• Hyppää pääsisältöön
  • Hyppää alatunnisteeseen

N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

  • Etusivu
  • Palvelut
    • Yrityksen kehittäminen ja muutosprojektit
    • Laatujärjestelmäkonsultointi
    • Työturvallisuuskonsultointi
    • Työturvallisuuskoulutus
    • Dokumenttikauppa
  • Autokal
    • Autokal III – johtaminen
    • Autokal III – laadunvarmistus
    • Autokal III – seuranta
    • Autokal III – videot
    • Autokal III – käyttäjät
  • Idea
  • Referenssit
  • Blogi
  • Yhteystiedot

varamiesjärjestelmä

kesä 13 2019

Sähköposti tallennuspaikkana?

”Tallennan omat tarjoukseni ja omat työsuunnitelmani sähköpostiin tekemiini alakansioihin. Keskeneräisiä projekteja säilytän omalla kovalevylläni, koska niitä tarvitsen ja muokkaan koko ajan. Yhteiset asiat ja valmiit projektit tallennan sitten sovittuun yhteiseen kansioon. ”

Kuulostaako tutulta?

Mikä asiakirja on minun ja mikä on yrityksen? Kuka sen määrittelee? Miksi keskeneräiset projektit pitäisi tallentaa johonkin yhteiseen paikkaan?

Näistä asioista joudun edelleen yllättävän usein kinastelemaan asiakkaiden kanssa, vaikka tässä asiassa ei ole kuin yksi oikea totuus ja se on tämä minun mielipiteeni…:

  • Työtehtävissä, yrityksen nimissä tehdyt tarjoukset, suunnitelmat ja kaikki muutkin työhön liittyvät dokumentit ovat yrityksen. Ei minun, vaan yrityksen.
  • Minun tekemiini yrityksen dokumentteihin pitää minun lisäkseni olla pääsy vähintään minun varahenkilölläni.
  • Varahenkilölläni pitää olla pääsy tiedostoihini aina, ei vain ennalta suunniteltujen lomaviikkojen aikana.
  • Keskeneräisiin projekteihin liittyvät tiedostot ovat tärkeimpiä jaettavia tietoja.

Perustelut minun totuudelleni:

  • Silloin kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, varahenkilön pitää löytää minun tekemäni asiakirjat, minulta kysymättä. Siksi niiden pitää olla yhteisessä tallennuspaikassa, ei minun kovalevylläni, eikä missään tapauksessa minun sähköpostissani. Minun henkilökohtaisella nimelläni olevia sähköposteja ei lain mukaan muilla ole oikeutta lukea, ihan riippumatta siitä ovatko ne yrityksen asiakirjoja vai minun. Ja yleensä henkilökohtaiseen sähköpostiin ei noin vain edes pääse. Sähköpostiin tallentaminen on vähän sama, kuin että laittaisi yrityksen asiakirjat lukittuun laatikkoon ja lähtisi laatikon avain kaulassa kotiin.
  • Kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, juuri keskeneräiset projektit ovat niitä, joita joku muu joutuu hoitelemaan. Siksi varahenkilöni pitää tarvittaessa löytää helposti juuri käynnissä olevien projektien asiakirjat. Yhteisiä tallennuspaikkoja rakennetaan ensisijaisesti tämän päivän toimintaa turvaamaan, ei arkistointia ja historiikkia varten.
  • Varahenkilöt ja varmistukset ovat odottamattomia tapahtumia varten. Eli siis niitä, joita emme suunnittele etukäteen. Siksi varahenkilön pitää päästä tiedostoihin aina. Tallennukset pitäisi joka päivä tehdä siten kuin olisimme huomenna lähdössä kuukauden kestävälle lomamatkalle.

Juuri alkavaa kesälomakautta varten on hyvä aloittaa varahenkilöiden ja tallennuspaikkojen tarkistaminen. Hyvin suunnitelluista lomatuurauksista voi  sitten jatkaa jatkuvasti toimivaan ja ylläpidettävään varamiesjärjestelmään.

Jos yrityksessä kovasti riidellään ”oikeista” tallennuspaikoista ja -tavoista, konsulttia voi aina käyttää sovittelijana ja yhteisen ratkaisun etsijänä. Kaikkia pitää kuunnella, mutta kaikkien mielipiteen mukaan ei voi toimia.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Facebooktwittermail

Written by N Consult Oy · Categorized: Laatu · Tagged: dokumentinhallinta, konsultointi, Laatujärjestelmä, projektityö, sähköposti tallennuspaikkana, tiedonhallinta, varamiesjärjestelmä, vastuunjako

Footer

N Consult

Rahakamarinportti 3 B
00240 Helsinki

Verkkolaskut

Verkkolaskuosoite:
OVT-tunnus:
003705770338
Operaattori
Apix Messaging Oy:

(003723327487)

Tanja Lahti

040 – 553 3784
nc@nconsult.fi

Suomen_Asiakastieto_VahvimmatPlatina_2015-2023LuotettavaKumppani_NConsultOy

 

Yhteydenotto

·Toteutus ja ylläpito MMD Networks Oy & N Consult Oy·