Artikkeleja johtamiseen ja laadunhallintaan

marras 01 2024

Konsultilla on aina aikaa

Onko konsultti tekijä vai opettaja? Vai jotain siltä väliltä? Tähän kysymykseen törmään omassa työssäni vähän väliä. Asiakkaiden odotukset ainakin vaihtelevat laidasta laitaan.

Kun uusi asiakas tilaa konsultin, alkaa ensin yhteisymmärryksen etsiminen siitä, mitkä ovat tämän asiakkaan odotukset ja halu itse paneutua konsultoitavaan asiaan. Käytännössä tason näkee vasta kun aloitetaan työt. Siksi en koskaan voi myydä esim. johtamisjärjestelmän rakentamista urakkana muuta kuin aloituksen osalta. Avaimet-käteen sertifikaatin tarjoajiakin markkinoilla kuulemani mukaan on. Jos konsultti yksikseen kirjoittelee omiaan, tuurilla voidaan näin saada jopa ensimmäinen sertifikaatti, mutta se ei todellakaan palvele ketään, eikä sellaista pysty kukaan ylläpitämään.

Aloittaessani konsulttina reilut 10 vuotta sitten, pidin itsestään selvänä asiana, että konsultti perehtyy asiakkaan ongelmiin, potkaisee tarvittavat muutokset käyntiin aluksi vahvasti itse mukana tekien, mutta selvänä tavoitteena tekemisen rinnalla kouluttaa asiakkaan oma henkilökunta huolehtimaan muutoksesta johtuvista asioista jatkossa itse. Joskus kuitenkin törmään odotuksiin siitä, että konsultti tulee ratkaisemaan ongelmat ilman että yrityksessä kenenkään tarvitsisi tehdä tai muuttaa mitään. Ei toimi. Johtamisjärjestelmien rakentamisessa minulta kysytään aina milloin konsultilla olisi aikaa. Turvallisesti voin vastata, että konsultilla on aina aikaa, jos teillä itsellänne on.

Konsultin tärkein tehtävä on tehdä itsensä tarpeettomaksi. Useimmiten näin käykin, mutta hankaluuksia tulee silloin kun asiakas ei oikeasti halua oppia eikä muuttaa mitään omassa toiminnassaan. Laihdutuslääkäreiltä tuttu sanonta: ”jos mikään ei muutu, mikään ei muutu” pitää kutinsa myös yritystoiminnassa. Laihdutuslääkäristä, PT:stä tai yrityskonsultista ei ole hyötyä, jos ei ole itse valmis panostamaan asiaan ja muuttamaan jotain. Ammattilainen antaa hyviä työkaluja ja vinkkejä, auttaa ja ohjaa, mutta varsinainen työ täytyy valitettavasti tehdä itse.

Ja tämä oli todella surkea myyntipuhe 😉.

kesä 03 2024

Vastuullisuustermeistä löytyy faktatietoakin

Taksonomia, CSRD, ESRS – mikä on pakollista, kenelle ja mistä löytyy se pakottava laki?

Näistä tulee nyt asiakkailta paljon kyselyjä. Keitä ne koskevat, miten niitä seurataan ja mikä on sanktio, jos niitä ei noudata. Asiaa ei helpota se, että markkinoilla on kuulemma vähemmän vastuullisia konsultteja, jotka kauppaavat PK -yrityksille vastuullisuusraportointikoulutuksia ja järjestelmiä ”pakollisina”. Luotettavaa faktatietoa on hankala löytää kaiken kohinan seasta.

Pakollista raportointi tulee lähivuosinakin olemaan vain isoille tai pörssilistatuille yrityksille. Yhdentekevää tämä ei toki ole pienemmillekään, koska isot yritykset raportoivat myös alihankintaketjuistaan ja raportointipyyntöjä tulee sitä kautta varmasti valumaan isommilta yrityksiltä myös heidän toimittajilleen. Se on kuitenkin eri asia kuin lain velvoittama pakollisuus.

Faktatietoa löytyy laista

Pakottavaa on direktiivi CSRD, jonka sisältö on siirretty Suomen kansalliseen kirjanpitolakiin, kts. Laki kirjanpitolain muuttamisesta 1249/2023. Alla on lyhennelmä siitä, ketä se koskee. Jos olet epävarma, kurkkaa Finlexiin. Lain lopusta löytyy voimaantulosäännös, jossa määritellään tyhjentävästi keitä laki missäkin vaiheessa koskee. Samasta laista löytyy tietysti myös faktatiedot mitä pitää tehdä, jos kuulut raportointivelvoitteen piiriin.

Lain valvonnasta on määrätty Suomen tilintarkastuslaissa, löytyy Finlexistä nimellä Laki tilintarkastuslain muuttamisesta 1250/2023.

Kenelle CSRD on pakollista?

CSRD on EU:n kestävyysraportointidirektiivi. Suomessa direktiiviä sovelletaan siis em. kirjanpitolain ja tilintarkastuslain säännöksillä. Laki on pakollinen asteittain:

2024 alkaen yleisen edun kannalta merkittävät yhteisöt ja sellaisten konsernien emoyhtiöt, jossa on vähintään 500 työntekijää

2025 alkaen kaikki yritykset, jolla 2 ehtoa seuraavista kolmesta täyttyy:

tase min. 20 milj. eur
liikevaihto min. 40 milj. eur
työntekijöitä min. 250 hlö

2026 alkaen pörssilistatut PK yritykset tietyin rajoituksin

2028 alkaen EU ulkopuoliset yritykset, joiden EU- liikevaihto min. 150 milj.

Lisäksi on velvoitteita muutenkin eritysraportoinnin kohteena oleville mm. finanssi- ja vakuutusyhtiöille.

Raportin laatimisen standardit ESRS

Jos pakollinen raportointivelvollisuus em. kriteereillä täytyy, raportointi tehdään ESRS – standardien (European sustainability reporting standards) mukaisesti. Toistaiseksi julkaistujen standardien 1 ja 2 tekstit löytyvät suomeksi EU:n lakikirjasta eli EUR-Lex- sivuilta https://eur-lex.europa.eu/homepage.html hakusanoilla esrs1 ja esrs2. Ennen hakua valitse kieli. Sivun oikeassa yläkulmassa on kielivalinta -palkki, josta löytyy myös suomi.

Seuranta ja sanktiot

Direktiivin pakottavat säännökset on kirjattu Suomessa kirjanpitolakiin ja tilintarkastuslakiin, joten noudattamatta jättäminen on sanktioitu kuten muukin virheellisen tai puutteellisen kirjanpitotiedon antaminen.

Tilintarkastaja tarkastaa raportoinnin olemassaolon ja oikeellisuuden. Jos siinä on oleellisia puutteita tai virheitä, siitä tulee merkintä tilintarkastuskertomuksen yhteyteen tai rinnalle tulevaan kestävyysraportoinnin varmennuskertomukseen. Raportti toimitetaan PRH:lle muun tilinpäätösaineiston yhteydessä. Lisäksi sen oleelliset tiedot tulee lain mukaan julkaista yrityksen nettisivuilla. Tilintarkastajan negatiiviset merkinnät näkyvät yrityksen luottotiedoissa ja voivat vaikuttaa yrityksen luottokelpoisuuteen.

Miten direktiivi vaikuttaa pienempiin yrityksiin?

