• Hyppää pääsisältöön
  • Hyppää alatunnisteeseen

N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

  • Etusivu
  • Palvelut
    • Laatujärjestelmäkonsultointi
      • Standardoidun ISO johtamisjärjestelmän rakentaminen
      • ISO 9001 laatujärjestelmä
      • ISO 14001 ympäristöjärjestelmä
      • ISO 45001 työterveys- ja turvallisuusjärjestelmä
    • Yrityksen kehittäminen ja muutosprojektit
    • Työturvallisuuskonsultointi
    • Työturvallisuuskoulutus
    • Dokumenttikauppa
  • Autokal
    • Autokal III – johtaminen
    • Autokal III – laadunvarmistus
    • Autokal III – seuranta
    • Autokal III – videot
    • Autokal III – käyttäjät
  • Idea
  • Referenssit
  • Blogi
  • Yhteystiedot

työajanseuranta

touko 13 2022

Ovatko yrityksesi kriittisten IT -toimintojen hups-nappulat kunnossa?

Tämän blogin olen alunperin julkaissut 5 vuotta sitten, mutta asia on joka vuosi yhtä ajantasainen, joten nostan tämän viime aikojen asioilla päivitettynä uudelleen listan kärkeen.

Yritystoiminnassa yhä useampi asia tapahtuu nykyään internetin välityksellä. Taloushallinto, toiminnanohjaus, tiedostojen tallennus, työajanseuranta, jopa puhelinvaihde toimivat jo yleensä verkon välityksellä. Puhumattakaan lukuisista eri tarpeisiin tehtävistä nettihauista – puhelinnumeroitakaan ei enää haeta luettelosta vaan netistä. Sähköposti on useimmille välttämätön työkalu. Asiakkaalle ei oikein enää kelpaa selitys palvelinviasta, jos tarjouspyyntöihin ei vastata.

Mr Murphy on joskus kirjoittanut sellaisen luonnonlain, että jos kriittinen IT -palvelu joskus kaatuu tai verkkoyhteydet menevät poikki, se tapahtuu silloin kun IT-tuki on lomalla. Kesälomakausi on siis mitä otollisinta aikaa IT -ongelmille ja kaikenlaisille huijauksille. Korona-aikana meillä tapahtui melkoinen digiloikka, mikä valitettavasti johti myös kaikenlaisten tietohuijausten lisääntymiseen. Venäjän masinoimat toimet ovat sitten vielä ihan oma lukunsa. Näiden lisäksi vielä erityisesti loma-aikoina lisääntyvät toimitusjohtaja- ja muut rahahuijaukset. Ehkä teillä on jo selätetty joitain ongelmia, huijauksia tai hyökkäyksiä? Opittiinko niistä jotain?

Kaikkeen ei voi varautua, mutta paljon voi tehdä. Tietääkö yrityksesi kesälomalla yksin pakertava, kaikkien lomat tuuraava peruskäyttäjä mikä operaattori vastaa mistäkin toiminnosta ja mistä löytyy kunkin operaattorin yhteystiedot ongelmatapauksia varten? Mistä tuen puhelinnumerot löytyvät kun netti on nurin? Entä mitä kaikkea ennen helpdeskiin soittamista pitäisi tai voisi kokeilla, jotta saa ongelman lähteen haarukoitua – onko ongelma omalla koneella, oman yrityksen sisäverkossa, nettiyhteydessä vai ulkoisen toimijan palvelussa?

Onko yrityksessä määritelty toimeksianto- ja hyväksymiskäytännöt toimitusjohtaja ja -muita maksuhuijauksia varten? Laskuja on ilmeisen helppo kaapata järjestelmistä ja muuttaa niihin vääriä tilinumeroita. Onko teillä sovitut tarkistuskäytännöt? Entä ketkä kaikki saavat antaa maksutoimeksiantoja ja millä viestintävälineillä?

IT ei ole pelkästään IT -osaston asia

Perusasiat kuuluvat kaikille, koska kaikki niitä työssään tarvitsevat. Mistä löytyy backup tai muu keino hätätilanteessa ohittaa ongelma, kuka siihen pääsee käsiksi ja miten sitä käytetään? Koska backupin sisältö on viimeksi tarkistettu? Entä yksinkertaisin ja yleisin – tosin yleensä myös lyhytaikaisin – ongelma, oman yrityksen nettiyhteys ei jostain syystä toimi. Osataanko hätätilanteessa käyttää lähes kaikkien puhelimissa olevia mobiilitukiasemia? Osaavatko työntekijät tunnistaa huijausviestejä, mitkä asiat pitäisi varmentaa ja miten? Ja ennen kaikkea, onko näitä toimintoja oikeasti harjoiteltu?

