N Consult Oy

Autokal ERP –järjestelmä myynti, käyttöönotto ja koulutus - Laatujärjestelmäkonsultointi ja ylläpito - Johdon konsultointi ja projektityöt - Taloushallinnon, raportoinnin, IT –järjestelmien ja hallinnon muutosprojektit - Työturvallisuuskoulutus ja -konsultointi

Mitä hyötyä on laatujärjestelmästä?

Ensinnäkin, inhoan sanaa laatujärjestelmä. Puhun mieluummin toiminta- tai johtamisjärjestelmästä. Laatukäsite lähtee puhtaasti asiakastyytyväisyydestä. ISO9001:2015 kuitenkin sisältää jo sellaisenaan paljon laajemman toimintaympäristön kuin vain asiakkaat. Monille yrityksen toiminnan osa-alueille on omat nimensä, standardinsa ja johtamisoppinsa. Yrityksen toiminnassa kaikkien osa-alueiden täytyy kuitenkin olla vähintään kohtuullisesti balanssissa, jotta se voi täyttää tavoitteensa ja saada asiakkaat tyytyväisenä ostamaan. Esimerkiksi ympäristö-, vastuullisuus-, työturva- tai tietoturva-asioita käsitellään usein laatujärjestelmästä erillisinä. Kunnon moka millä tahansa osa-alueella kuitenkin karkottaa asiakkaat varmasti, riippumatta tuotteen tai palvelun laadusta. ISO standardin mukaiset johtamisjärjestelmät laatu (ISO9001), ympäristö (ISO14001) ja työturva (ISO45001) perustuvatkin nykyversiossa jo kaikki samaan runkoon ja ovat monelta osin yhteneviä ja toisiaan tukevia.

Mitä toimintajärjestelmä on?

Toimintajärjestelmä on johtamisen työkalu. Toimintajärjestelmän tekeminen lähtee yleensä johdon kanssa jutustelusta, missä käydään läpi mitkä asiat ovat yrityksen johdolle tärkeitä ja mitä tavoitellaan. Ja mitä vaatimuksia, odotuksia tai riskejä yrityksen toimintaan tulee asiakkailta, henkilöstöltä, toimittajilta, viranomaisilta, rahoittajilta, omistajilta tai muilta yrityksen toimintaa mahdollistavilta ja/tai rajoittavilta tahoilta.  Kun lähdetään kohta kohdalta perkaamaan sitä, missä jo ollaan hyviä, tulee esiin ajatuksia mitä ehkä voitaisiin kuitenkin tehdä paremminkin tai mitä riskejä nykytoimintaan liittyy ja miten niitä voitaisiin pienentää. Sieltä saadaan tavoitteita (plan), joita lähdetään pilkkomaan pienemmiksi, konkreettisiksi osa -alueiksi ja tehtäviksi. Ja sitten, kuten eräs asiakkaani sanoi, laitetaan vaan asiat jonoon ja ruvetaan tekemään (do). Kun vielä mietitään millä tavalla systemaattisesti tarkistetaan, tuleeko päätetyt asiat tehtyä ja auttavatko ne tavoitteissa eli tehdäänkö oikeita asioita (check) ja korjataan tarvittaessa (act), on järjestelmän toimintaympyrä valmis. Ja sama säännönmukaisesti alusta uudelleen.

Järjestelmän toimintaa tukemaan kirjoitetaan ja piirretään tarvittavalla tarkkuudella kuvaus siitä, miten yrityksessä toimitaan. Usein ajatellaan erheellisesti, että tämä kuvaus on se laatujärjestelmä. Kirjalliset kuvaukset kuitenkin ovat vain osoituksena toimintatavoista ulkopuolisille ja apuna yrityksen omille työntekijöille ja johdolle.  Kirjallisia kuvauksia laadittaessa ja päivitettäessä tulee usein esiin asioita ja toimintatapoja, jotka eivät vastaa sitä mitä halutaan ja joita pitää korjata. Tai asioita, joita tehdään kahteen kertaan, ei tehdä ollenkaan, tai ei tiedetä, kuka tekee. Aina sitä miten toimitaan ei kehtaa kirjoittaa ja näyttää ulkopuolisille. Silloinkin mietitään miten toimintaa ehkä pitäisi muuttaa. Varsinkin uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja mistä tahansa syystä aiheutuvissa muiden tuurauksissa kirjallisista kuvauksista ja ohjeista on erityistä hyötyä.

Mitä hyötyä toimintajärjestelmästä on?

Kunnollinen toimintajärjestelmä kasvattaa yrityksen arvoa, koska se vähentää yrityksen henkilöriippuvuutta, erityisesti yrittäjävetoisessa yrityksessä. Tämä on aihe, joka vaatii ihan oman blogitekstinsä.

Järjestelmän muita mahdollisia hyötyjä on lukuisia, mutta tärkeimmiksi asioiksi itse nostaisin suunnitelmallisuuden, järjestelmällisyyden ja tavoitehakuisuuden lisääntymisen. Mietitään ja suunnitellaan mitä tehdään ja varaudutaan systemaattisesti mahdollisiin tätä toimintaa uhkaaviin merkittäviin riskeihin.

Yrityksessä kuin yrityksessä henkilöriski on yksi merkittävä riskitekijä. Avainhenkilön äkillinen sairastuminen tai työpaikanvaihdos voi halvaannuttaa yrityksen toimintaa, elleivät varamiesjärjestelmä ja kriittisten toimintojen ohjeistukset ja valtuutukset ole kunnossa. Ohjeistusten ja tehtävänkuvausten tekeminen ja ylläpitäminen ja tiedon jakaminen ovat siksi oleelliset osat järjestelmää.

Mitä enemmän henkilöstö osallistuu toimintojen kuvaamiseen, sitä paremmin ihmiset alkavat ymmärtää sekä omaa että työkaveriensa tekemistä. Ja sitä mielekkäämpää kaikesta tekemisestä tulee. Avoimuus ja luottamus lisääntyvät. Kun tiedetään kuka mitäkin tekee, osataan paremmin myös jakaa tietoa.