Raportointivelvolliset yritykset pyytävät todennäköisesti kestävyystietoja toimittajiltaan. Siten osa raportointivaatimuksista tulee valumaan myös pienemmille yrityksille. Ainakin omia suoria ja ostetun energian vuosittaisia määriä ja sitä kautta niiden hiilidioksidipäästöjä kannattaa alkaa seurata. Jos nyt on hiljaista, niin kuin monilla aloilla on, kannattaa dataa ja raporttipohjia muutenkin alkaa kerätä ja valmistella.

Vapaaehtoinen taksonomia rahoitukseen

Taksonomia liittyy rahoitukseen ja on eri asia kuin pakollinen raportointidirektiivi. Tarkoituksena on ohjata investointeja vihreään siirtymään vähentämällä viherpesua ja tarjoamalla edullisempaa rahoitusta oikeasti vastuullisille investoinneille.

Taksonomialla määritellään rahoittajien avuksi kriteerit, joilla ne voivat luokitella investointeja kestävän kehityksen mukaisiksi investoinneiksi. Taksonomialuokitusta käytetään myös EU:n tukirahoja jaettaessa. Taksonomiassa määritellään tarkemmin eri ympäristötavoitteet:

ilmastonmuutoksen hillintä
ilmastonmuutokseen sopeutuminen
vesivarojen ja merten luonnonvarojen kestävä käyttö ja suojelu
siirtyminen kiertotalouteen
ympäristön pilaantumisen ehkäiseminen ja vähentäminen
biologisen monimuotoisuuden ja ekosysteemien suojelu ja ennallistaminen

Taksonomia-asetus löytyy suomeksi (ja kaikilla muillakin EU:n kielillä) EU:n lakikirjasta eli EUR-Lex -sivuilta hakusanalla EU2020/852. Asetuksen lisäksi EU komissio antaa tarkemmat tekniset arviointikriteerit kullekin yllä mainitulle ympäristötavoitteelle. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/852/oj

Jos em. lakifaktat eivät sytyttäneet ja haluat tai tarvitset lisätietoa, konsultti on toki käytettävissä, ole yhteydessä!

tammi 15 2024

Osaatko sinä olla hyvä alainen?

Esimiestyöstä ja esimiesten vastuista puhutaan tosi paljon. Esimiesten pitäisi olla lähes superihmisiä, jotka sen lisäksi että huolehtivat yrityksen liiketoiminnan sujumisesta, huolehtivat alaistensa hyvinvoinnista ja pikkuhiljaa myös ilmastokriisistä, maapallon kestävyydestä ja muutamasta muusta pikku asiasta. Hyvä esimies tarvitsee hyviä alaisia.

Mietitkö koskaan, millaiset eväät sinun esimiehesi on saanut työhönsä? Tai millaista tukea hänen esimiehensä tähän työhön antaa – jos minkäänlaista? Jo laki asettaa esimiehille valtavasti vastuuta ja velvoitteita, toimialasta riippumatta ja lisää tuntuu tulevan koko ajan. Monet esimiestehtävissä toimivat eivät edes tiedä puoliakaan niistä velvoitteista, jotka heitä koskevat. Kaikkea ei voi tietää eikä kaikkea voi aina ajatella. Esimiehille tulee virheitä ja lapsuksia. Tärkeää olisi käsitellä virheet jotta niistä voitaisiin oppia.

Useimmiten olisi hyvä voida luottaa siihen, että esimies (-kään) ei tee virheitä tahallaan. On se sitten loukkaava puhe, alaisen dissaaminen, toiminnan kannalta tyhmä päätös, tärkeän tiedon kertomatta jättäminen tai mikä tahansa muu väärältä tuntuva asia. On toki myös ihmisiä, jotka tahallaan haluavat loukata toisia tai eivät kerta kaikkiaan piittaa. Useimmat meistä kuitenkin haluavat tehdä työnsä – myös sen esimiestyö – hyvin. Kun esimiehesi mokaa, sanotko siitä hänelle ja annat myös hänelle mahdollisuuden korjata tai selittää miksi? Virheitä ei voi käsitellä, jos niistä ei puhuta. Myös esimies tarvitsee palautetta. Ihan liian usein isotkin asiat yrityksissä menevät metsään ja ihmisillä on paha olla siksi, että asioita ei sanota ääneen. Esimies ei ole superihminen.

Itse esimiestehtävissä toimiessani syyllistyin varmasti kaikkiin mahdollisiin virheisiin, erityisesti mikromanageeraamiseen ja ohi johtamiseen. Pahoina päivinä en varmasti tervehtinyt kaikkia työntekijöitä ystävällisesti tai kysellyt kuulumisia. Suorapuheisena olen töksäytellyt virheistä ja loukannut ihmisiä. Minulla on kuitenkin aina ollut se onni, että on ollut työntekijöitä, jotka ovat luottaneet ja tulleet sanomaan, että tarkoitus oli varmaan hyvä, mutta nyt ei mennyt ihan putkeen… Vain tiedostettuja virheitä voi korjata.

Hyvä esimies tarvitsee hyviä alaisia. Kokeile antaa palautetta esimiehellesi – hyvää tai huonoa. Erityisesti silloin, kun hän ei sitä tajua pyytää.

joulu 18 2023

Tuurilla vai taidolla vuoteen 2024?

Minulta silloin tällöin kysytään, että pitääkö aina maalata piruja seinälle ja miettiä asioita negatiivisuuden kautta… ? Niin – sitä riskien tunnistaminen käytännössä on, pahojen skenaarioiden miettimistä. Konsultoimani ISO -standardin mukaiset johtamisjärjestelmät pohjautuvat kaikki riskiperusteiseen lähestymistapaan. Tunnistetaan ensin riskejä ja mietitään sitten keinoja niiden hallitsemiseksi. Menestys ei ole sattumaa, vaan suunnitelmallisen ja pitkäjänteisen harjoittelun tulos. Hyvällä tuurilla voi toki päästä pitkälle, mutta yhtä hyvin voi olla, ettei pääsekään…

Riskien tunnistaminen vaatii mielikuvitusta

Presidentti Niinistö sanoi jokin aika sitten haastattelussa, että hän patisti työryhmää miettimään kaikkia mahdollisia ilkeyksiä mitä naapuri voisi tehdä ja todella käyttämään mielikuvitustaan. Jos ei mietitä minkälaisia pahoja lopputulemia voisi olla, ei pystytä myöskään varautumaan. Minusta tuo oli ihan hieno ohje. Ei se tarkoita, että pitäisi joka hetki elää peläten, että kaikki pahat lopputulemat toteutuvat, vaan mielestäni ihan päinvastoin. Kun tekee sen mitä voi, voi olla paljon rauhallisemmin mielin.

Viime päivinä hämmennystä on aiheuttanut tutkija Salonius -Pasternakin puheet reserviläisten kuntokuurista ja kotitalouksien varautumisesta. Tutkija käytti mielikuvitustaan. Ukrainan sodan ja siitä seuranneen sähkökriisin alkaessa suomalaiset oma-aloitteisesti hamstrasivat patteriradioita, taskulamppuja, joditabletteja ja kotivaraa. Natoon liittymisen ja jatkuviin sotauutisiin väsymisen jälkeen nuo alkavat vähän unohtua.

Miksi pahoja lopputulemia pitäisi kuvitella?

