uusivuosi

joulu 29 2020

Riskien vuosi 2020

”Sei immer ein gutes Vorbild”,

eli ”ole aina hyvänä esimerkkinä”, sanoi perheeni opettaja-äiti, kun olin lukion jälkeen Frankfurtissa Au Pairina ja meinasin ylittää suojatien päin punaista valoa, perheen lapset vierellä. Konsultin työssäni ja erityisesti tänä vuonna tuo ohje on usein tullut mieleen. Työturvallisuus-, laatu- ja liikkeenjohdon konsulttina yritän elää niin kuin opetan. Aina ei onnistu. Maskit, turvavälit, käsien desinfiointi, kaikki mahdolliset muut asiakkaiden työturva- ja liiketoimintariskit ja miten niitä voisi hallita. Tiedot pilvessä, että voi työskennellä missä vaan, mutta tietoturvasta huolehtien ja kaikkea koko ajan päivittäen. Itselleni onnistuin tekemään niin hyvän spämmi-lähetysturvan, että se blokkasi sähköiset joulukorttini. Ilmastostakin pitäisi vielä jaksaa huolehtia.

Aina vaan huonoja uutisia?

Uutisista tulee koko ajan niin masentavaa tavaraa, että kun salilla (Maikkarin oma sali, ei ketään muita yhtä aikaa, desinfioin kaiken mihin koskin) kuuntelin Hesarin luettuja uutisia, oli pakko lopettaa kuunteleminen, kun tuli kerta kaikkiaan paha olo. En varmasti ole ainoa, jota tämä kertakaikkinen kunnollisuus ja pelkät huonot uutiset todella jo tökkii. Luulen, että joku päivä, ihan vaan kapinoidakseni, laitan biojätepussin sekajätteeseen tai jotain vastaavaa. Onneksi pimein päivä meni jo ja rokotuksetkin ovat alkaneet. Tätä tylsyyttä ei ehkä sittenkään jatku loputtomiin ja ensi kesänä voidaan välillä ehkä keskittyä johonkin muuhunkin kuin riskien hallintaan.

Jakautuneisuuden vuosi

Yrityksissä on tänä vuonna tapahtunut muutoksia ja syvää kahtiajakautumista. Osa varsinkin palveluyrityksistä on kärsinyt vakavia tappioita. Samaan aikaan kuitenkin monet alat tekevät nyt ennätysmyyntiä. Työntekijöissä jako on mennyt kolmeen, kovin eri tavalla tämän vuoden kokeneeseen ryhmään; tietotyöläiset, jotka ovat etätöissä (tylsää), muut, joiden on oltava läsnä (raskasta ja ehkä pelottavaa) ja pahimpana ryhmänä ne, joiden työt korona vei kokonaan. Saman alankin sisällä voi olla kaikkia näitä ryhmiä. Todella vaikea on nyt kohdistaa tukitoimenpiteitä niin, että ne kohdistuisivat oikein, mutta että niitä ei voisi käyttää väärin.

Protestoin keväällä Business Finlandin korona -riippumattomia tukipaketteja. Silloin näytti siltä, että vakavasti kärsiviä yrityksiä olisi enemmän ja rajalliset tuet olisi pitänyt kohdistaa tarkemmin niihin. Jälkikäteen tarkasteltuna jaetut, yleiset kehitysrahat yrityksille antoivat tietynlaista tulevaisuuden uskoa ja käynnistivät ihan hyviäkin kehitysprojekteja, joita ei muuten olisi kriisiaikana aloitettu. Toivon silti, että jaettujen kehitystukien jälkivalvonta toimii.

Korona on tuonut IT-maailmasta tuttuja, loistavia uusia työkaluja kaikkien käyttöön. Nyt olisi hyvä huolehtia, ettei muutos ole ollut liian nopeaa, ja ettei ihmisten käyttäytymisen takia uusissa työmenetelmissä turhaan oteta takapakkia.