Suunnitelmallisesti toimiva yritys, joka systemaattisesti miettii edellä kuvattuja asioita ja jossa on vakiintuneet toimintatavat muutosten tekemiseen ja niistä viestimiseen, sopeutuu mihin tahansa kriisiin helpommin kuin valmistautumaton yritys. Edelleen liian usein kuulee sanottavan, että asiat eivät suju kun ”oli huonoa tuuria” ja sattui jotain ikävää. Harvemmin olen kuitenkaan kuullut kenenkään sanovan, että pystymme palvelemaan asiakkaitamme, jos ”on hyvää tuuria”.

Miten toimintajärjestelmän hyötyä sitten mitataan?

Oikeasti, ei mitenkään. Muutosten vaikutusten absoluuttinen mittaaminen tarkoittaisi, että verrataan tilannetta, kun jokin toiminto on tehty siihen, että ei olisi tehty. Käytännössä vain jompikumpi vaihtoehto on tapahtunut ja kaikkien muiden nykytilanteeseen johtaneiden seikkojen eliminointi on mahdotonta. Onko saatu lisää myyntiä jonkun toimintajärjestelmän aikaan saaman asian tuloksena, vai olisiko nykyistä myyntiä menetetty, jos järjestelmää ei olisi ollut? Onko kate parantunut toimintajärjestelmän takia, tai olisiko se huonontunut ilman? Epäsuoria laatukustannuksia, kuten palautukset, myöhästymiset, virheelliset toimitukset ja hyvitykset on vaikea mitata ja mittaaminen maksaa usein enemmän kuin tiedosta saatava hyöty. Määrien muutosta voidaan mitata ja usein mitataankin, mutta harvemmin euroja.  Miten muutetaan henkilöstön tyytyväisyys tai parantunut tiedonkulku suoraan euroiksi? Entä johdon ajankäyttö ja motivaatio – enemmän varmuutta tekemiseen ja aikaa liiketoiminnan kehittämiseen päivittäisen tulipalojen sammuttamisen sijaan. Toimintajärjestelmän käyttö koskettaa koko yrityksen toimintaa, mutta erityisesti johtamista. Yksittäiset muutokset voivat olla pieniä, mutta monta pientä muutosta yhdessä vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintavarmuuteen ja kannattavuuteen. Riskienhallinta on kannattamatonta niin kauan, kunnes riski toteutuu. Kannattaako pitää laastaria kaapissa, jos ei vaikka ikinä loukkaakaan? Toimintajärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat esiin muutos- ja kriisitilanteissa, isoissa ja pienissä. Toimintajärjestelmä on nimensä mukaisesti osa yrityksen toimintaa. Jos se ei sitä ole, sitä ei kannata ylläpitää.

Miten toimintajärjestelmä rakennetaan ja otetaan käyttöön?

Paras lopputulos tulee itse tekemällä. Vinkkejä ja työkaluja kannattaa käyttää oman ajan säästämiseksi ja ottaa oppia muiden mokista. Itse tekemiseen löytyy apua ja vinkkejä tästä linkistä. Itse tehdenkin voi rinnalla käyttää konsulttia sparraamiseen ja hankalimpien kohtien yli pääsemiseen. Jos tavoitteena on sertifiointi ja varsinkin jos sille on annettu aikataulu, konsultin käyttö auttaa viemään projektin eteenpäin.

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Riskien vuosi 2020

”Sei immer ein gutes Vorbild”,Riskien hallinta

eli ”ole aina hyvänä esimerkkinä”, sanoi perheeni opettaja-äiti, kun olin lukion jälkeen Frankfurtissa Au Pairina ja meinasin ylittää suojatien päin punaista valoa, perheen lapset vierellä. Konsultin työssäni ja erityisesti tänä vuonna tuo ohje on usein tullut mieleen. Työturvallisuus-, laatu- ja liikkeenjohdon konsulttina yritän elää niin kuin opetan. Aina ei onnistu. Maskit, turvavälit, käsien desinfiointi, kaikki mahdolliset muut asiakkaiden työturva- ja liiketoimintariskit ja miten niitä voisi hallita. Tiedot pilvessä, että voi työskennellä missä vaan, mutta tietoturvasta huolehtien ja kaikkea koko ajan päivittäen. Itselleni onnistuin tekemään niin hyvän spämmi-lähetysturvan, että se blokkasi sähköiset joulukorttini. Ilmastostakin pitäisi vielä jaksaa huolehtia.

Aina vaan huonoja uutisia?

Uutisista tulee koko ajan niin masentavaa tavaraa, että kun salilla (Maikkarin oma sali, ei ketään muita yhtä aikaa, desinfioin kaiken mihin koskin) kuuntelin Hesarin luettuja uutisia, oli pakko lopettaa kuunteleminen, kun tuli kerta kaikkiaan paha olo. En varmasti ole ainoa, jota tämä kertakaikkinen kunnollisuus ja pelkät huonot uutiset todella jo tökkii. Luulen, että joku päivä, ihan vaan kapinoidakseni, laitan biojätepussin sekajätteeseen tai jotain vastaavaa. Onneksi pimein päivä meni jo ja rokotuksetkin ovat alkaneet. Tätä tylsyyttä ei ehkä sittenkään jatku loputtomiin ja ensi kesänä voidaan välillä ehkä keskittyä johonkin muuhunkin kuin riskien hallintaan.

Jakautuneisuuden vuosi

Yrityksissä on tänä vuonna tapahtunut muutoksia ja syvää kahtiajakautumista. Osa varsinkin palveluyrityksistä on kärsinyt vakavia tappioita. Samaan aikaan kuitenkin monet alat tekevät nyt ennätysmyyntiä. Työntekijöissä jako on mennyt kolmeen, kovin eri tavalla tämän vuoden kokeneeseen ryhmään; tietotyöläiset, jotka ovat etätöissä (tylsää), muut, joiden on oltava läsnä (raskasta ja ehkä pelottavaa) ja pahimpana ryhmänä ne, joiden työt korona vei kokonaan. Saman alankin sisällä voi olla kaikkia näitä ryhmiä. Todella vaikea on nyt kohdistaa tukitoimenpiteitä niin, että ne kohdistuisivat oikein, mutta että niitä ei voisi käyttää väärin.