Minulle riskiperusteinen ajattelumaailma tuntuu jotenkin luontevalta. Ei mielestäni se, että miettii mitä kaikkea voisi sattua, tarkoita että ajattelisi että välttämättä tai todennäköisesti niin sattuisi. Mutta jos on varautunut tunnistettuihin riskeihin, voi paremmin käyttää paukkuja väistämättä eteen tulevien, tunnistamattomien riskien hallitsemiseen. Maailmaa ja elämää ei voi hallita, mutta jokainen voi silti tehdä oman osansa oman ja lähipiirin turvallisuuden ja normaalien toimintojen sujuvuuden parantamiseksi. Koskien yhtä lailla maanpuolustusta, jokapäiväistä kotielämää kuin yritystoimintaa.

Kyberturvallisuuskeskuksen johtajan mukaan jokaisen suomalaisen tärkein maanpuolustustehtävä on pitää omasta tietoturvastaan huolta – koskien sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä. Yhtä lailla mielestäni jokaisen velvollisuus on – omien mahdollisuuksiensa mukaan – varautua pitämään huolta itsestään ja lähipiiristään. Jos et itse voi olla auttaja, autat muita parhaiten huolehtimalla siitä, ettei sinusta itsestäsi tule autettava.

Korona, sähkökatkot, Kiinan toimitusvaikeudet ja Venäjän sanktiot ovat antaneet osviittaa siitä, miten valtavan monimutkainen ja riippuvainen toimitusketju elinympäristömme tänään on. Kaikkien yritystoiminnan riskien tunnistaminen on siksi kutakuinkin mahdotonta. Silti on paljon asioita, joita voimme tehdä.

Varautuminen ja ennakointi on riskien hallintaa

Varautuminen ja ennakointi muistuvat mieleen aina silloin kun jotain sattuu omassa lähiympäristössä. Tapaturmaohjeistusta ja toimintatapojen muutoksia tehdään usein vasta sattuneiden onnettomuuksien tai vähintään läheltä piti – tilanteiden seurauksena. Tapaturmatutkinnassa on kuitenkin aina tunnistettavissa hetki, jolloin tapaturma olisi voitu estää tai vähintäänkin sen seurauksia lieventää. Sama asia koskee useimpia muitakin yritystoiminnan riskejä. Mitä riippuvaisempia olemme mistä tahansa yksittäisestä toimittajasta, asiakkaasta, ohjelmistosta, työntekijästä tai mistä tahansa olosuhteesta, sitä paremmin meidän tulisi varautua tälle toimijalle tai olosuhteelle mahdollisesti tapahtuviin riskeihin. Hyvällä tuurilla riskit eivät toteudu. Fiksumpaa olisi toimia taidolla eikä tuurilla.

Mistä me olemme riippuvaisia?

Olisiko teillä alkavana vuonna aikaa istua hetkeksi alas ja miettiä oman yrityksen ja oman toiminnan riskejä? Mistä tai kenestä olemme riippuvaisia? Mitkä asiat ovat meidän toiminnassamme kriittisiä, mikä niitä voisi uhata ja miten siinä tapauksessa pärjäisimme? Oli se sitten myrskyvaurio, tulipalo, pidempi sähkökatko, kyberhyökkäys, satamasaarto, avainasiakkaan tai toimittajan konkurssi tai vaikka avaintyöntekijän paha liukastuminen kadulla. Miten voimme ennakoida näitä riskejä? Mitä riskejä voimme ehkäistä tai ainakin pienentää riskin toteutumisen todennäköisyyttä? Mitä teemme, jos pahin kuitenkin sattuisi? Miten voimme vähentää seurausten vaikutuksia?

Riskienhallinnan harjoittelemisen voi aloittaa kotona tutustumalla osoitteeseen www.72tuntia.fi. Tehdään se mihin voidaan vaikuttaa ja opetellaan sopeutumaan niihin mihin ei voida. Kotona ja töissä. Ennakointi ei ole pessimismiä, vaan järkevää toimintaa. Laastaria kannattaa pitää kaapissa, vaikka sitä ei ikinä toivoisi tarvittavan. Merimies ei toivo myötätuulta vaan opettelee purjehtimaan.

Konsultti toivottaa kaikille oikein mukavaa ja rauhallista joulun aikaa ja turvallista ja menestyksekästä Uutta Vuotta 2024!

Tästä linkistä voit ladata 2024 kalenterin, vaikka työpöydän taustakuvaksi.

joulu 08 2023

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja jaksaminen kehittämisen esteenä

Ensiksi pyydän anteeksi, että käytän tässä sanaa esimies eikä esihenkilö. Mielestäni esimies on suomen kieltä sukupuolesta riippumatta ja henkilö kuullostaa kamalan teennäiseltä.

Yritykset käyttävät nyt keskimäärin melko paljon aikaa työntekijöiden turvallisuuskoulutukseen koskien sekä fyysisiä että psykososiaalisia tekijöitä. Lähes lakisääteisesti jo opetetaan työntekijöille miten tehdä turvallisuusilmoituksia ja miten työn psykososiaalisia kuormitustekijöitä voisi välttää. Näistä koulutuksista iso osa menee hukkaan, jos esimiehet eivät osaa, uskalla tai ehdi (jaksa) tehdä esille tuleville asioille mitään. Sama asia koskee sekä turvallisuuteen että kaikkiin muihinkin yrityksen asioihin liittyviä ongelmia.

Esimiesten osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen

Käytän tässä ehtimistä ja jaksamista toistensa synonyyminä, koska toinen yleensä seuraa toista. Liian kiireinen kalenteri ei anna aikaa ikävien asioiden selvittämiseen ja kasaantuvat, selvittämättömät ikävät asiat kuormittavat jaksamista vielä lisää. Osaaminen, uskaltaminen ja ehtiminen – näistä kolmesta osaaminen on helpoin.

Osaaminen

Koulutuksissani esimiehet usein ihmettelevät miten saisivat työntekijät kertomaan epäkohdista tai tekemään turvallisuusilmoituksia. Vakiovastaukseni on, että kuunnelkaa niitä oikeasti ja tehkää – joskus vaikka miten pieniäkin toimenpiteitä niiden johdosta ja viestikää siitä mitä tehdään. Miksi raportoisin uudelleen ja uudelleen epäkohdista, jos tiedän ettei raporttini johda mihinkään. Toisaalta ei myöskään parannusten kanssa pitäisi jäädä odottamaan täydellisiä ratkaisuja, joita ei ehkä koskaan löydy. – Better done than perfect -. Palautteen antamisen suurin joko este tai kannuste on siinä, miten palaute otetaan vastaan. Yrityksissä on yleensä osaamista ja ideoita vaikka kuinka paljon, kunhan niitä uskalletaan kuunnella.

Uskaltaminen

Kehittäminen vaatii, että ongelmat tuodaan esiin. Jos ei ole tunnustettuja ongelmia, ei ole mitään mitä parantaa. Ongelmien esiin tuominen edellyttää, että esimiehet uskaltavat olla läsnä ja ottaa vastaan tietoa huonosti olevista asioista. Esimiehet usein olettavat, että heidän pitäisi osata vastata kaikkiin työntekijöiden kysymyksiin ja ratkaista ongelmat, eivätkä siksi uskalla olla läsnä ja ottaa palautetta vastaan. Tuskin kukaan työntekijä kuitenkaan olettaa, että esimies osaisi juuri hänen työtehtävänsä yhtä hyvin tai paremmin kuin hän. Miksi pitäisi? Osaaminen löytyy työn tekijöiltä itseltään tai sitä voidaan yhdessä hakea muualta. Esimiehen tehtävä on poistaa työnteon esteitä. Siksi tärkeimpiä esimiestehtäviä olisi hengailla työpaikalla ja uskaltaa kuunnella palautetta ongelmista.