Olen itse tänä vuonna…

käynyt etävierailuilla rakennustyömailla eri puolilla Suomea, kouluttanut Pasilasta Intiaan ja järjestänyt etäpalavereita yrityksissä, jotka olisivat vuosi sitten vannoneet, että hyvä juttu, mutta ei kyllä meillä. Sähköisten tenttien järjestäminenkin oli lopulta helppoa. Pikkuveljeni kaltaisille nörteille tällainen on ollut arkipäivää jo vaikka kuinka kauan, mutta tällaisille tavallisille tämän vuoden saavutukset ovat isoja.

Suomi on monissa asioissa nyt pärjännyt paljon paremmin kuin muu maailma. Kiitos tietysti kattavan dataverkoston, mutta myös suomalaisen yrityskulttuurin ja luottamuksen. Ihmiset voivat helposti jäädä etätöihin ja esimiehet voivat luottaa, että työt tulevat tehtyä ilman välitöntä valvontaa. Suullisiin sopimuksiin edelleen luotetaan, varmennuksia voidaan tehdä sähköisesti ja asiat sujuvat myös ilman leimoja ja fyysisiä allekirjoituksia. Toivottavasti tämä etumatka pystytään hyödyntämään lähitulevaisuudessa. Ja toivottavasti tämä luottamus voidaan säilyttää, eikä sitä käytetä hyväksi.

Etätapaamisista…

ei päästä kovin äkkiä eroon ja osa palavereista varmasti järjestetään koronan jälkeenkin etänä. Vaikka monet akuutit asiat saadaan hoidettua etänä, ihmisten kohtaamista ei silti korvaa mikään. Varsinkin tyhjälle ruudulle jutteleminen koulutustilaisuuksissa on ääliömäistä. Kun osallistujat ”fiksuuttaan” sulkevat kameransa ja mikrofoninsa, ei puhuja edes huomaa, vaikka yhteys katkeaisi. Voin vain kuvitella miltä meidän ryhmäliikuntaohjaajastamme tuntui keväällä huudella ”jaksaa, jaksaa” -tsemppihuutoja pelkälle kameralle. Laittakaa siis ihmiset ne kamerat päälle! Eläville kasvoille puhuminen on ihan eri asia kuin mustalle ruudulle. Varsinkin ryhmäpalavereissa välihuudahdukset eivät onnistu, mutta nyökkäilyt, peukut, pään pudistelut ja muut eleet toimivat oikein hyvin.

Myös yleisistä käyttäytymissäännöistä etäpalavereissa olisi hyvä keskustella, jos sääntöjä ei ole vielä sovittu. Etäpalaverit ovat yhtä luottamuksellisia kuin sähköpostit ja tavalliset puhelut. Oletuksena palaveriin osallistujien täytyy tietää kenen kanssa puhuvat. Jos tilassa on muita kuin palaveriin kutsuttuja kuulijoita, tulee käyttää kuulokkeita. Ja etäpalaverista myöhästyminen on yhtä epäkohteliasta kuin mistä tahansa palaverista. Yhteyden voi testata etukäteen ihan vastaavasti kuin fyysisessä palaverissa pitää etsiä parkkipaikka ennen palaverin alkua.

Kaikenlaiset tietoturvaloukkaukset…

ovat lisääntyneet etäilyn – ja yleensä digitalisaation myötä. Pienemmissä yrityksissä viimeksi tullut nuori IT-osaaja laitetaan vieläkin järjestelmän administraattoriksi – ja samalla yrityksen kaiken strategisen tiedon vartijaksi. Käyttöoikeushallinta pitäisi tehdä niin helpoksi, ettei siihen tarvittaisi IT-osastoa. Vähintäänkin johdon tulisi luoda sille säännöt ja osata ja ymmärtää niitä valvoa. Mitä enemmän tietoa jaetaan, sitä paremmin se tulisi suojata, varsinkin ihmisten ajattelemattomuudelta.

Käyttöoikeushallinnan lisäksi parhaita tietojen turvaamiskeinoja on edelleen salasanojen riittävä vaikeusaste ja vaihtaminen, käyttäjätunnuksista ja salasanoista huolehtiminen ja sähköpostin välttäminen luottamuksellisten tietojen välityksessä (ja tallennuksessa, sähköposti ei ensi vuonnakaan ole ainakaan yrityksen tietojen tallennuspaikka). Ja (salasanalla suojatun) koneen sulkeminen, kun et ole itse sen vieressä.