Protestoin keväällä Business Finlandin korona -riippumattomia tukipaketteja. Silloin näytti siltä, että vakavasti kärsiviä yrityksiä olisi enemmän ja rajalliset tuet olisi pitänyt kohdistaa tarkemmin niihin. Jälkikäteen tarkasteltuna jaetut, yleiset kehitysrahat yrityksille antoivat tietynlaista tulevaisuuden uskoa ja käynnistivät ihan hyviäkin kehitysprojekteja, joita ei muuten olisi kriisiaikana aloitettu. Toivon silti, että jaettujen kehitystukien jälkivalvonta toimii.

Korona on tuonut IT-maailmasta tuttuja, loistavia uusia työkaluja kaikkien käyttöön. Nyt olisi hyvä huolehtia, ettei muutos ole ollut liian nopeaa, ja ettei ihmisten käyttäytymisen takia uusissa työmenetelmissä turhaan oteta takapakkia.

Olen itse tänä vuonna…

käynyt etävierailuilla rakennustyömailla eri puolilla Suomea, kouluttanut Pasilasta Intiaan ja järjestänyt etäpalavereita yrityksissä, jotka olisivat vuosi sitten vannoneet, että hyvä juttu, mutta ei kyllä meillä. Sähköisten tenttien järjestäminenkin oli lopulta helppoa. Pikkuveljeni kaltaisille nörteille tällainen on ollut arkipäivää jo vaikka kuinka kauan, mutta tällaisille tavallisille tämän vuoden saavutukset ovat isoja.

Suomi on monissa asioissa nyt pärjännyt paljon paremmin kuin muu maailma. Kiitos tietysti kattavan dataverkoston, mutta myös suomalaisen yrityskulttuurin ja luottamuksen. Ihmiset voivat helposti jäädä etätöihin ja esimiehet voivat luottaa, että työt tulevat tehtyä ilman välitöntä valvontaa. Suullisiin sopimuksiin edelleen luotetaan, varmennuksia voidaan tehdä sähköisesti ja asiat sujuvat myös ilman leimoja ja fyysisiä allekirjoituksia. Toivottavasti tämä etumatka pystytään hyödyntämään lähitulevaisuudessa. Ja toivottavasti tämä luottamus voidaan säilyttää, eikä sitä käytetä hyväksi.

Etätapaamisista…

ei päästä kovin äkkiä eroon ja osa palavereista varmasti järjestetään koronan jälkeenkin etänä. Vaikka monet akuutit asiat saadaan hoidettua etänä, ihmisten kohtaamista ei silti korvaa mikään. Varsinkin tyhjälle ruudulle jutteleminen koulutustilaisuuksissa on ääliömäistä. Kun osallistujat ”fiksuuttaan” sulkevat kameransa ja mikrofoninsa, ei puhuja edes huomaa, vaikka yhteys katkeaisi. Voin vain kuvitella miltä meidän ryhmäliikuntaohjaajastamme tuntui keväällä huudella ”jaksaa, jaksaa” -tsemppihuutoja pelkälle kameralle. Laittakaa siis ihmiset ne kamerat päälle! Eläville kasvoille puhuminen on ihan eri asia kuin mustalle ruudulle. Varsinkin ryhmäpalavereissa välihuudahdukset eivät onnistu, mutta nyökkäilyt, peukut, pään pudistelut ja muut eleet toimivat oikein hyvin.

Myös yleisistä käyttäytymissäännöistä etäpalavereissa olisi hyvä keskustella, jos sääntöjä ei ole vielä sovittu. Etäpalaverit ovat yhtä luottamuksellisia kuin sähköpostit ja tavalliset puhelut. Oletuksena palaveriin osallistujien täytyy tietää kenen kanssa puhuvat. Jos tilassa on muita kuin palaveriin kutsuttuja kuulijoita, tulee käyttää kuulokkeita. Ja etäpalaverista myöhästyminen on yhtä epäkohteliasta kuin mistä tahansa palaverista. Yhteyden voi testata etukäteen ihan vastaavasti kuin fyysisessä palaverissa pitää etsiä parkkipaikka ennen palaverin alkua.

Kaikenlaiset tietoturvaloukkaukset…

ovat lisääntyneet etäilyn – ja yleensä digitalisaation myötä. Pienemmissä yrityksissä viimeksi tullut nuori IT-osaaja laitetaan vieläkin järjestelmän administraattoriksi – ja samalla yrityksen kaiken strategisen tiedon vartijaksi. Käyttöoikeushallinta pitäisi tehdä niin helpoksi, ettei siihen tarvittaisi IT-osastoa. Vähintäänkin johdon tulisi luoda sille säännöt ja osata ja ymmärtää niitä valvoa. Mitä enemmän tietoa jaetaan, sitä paremmin se tulisi suojata, varsinkin ihmisten ajattelemattomuudelta.

Käyttöoikeushallinnan lisäksi parhaita tietojen turvaamiskeinoja on edelleen salasanojen riittävä vaikeusaste ja vaihtaminen, käyttäjätunnuksista ja salasanoista huolehtiminen ja sähköpostin välttäminen luottamuksellisten tietojen välityksessä (ja tallennuksessa, sähköposti ei ensi vuonnakaan ole ainakaan yrityksen tietojen tallennuspaikka). Ja (salasanalla suojatun) koneen sulkeminen, kun et ole itse sen vieressä.

Nyt ehtisi vielä…

kaivaa viime kevään työlistat esiin ja tehdä kaikkea sitä mitä suunnitteli ”sitten kun on koronan takia aikaa”. Kohta se aurinko taas paistaa!

Oikein hyvää, hallittujen riskien

Uutta Vuotta 2021!

Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Lataa tästä viikkonumerollinen vuosikalenteri 2021: Kalenteri_2021

Konsultin ajatuksia vuodelle 2020

Hyvää Joulua 2019

Viime vuodenvaihteen vuosikatsauksessa kiinnitin huomiota vuodelle 2019 ennakoituun kasvun taittumiseen ja kehotin käyttämään mahdollisesti vapautuvan ajan yrityksen kehityshankkeisiin ja kaikenlaiseen siivoamiseen. Ainakin minun asiakaskunnassani vuosi 2019 on kuitenkin ollut ennätyskiireinen, talousennustukset viime vuonna eivät toteutuneet. Onneksi myös kehitystöitä on silti ehditty tehdä ja minullakin on riittänyt töitä.