Ehtiminen ja jaksaminen

Esimiesten ehtiminen on jo selkeästi haastavampi korjattava. Esimiesten jaksaminen on kovilla. Esimiehille tulee koko ajan enemmän sekalaisia hallinnollisia töitä ja osaamisvaatimuksia. Edelleen esimieheksi tullaan pääsääntöisesti ammattiosaamisen kautta. Usein vanhat työtehtävät ainakin osin seuraavat mukana joko töiden organisoinnin takia tai esimiehen omasta halusta tehdä hyvin hanskassa olevia ”kivoja” asioita. On toki tärkeää, että esimies kutakuinkin tietää mitä alaiset tekevät, mutta substanssin osaaminen ei esimiestyössä saisi olla ykkösenä. Ykkösenä pitäisi olla uskallus ja taito kuunnella työntekijöitä. Kun esimies haluaa näyttää tehokkaalta ja kahmii itselleen valtavan määrän ”omia” töitä, ei löydy aikaa olla läsnä ja kuunnella työntekijöiden ongelmia ja kehitysehdotuksia. Jos esimies vielä haluaa pitää langat käsissään ja ottaa osaa kaikkeen päätöksentekoon, on toiminta auttamatta tehotonta; väki odottaa esimiehen aikaa ja päätöksiä, eivätkä asiat etene. Ja esimies uupuu.

Yksi uupunut esimies uuvuttaa (ja turhauttaa) 10 alaistaan. Väitän, että koko Suomen tuottavuuden kannalta johtamisen kehittäminen olisi ihan avainasemassa.

Esimiehet, uskaltakaa olla läsnä, priorisoikaa työt oikein ja pitäkää huolta omasta jaksamisestanne!

joulu 21 2022

Konsultin huoneentaulut vuodelle 2023

Mitä jäi mieleen vuodesta 2022? Sota, sähkö, ruokakaupan hinnat, korona-rajoitusten jälkeiset sairauslomasumat. Kiire ja väsyminen.

Kaikkiin asioihin emme voi vaikuttaa, mutta moniin silti voimme. Miten minä voisin olla parempi esimies, työkaveri, työntekijä? Miten minä ja muut jaksaisimme paremmin ensi vuonna? Minkälaiset huoneentaulut uudenvuoden lupauksiksi?

Puuttuminen on välittämistä

Ensimmäiseksi on pakko nostaa ehkä pienin mutta tuorein huomio esimiestyöstä. Katsoin – erittäin poikkeuksellisesti – jalkapallon MM pronssi- ja kultaottelut. Jalkapallosta mitään ymmärtämättömänäkin ymmärsin ihailla finaalipelin tuomarin toimintaa. Vihellys, I see You – käsimerkit ja keltaiset kortit. Viipymättä, epäröimättä, välitön, oikeudenmukainen puuttuminen sovitun vastaiseen toimintaan. Ja miten pelaajat suhtautuivat tämän tuomarin toimintaan – ei juputettu, virheisiin ei jääty moselehtimaan, peli jatkui ja erityinen kunnioitus tuomaria kohtaan näkyi jopa tällaiselle puusilmälle. Tällä kaverilla olisi taatusti – niin halutessaan – loistava eläkeura esimiesvalmentajana.

Opettele säännöt (yrityksen oma ”sääntökirja” pitää toki olla sovittuna ja viestittynä), seuraa mitä kentällä tapahtuu ja puutu virheisiin oikeudenmukaisesti ja heti. Monta isoa ongelmaa vältettäisiin, jos yrityksissä esimiehet ja johtajat paremmin seuraisivat mitä kentällä oikeasti tapahtuu ja puuttuisivat pieniin ongelmiin heti, ennen kuin niistä tulee isoja. Ja ”pelaajat” kunnioittaisivat. Helpompi toki toteuttaa tätä toimintatapaa 120 minuuttia kerrallaan kuin järjestelmällisesti vuoden joka ikisenä työpäivänä, mutta huoneentauluna ja ohjenuorana se kannattaa silti pitää. Puuttuminen on välittämistä.

Tärkeille asioille aikaa

Muita huoneentauluja: kalenterit. Vuodenvaihteessa aina päätän, että seuraavana vuonna kirjoitan ainakin kaikki ne blogitekstit, joiden aiheita olen erinäisinä yleisinä huomioina useilta asiakkailta kirjoittanut muistiin. Aina ne jäävät kirjoittamatta, koska en vuodenvaihdetta lukuun ottamatta ole laittanut tälle työlle määräpäivää ja varannut aikaa kalenteristani. Samasta syystä monet ei – akuutit tehtävät yleensä jäävät tekemättä. Opetus, jota laatujärjestelmäasiakkailleni hoen; jos koet jonkin asian tärkeäksi, laita sen tekemiselle aika kalenteriin, äläkä luista siitä. Standardin mukainen järjestelmällinen toimintatapa ei ole ollenkaan huono idea. Ja tulee myös mietittyä mikä on tärkeää.

Kahvittelu kunniaan

Isoimpana ja tärkeimpänä huoneentauluna tulevalle vuodelle nostaisin kuitenkin kahvittelukulttuurin. Voitaisiinko yrityksiin palauttaa vanhan ajan inhimillistä, näennäistehotonta kahvittelukulttuuria vastakohtana työelämän nykyiselle näennäistehokkuudelle ja sen mukanaan tuomalle tylsyydelle ja lopulta tuottamattomuudelle. Enkä puhu nyt mistään lakisääteisistä kahvitauoista, missä ihmiset pläräävät kännykkäänsä, vaan ihan kunnon vanhanaikaisista paskanjauhantapalavereista, sekä yrityksen sisäisesti että sidosryhmien edustajien kanssa. Missä puhuttiin asiasta ja asian vierestä, mutta usein tärkeitä yhteisiä asioita ainakin sivuten ja hiljaista tietoa jakaen. Ennen vanhaan aina juotiin ensin kahvit ja mentiin sitten vasta asiaan. Siihen kahvin juomiseen kulminoitui eräänlainen tunnustelu- ja haisteluvaihe ennen varsinaista asiakeskustelua. Auttaa asioiden edistämistä myöhemmin ja erityisesti vähentää väärin ymmärtämistä.

Väitän, että työelämästä on useissa yrityksissä tullut näennäisen tehokasta ja siten tosi tylsää ja loppupeleissä huonosti tuottavaa. Ihminen tarvitsee löysää ollakseen tuottava. Lyhytjänteinen kustannustehokkuus pienentää tulevia tuottoja. Ihmiset palavat loppuun, jos heiltä vaatii liikaa.

”Vanhaan hyvään aikaan” kaikenlainen vieraanvaraisuus oli tärkeämpää kuin moni muu asia. Vieras oli aina kunnia -asia. Voi voi, kun minulla ei nyt ole teille mitään tarjottavaa, sanoi meidän mamma aina kun mentiin kylään. Siis silloin kun tarjolla oli kahvin kanssa vain yhtä sorttia pullaa, pumpernikkeleitä ja kettukarkkeja. Maaseudulla pidettiin kaapissa aina erikseen vierasvaraa. Äidin ja äidinäidin peruja edelleen minäkin pidän toimistollani vieraskeksejä, joita sitten iltapäivän uneliaisuuteen itse popsin. Ei mitään järkeä tietenkään, koska toimistollani ei juuri koskaan käy ketään, eikä ainakaan ilmoittamatta.