Nyt ehtisi vielä…

kaivaa viime kevään työlistat esiin ja tehdä kaikkea sitä mitä suunnitteli ”sitten kun on koronan takia aikaa”. Kohta se aurinko taas paistaa!

Oikein hyvää, hallittujen riskien

Uutta Vuotta 2021!

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Lataa tästä viikkonumerollinen vuosikalenteri 2021: Kalenteri_2021

joulu 18 2019

Konsultin ajatuksia vuodelle 2020

Viime vuodenvaihteen vuosikatsauksessa kiinnitin huomiota vuodelle 2019 ennakoituun kasvun taittumiseen ja kehotin käyttämään mahdollisesti vapautuvan ajan yrityksen kehityshankkeisiin ja kaikenlaiseen siivoamiseen. Ainakin minun asiakaskunnassani vuosi 2019 on kuitenkin ollut ennätyskiireinen, talousennustukset viime vuonna eivät toteutuneet. Onneksi myös kehitystöitä on silti ehditty tehdä ja minullakin on riittänyt töitä.

Edelleen erityisesti pankkien ekonomistit varoittelevat kasvun taittumisesta. Kuten yksi asiakkaani totesi, jatkuvaa kasvua ei nyt oikein kaivattaisikaan, kunhan ei tulisi mitään isoa notkahdusta. Jos tänä vuonna tehtiin kymmenen uutta ämpäriä, ei ensi vuonna välttämättä tarvitse tehdä 11, se kymmenenkin voisi riittää, tai ehkä jopa 9.

Lääkkeitä työvoimapulaan

Pula ammattitaitoisesta työvoimasta alkaa vaivata yhä useampia aloja. Nyt pitäisi olla aikaa kouluttaa ihmisiä sekä alojen sisällä että uusille aloille. Valitettava asia niille, jotka eivät tykkää uuden opettelemisesta; jatkuva oppiminen näyttäisi olevan uusi normaali. Eikä koskaan ole liian varhaista rekrytoida ja alkaa kouluttaa uutta väkeä eläköityvien tilalle. Ainakin kannattaisi huolehtia siitä, ettei henkilökunta ole niin tiukkaan mitoitettu, että työntekijät joutuvat tulemaan töihin sairaanakin, kun ei ole tuuraajia. Sellaistakin toimintaa valitettavasti näkee. Sitten ihmetellään kun ”kävi huono tuuri”, joku sairastui oikein kunnolla, eikä kukaan osaa tai ehdi edes rekrytoimaan, perehdyttämisestä puhumattakaan. Varamiesten ei tarvitse välttämättä olla omassa yrityksessä, kunhan heillä on tarvittava osaaminen ja myös valtuudet edes auttavasti hypätä remmiin hätätilanteessa.

Autokal-ohjelman työajanseuranta mobiilissa

Digitaalisuuden kehitysaskeleet näkyvät vuonna 2020 konkreettisesti myös N Consultin omassa toiminnassa. Vuoden alussa julkaistaan vihdoin Autokal toiminnanohjausjärjestelmän mobiili työaikaseuranta -ominaisuus. Se on ollut jonkin asteisena suunnitelmana päässäni jo vuosia, mutta vasta tänä vuonna sekä tekniikka, käyttäjäkunta, toimintatavat että kehittäjät ovat olleet siinä pisteessä, että toiminto saatiin speksattua ja koodattua. Nyt saadaan vihdoin sekä tilauksiin liittyvät laskutettavat tunnit että työntekijän raportoiman työajan perusteella maksettavat tunnit rinnakkain palkanlaskennan tarkasteluun ja tarkastuksen jälkeen myös siirrettyä suoraan palkanlaskentaan. Kuulostaa pieneltä asialta, mutta 2 viikon välein iso määrä palkanlaskijoita käyttää tuntikausia aikaa eri tietolähteistä haettavien tietojen vertailuun, yhdistelemiseen, yhteen laskemiseen ja naputteluun. Yhden kerran olen tavannut sellaisenkin (nuoren, kokemattoman…) ihmisen, joka sanoi tykkäävänsä siitä työstä.