Edelleen erityisesti pankkien ekonomistit varoittelevat kasvun taittumisesta. Kuten yksi asiakkaani totesi, jatkuvaa kasvua ei nyt oikein kaivattaisikaan, kunhan ei tulisi mitään isoa notkahdusta. Jos tänä vuonna tehtiin kymmenen uutta ämpäriä, ei ensi vuonna välttämättä tarvitse tehdä 11, se kymmenenkin voisi riittää, tai ehkä jopa 9.

Lääkkeitä työvoimapulaan

Pula ammattitaitoisesta työvoimasta alkaa vaivata yhä useampia aloja. Nyt pitäisi olla aikaa kouluttaa ihmisiä sekä alojen sisällä että uusille aloille. Valitettava asia niille, jotka eivät tykkää uuden opettelemisesta; jatkuva oppiminen näyttäisi olevan uusi normaali. Eikä koskaan ole liian varhaista rekrytoida ja alkaa kouluttaa uutta väkeä eläköityvien tilalle. Ainakin kannattaisi huolehtia siitä, ettei henkilökunta ole niin tiukkaan mitoitettu, että työntekijät joutuvat tulemaan töihin sairaanakin, kun ei ole tuuraajia. Sellaistakin toimintaa valitettavasti näkee. Sitten ihmetellään kun ”kävi huono tuuri”, joku sairastui oikein kunnolla, eikä kukaan osaa tai ehdi edes rekrytoimaan, perehdyttämisestä puhumattakaan. Varamiesten ei tarvitse välttämättä olla omassa yrityksessä, kunhan heillä on tarvittava osaaminen ja myös valtuudet edes auttavasti hypätä remmiin hätätilanteessa.

Autokal-ohjelman työajanseuranta mobiilissa

Digitaalisuuden kehitysaskeleet näkyvät vuonna 2020 konkreettisesti myös N Consultin omassa toiminnassa. Vuoden alussa julkaistaan vihdoin Autokal toiminnanohjausjärjestelmän mobiili työaikaseuranta -ominaisuus. Se on ollut jonkin asteisena suunnitelmana päässäni jo vuosia, mutta vasta tänä vuonna sekä tekniikka, käyttäjäkunta, toimintatavat että kehittäjät ovat olleet siinä pisteessä, että toiminto saatiin speksattua ja koodattua. Nyt saadaan vihdoin sekä tilauksiin liittyvät laskutettavat tunnit että työntekijän raportoiman työajan perusteella maksettavat tunnit rinnakkain palkanlaskennan tarkasteluun ja tarkastuksen jälkeen myös siirrettyä suoraan palkanlaskentaan. Kuulostaa pieneltä asialta, mutta 2 viikon välein iso määrä palkanlaskijoita käyttää tuntikausia aikaa eri tietolähteistä haettavien tietojen vertailuun, yhdistelemiseen, yhteen laskemiseen ja naputteluun. Yhden kerran olen tavannut sellaisenkin (nuoren, kokemattoman…) ihmisen, joka sanoi tykkäävänsä siitä työstä.

Vastuullisuus

Ympäristöasioista huolehtimisen ja raportoimisen velvoitteita ennustin myös jo tälle vuodelle. Tässä yritykset näyttävät jakautuvan todella kahteen kastiin. Osassa lajitellaan banaaninkuoria ja lasketaan kirjekuoria, toisissa pössytellään surutta valtavia määriä raskaita polttoaineita taivaalle ja heitetään kaikki jätteet ”roskikseen”. Vaikka YK:n ilmastokokouksen konkreettiset päätökset jäivätkin vähäisiksi, uskon silti, että ilmastoasiat ja myös muut vastuullisuuskysymykset pikkuhiljaa valuvat suuryrityksistä velvoiteketjuna alaspäin, kuten työturvallisuusasioille tapahtui. Ilmastoasioita luulisi edistävän se, että ilmastoystävällisyyden ja säästämisen välille voidaan useissa tapauksissa laittaa yhtäläisyysmerkki.

Uskon myös, että vastuullisuus- ja ympäristöasiat ovat seikkoja, joihin nuoret työnhakijat kiinnittävät huomioita. Parhaat uudet osaajat hakeutuvat töihin parhaisiin yrityksiin. Vastuullinen toiminta minun mielestäni tarkoittaa vastuullisuutta tulevaisuudesta ja tulevaisuuden pärjäämisestä, ihmiset ja ympäristö huomioiden. Vastuullinen johtaminen on myös jatkuvaa kompromissien tekemistä. Vastuu enemmistöstä täytyy usein ajaa yrityksessä yksilön oikeuksien ohi. Yksittäisen työntekijän oikeuksien takia ei saa polkea yhteisön oikeuksia. Siksi kiusaamisiin, tehtävien epäoikeudenmukaiseen jakautumiseen ja vastaaviin yhteisön yhtenäisyyttä vaarantaviin asioihin pitää puuttua nopeasti.

Mielenkiinnolla odotan myös sitä, jokohan vihdoin 2020 -luvulla tissikalenterit lähtisivät pois työpaikkojen seiniltä. Konsulttikäynneillä niitä näkee säännöllisesti. Eikö olisi jo aika?

Toivotan kaikille oikein hyvää ja rauhallista joulun aikaa ja paljon positiivista energiaa tulevan vuoden ja uuden vuosikymmenen uusiin haasteisiin!

Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Jatkuva parantaminen on raskasta – kehu välillä

Jatkuva parantaminen

Laatujärjestelmätyöhön olennaisesti kuuluva jatkuva parantaminen on välillä raskasta. Se edellyttää, että jatkuvasti etsitään puutteita tai virheitä, joita voidaan parantaa. Jos taas virheet ja puutteet lakaistaan maton alle, ei ikinä opita mitään. Yksi auditoija sanoi kerran, että ”elämä on niin lyhyt, ettei kaikkia virheitä kannata tehdä itse”. Omista ja muiden virheistä pitäisi siis voida ottaa opiksi.