Mieheni työpaikalla on poikkeuksellisesti pidetty kiinni vanhan ajan vieraanvaraisuudesta, joskus mielestäni jopa ihan överiksi. Kuitenkin ne vieraat, jotka siellä käyvät, yleensä erikseen kiittelevät sitä miten mukava sinne on tulla. Tämä tuntuu nykyään olevan todella harvinaista. Sama asia sekä työpaikoilla että yksityiselämässä – ihmiset ovat niin kauhean tehokkaita ja väsyneitä, etteivät jaksa nähdä vaivaa toistensa eteen. En tarkoita, että yrityksissä tai kodeissa pitäisi palata vanhan ajan övereihin (ja epäterveellisiin) viineritarjoiluihin, mutta voisi kuitenkin muistaa kaikissa kohtaamisissa kohdella ihmisiä – sekä työpaikan omia työntekijöitä että vieraita – kaikin tavoin ensisijaisesti ihmisenä. Huomioida inhimillisyys, kysellä kuulumisia ja huomioida myös inhimilliset tarpeet. Jutella ja kysellä enemmän, olettaa ja arvailla vähemmän. Valtavan monet isoksikin paisuvat ongelmat alkavat siitä, että ihmiset olettavat toistensa ajatukset ja tekemiset väärin.

Luovuus tarvitsee löysää

Sekä työelämässä että elämässä yleensäkin tarvittaisiin paljon enemmän pitkäjänteisyyttä. Tarvittaisiin luppoaikaa ihan normaalienkin työpäivien lomaan eikä niin, että työpäivät ovat pelkkää suorittamista ja viikonloput ja loma-ajat pitää sitten suorittaa palautumista. Meillä on jostain tullut t-paita tekstillä ”Get a life You don’t need vacation from”. Hyvä huoneentaulu sekin.

Luovuus tarvitsee löysää. Less is more – motto on vaan niin totta. Jos ollaan koko ajan kauhean tehokkaita, ei loppujen lopuksi välttämättä saada mitään järkevää aikaiseksi. Kaikki järkevimmät kehitysehdotukset ja ajatukset jäävät miettimättä ja vähintään toteuttamatta, kun on koko ajan kova kiire sammuttaa tulipaloja. Jos tulipesäkkeitä on koko ajan liian paljon, tarvitaan muutoksen käynnistämiseen toki ehkä jopa ulkopuolista apua – sekin tarve pitää ehtiä tunnistaa ja tunnustaa.

Huomioikaa inhimilliset tarpeet – oma työrauha tietysti sitä tehokasta työtä varten, mutta myös yhteiset tilat, keittiöt tai ruokapaikat. Tarjotkaa teidän luoksenne tuleville ihmisille (omat ja vieraat) edes sitä kahvia, tai mitä sitten onkin – ihmiset ovat nykyään niin allergisia tai nirsoja, ettei juuri mitään voi tarjota mutta kysykää edes. Jättäkää aikaa small talkille kaikissa palavereissa. Ja pitäkää ne kännykät pois kädestä, kun juttelette tässä ja nyt läsnä olevan ihmisen kanssa. Puhelimeen ei tarvitse aina vastata heti, jos et ole yrityksen päivystäjä tai oikeasti joku supertärkeä tilanne päällä. Älä myöskään odota sitä muilta.

Harvoissa töissä työnteko voi aina olla kivaa, mutta kaikissa töissä sen pitäisi voida olla kivaa edes välillä. Koska sinun työpaikallasi on viimeksi naurettu yhdessä? Välillä myös tuntuu, ettei saisi edes olla kivaa, tai ettei voi nauraa, kun muualla kärsitään ja soditaan. Jotta me jaksaisimme pitää huolta muista, meidän täytyy pitää huolta itsestämme. Tehdään muiden auttamiseksi se mitä voidaan, mutta muistetaan kuitenkin laittaa se happinaamari ensin omalle naamalle.

Tilastot huutavat taantumaa, kaikki kallistuu ja rajan takana tapahtuu hirveitä. Kaikkeen emme voi vaikuttaa, mutta monet asiat ovat kuitenkin kiinni siitä, mitä me itse yksilönä ja yksilöt ryhmänä teemme ja mihin uskomme. Minä uskon, että meille käy ihan hyvin. Tehdään se mitä voidaan. Energiatehokkuutta olisi pitänytkin parantaa ja turhaa kulutusta vähentää jo kauan sitten. Tehdään edes ne ja annetaan työrauha niille, jotka pystyvät tekemään jotain enemmän.

Huoneentaulut 2023

Konsultin terveiset ja huoneentaulut siis tulevalle vuodelle: puutu ennen kuin se kasvaa isoksi, kahvittelu kunniaan, ja jos se on tärkeää, laita se kalenteriin. Laita sinne kalenteriin tärkeinä asioina myös ne kahvitteluhetket tai jätä ainakin höpöttelylöysää palaverien ja työtehtävien väliin.

Konsulttina en todellakaan elä niin kuin opetan, mutta lupaan opetella näitä asioita ensi vuonna. Nyt menen huilaamaan yli kaikkien joulunpyhien. Höpötellään ensi vuonna!

Hyvää Uutta Vuotta 2023!

Luovempaa, rennompaa, löysempää, mukavampaa, turvallisempaa ja tuottavampaa uutta vuotta 2023!

Tulostettavan A4-kalenterin ensi vuodelle löydät tästä linkistä: Kalenteri 2023.

touko 13 2022

Ovatko yrityksesi kriittisten IT -toimintojen hups-nappulat kunnossa?

Tämän blogin olen alunperin julkaissut 5 vuotta sitten, mutta asia on joka vuosi yhtä ajantasainen, joten nostan tämän viime aikojen asioilla päivitettynä uudelleen listan kärkeen.

Yritystoiminnassa yhä useampi asia tapahtuu nykyään internetin välityksellä. Taloushallinto, toiminnanohjaus, tiedostojen tallennus, työajanseuranta, jopa puhelinvaihde toimivat jo yleensä verkon välityksellä. Puhumattakaan lukuisista eri tarpeisiin tehtävistä nettihauista – puhelinnumeroitakaan ei enää haeta luettelosta vaan netistä. Sähköposti on useimmille välttämätön työkalu. Asiakkaalle ei oikein enää kelpaa selitys palvelinviasta, jos tarjouspyyntöihin ei vastata.

Mr Murphy on joskus kirjoittanut sellaisen luonnonlain, että jos kriittinen IT -palvelu joskus kaatuu tai verkkoyhteydet menevät poikki, se tapahtuu silloin kun IT-tuki on lomalla. Kesälomakausi on siis mitä otollisinta aikaa IT -ongelmille ja kaikenlaisille huijauksille. Korona-aikana meillä tapahtui melkoinen digiloikka, mikä valitettavasti johti myös kaikenlaisten tietohuijausten lisääntymiseen. Venäjän masinoimat toimet ovat sitten vielä ihan oma lukunsa. Näiden lisäksi vielä erityisesti loma-aikoina lisääntyvät toimitusjohtaja- ja muut rahahuijaukset. Ehkä teillä on jo selätetty joitain ongelmia, huijauksia tai hyökkäyksiä? Opittiinko niistä jotain?

Kaikkeen ei voi varautua, mutta paljon voi tehdä. Tietääkö yrityksesi kesälomalla yksin pakertava, kaikkien lomat tuuraava peruskäyttäjä mikä operaattori vastaa mistäkin toiminnosta ja mistä löytyy kunkin operaattorin yhteystiedot ongelmatapauksia varten? Mistä tuen puhelinnumerot löytyvät kun netti on nurin? Entä mitä kaikkea ennen helpdeskiin soittamista pitäisi tai voisi kokeilla, jotta saa ongelman lähteen haarukoitua – onko ongelma omalla koneella, oman yrityksen sisäverkossa, nettiyhteydessä vai ulkoisen toimijan palvelussa?