Tapaturmia varten yrityksissä pitäisi olla ensiapukaappi, jonka sisällön ajanmukaisuuden määritelty vastuuhenkilö tarkistaa ja kuittaa säännöllisesti. Samalla tavalla tarvittaisiin kriittisiä IT -toimintoja varten IT -ensiapukaappi. Toiminnasta riippuen siellä pitäisi ainakin olla kartta yrityksen IT -toiminnoista; yrityksen omien järjestelmien vastuuhenkilöt ja admin -oikeudet omaavien henkilöiden tiedot, vastuulliset operaattorit eri toiminnoille, ajantasaiset operaattorien helpdeskien yhteystiedot (myös puhelinnumero kun se sähköposti ei toimi), kartta mahdollisista sisäverkon laitteista, sekä lyhyet hätäohjeet esim modeemin ja tukiasemien uudelleen käynnistämiseen. Ohjeet ja yhteystiedot tulisi päivittää säännöllisesti – aivan kuten ensiapukaappikin. Päivityksen yhteydessä olisi myös sopiva hetki tarkistaa ja kuitata tarkistetuksi omat backup -tiedostot.

Koska teidän (IT) – ensiapukaappinne sisältö on viimeksi päivitetty?

Saanko auttaa?

Tietoturvallista, pian alkavaa kesää!

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Written by N Consult Oy · Categorized: Laatu · Tagged: backup, digitalisaatio, inhimillinen tekijä, IT ensiapu, konsultointi, taloushallinto, tiedonhallinta, tietoturva, toiminnanohjaus, työajanseuranta

joulu 18 2019

Konsultin ajatuksia vuodelle 2020

Hyvää Joulua 2019

Viime vuodenvaihteen vuosikatsauksessa kiinnitin huomiota vuodelle 2019 ennakoituun kasvun taittumiseen ja kehotin käyttämään mahdollisesti vapautuvan ajan yrityksen kehityshankkeisiin ja kaikenlaiseen siivoamiseen. Ainakin minun asiakaskunnassani vuosi 2019 on kuitenkin ollut ennätyskiireinen, talousennustukset viime vuonna eivät toteutuneet. Onneksi myös kehitystöitä on silti ehditty tehdä ja minullakin on riittänyt töitä.

Edelleen erityisesti pankkien ekonomistit varoittelevat kasvun taittumisesta. Kuten yksi asiakkaani totesi, jatkuvaa kasvua ei nyt oikein kaivattaisikaan, kunhan ei tulisi mitään isoa notkahdusta. Jos tänä vuonna tehtiin kymmenen uutta ämpäriä, ei ensi vuonna välttämättä tarvitse tehdä 11, se kymmenenkin voisi riittää, tai ehkä jopa 9.

Lääkkeitä työvoimapulaan

Pula ammattitaitoisesta työvoimasta alkaa vaivata yhä useampia aloja. Nyt pitäisi olla aikaa kouluttaa ihmisiä sekä alojen sisällä että uusille aloille. Valitettava asia niille, jotka eivät tykkää uuden opettelemisesta; jatkuva oppiminen näyttäisi olevan uusi normaali. Eikä koskaan ole liian varhaista rekrytoida ja alkaa kouluttaa uutta väkeä eläköityvien tilalle. Ainakin kannattaisi huolehtia siitä, ettei henkilökunta ole niin tiukkaan mitoitettu, että työntekijät joutuvat tulemaan töihin sairaanakin, kun ei ole tuuraajia. Sellaistakin toimintaa valitettavasti näkee. Sitten ihmetellään kun ”kävi huono tuuri”, joku sairastui oikein kunnolla, eikä kukaan osaa tai ehdi edes rekrytoimaan, perehdyttämisestä puhumattakaan. Varamiesten ei tarvitse välttämättä olla omassa yrityksessä, kunhan heillä on tarvittava osaaminen ja myös valtuudet edes auttavasti hypätä remmiin hätätilanteessa.