Virheitä ei ole helppo nostaa esiin, koska asiaan osallisia ei – tietenkään – saisi syyllistää. Jollakin asteella epäkohtiin puuttuminen on kuitenkin aina aiemmin tehtyjen ratkaisujen – joskus omienkin, mutta usein jonkun muun tekemien ratkaisujen kommentointia ja arviointia. Jatkuva parantaminen onkin jatkuvaa luovimista. Miten tuot puutteet esille ja kannustat parantamiseen siten, että fokus pysyy asiassa eikä ihmisissä ja että asianosaiset pysyvät motivoituneina eivätkä mene takalukkoon tai vedä hernettä nenäänsä.

Mutta jos jatkuvasti pitää parantaa, missä välissä ehditään kehua jo saavutetusta?

Kirjasin hiljattain laatujärjestelmän sisäisen auditoinnin raporttiin kommentin, että vaikka laatujärjestelmä lähteekin jatkuvan parantamisen filosofiasta, muutosten jälkeen olisi hyvä jättää aikaa myös uusien toimintatapojen ja muuttuneen organisaation vakiinnuttamiselle. Sillä myös vakiinnuttaminen on parantamista. Siksi välillä pitäisi voida todeta, että tämä riittää tänään. Raportti sai hyvin ilahtuneen vastaanoton sekä asiakkaalla, että yllätyksekseni myös ulkoisessa auditoinnissa. Muutosten vaikutusta kun ei voi mitata, jos koko ajan muutetaan. Siksi välillä pitää jättää aikaa tehtyjen muutosten vakiinnuttamiseen. Samalla on tilaisuus myös käydä läpi jo saavutettuja steppejä ja kehua.

Muutosten hallintaan liittyvät tarkastelupointit, kuukausikatsaukset, vuositapaamiset ym. tärkeitä, missä palautetaan mieliin mitä jo on saatu aikaan. Positiivinen vire lähtee onnistumisen kautta.

Tärkeänä pointtina vakiinnuttamisessa on mielestäni myös se, että jatkuvasti muuttuvassa maailmassa yrityksen pitää säilyttää reagointivalmius asiakkailta, kilpailijoilta tai muilta sidosryhmiltä tuleviin yllättäviin muutostarpeisiin. Jos organisaatio hukkuu omiin kehityshankkeisiinsa, se ei ehdi seuraamaan mitä ympärillä tapahtuu, kun mahdollinen uusi kilpailija vetelee penkan kautta ohi uusilla konsepteillaan.

Muutos vaatii myös aikaa opiskelulle ja turvallisuuden tunteen saavuttamiselle

Jatkuva muutos on myös ainakin osalle henkilöstöä henkisesti raskasta. Toiset mukautuvat muutoksiin huomattavasti nopeammin kuin toiset. Myös hitaammat omaksujat pitäisi saada pysymään mukana. Nopeat omaksujat pitäisi voida kouluttaa hitaampien mentoreiksi siten, että kaikilla työntekijöillä olisi muutoksista huolimatta olla turvallinen olo työssään, tieto ja varmuus siitä, että apua on saatavilla ja apua saa pyytää, jos ei osaa.

Paranna siis vähän jatkuvasti, mutta muista jättää ihmisille riittävästi aikaa omaksua uudet tavat, mitata miten tehdyt muutokset vaikuttavat ja ihan vaan hoitaa arkirutiinit.

Ja muista kehua.

Haluatko lukea lisää laatujärjestelmään liittyvistä asioista? Lue myös aiemmat blogit:

https://nconsult.fi/sahkoposti-tallennuspaikkana/

https://nconsult.fi/onko-yrityksesi-kriittisten-toimintojen-hups-nappulat-kunnossa/

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

Sähköposti tallennuspaikkana?

”Tallennan omat tarjoukseni ja omat työsuunnitelmani sähköpostiin tekemiini alakansioihin. Keskeneräisiä projekteja säilytän omalla kovalevylläni, koska niitä tarvitsen ja muokkaan koko ajan. Yhteiset asiat ja valmiit projektit tallennan sitten sovittuun yhteiseen kansioon. ”

Kuulostaako tutulta?

Mikä asiakirja on minun ja mikä on yrityksen? Kuka sen määrittelee? Miksi keskeneräiset projektit pitäisi tallentaa johonkin yhteiseen paikkaan?

Näistä asioista joudun edelleen yllättävän usein kinastelemaan asiakkaiden kanssa, vaikka tässä asiassa ei ole kuin yksi oikea totuus ja se on tämä minun mielipiteeni…:

  • Työtehtävissä, yrityksen nimissä tehdyt tarjoukset, suunnitelmat ja kaikki muutkin työhön liittyvät dokumentit ovat yrityksen. Ei minun, vaan yrityksen.
  • Minun tekemiini yrityksen dokumentteihin pitää minun lisäkseni olla pääsy vähintään minun varahenkilölläni.
  • Varahenkilölläni pitää olla pääsy tiedostoihini aina, ei vain ennalta suunniteltujen lomaviikkojen aikana.
  • Keskeneräisiin projekteihin liittyvät tiedostot ovat tärkeimpiä jaettavia tietoja.

Perustelut minun totuudelleni:

  • Silloin kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, varahenkilön pitää löytää minun tekemäni asiakirjat, minulta kysymättä. Siksi niiden pitää olla yhteisessä tallennuspaikassa, ei minun kovalevylläni, eikä missään tapauksessa minun sähköpostissani. Minun henkilökohtaisella nimelläni olevia sähköposteja ei lain mukaan muilla ole oikeutta lukea, ihan riippumatta siitä ovatko ne yrityksen asiakirjoja vai minun. Ja yleensä henkilökohtaiseen sähköpostiin ei noin vain edes pääse. Sähköpostiin tallentaminen on vähän sama, kuin että laittaisi yrityksen asiakirjat lukittuun laatikkoon ja lähtisi laatikon avain kaulassa kotiin.
  • Kun minä lomailen, tai jos minulle sattuu jotain, juuri keskeneräiset projektit ovat niitä, joita joku muu joutuu hoitelemaan. Siksi varahenkilöni pitää tarvittaessa löytää helposti juuri käynnissä olevien projektien asiakirjat. Yhteisiä tallennuspaikkoja rakennetaan ensisijaisesti tämän päivän toimintaa turvaamaan, ei arkistointia ja historiikkia varten.
  • Varahenkilöt ja varmistukset ovat odottamattomia tapahtumia varten. Eli siis niitä, joita emme suunnittele etukäteen. Siksi varahenkilön pitää päästä tiedostoihin aina. Tallennukset pitäisi joka päivä tehdä siten kuin olisimme huomenna lähdössä kuukauden kestävälle lomamatkalle.