Onko yrityksessä määritelty toimeksianto- ja hyväksymiskäytännöt toimitusjohtaja ja -muita maksuhuijauksia varten? Laskuja on ilmeisen helppo kaapata järjestelmistä ja muuttaa niihin vääriä tilinumeroita. Onko teillä sovitut tarkistuskäytännöt? Entä ketkä kaikki saavat antaa maksutoimeksiantoja ja millä viestintävälineillä?

IT ei ole pelkästään IT -osaston asia

Perusasiat kuuluvat kaikille, koska kaikki niitä työssään tarvitsevat. Mistä löytyy backup tai muu keino hätätilanteessa ohittaa ongelma, kuka siihen pääsee käsiksi ja miten sitä käytetään? Koska backupin sisältö on viimeksi tarkistettu? Entä yksinkertaisin ja yleisin – tosin yleensä myös lyhytaikaisin – ongelma, oman yrityksen nettiyhteys ei jostain syystä toimi. Osataanko hätätilanteessa käyttää lähes kaikkien puhelimissa olevia mobiilitukiasemia? Osaavatko työntekijät tunnistaa huijausviestejä, mitkä asiat pitäisi varmentaa ja miten? Ja ennen kaikkea, onko näitä toimintoja oikeasti harjoiteltu?

Tapaturmia varten yrityksissä pitäisi olla ensiapukaappi, jonka sisällön ajanmukaisuuden määritelty vastuuhenkilö tarkistaa ja kuittaa säännöllisesti. Samalla tavalla tarvittaisiin kriittisiä IT -toimintoja varten IT -ensiapukaappi. Toiminnasta riippuen siellä pitäisi ainakin olla kartta yrityksen IT -toiminnoista; yrityksen omien järjestelmien vastuuhenkilöt ja admin -oikeudet omaavien henkilöiden tiedot, vastuulliset operaattorit eri toiminnoille, ajantasaiset operaattorien helpdeskien yhteystiedot (myös puhelinnumero kun se sähköposti ei toimi), kartta mahdollisista sisäverkon laitteista, sekä lyhyet hätäohjeet esim modeemin ja tukiasemien uudelleen käynnistämiseen. Ohjeet ja yhteystiedot tulisi päivittää säännöllisesti – aivan kuten ensiapukaappikin. Päivityksen yhteydessä olisi myös sopiva hetki tarkistaa ja kuitata tarkistetuksi omat backup -tiedostot.

Koska teidän (IT) – ensiapukaappinne sisältö on viimeksi päivitetty?

Saanko auttaa?

Tietoturvallista, pian alkavaa kesää!

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

joulu 21 2021

Riskeistä vastuullisuuteen vuonna 2022?

Viime vuodenvaihteessa kirjoitin koronan aikana toteutuneista riskeistä ja niiden hallinnasta. Oletus oli tuolloin, että tilanne normalisoituu ”kesään mennessä”. Samaa toivotaan taas, toivottavasti tänä vuonna paremmalla menestyksellä. Nyt odotellaan muutaman päivän päästä olevaa joulua, edelleen epätietoisena siitä uskaltaako sukulaisia tavata vai ei. Tilanne muuttuu hurjan nopeasti, eikä lisääntyvä faktatieto vähennä tuskaa.

Kuvittelin vuosi sitten, että ennen koronaa alkaneet vihreä aalto ja vastuullisuuden korostaminen yritystoiminnassa kokisivat koronan takia isoa takapakkia. Hetkellisesti ilmasto- ja vastuullisuuskysymykset varmaan unohtuivatkin, mutta nopeasti tänä vuonna niihin on palattu entistä isommalla vaihteella. Viime vuonna vääristä jakoperusteista kritisoimani koronatuet ovat ainakin EU -tasolla laajalti kohdistumassa sekä vihreään teknologiaan että vastuullisuuteen ja tasa-arvoon. Hieno asia, jos yrityksiä voidaan kriisin avulla ohjata toimimaan uudella, kestävämmällä tavalla.

Kestäviä arvoja painotetaan myös muuten kuin yritystuissa. Jouduin jokin aika sitten vastaamaan PK-yritys asiakaan puolesta rahoitusyhtiön esittämiin toiminnan vastuullisuutta koskeviin ns. ESG -riskejä (Environmental, Social and Governance) koskeviin kysymyksiin rahoituspäätöksen edellytyksenä. Joillakin aloilla kuulemma rahoituksen korkoprosentti on suoraan verrannollinen yrityksen vastuullisuusraportoinnin pisteytykseen. Mikä sen parempi ohjausväline kuin raha?

Periaatteessa jokainen osaa varmasti jollakin tasolla määritellä minkälainen toiminta on vastuullista ja kestävää. Erään termin mukaan se tarkoittaa hyvän elämisen mahdollisuuksien säilyttämistä sekä nykyisille että tuleville sukupolville. Mutta kun vastuullisuudesta pitäisi laatia kaikille toimialoille sopiva yleismaailmallinen tai edes kansallinen mittari, mennään melko vaikeisiin asioihin. Vastuullisuuden ja ympäristöarvojen mittaaminen on mutkikasta. Yhtenä esimerkkinä syksyllä esiin tullut ”päästöjä vähentävien” LNG -laivojen supersaastuttavat metaanipäästöt. Absoluuttisten mittarien laatiminen vaatii laaja-alaista tietämystä.

Ehdottoman hyvä asia on kannustaa ympäristöystävällisyyteen ja vastuullisuuteen ja jollakin tavalla niitä pitäisi pystyä myös seuraamaan. Mittarien ja niiden tulkinnan kanssa pitäisi kuitenkin olla varovainen. Miten pisteytetään laittomia ja alipalkattuja ukrainalaisia työntekijöitä epähygienisissä olosuhteissa majoittavat yritykset verrattuna esimerkiksi työntekijöihin kohdistuvaa ahdistelua läpi sormien katsoviin yrityksiin? Voidaanko jälkimmäiselle antaa vastuullisuussertifikaatti sillä perusteella, ettei yrityksessä aktiivisesti tehdä mitään laitonta? Tai sillä perusteella, että jossain muualla tehdään paljon pahempaa?

Vastuullisuusraportointi on isoissa yrityksissä jo arkipäivää ja tulee määrämuotoisena pakolliseksi näille EU:ssa 2023. Myös pienemmiltä yrityksiltä tullaan entistä enemmän kysymään vastuullisuuteen liittyviä kysymyksiä, esim. juuri ESG raportointiin liittyen. Mittaako yritys hiilijalanjälkeään ja onko määritelty siihen liittyviä tavoitteita? Onko ympäristönäkökohta huomioitu yrityksen tuotteen tai palvelun koko elinkaari huomioiden ja etsitäänkö parannuskohteita jatkuvasti ja aktiivisesti? Ovatko yrityksen hallinto ja raportointi läpinäkyviä? Ovatko työntekijöiden terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät toimintatavat ja tavoitteet selkeitä ja noudatetaanko ja seurataanko niitä? Onko eettiset toimintatavat sovittu ja viestitty koko organisaatiossa? Näkyvätkö sovitut toimintatavat yrityksen johtamisessa ja hallinnossa? Seurataanko niiden noudattamista koko yrityksessä?

