Edelleen liian usein kuulee sanottavan, että asiat eivät suju kun ”oli huonoa tuuria” ja sattui jotain ikävää. Harvemmin olen kuitenkaan kuullut kenenkään sanovan, että pystymme palvelemaan asiakkaitamme, jos ”on hyvää tuuria”.

Miten toimintajärjestelmän hyötyä sitten mitataan?

Oikeasti, ei mitenkään. Muutosten vaikutusten absoluuttinen mittaaminen tarkoittaisi, että verrataan tilannetta, kun jokin toiminto on tehty siihen, että ei olisi tehty. Käytännössä vain jompikumpi vaihtoehto on tapahtunut ja kaikkien muiden nykytilanteeseen johtaneiden seikkojen eliminointi on mahdotonta. Onko saatu lisää myyntiä jonkun toimintajärjestelmän aikaan saaman asian tuloksena, vai olisiko nykyistä myyntiä menetetty, jos järjestelmää ei olisi ollut? Onko kate parantunut toimintajärjestelmän takia, tai olisiko se huonontunut ilman? Epäsuoria laatukustannuksia, kuten palautukset, myöhästymiset, virheelliset toimitukset ja hyvitykset on vaikea mitata ja mittaaminen maksaa usein enemmän kuin tiedosta saatava hyöty. Määrien muutosta voidaan mitata ja usein mitataankin, mutta harvemmin euroja.  Miten muutetaan henkilöstön tyytyväisyys tai parantunut tiedonkulku suoraan euroiksi? Entä johdon ajankäyttö ja motivaatio – enemmän varmuutta tekemiseen ja aikaa liiketoiminnan kehittämiseen päivittäisen tulipalojen sammuttamisen sijaan. Toimintajärjestelmän käyttö koskettaa koko yrityksen toimintaa, mutta erityisesti johtamista. Yksittäiset muutokset voivat olla pieniä, mutta monta pientä muutosta yhdessä vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintavarmuuteen ja kannattavuuteen. Riskienhallinta on kannattamatonta niin kauan, kunnes riski toteutuu. Kannattaako pitää laastaria kaapissa, jos ei vaikka ikinä loukkaakaan? Toimintajärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat esiin muutos- ja kriisitilanteissa, isoissa ja pienissä. Toimintajärjestelmä on nimensä mukaisesti osa yrityksen toimintaa. Jos se ei sitä ole, sitä ei kannata ylläpitää.

Miten toimintajärjestelmä rakennetaan ja otetaan käyttöön?

Paras lopputulos tulee itse tekemällä. Vinkkejä ja työkaluja kannattaa käyttää oman ajan säästämiseksi ja ottaa oppia muiden mokista. Itse tekemiseen löytyy apua ja vinkkejä tästä linkistä. Itse tehdenkin voi rinnalla käyttää konsulttia sparraamiseen ja hankalimpien kohtien yli pääsemiseen. Jos tavoitteena on sertifiointi ja varsinkin jos sille on annettu aikataulu, konsultin käyttö auttaa viemään projektin eteenpäin.

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Facebooktwittermail

Konsultin ajatuksia vuodelle 2020

Hyvää Joulua 2019

Viime vuodenvaihteen vuosikatsauksessa kiinnitin huomiota vuodelle 2019 ennakoituun kasvun taittumiseen ja kehotin käyttämään mahdollisesti vapautuvan ajan yrityksen kehityshankkeisiin ja kaikenlaiseen siivoamiseen. Ainakin minun asiakaskunnassani vuosi 2019 on kuitenkin ollut ennätyskiireinen, talousennustukset viime vuonna eivät toteutuneet. Onneksi myös kehitystöitä on silti ehditty tehdä ja minullakin on riittänyt töitä.

Edelleen erityisesti pankkien ekonomistit varoittelevat kasvun taittumisesta. Kuten yksi asiakkaani totesi, jatkuvaa kasvua ei nyt oikein kaivattaisikaan, kunhan ei tulisi mitään isoa notkahdusta. Jos tänä vuonna tehtiin kymmenen uutta ämpäriä, ei ensi vuonna välttämättä tarvitse tehdä 11, se kymmenenkin voisi riittää, tai ehkä jopa 9.