Juuri alkavaa kesälomakautta varten on hyvä aloittaa varahenkilöiden ja tallennuspaikkojen tarkistaminen. Hyvin suunnitelluista lomatuurauksista voi  sitten jatkaa jatkuvasti toimivaan ja ylläpidettävään varamiesjärjestelmään.

Jos yrityksessä kovasti riidellään ”oikeista” tallennuspaikoista ja -tavoista, konsulttia voi aina käyttää sovittelijana ja yhteisen ratkaisun etsijänä. Kaikkia pitää kuunnella, mutta kaikkien mielipiteen mukaan ei voi toimia.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Konsultin vuodenvaihteen energiatoivotukset

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

Vuodenvaihde on monille taaksepäin katsomisen aikaa. Pitkin vuotta, keskellä erinäisiä projekteja usein tuntuu, että mikään asia ei oikein etene. Mielessä ovat keskeneräiset asiat, harvemmin tulee hehkutettua omia saavutuksia tai valmiiksi tulleita projekteja. Siksi omalle motivaatiolle on hyödyllistä katsahtaa välillä vähän pidemmälle taaksepäin. Uudenvuoden viettoon kuuluen tietysti myös eteenpäin.

Aiemmin, työsuhteessa ollessani, tapanani oli kirjoittaa vuodenvaihteessa henkilökunnalle vuosikirje. Katsauksena menneeseen ja ennustuksena tulevan vuoden haasteista ja painopisteistä. Tietysti myös kiitoksena ja samanlaisena motivaation kohotuksena kaikille työntekijöille, joiden projektit toivottavasti tulivat kirjeessä mainittua. Suosittelen lämpimästi muillekin tällaisen pienen vuosikatsauksen tekemistä viimeistään joulun välipäivinä. Laatujärjestelmätyöhön virallisten tavoitteiden asettaminen ja niiden seuraaminen kuuluu automaattisesti, mutta vuosikirjeessä voi fiilistellä vähän epävirallisempiakin asioita ja ei vielä niin konkreettisia näkemyksiä.

Huolehdi myös omasta jaksamisesta

N Consultin osalta kuluvaa vuotta hallitsivat Autokal -toiminnanohjausjärjestelmään tehty iso päivitys ja useammat laatujärjestelmä- ja työturvallisuusprojektit. Joukkoon mahtui myös yksi liiketoimintakauppa, sekä yritysjärjestelyihin liittyvää suunnittelua ja verokonsultointia. Konsultoinnissa palkitsevinta on ollut nähdä organisaatioiden ja sen ihmisten kasvavan järjestelmätyön mukana ja ottavan kehitystoimet ja siihen liittyvät työkalut omakseen. Autokal toki yhtenä työkaluna. On ollut myös konsultin pakkopullana esittämiä ennakkosuunnitelmia, joista toteutuksen jälkeen on saanut nähdä ihania ahaa-elämyksiä. Vuoden aikana on ollut myös kipeitä henkilöstöasioita, joissa olen saanut olla tukena. Kaikille henkilöstöasioiden kanssa painiville haluaisin muistuttaa, että toisten ongelmien hoitaminen vaatii erityistä huolenpitoa omasta jaksamisesta.

Tulevalle vuodelle ennustetaan erityisesti kasvun taittumista. Hiljaisempina aikoina pitäisi löytää energiaa tehdä kehitys- ja siivoustöitä tulevaisuutta varten.

Jos toiminnan ohjaamiseen tarkoitettujen järjestelmien tai ohjelmien rakentaminen, kehittäminen tai vaihtaminen, yritysjärjestelyt tai muu isompi kehityshanke on ollut mietinnässä, se työ kannattaa ajoittaa nyt. Nurkkien siivoaminen on tietysti aina hyödyllistä (se on sitä paitsi Leania). Uuden projektin aloitus vaatii aina energiaa, mutta valmistuminen antaa sen moninkertaisesti takaisin.

Tulevana vuonna uskon, että jokaisen yrityksen viimeistään tulee valmistautua huolehtimaan ja raportoimaan ympäristöasioistaan. Velvoiteketju valuu toivottavasti isommilta yrityksiltä alaspäin, kuten työturvallisuusasioille on tapahtunut.

Pysytkö mukana digitalisaation vauhdissa?

Myös digitalisaatio etenee, jossain asioissa vähän liiankin nopeasti. Enää en tiedä ketkä kaikki tietävät missä liikun ja mitä teen; joka tarkoitukseen pitää asentaa oma appsi. Viimeksi tilasin ravintolassa appsilla, enkä todellakaan lukenut yrityksen tietoturvadokumenttia tai käyttöehtoja. Kiinassa ollaan huolissaan isoveljen valvonnasta – me annamme kameran, mikrofonin ja sijaintitietomme vapaaehtoisesti täysin tuntemattomille tahoille. Sähköinen taloushallinto on kuitenkin loistava asia ja siihen liittyvää kehitystyötä kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön. Sähköisten kuittien yleistymistä odotin paljon nopeammin, toivottavasti ne yleistyvät jo ensi vuonna. Ja yritysten johto lukee todennäköisesti tuloslaskelmia, taseita ja kassavirta-analyysejä paljon useammin ja tehokkaammin, kunhan ne saadaan visualisoitua ja taustoitettua kulloinkin halutulla tavalla. Työkalut kehittyvät koko ajan. Johtaja, vaadi enemmän, kohta se on mahdollista!