Vastuullisuuteen liittyvät asiakas- ja rahoittajavaatimukset tulevat varmasti jo tulevana vuonna lisääntymään ja niihin kannattaa pienempienkin yritysten varautua. Lähes kaikkia aloja koskettava työvoimapula on yksi vastuullisen toiminnan lisämotiivi yrityksille. Ihmisiä ja ympäristöä kunnioittava, ”kunnolla” toimiva yritys on hyvässä asemassa kilpailtaessa vähistä työvoimaresursseista. Toivon kuitenkin, että näissä asioissa mennään todellinen toiminta edellä, eikä aleta ensisijaisesti vaatia työläitä uusia mittareita ja sitä kautta vain kikkailemaan mittaamisella ja mittarien manipuloinnilla ilman että mikään oikeasti muuttuu.

Kiitokset tästä vuodesta!

Oikein hyvää, vastuullista ja

menestyksellistä uutta vuotta 2022!

syys 27 2021

Organisaatiokaavio – laatikkoleikkiä vai riskien hallintaa

Laatujärjestelmäkonsultoinnissa törmään jatkuvasti asiakkaiden kommentteihin organisaatiokaavion piirtämisen hyödyttömyydestä ja suorastaan haitallisuudesta. Varsinkin pienissä yrityksissä on tärkeää, että työntekijöillä on monipuolinen osaaminen yrityksen eri toiminnoista. On tärkeää, että kaikki ymmärtävät mitä kaikkea yrityksessä tehdään ja varsinkin miksi. Työntekijät sitoutuvat yrityksessä tehtäviin päätöksiin, kun ovat itse niitä tekemässä. Kaikki nämä toteutuvat hyvin ilman laatikoita. Laatikkoleikki ei ole kovin tarpeellinen silloin kun kaikki sujuu hyvin, asioista on aikaa keskustella ja ihmiset ovat keskenään kutakuinkin samaan mieltä.

Kuka vastaa, eli kenen pitäisi reagoida

Mutta mitä sitten kun näin ei ole? Kun asiat menevät pieleen, jonkun pitää reagoida. Hyvässä ja pahassa. Jos vastuita aletaan selvittää siinä vaiheessa, kun kriisi on päällä, ollaan auttamatta myöhässä. Jos vastuut ovat selvät, voidaan ongelman (ikävän asian) korjaaminen aloittaa heti kun se ilmenee. Kriisitilanteessa laatikkoleikki aina kuitenkin viimeistään alkaa. Aletaan etsiä syyllisiä ja miettiä vastuita, kyräillä kuka hoitaisi tai puuttuisi asiaan, sen sijaan että ryhdyttäisiin viipymättä toimenpiteisiin ongelman korjaamiseksi tai toiminnan sopeuttamiseksi. Akuutti ongelma voi ilmaantua monella eri tavalla. Se voi olla esimerkiksi hankala asiakaspalaute, työntekijän epäasiallinen käytös, tuotantokatkon aiheuttava laiterikko, somehyökkäys, IT järjestelmän toimimattomuus, äkillinen muutos asiakaskunnassa, toimittajissa, tavarakuljetuksissa tai vaikka pandemia, joka vaikuttaa vähän kaikkeen.

ISO 9001 vaatimukset

ISO 9001 standardin mukaan ylimmän johdon on varmistettava, että olennaisiin rooleihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään, viestitään ja ymmärretään organisaatiossa. Ei siis riitä, että laatikot piirretään, vaan ne pitää ymmärtää. Vastuiden ja valtuuksien pitää totta kai kulkea käsi kädessä. Työnjohdolle ei voida esim. delegoida vastuuta työturvallisuudesta, jos heillä ei ole siihen tarvittavaa valtuutta lakisääteisten suojavälineiden hankkimiseen tai jos työn tekemiseen ylempää organisaatiosta määrätty aika ei mahdollista työn suunnittelua ja turvallista suorittamista.

Vastuiden määrittely lisää myös työhyvinvointia

Riskienhallinnan lisäksi vastuiden oikeudenmukainen määrittäminen lisää työntekijöiden turvallisuuden tunnetta ja siten työhyvinvointia. Työn tekeminen on vähemmän stressaavaa, kun työntekijä tietää mitä häneltä odotetaan.

Ei pomottamiskulttuuria tai digi -delegointia

Vastuita ja valtuuksia ei tietenkään pidä käyttää väärin. Ylimmän johdon tehtävä on seurata ja huolehtia ettei näin käy. Pomottamiskulttuuri ei ole tätä päivää. Vastuu jostain asiasta ei myöskään tarkoita, että se asia pitäisi hoitaa yksin tai välttämättä edes itse, mutta kylläkin huolehtia, että asia tulee hoidettua. Varsinkin nyt pandemian etätyöaikana olen havainnut lisääntynyttä toimintatapaa delegoida työtehtäviä eteenpäin sähköpostilla ja kuitata asia sillä hoidetuksi, ilman edes vastaanottajan kuittausta. Jos tämä on tutun vastaanottajan kanssa sovittu ja hyväksytty toimintatapa, se voi olla ok. Oman yrityksen ulkopuolelle tällainen digi-delegointioikeus ei voi ulottua, ihan jo siitä syystä, että vieraan yrityksen sähköpostikäytännöt eivät ole tuttuja; lomavastaajien käyttö, roskapostisuodattimet ja yleisesti ottaen saapuvien viestien lukumäärä ja priorisointi.

Hätätilanteessa riko lasi

Hyvin toimivassa yhteisössä asioista keskustellaan, huomioidaan eri näkemyksiä mahdollisimman monipuolisesti, töitä ja osaamista jaetaan, työntekijöiden kuormitusta seurataan, työkaveria autetaan eikä kukaan käytä valtaoikeuksiaan pomottamiseen. Selkeät ja yksiselitteiset vastuut on kuitenkin hyvä olla määriteltynä, tiedostettuna ja mielellään myös harjoiteltuna. Hätätilanteessa lasin takaa pitäisi löytyä jotain käyttökelpoista; ajantasainen, tiedostettu ja harjoiteltu toimintamalli.

helmi 09 2021

Mitä hyötyä on laatujärjestelmästä?

Ensinnäkin, inhoan sanaa laatujärjestelmä. Puhun mieluummin toiminta- tai johtamisjärjestelmästä. Laatukäsite lähtee puhtaasti asiakastyytyväisyydestä. ISO9001:2015 kuitenkin sisältää jo sellaisenaan paljon laajemman toimintaympäristön kuin vain asiakkaat. Monille yrityksen toiminnan osa-alueille on omat nimensä, standardinsa ja johtamisoppinsa. Yrityksen toiminnassa kaikkien osa-alueiden täytyy kuitenkin olla vähintään kohtuullisesti balanssissa, jotta se voi täyttää tavoitteensa ja saada asiakkaat tyytyväisenä ostamaan. Esimerkiksi ympäristö-, vastuullisuus-, työturva- tai tietoturva-asioita käsitellään usein laatujärjestelmästä erillisinä. Kunnon moka millä tahansa osa-alueella kuitenkin karkottaa asiakkaat varmasti, riippumatta tuotteen tai palvelun laadusta. ISO standardin mukaiset johtamisjärjestelmät laatu (ISO9001), ympäristö (ISO14001) ja työturva (ISO45001) perustuvatkin nykyversiossa jo kaikki samaan runkoon ja ovat monelta osin yhteneviä ja toisiaan tukevia.

Mitä toimintajärjestelmä on?