Autokal-ohjelman työajanseuranta mobiilissa

Digitaalisuuden kehitysaskeleet näkyvät vuonna 2020 konkreettisesti myös N Consultin omassa toiminnassa. Vuoden alussa julkaistaan vihdoin Autokal toiminnanohjausjärjestelmän mobiili työaikaseuranta -ominaisuus. Se on ollut jonkin asteisena suunnitelmana päässäni jo vuosia, mutta vasta tänä vuonna sekä tekniikka, käyttäjäkunta, toimintatavat että kehittäjät ovat olleet siinä pisteessä, että toiminto saatiin speksattua ja koodattua. Nyt saadaan vihdoin sekä tilauksiin liittyvät laskutettavat tunnit että työntekijän raportoiman työajan perusteella maksettavat tunnit rinnakkain palkanlaskennan tarkasteluun ja tarkastuksen jälkeen myös siirrettyä suoraan palkanlaskentaan. Kuulostaa pieneltä asialta, mutta 2 viikon välein iso määrä palkanlaskijoita käyttää tuntikausia aikaa eri tietolähteistä haettavien tietojen vertailuun, yhdistelemiseen, yhteen laskemiseen ja naputteluun. Yhden kerran olen tavannut sellaisenkin (nuoren, kokemattoman…) ihmisen, joka sanoi tykkäävänsä siitä työstä.

Vastuullisuus

Ympäristöasioista huolehtimisen ja raportoimisen velvoitteita ennustin myös jo tälle vuodelle. Tässä yritykset näyttävät jakautuvan todella kahteen kastiin. Osassa lajitellaan banaaninkuoria ja lasketaan kirjekuoria, toisissa pössytellään surutta valtavia määriä raskaita polttoaineita taivaalle ja heitetään kaikki jätteet ”roskikseen”. Vaikka YK:n ilmastokokouksen konkreettiset päätökset jäivätkin vähäisiksi, uskon silti, että ilmastoasiat ja myös muut vastuullisuuskysymykset pikkuhiljaa valuvat suuryrityksistä velvoiteketjuna alaspäin, kuten työturvallisuusasioille tapahtui. Ilmastoasioita luulisi edistävän se, että ilmastoystävällisyyden ja säästämisen välille voidaan useissa tapauksissa laittaa yhtäläisyysmerkki.

Uskon myös, että vastuullisuus- ja ympäristöasiat ovat seikkoja, joihin nuoret työnhakijat kiinnittävät huomioita. Parhaat uudet osaajat hakeutuvat töihin parhaisiin yrityksiin. Vastuullinen toiminta minun mielestäni tarkoittaa vastuullisuutta tulevaisuudesta ja tulevaisuuden pärjäämisestä, ihmiset ja ympäristö huomioiden. Vastuullinen johtaminen on myös jatkuvaa kompromissien tekemistä. Vastuu enemmistöstä täytyy usein ajaa yrityksessä yksilön oikeuksien ohi. Yksittäisen työntekijän oikeuksien takia ei saa polkea yhteisön oikeuksia. Siksi kiusaamisiin, tehtävien epäoikeudenmukaiseen jakautumiseen ja vastaaviin yhteisön yhtenäisyyttä vaarantaviin asioihin pitää puuttua nopeasti.

Mielenkiinnolla odotan myös sitä, jokohan vihdoin 2020 -luvulla tissikalenterit lähtisivät pois työpaikkojen seiniltä. Konsulttikäynneillä niitä näkee säännöllisesti. Eikö olisi jo aika?

Toivotan kaikille oikein hyvää ja rauhallista joulun aikaa ja paljon positiivista energiaa tulevan vuoden ja uuden vuosikymmenen uusiin haasteisiin!

Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Written by N Consult Oy · Categorized: Yleinen · Tagged: autokal, digitalisaatio, jatkuva oppiminen, johtaminen, konsultointi, koulutus, rekrytointi, säästäminen, työajanseuranta, uusivuosi, vastuullisuus, vuodenvaihde, ympäristö

Footer

N Consult

Keilaranta 9
02150 Espoo

Verkkolaskut

Verkkolaskuosoite:
OVT-tunnus:
003705770338
Operaattori
Apix Messaging Oy:

(003723327487)

Tanja Lahti

040 – 553 3784
nc@nconsult.fi

Suomen_Asiakastieto_VahvimmatPlatina_2015-2023LuotettavaKumppani_NConsultOy

 

Yhteydenotto

·Toteutus ja ylläpito MMD Networks & N Consult Oy·