Vastuullisuus

Ympäristöasioista huolehtimisen ja raportoimisen velvoitteita ennustin myös jo tälle vuodelle. Tässä yritykset näyttävät jakautuvan todella kahteen kastiin. Osassa lajitellaan banaaninkuoria ja lasketaan kirjekuoria, toisissa pössytellään surutta valtavia määriä raskaita polttoaineita taivaalle ja heitetään kaikki jätteet ”roskikseen”. Vaikka YK:n ilmastokokouksen konkreettiset päätökset jäivätkin vähäisiksi, uskon silti, että ilmastoasiat ja myös muut vastuullisuuskysymykset pikkuhiljaa valuvat suuryrityksistä velvoiteketjuna alaspäin, kuten työturvallisuusasioille tapahtui. Ilmastoasioita luulisi edistävän se, että ilmastoystävällisyyden ja säästämisen välille voidaan useissa tapauksissa laittaa yhtäläisyysmerkki.

Uskon myös, että vastuullisuus- ja ympäristöasiat ovat seikkoja, joihin nuoret työnhakijat kiinnittävät huomioita. Parhaat uudet osaajat hakeutuvat töihin parhaisiin yrityksiin. Vastuullinen toiminta minun mielestäni tarkoittaa vastuullisuutta tulevaisuudesta ja tulevaisuuden pärjäämisestä, ihmiset ja ympäristö huomioiden. Vastuullinen johtaminen on myös jatkuvaa kompromissien tekemistä. Vastuu enemmistöstä täytyy usein ajaa yrityksessä yksilön oikeuksien ohi. Yksittäisen työntekijän oikeuksien takia ei saa polkea yhteisön oikeuksia. Siksi kiusaamisiin, tehtävien epäoikeudenmukaiseen jakautumiseen ja vastaaviin yhteisön yhtenäisyyttä vaarantaviin asioihin pitää puuttua nopeasti.

Mielenkiinnolla odotan myös sitä, jokohan vihdoin 2020 -luvulla tissikalenterit lähtisivät pois työpaikkojen seiniltä. Konsulttikäynneillä niitä näkee säännöllisesti. Eikö olisi jo aika?

Toivotan kaikille oikein hyvää ja rauhallista joulun aikaa ja paljon positiivista energiaa tulevan vuoden ja uuden vuosikymmenen uusiin haasteisiin!

Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

joulu 19 2018

Konsultin vuodenvaihteen energiatoivotukset

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

Vuodenvaihde on monille taaksepäin katsomisen aikaa. Pitkin vuotta, keskellä erinäisiä projekteja usein tuntuu, että mikään asia ei oikein etene. Mielessä ovat keskeneräiset asiat, harvemmin tulee hehkutettua omia saavutuksia tai valmiiksi tulleita projekteja. Siksi omalle motivaatiolle on hyödyllistä katsahtaa välillä vähän pidemmälle taaksepäin. Uudenvuoden viettoon kuuluen tietysti myös eteenpäin.

Aiemmin, työsuhteessa ollessani, tapanani oli kirjoittaa vuodenvaihteessa henkilökunnalle vuosikirje. Katsauksena menneeseen ja ennustuksena tulevan vuoden haasteista ja painopisteistä. Tietysti myös kiitoksena ja samanlaisena motivaation kohotuksena kaikille työntekijöille, joiden projektit toivottavasti tulivat kirjeessä mainittua. Suosittelen lämpimästi muillekin tällaisen pienen vuosikatsauksen tekemistä viimeistään joulun välipäivinä. Laatujärjestelmätyöhön virallisten tavoitteiden asettaminen ja niiden seuraaminen kuuluu automaattisesti, mutta vuosikirjeessä voi fiilistellä vähän epävirallisempiakin asioita ja ei vielä niin konkreettisia näkemyksiä.