Yksi asiakkaani totesi konsulttipäivän jälkeen, että kiitos, me toivoimmekin, että toisit meille taas jotain uutta ja energiaa. Toivonkin, että voin konsulttikäynneilläni erityisesti tuoda ajatuksia, energiaa ja uskoa yrityksen omaan tekemiseen. Järjestelmät ovat hyviä ja tarpeellisia isojen asiakokonaisuuksien hallitsemiseksi, mutta viime kädessä kysymys on aina ihmisten osaamisesta, ideoista ja erityisesti energiasta.

Hyvää Joulua ja paljon positiivista energiaa vuodelle 2019!

T.  Konsultti Tanja

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Työturvallisuuslakia kannattaa noudattaa

Käräjäoikeuden tuore päätös, sakkoja työturvallisuusrikoksesta (RL 14.9.2018) muistuttaa työnantajan vastuusta työkoneiden ja työmenetelmien vaarojen arvioinnissa ja havaittujen vaarojen poistamisessa.

”Teknisiä suojaamistoimia ei voi korvata varoittamalla työntekijöitä vaarasta, esim. kieltämällä laittamasta käsiä vaara-alueelle.”

”Konkreettista tapaturmaa ei tarvitse sattua rikoksen täyttymiseksi.”

Suojaamisen puutetta perustellaan usein joko työn hidastumisella tai suojainten kalliilla hinnalla. Entä vaihtoehto, kun se paras työntekijä jää tapaturman takia pitkälle sairauslomalle tai pahimmassa tapauksessa kokonaan työkyvyttömäksi?

Tuskin kukaan työnantaja on välinpitämätön työntekijöiden mahdollisesta inhimillisestä kärsimyksestä vahingon sattuessa. Mutta, vaikka unohdettaisiin kokonaan tapaturmasta aiheutuva työntekijän ja ehkä jopa työntekijän perheen inhimillinen kärsimys, on tapaturmariskin minimoiminen työnantajalle taloudellisesti järkevää.

Sairausajan kokonaiskustannus

Sairausajan kustannus työnantajalle riippuu alasta ja yrityksen mahdollisuudesta järjestellä töitä. Lakisääteinen tapaturmavakuutus korvaa sairausajan ansionmenetyksen, mutta työnantajan maksettavaksi jää  liuta muita, ei niin suoraviivaisesti laskettavissa olevia ja siksi helposti unohtuvia kuluja. Mahdolliset kustannukset tuuraajasta tai muiden työntekijöiden ylitöistä, uusien työntekijöiden työhön perehdyttämisestä, esimiesten lisätyöstä työnjärjestelyssä, tapaturman selvittämisen hallinnollisesta työstä, työkoneen mahdollisesta seisokista, töiden myöhästymisistä aiheutuvista asiakasreklamaatioista jne. Pahassa tapaturmassa tähän lisätään vielä koko muun organisaation henkinen kärsimys ja työtehon laskeminen tapahtumaa puitaessa. Ja ne työturvallisuusrikoksesta annettavat sakot. Ja yrityksen, omistajien ja esimiesten julkinen badwill. Ja myös syylliseksi todettavien esimiesten henkinen kärsimys (olettaen, että esimiehet eivät ole täysin empatiakyvyttömiä).

Tuolle kaikelle kun laskee hinnan ja sitten laskee tapaturman todennäköisyyden, saa rahamäärän joka varmuudella kannattaa sijoittaa suojavälineisiin ja / tai turvallisemman työtavan työaikamuutoksesta aiheutuviin kustannuksiin…työturvallisuuslakia kannattaa noudattaa - vahinkopyramidi

…kunhan huomioi tapaturman todennäköisyyttä mietittäessä, että jos ei pitkään aikaan ole sattunut mitään vaikka asioille ei olekaan tehty mitään, on se yleensä indikaattori sille, että töitä on tehty kauan hyvällä tuurilla ja pian sattuu…

…ja että työvälineiden ja -menetelmien turvallisuutta yhdessä työntekijöiden kanssa suunniteltaessa tulee ehkä mietittyä ja suunniteltua työn tekemistä muutenkin, työntekijöiltä löytyy kehitysideoita ja työtehon vähenemiseksi ajateltu turvallisuusmuutos osoittautuukin työtehon paranemiseksi.

Inhimillistä tekijää työssä ei voi poistaa. Työnantaja ei voi omilla toimillaan estää sitä, että työntekijät voivat töissä joskus olla väsyneitä, vähän sairaita tai muusta kuin työstä johtuvan asian takia huolimattomia ja muissa ajatuksissa. Siksi työolosuhteet pitäisi rakentaa väsyneen ja huolimattoman työntekijän eikä optimitilanteen mukaan.

Työturvallisuuslakia kannattaa noudattaa siksi että se kannattaa.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Miten bisnesjohtajan saa kiinnostumaan numeroista?

Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa josta oikeasti on bisnekselle hyötyä?

Kuuntelin hiljattain erään menestyneen bisnesjohtajan luennon, jossa hän totesi yhdeksi johtamisen suureksi ongelmaksi meillä sen että bisnesjohtajat eivät ole kiinnostuneet numeroista. Yrittäjien taloushallinnon osaamattomuudesta saimme lukea myös Kauppalehden artikkelista. Liian monet bisnesjohtajat ja yrittäjät eivät ymmärrä eroa liikevaihdon ja liikevoiton välillä. Tai pankkitilin saldon ja kassavirran välillä. Toisaalta myöskään taloushallinnon osaajat eivät usein ymmärrä bisnestä. Tähän väliin tarvittaisiin tulkkeja. Miten bisneksen saa kiinnostumiaan numeroista? Miten taloushallinnon saa tuottamaan dataa joka oikeasti tukee bisnestä ja päätöksentekoa?