Lääkkeitä työvoimapulaan

Pula ammattitaitoisesta työvoimasta alkaa vaivata yhä useampia aloja. Nyt pitäisi olla aikaa kouluttaa ihmisiä sekä alojen sisällä että uusille aloille. Valitettava asia niille, jotka eivät tykkää uuden opettelemisesta; jatkuva oppiminen näyttäisi olevan uusi normaali. Eikä koskaan ole liian varhaista rekrytoida ja alkaa kouluttaa uutta väkeä eläköityvien tilalle. Ainakin kannattaisi huolehtia siitä, ettei henkilökunta ole niin tiukkaan mitoitettu, että työntekijät joutuvat tulemaan töihin sairaanakin, kun ei ole tuuraajia. Sellaistakin toimintaa valitettavasti näkee. Sitten ihmetellään kun ”kävi huono tuuri”, joku sairastui oikein kunnolla, eikä kukaan osaa tai ehdi edes rekrytoimaan, perehdyttämisestä puhumattakaan. Varamiesten ei tarvitse välttämättä olla omassa yrityksessä, kunhan heillä on tarvittava osaaminen ja myös valtuudet edes auttavasti hypätä remmiin hätätilanteessa.

Autokal-ohjelman työajanseuranta mobiilissa

Digitaalisuuden kehitysaskeleet näkyvät vuonna 2020 konkreettisesti myös N Consultin omassa toiminnassa. Vuoden alussa julkaistaan vihdoin Autokal toiminnanohjausjärjestelmän mobiili työaikaseuranta -ominaisuus. Se on ollut jonkin asteisena suunnitelmana päässäni jo vuosia, mutta vasta tänä vuonna sekä tekniikka, käyttäjäkunta, toimintatavat että kehittäjät ovat olleet siinä pisteessä, että toiminto saatiin speksattua ja koodattua. Nyt saadaan vihdoin sekä tilauksiin liittyvät laskutettavat tunnit että työntekijän raportoiman työajan perusteella maksettavat tunnit rinnakkain palkanlaskennan tarkasteluun ja tarkastuksen jälkeen myös siirrettyä suoraan palkanlaskentaan. Kuulostaa pieneltä asialta, mutta 2 viikon välein iso määrä palkanlaskijoita käyttää tuntikausia aikaa eri tietolähteistä haettavien tietojen vertailuun, yhdistelemiseen, yhteen laskemiseen ja naputteluun. Yhden kerran olen tavannut sellaisenkin (nuoren, kokemattoman…) ihmisen, joka sanoi tykkäävänsä siitä työstä.

Vastuullisuus

Ympäristöasioista huolehtimisen ja raportoimisen velvoitteita ennustin myös jo tälle vuodelle. Tässä yritykset näyttävät jakautuvan todella kahteen kastiin. Osassa lajitellaan banaaninkuoria ja lasketaan kirjekuoria, toisissa pössytellään surutta valtavia määriä raskaita polttoaineita taivaalle ja heitetään kaikki jätteet ”roskikseen”. Vaikka YK:n ilmastokokouksen konkreettiset päätökset jäivätkin vähäisiksi, uskon silti, että ilmastoasiat ja myös muut vastuullisuuskysymykset pikkuhiljaa valuvat suuryrityksistä velvoiteketjuna alaspäin, kuten työturvallisuusasioille tapahtui. Ilmastoasioita luulisi edistävän se, että ilmastoystävällisyyden ja säästämisen välille voidaan useissa tapauksissa laittaa yhtäläisyysmerkki.

Uskon myös, että vastuullisuus- ja ympäristöasiat ovat seikkoja, joihin nuoret työnhakijat kiinnittävät huomioita. Parhaat uudet osaajat hakeutuvat töihin parhaisiin yrityksiin. Vastuullinen toiminta minun mielestäni tarkoittaa vastuullisuutta tulevaisuudesta ja tulevaisuuden pärjäämisestä, ihmiset ja ympäristö huomioiden. Vastuullinen johtaminen on myös jatkuvaa kompromissien tekemistä. Vastuu enemmistöstä täytyy usein ajaa yrityksessä yksilön oikeuksien ohi. Yksittäisen työntekijän oikeuksien takia ei saa polkea yhteisön oikeuksia. Siksi kiusaamisiin, tehtävien epäoikeudenmukaiseen jakautumiseen ja vastaaviin yhteisön yhtenäisyyttä vaarantaviin asioihin pitää puuttua nopeasti.

Mielenkiinnolla odotan myös sitä, jokohan vihdoin 2020 -luvulla tissikalenterit lähtisivät pois työpaikkojen seiniltä. Konsulttikäynneillä niitä näkee säännöllisesti. Eikö olisi jo aika?

Toivotan kaikille oikein hyvää ja rauhallista joulun aikaa ja paljon positiivista energiaa tulevan vuoden ja uuden vuosikymmenen uusiin haasteisiin!

Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Facebooktwittermail

Miten bisnesjohtajan saa kiinnostumaan numeroista?

Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa josta oikeasti on bisnekselle hyötyä?