Huolehdi myös omasta jaksamisesta

N Consultin osalta kuluvaa vuotta hallitsivat Autokal -toiminnanohjausjärjestelmään tehty iso päivitys ja useammat laatujärjestelmä- ja työturvallisuusprojektit. Joukkoon mahtui myös yksi liiketoimintakauppa, sekä yritysjärjestelyihin liittyvää suunnittelua ja verokonsultointia. Konsultoinnissa palkitsevinta on ollut nähdä organisaatioiden ja sen ihmisten kasvavan järjestelmätyön mukana ja ottavan kehitystoimet ja siihen liittyvät työkalut omakseen. Autokal toki yhtenä työkaluna. On ollut myös konsultin pakkopullana esittämiä ennakkosuunnitelmia, joista toteutuksen jälkeen on saanut nähdä ihania ahaa-elämyksiä. Vuoden aikana on ollut myös kipeitä henkilöstöasioita, joissa olen saanut olla tukena. Kaikille henkilöstöasioiden kanssa painiville haluaisin muistuttaa, että toisten ongelmien hoitaminen vaatii erityistä huolenpitoa omasta jaksamisesta.

Tulevalle vuodelle ennustetaan erityisesti kasvun taittumista. Hiljaisempina aikoina pitäisi löytää energiaa tehdä kehitys- ja siivoustöitä tulevaisuutta varten.

Jos toiminnan ohjaamiseen tarkoitettujen järjestelmien tai ohjelmien rakentaminen, kehittäminen tai vaihtaminen, yritysjärjestelyt tai muu isompi kehityshanke on ollut mietinnässä, se työ kannattaa ajoittaa nyt. Nurkkien siivoaminen on tietysti aina hyödyllistä (se on sitä paitsi Leania). Uuden projektin aloitus vaatii aina energiaa, mutta valmistuminen antaa sen moninkertaisesti takaisin.

Tulevana vuonna uskon, että jokaisen yrityksen viimeistään tulee valmistautua huolehtimaan ja raportoimaan ympäristöasioistaan. Velvoiteketju valuu toivottavasti isommilta yrityksiltä alaspäin, kuten työturvallisuusasioille on tapahtunut.

Pysytkö mukana digitalisaation vauhdissa?

Myös digitalisaatio etenee, jossain asioissa vähän liiankin nopeasti. Enää en tiedä ketkä kaikki tietävät missä liikun ja mitä teen; joka tarkoitukseen pitää asentaa oma appsi. Viimeksi tilasin ravintolassa appsilla, enkä todellakaan lukenut yrityksen tietoturvadokumenttia tai käyttöehtoja. Kiinassa ollaan huolissaan isoveljen valvonnasta – me annamme kameran, mikrofonin ja sijaintitietomme vapaaehtoisesti täysin tuntemattomille tahoille. Sähköinen taloushallinto on kuitenkin loistava asia ja siihen liittyvää kehitystyötä kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön. Sähköisten kuittien yleistymistä odotin paljon nopeammin, toivottavasti ne yleistyvät jo ensi vuonna. Ja yritysten johto lukee todennäköisesti tuloslaskelmia, taseita ja kassavirta-analyysejä paljon useammin ja tehokkaammin, kunhan ne saadaan visualisoitua ja taustoitettua kulloinkin halutulla tavalla. Työkalut kehittyvät koko ajan. Johtaja, vaadi enemmän, kohta se on mahdollista!

Yksi asiakkaani totesi konsulttipäivän jälkeen, että kiitos, me toivoimmekin, että toisit meille taas jotain uutta ja energiaa. Toivonkin, että voin konsulttikäynneilläni erityisesti tuoda ajatuksia, energiaa ja uskoa yrityksen omaan tekemiseen. Järjestelmät ovat hyviä ja tarpeellisia isojen asiakokonaisuuksien hallitsemiseksi, mutta viime kädessä kysymys on aina ihmisten osaamisesta, ideoista ja erityisesti energiasta.

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

T. Konsultti Tanja