Laatujärjestelmäkonsultoinnissa törmään jatkuvasti asiakkaiden kommentteihin organisaatiokaavion piirtämisen hyödyttömyydestä ja suorastaan haitallisuudesta. Varsinkin pienissä yrityksissä on tärkeää, että työntekijöillä on monipuolinen osaaminen yrityksen eri toiminnoista. On tärkeää, että kaikki ymmärtävät mitä kaikkea yrityksessä tehdään ja varsinkin miksi. Työntekijät sitoutuvat yrityksessä tehtäviin päätöksiin, kun ovat itse niitä tekemässä. Kaikki nämä toteutuvat hyvin ilman laatikoita. Laatikkoleikki ei ole kovin tarpeellinen silloin kun kaikki sujuu hyvin, asioista on aikaa keskustella ja ihmiset ovat keskenään kutakuinkin samaan mieltä.
Kuka vastaa, eli kenen pitäisi reagoida
Mutta mitä sitten kun näin ei ole? Kun asiat menevät pieleen, jonkun pitää reagoida. Hyvässä ja pahassa. Jos vastuita aletaan selvittää siinä vaiheessa, kun kriisi on päällä, ollaan auttamatta myöhässä. Jos vastuut ovat selvät, voidaan ongelman (ikävän asian) korjaaminen aloittaa heti kun se ilmenee. Kriisitilanteessa laatikkoleikki aina kuitenkin viimeistään alkaa. Aletaan etsiä syyllisiä ja miettiä vastuita, kyräillä kuka hoitaisi tai puuttuisi asiaan, sen sijaan että ryhdyttäisiin viipymättä toimenpiteisiin ongelman korjaamiseksi tai toiminnan sopeuttamiseksi. Akuutti ongelma voi ilmaantua monella eri tavalla. Se voi olla esimerkiksi hankala asiakaspalaute, työntekijän epäasiallinen käytös, tuotantokatkon aiheuttava laiterikko, somehyökkäys, IT järjestelmän toimimattomuus, äkillinen muutos asiakaskunnassa, toimittajissa, tavarakuljetuksissa tai vaikka pandemia, joka vaikuttaa vähän kaikkeen.
ISO 9001 vaatimukset
ISO 9001 standardin mukaan ylimmän johdon on varmistettava, että olennaisiin rooleihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään, viestitään ja ymmärretään organisaatiossa. Ei siis riitä, että laatikot piirretään, vaan ne pitää ymmärtää. Vastuiden ja valtuuksien pitää totta kai kulkea käsi kädessä. Työnjohdolle ei voida esim. delegoida vastuuta työturvallisuudesta, jos heillä ei ole siihen tarvittavaa valtuutta lakisääteisten suojavälineiden hankkimiseen tai jos työn tekemiseen ylempää organisaatiosta määrätty aika ei mahdollista työn suunnittelua ja turvallista suorittamista.
Vastuiden määrittely lisää myös työhyvinvointia
Riskienhallinnan lisäksi vastuiden oikeudenmukainen määrittäminen lisää työntekijöiden turvallisuuden tunnetta ja siten työhyvinvointia. Työn tekeminen on vähemmän stressaavaa, kun työntekijä tietää mitä häneltä odotetaan.
Ei pomottamiskulttuuria tai digi -delegointia
Vastuita ja valtuuksia ei tietenkään pidä käyttää väärin. Ylimmän johdon tehtävä on seurata ja huolehtia ettei näin käy. Pomottamiskulttuuri ei ole tätä päivää. Vastuu jostain asiasta ei myöskään tarkoita, että se asia pitäisi hoitaa yksin tai välttämättä edes itse, mutta kylläkin huolehtia, että asia tulee hoidettua. Varsinkin nyt pandemian etätyöaikana olen havainnut lisääntynyttä toimintatapaa delegoida työtehtäviä eteenpäin sähköpostilla ja kuitata asia sillä hoidetuksi, ilman edes vastaanottajan kuittausta. Jos tämä on tutun vastaanottajan kanssa sovittu ja hyväksytty toimintatapa, se voi olla ok. Oman yrityksen ulkopuolelle tällainen digi-delegointioikeus ei voi ulottua, ihan jo siitä syystä, että vieraan yrityksen sähköpostikäytännöt eivät ole tuttuja; lomavastaajien käyttö, roskapostisuodattimet ja yleisesti ottaen saapuvien viestien lukumäärä ja priorisointi.
Hätätilanteessa riko lasi
Hyvin toimivassa yhteisössä asioista keskustellaan, huomioidaan eri näkemyksiä mahdollisimman monipuolisesti, töitä ja osaamista jaetaan, työntekijöiden kuormitusta seurataan, työkaveria autetaan eikä kukaan käytä valtaoikeuksiaan pomottamiseen. Selkeät ja yksiselitteiset vastuut on kuitenkin hyvä olla määriteltynä, tiedostettuna ja mielellään myös harjoiteltuna. Hätätilanteessa lasin takaa pitäisi löytyä jotain käyttökelpoista; ajantasainen, tiedostettu ja harjoiteltu toimintamalli.