Kuuntelin hiljattain erään menestyneen bisnesjohtajan luennon, jossa hän totesi yhdeksi johtamisen suureksi ongelmaksi meillä sen että bisnesjohtajat eivät ole kiinnostuneet numeroista. Yrittäjien taloushallinnon osaamattomuudesta saimme lukea myös Kauppalehden artikkelista. Liian monet bisnesjohtajat ja yrittäjät eivät ymmärrä eroa liikevaihdon ja liikevoiton välillä. Tai pankkitilin saldon ja kassavirran välillä. Toisaalta myöskään taloushallinnon osaajat eivät usein ymmärrä bisnestä. Tähän väliin tarvittaisiin tulkkeja. Miten bisneksen saa kiinnostumiaan numeroista? Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa joka oikeasti tukee bisnestä ja päätöksentekoa?

Perus -kirjanpito vilisee usein siivottavia satunnaiseriä

PK -yrityksen ainoat raportit ovat usein virallinen tuloslaskelma ja tase. Satunnaiset erät, joskus kiveen hakatut – kuka enää tietää mistä tulleet – poistoajat, käyttöomaisuuden rahoitustavat, huolimattomasti tehdyt jaksotukset ja niiden purkukirjaukset ja muut erät sekoittavat lahjakkaasti tärkeän seurattavan erän eli operatiivisen toiminnan tuloksen. Taseesta saa aavistuksen rahan riittävyydestä historiassa, mutta tulevan kassan ennustamiseen siitä ei ole kovin paljon iloa. Taloushallinto usein tiedostaa ongelman, mutta joko ei osaa tehdä sille mitään tai puuhastelee itsekseen isolla työllä hienojakin lisäraportteja, joita bisnes ei ymmärrä eikä lue.

Bisnes lukee numeroita, jotka ovat mahdollisimman selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Poikkeamat pitää olla joko siivottu tai selitetty. Lukuihin täytyy voida luottaa. Varsinkaan luontaisesti optimistiselle yrittäjälle ei pidä antaa raporttia, johon jää epäluotettavuuskertoimien takia tilaa yrittäjän omalle selittelylle ja kaunistelulle.

Kirjanpidon kannalta esimerkiksi jaksotukset tilikauden sisällä eivät ehkä ole kovin tärkeitä, mutta jos bisnes tekee päätöksiä luottaen väärin jaksotettuihin kuukausiraportteihin, mennään pahasti metsään. Väärät jaksotukset pilaavat automaattisesti useamman kauden luvut ja luottamus raportointiin on mennyttä. Lukijan täytyy tietää mitä lukee. Yhteys numeroiden ja tosielämän välillä täytyy olla selkeä. Graafinen esitys on aina parempi kuin pelkät numerot.

Avain ymmärtämiseen ja tulkin tärkein kysymys on miksi?

Talousjohtaja: muista, että taloushallinto on palveluammatti. Kuuntele asiakasta eli bisnestä. Mitä bisnes haluaa tietää ja miksi? Älä toteuta bisnesjohtajan jokaista konkreettista pyyntöä sellaisenaan, vaan mieti miksi pyyntö esitetään. Orjallinen toiveiden toteuttaminen harvoin johtaa haluttuun lopputulokseen, koska olosuhteet muuttuvat koko ajan.  Bisnesjohtaja ei usein ole taloushallinnon osaaja ja siksi konkreettinen raporttitoive tässä kuussa johtaa virheelliseen tulkintaan ensi kuussa. Mieti mikä on todellinen ongelma ja tarjoa ratkaisuja ongelmaan, ei oireeseen joka sinulle esitetään.

Bisnesjohtaja: vaadi ja pyydä tietoa siinä muodossa kuin sitä haluat ja kerro miksi. Taloushallinnolta todennäköisesti löytyy ratkaisu ongelmaasi, jos saat sen ymmärrettävästi kuvailtua. Taloushallinto ei ole bisnesosaaja, eikä arvaa mitä haluat tietää ja varsinkin mihin tarkoitukseen saamaasi tietoa aiot käyttää. Kerro ja keskustele. Tuottaakseen järkevää dataa taloushallinto tarvitsee impulssin bisnekseltä ja myös aikaa sen toteuttamiseen. Toteutus todennäköisesti ei ole täsmälleen se mitä itse ajattelet, mutta jos se on kustannustehokkaasti toteutettavissa ja ratkaisee ongelmasi, se on oikea.

Kun keskinäinen ymmärrys taloushallinnon ja bisneksen välillä lisääntyy, paranee myös informaation laatu ja sitä kautta päätöksenteko. Jos edelleenkään bisnes ei saa tarvitsemaansa informaatiota, kannattaa tosissaan miettiä myös palveluntuottajan vaihtamista.

Tarvitsetteko sisäistä tulkkia? Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 Facebooktwittermail