Perus -kirjanpito vilisee usein siivottavia satunnaiseriä

PK -yrityksen ainoat raportit ovat usein virallinen tuloslaskelma ja tase. Satunnaiset erät, joskus kiveen hakatut – kuka enää tietää mistä tulleet – poistoajat, käyttöomaisuuden rahoitustavat, huolimattomasti tehdyt jaksotukset ja niiden purkukirjaukset ja muut erät sekoittavat lahjakkaasti tärkeän seurattavan erän eli operatiivisen toiminnan tuloksen. Taseesta saa aavistuksen rahan riittävyydestä historiassa, mutta tulevan kassan ennustamiseen siitä ei ole kovin paljon iloa. Taloushallinto usein tiedostaa ongelman, mutta joko ei osaa tehdä sille mitään tai puuhastelee itsekseen isolla työllä hienojakin lisäraportteja, joita bisnes ei ymmärrä eikä lue.

Bisnes lukee numeroita, jotka ovat mahdollisimman selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Poikkeamat pitää olla joko siivottu tai selitetty. Lukuihin täytyy voida luottaa. Varsinkaan luontaisesti optimistiselle yrittäjälle ei pidä antaa raporttia, johon jää epäluotettavuuskertoimien takia tilaa yrittäjän omalle selittelylle ja kaunistelulle.

Kirjanpidon kannalta esimerkiksi jaksotukset tilikauden sisällä eivät ehkä ole kovin tärkeitä, mutta jos bisnes tekee päätöksiä luottaen väärin jaksotettuihin kuukausiraportteihin, mennään pahasti metsään. Väärät jaksotukset pilaavat automaattisesti useamman kauden luvut ja luottamus raportointiin on mennyttä. Lukijan täytyy tietää mitä lukee. Yhteys numeroiden ja tosielämän välillä täytyy olla selkeä. Graafinen esitys on aina parempi kuin pelkät numerot.

Avain ymmärtämiseen ja tulkin tärkein kysymys on miksi?

Talousjohtaja: muista, että taloushallinto on palveluammatti. Kuuntele asiakasta eli bisnestä. Mitä bisnes haluaa tietää ja miksi? Älä toteuta bisnesjohtajan jokaista konkreettista pyyntöä sellaisenaan, vaan mieti miksi pyyntö esitetään. Orjallinen toiveiden toteuttaminen harvoin johtaa haluttuun lopputulokseen, koska olosuhteet muuttuvat koko ajan.  Bisnesjohtaja ei usein ole taloushallinnon osaaja ja siksi konkreettinen raporttitoive tässä kuussa johtaa virheelliseen tulkintaan ensi kuussa. Mieti mikä on todellinen ongelma ja tarjoa ratkaisuja ongelmaan, ei oireeseen joka sinulle esitetään.

Bisnesjohtaja: vaadi ja pyydä tietoa siinä muodossa kuin sitä haluat ja kerro miksi. Taloushallinnolta todennäköisesti löytyy ratkaisu ongelmaasi, jos saat sen ymmärrettävästi kuvailtua. Taloushallinto ei ole bisnesosaaja, eikä arvaa mitä haluat tietää ja varsinkin mihin tarkoitukseen saamaasi tietoa aiot käyttää. Kerro ja keskustele. Tuottaakseen järkevää dataa taloushallinto tarvitsee impulssin bisnekseltä ja myös aikaa sen toteuttamiseen. Toteutus todennäköisesti ei ole täsmälleen se mitä itse ajattelet, mutta jos se on kustannustehokkaasti toteutettavissa ja ratkaisee ongelmasi, se on oikea.

Kun keskinäinen ymmärrys taloushallinnon ja bisneksen välillä lisääntyy, paranee myös informaation laatu ja sitä kautta päätöksenteko. Jos edelleenkään bisnes ei saa tarvitsemaansa informaatiota, kannattaa tosissaan miettiä myös palveluntuottajan vaihtamista.

Tarvitsetteko sisäistä tulkkia? Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Vastaavan mestarin vastuu

17.02.2015 15:09 | Tanja Nieminen

http://www.rakennuslehti.fi/2015/02/saton-katastrofaalinen-asuntokohde-nain-hovioikeus-ratkaisi/

Hovioikeuden päätöksen mukaan konsulttisopimuksella toimineen vastaavan mestarin vastuuvelvollisuus koskee vain niitä virheitä, jotka näytettiin tulleen vastaavan työnjohtajan tietoon.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!

 

Rakennusalan turvallisuusmääräykset

13.10.2015 11:49 | Tanja Nieminen

Kypärä painaa rakennusmiesten niskoja eläkekuntoon

Olisikohan niin, että pakottava laki on jo tehnyt sille tarkoitetun tehtävän ja saanut aikaan merkittävän asennemuutoksen rakennustyömailla. Ilman lakimuutosta työmailla ei edelleenkään pidettäisi kypärää, eikä muita turvavarusteita.

Silti, melko masentavaa että kaikki järkevät asiat täytyy säädellä lailla, jolloin niistä väkisin tulee joissakin tilanteessa järjettömiä. Merkittävä osa rakennusalan toimijoista ei tunne edes 20 prosenttia alaa säätelevistä pakottavista työsuojeluun ja työturvallisuuteen liittyvistä laeista. Kun koulutuksessa on sanktioiden pelossa pakko keskittyä pakottaviksi säädettyjen lomakkeiden täyttämiseen, asia lomakkeiden taustalla unohtuu kokonaan.

Koneturvallisuudessa siirryttiin 2009 lakisääteisistä säännönmukaisista tarkastuksista työnantajaa sitovaan ns. jatkuvan tarkastamisen periaatteeseen, mikä itse asiassa jättää työntantajalle isomman vastuun. Nyt voisi olla työturvallisuusasioissa vastaavan järkeistämisen aika. Harkintavaltaa voi ja pitäisi antaa työnantajalle – työnantajan vastuuta yhtään vähentämättä.

Kaikissa rakennustöissä ei tarvita kypärää, eikä erilaisten työsuojeluohjelmien, riskiarviointien ja vastaavien lomakkeiden kopiointi netistä edistä työturvallisuutta. Pääosa pakottavasta lainsäädännöstä voitaisiin korvata lainsäädännön tavoitteiden kirjaamisella. Työnantajan ja työsuojeluhenkilöstön tehtäväksi voisi jäädä miettiä yritys- ja työmaakohtaiset toteutuskeinot.

– Less is more –   työturvallisuudessakin.

Saanko auttaa?

P.S. Jos haluat tiedon uusista kirjoituksista, tilaathan uutiskirjeen!