Toimintajärjestelmä on johtamisen työkalu. Toimintajärjestelmän tekeminen lähtee yleensä johdon kanssa jutustelusta, missä käydään läpi mitkä asiat ovat yrityksen johdolle tärkeitä ja mitä tavoitellaan. Ja mitä vaatimuksia, odotuksia tai riskejä yrityksen toimintaan tulee asiakkailta, henkilöstöltä, toimittajilta, viranomaisilta, rahoittajilta, omistajilta tai muilta yrityksen toimintaa mahdollistavilta ja/tai rajoittavilta tahoilta. Kun lähdetään kohta kohdalta perkaamaan sitä, missä jo ollaan hyviä, tulee esiin ajatuksia mitä ehkä voitaisiin kuitenkin tehdä paremminkin tai mitä riskejä nykytoimintaan liittyy ja miten niitä voitaisiin pienentää. Sieltä saadaan tavoitteita (plan), joita lähdetään pilkkomaan pienemmiksi, konkreettisiksi osa -alueiksi ja tehtäviksi. Ja sitten, kuten eräs asiakkaani sanoi, laitetaan vaan asiat jonoon ja ruvetaan tekemään (do). Kun vielä mietitään millä tavalla systemaattisesti tarkistetaan, tuleeko päätetyt asiat tehtyä ja auttavatko ne tavoitteissa eli tehdäänkö oikeita asioita (check) ja korjataan tarvittaessa (act), on järjestelmän toimintaympyrä valmis. Ja sama säännönmukaisesti alusta uudelleen.

Järjestelmän toimintaa tukemaan kirjoitetaan ja piirretään tarvittavalla tarkkuudella kuvaus siitä, miten yrityksessä toimitaan. Usein ajatellaan erheellisesti, että tämä kuvaus on se laatujärjestelmä. Kirjalliset kuvaukset kuitenkin ovat vain osoituksena toimintatavoista ulkopuolisille ja apuna yrityksen omille työntekijöille ja johdolle. Kirjallisia kuvauksia laadittaessa ja päivitettäessä tulee usein esiin asioita ja toimintatapoja, jotka eivät vastaa sitä mitä halutaan ja joita pitää korjata. Tai asioita, joita tehdään kahteen kertaan, ei tehdä ollenkaan, tai ei tiedetä, kuka tekee. Aina sitä miten toimitaan ei kehtaa kirjoittaa ja näyttää ulkopuolisille. Silloinkin mietitään miten toimintaa ehkä pitäisi muuttaa. Varsinkin uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja mistä tahansa syystä aiheutuvissa muiden tuurauksissa kirjallisista kuvauksista ja ohjeista on erityistä hyötyä.

Mitä hyötyä toimintajärjestelmästä on?

Kunnollinen toimintajärjestelmä kasvattaa yrityksen arvoa, koska se vähentää yrityksen henkilöriippuvuutta, erityisesti yrittäjävetoisessa yrityksessä. Tämä on aihe, joka vaatii ihan oman blogitekstinsä.

Järjestelmän muita mahdollisia hyötyjä on lukuisia, mutta tärkeimmiksi asioiksi itse nostaisin suunnitelmallisuuden, järjestelmällisyyden ja tavoitehakuisuuden lisääntymisen. Mietitään ja suunnitellaan mitä tehdään ja varaudutaan systemaattisesti mahdollisiin tätä toimintaa uhkaaviin merkittäviin riskeihin.

Yrityksessä kuin yrityksessä henkilöriski on yksi merkittävä riskitekijä. Avainhenkilön äkillinen sairastuminen tai työpaikanvaihdos voi halvaannuttaa yrityksen toimintaa, elleivät varamiesjärjestelmä ja kriittisten toimintojen ohjeistukset ja valtuutukset ole kunnossa. Ohjeistusten ja tehtävänkuvausten tekeminen ja ylläpitäminen ja tiedon jakaminen ovat siksi oleelliset osat järjestelmää.

Mitä enemmän henkilöstö osallistuu toimintojen kuvaamiseen, sitä paremmin ihmiset alkavat ymmärtää sekä omaa että työkaveriensa tekemistä. Ja sitä mielekkäämpää kaikesta tekemisestä tulee. Avoimuus ja luottamus lisääntyvät. Kun tiedetään kuka mitäkin tekee, osataan paremmin myös jakaa tietoa.

Suunnitelmallisesti toimiva yritys, joka systemaattisesti miettii edellä kuvattuja asioita ja jossa on vakiintuneet toimintatavat muutosten tekemiseen ja niistä viestimiseen, sopeutuu mihin tahansa kriisiin helpommin kuin valmistautumaton yritys. Edelleen liian usein kuulee sanottavan, että asiat eivät suju kun ”oli huonoa tuuria” ja sattui jotain ikävää. Harvemmin olen kuitenkaan kuullut kenenkään sanovan, että pystymme palvelemaan asiakkaitamme, jos ”on hyvää tuuria”.

Miten toimintajärjestelmän hyötyä sitten mitataan?

Oikeasti, ei mitenkään. Muutosten vaikutusten absoluuttinen mittaaminen tarkoittaisi, että verrataan tilannetta, kun jokin toiminto on tehty siihen, että ei olisi tehty. Käytännössä vain jompikumpi vaihtoehto on tapahtunut ja kaikkien muiden nykytilanteeseen johtaneiden seikkojen eliminointi on mahdotonta. Onko saatu lisää myyntiä jonkun toimintajärjestelmän aikaan saaman asian tuloksena, vai olisiko nykyistä myyntiä menetetty, jos järjestelmää ei olisi ollut? Onko kate parantunut toimintajärjestelmän takia, tai olisiko se huonontunut ilman? Epäsuoria laatukustannuksia, kuten palautukset, myöhästymiset, virheelliset toimitukset ja hyvitykset on vaikea mitata ja mittaaminen maksaa usein enemmän kuin tiedosta saatava hyöty. Määrien muutosta voidaan mitata ja usein mitataankin, mutta harvemmin euroja. Miten muutetaan henkilöstön tyytyväisyys tai parantunut tiedonkulku suoraan euroiksi? Entä johdon ajankäyttö ja motivaatio – enemmän varmuutta tekemiseen ja aikaa liiketoiminnan kehittämiseen päivittäisen tulipalojen sammuttamisen sijaan. Toimintajärjestelmän käyttö koskettaa koko yrityksen toimintaa, mutta erityisesti johtamista. Yksittäiset muutokset voivat olla pieniä, mutta monta pientä muutosta yhdessä vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintavarmuuteen ja kannattavuuteen. Riskienhallinta on kannattamatonta niin kauan, kunnes riski toteutuu. Kannattaako pitää laastaria kaapissa, jos ei vaikka ikinä loukkaakaan? Toimintajärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat esiin muutos- ja kriisitilanteissa, isoissa ja pienissä. Toimintajärjestelmä on nimensä mukaisesti osa yrityksen toimintaa. Jos se ei sitä ole, sitä ei kannata ylläpitää.

Miten toimintajärjestelmä rakennetaan ja otetaan käyttöön?

Paras lopputulos tulee itse tekemällä. Vinkkejä ja työkaluja kannattaa käyttää oman ajan säästämiseksi ja ottaa oppia muiden mokista. Itse tekemiseen löytyy apua ja vinkkejä tästä linkistä. Itse tehdenkin voi rinnalla käyttää konsulttia sparraamiseen ja hankalimpien kohtien yli pääsemiseen. Jos tavoitteena on sertifiointi ja varsinkin jos sille on annettu aikataulu, konsultin käyttö auttaa viemään projektin eteenpäin.

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!